XXXX项目定义阶段信息与文档管理程序

X XX XX XX X 项项目目 项项目目定定义义阶阶段段 信信息息与与文文档档管管理理程程序序 文文件件编编号号 编制 审核 审批 XXXX 项目 2015 年 11 月 18 日 1 概述概述 信息与文档管理是 XXXX 项目定义阶段管理的重要基础工作之一 贯穿项目定义阶段 管理的全过程 本程序对项目信息管理的目标 组织和职责 使用范围 信息安全 信息 集成与交换 信息交付 文档管理与维护 培训等以及文件编码 格式 传输 存档 借 阅等作出具体规定 2 组织与管理组织与管理 2 1 2 1 信息与文档管理的目标信息与文档管理的目标 XXXX 项目定义阶段信息与文档管理的目标是 使项目信息的收集 整理 归档工作 有序 信息的传递工作快捷 高效 文档保存完整 准确 系统和安全 充分发挥档案资 料在项目定义阶段管理中的作用 在项目定义阶段 IPMT 联合管理团队部根据项目的管理模式和建设特点 编制项目 信息和文档管理程序 建立健全项目信息和文档管理的各项管理制度 工作程序和业务流 程 信息和文档管理程序的编制应严格执行国家 行业及项目所在地有关规范标准 并结 合项目建设特点 程序的编制应涵盖信息和文档管理的各项工作 例如 文件编码 文件 流转 文件检查 文件交付与接收 文件借阅 文件归档等 项目信息和文档管理程序在 执行和落实过程中应不断修改 补充 完善 以达到项目信息和文档管理工作的有效控制 2 2 2 2 信息与文档管理的组织信息与文档管理的组织 XXXX 项目定义阶段信息与文档管理归口管理部门为技术部 负责 IPMT 联合管理团队 各部门信息 档案的业务指导 监督 接收和管理等工作 组成包括 技术部 副 经理 文档负责人 技术部助理 其中技术部 副 经理负责项目文档的所有管理与协调工作 文档负责人负责参与项目文档的检査与指导 管理各部门产生和接收的文档 接收和分发 资料以及各参建单位 各部门文档的整编 归档工作 技术部助理负责文档的分发 登记 汇总等相关工作 IPMT 联合管理团队将通过发布程序 对各部门 各参与单位的文档管理提出明确要求 所 有部门及参与单位必须确定文档管理人员和单点联系人 以确保各部门 各参与单位与 IPMT 联 合管理团队之间文档的有效传递 技术部文档管理负责人为日常文件的管理责任人 负责全部文书档案 包括电子版 的收集 整理 组卷 归档 负责电子文件的归档工作 协助技术部助理做好档案专业会 议或培训的会务工作 文档管理负责人按要求收集 整理 组卷 归档有关项目立项文件 设计基础文件 总体规划文件 涉外文件 项目管理文件等项目定义阶段文件 组织协调最终版项目管理 文件 包括纸质版 电子版 的出版 分发等工作 负责各类文档文件目录编制 协助做 好项目档案的归档审查工作 2 3 2 3 信息与文档管理的方法和手段信息与文档管理的方法和手段 XXXX 项目定义阶段信息和文档管理遵循 IPMT 统一领导 技术部集中管理 文档负 责人全面负责 技术部助理分级保存 的原则 实行部门牵头 文档负责人为信息和文档 管理工作的负责人 3 项目信息与文档管理的内容和重点项目信息与文档管理的内容和重点 3 1 3 1 项目定义阶段归档文件 项目定义阶段形成的各类文件 由技术部文档负责人按相关程序规定归档 主要包括 项目建议书及其报批文件 可行性研究报告及其评估报批文件 环境评价报告和批复 项 目方案设计文件 项目管理程序文件 技术部文档负责人负责与各部门进行信息和文档管理的沟通与协调 负责统一管理与 部门之间往返文件资料的整理 归档和上报工作 3 2 3 2 项目定义阶段文件的收集及其责任 技术部文档负责人负责收集 积累和整理项目定义阶段技术类文件以及涉外文件 商务 部助理负责收集 积累项目定义阶段商务类文件 并按规定向技术部提交有关商务类文件 3 2 1 3 2 1 项目定义阶段文件收集范围 在项目定义阶段 所有反映与项目有关的重要职能活动 具有查考利用价值的各种载体 的文件 应收集齐全 归入建设项目档案 项目文件归档范围 保管期限及资料提供部门 详见参考国家档案管理办法 3 2 2 3 2 2 项目定义阶段文件收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目进展情况及时收集 工艺包技术文件应首先由 技术部登记 再行复制 分发和使用 项目定义阶段结束后 由技术部将整理好的全部文 件向协鑫集团提交 4 项目信息与文档管理程序项目信息与文档管理程序 项目定义阶段是项目立项和取得合法性 依据性文件的管理阶段 批复文件是项目前 期文档管理的工作重点 文档管理人员应制定各类批文的工作流程 确定此类文件接收 使用流程和要求 确保与项目有关的批复文件能够及时归档到项目文档管理机构 批复文 件归档管理应遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 4 1 项目文件编码 统一项目文件编码管理 规范项目文件编码原则 以实现项目文档管理工作标准化 规范化 文件编码的编制原则应统筹考虑项目的划分 WBS 文件类型 技术专业 编制部门等因素 文 件编码代号应简单明了 清晰易懂 在规范文件编码的同时 还应对文件的类型和格式进行规 范化要求 具体编码规则详见 XXXX 项目定义阶段文件编号规定 4 2 项目项目文档流转文档流转 一个文档的流转过程就是项目档案形成 积累 整理的过程 项目文件的传递必须遵循单 点联系人之间的点对点传递 单点联系人发出或接收文档时 应按程序文件要求先对流转文件 进行检查 检查的内容包括 文件格式 文件编码 文件份数 文件版本 文件内容 是否符 合合同要求等 检查无误后方可在传送单上签字发出或接收 具体流转管理详见 XXXX 项目 定义阶段文档流转管理程序 根据信息分类指引 即文件密级管理 授权指引对文档进行分级管理 各级 各类文档按 照分发范围或 资料发放单 进行文档的分发 回收 必要时使用者需签定保密协议 防止出 现泄密情况 4 3 项目项目文件查阅文件查阅 4 3 1 纸质文件查阅纸质文件查阅 对于一般纸质版本文件 各部门因工作需要借阅时应办理借阅手续 并在使用完毕后及时 归还 已归档的纸质文件原则上不对外借阅 特殊情况下因工作需要可查阅文件 但必须申请 经批准后履行书面手续方可查阅 且不得带出档案室 文档管理人员应做好相应的文件查阅记录 外单位因工作需要复印或拷贝的需经过批准 4 3 2 电子版文件查阅电子版文件查阅 电子版文件可在电子文档管理系统上检索 各部门 单位可按照管理程序进行申请 经批 准后查阅 4 3 3 涉密文件查阅涉密文件查阅 必须执行项目保密文件的具体规定 注意保护国家秘密 相关方的知识产权 商业机密等 文件查阅的具体规定详见 XXXX 项目定义阶段文档借阅管理程序 5 项目定义阶段文件归档范围项目定义阶段文件归档范围 1立项文件 1 1项目建议书及报批文件 1 2项目选址意见书及其报批文件 1 3可行性研究报告 报批文件 1 4项目评估 包括借贷承诺评估 论证文件 1 5环境评价报告和报批文件 1 6设计任务书 计划任务书 报批文件 详细设计 2基础设计文件