教学管理工作手册

浙江越秀外国语学院教务处 0 目录目录 教务处组织机构图 1 教务处及各科室工作职责 2 一 教务处工作职责 2 二 计划综合科工作职责 4 三 教研科工作职责 5 四 教务科工作职责 6 五 实践教学科工作职责 8 六 教学服务中心工作职责 9 七 教师发展中心工作职责 10 教学管理常规工作流程图 11 一 专业人才培养方案制定流程图 11 二 教学任务下达流程图 11 二 教学任务下达流程图 12 三 质量工程 精品课程 特色专业 重点专业 教材 教改 教学成果奖 建设流程图 12 四 学科 技能竞赛工作流程图 12 五 校历管理流程图 13 六 实验室建设流程图 13 七 课表管理流程图 14 八 选课管理流程图 14 九 考试管理流程图 16 浙江越秀外国语学院教务处 1 十 成绩管理流程图 17 十一 重修报名流程图 18 十二 毕业论文 设计 流程图 18 十三 电子注册流程图 19 十四 毕业资格审查流程图 28 十五 办理毕业证明书流程图 28 十六 大学外语等级考试工作流程图 29 十七 计算机等级考试工作流程图 31 十八 各类职业资格考试工作流程图 33 十九 教材管理流程图 35 二十 专升本 报名流程 38 二十一 辅修专业的报读 管理工作流程图 38 二十二 教学管理系统操作流程图 39 二十三 教学质量监控流程图 41 二十四 教师资格认证流程图 42 浙江越秀外国语学院教务处 0 教务处组织机构图 教务处处长 教务处副处长教务处副处长教务处副处长 教研科 计划综合科 教 务 科 教学服务中心 教师发展中心 实践教学科 浙江越秀外国语学院教务处 1 教务处及各科室工作职责 一 教务处工作职责 教务处是学校主管教学校长直接领导下实行学校教学管理的职能部门 也 是学校教学工作委员会的日常办公机构 其主要职责是对全校教学工作进行计 划 组织 协调 控制和监督等 教务处下设计划综合科 教研科 教务科 实践教学科 教学服务中心和教师发展中心六个科室 按管理岗位实行日常的 教学管理工作 1 制订学校教学建设和发展规划 负责学校教学工作计划 会同有关部门 负责拟定全校教学发展 专业建设 课程建设 教材建设 实习基地建设等教 学基本建设中长期规划和实施计划 2 负责学校增设新专业的材料组织和申报工作 3 负责制定专业培养方案的原则性意见 协调 指导和审查各专业拟订的 专业培养方案 经学校批准后组织实施 4 组织开展教学改革与研究工作 组织校级及以上优秀教学成果 重点专 业建设 重点教材建设 重点课程建设 教改课题等项目申报工作 并组织校 级评审和检查 5 负责全校本 专科日常教学运行 6 负责制定学校教学工作规范及教学管理规章制度 定期检查其实施情况 7 组织各学院开展各类教学检查 研究解决教学中出现的问题 汇总发布 各类常规教学信息 界定及处理教学事故 负责教学工作委员会的联络工作 8 提出校历安排方案 制订学期教学执行计划 审核各学院任课教师的安 排情况 负责课程表的编制和教室等各类教学资源的调度工作 协助各学院组 织安排学生的教学实习 实训等 浙江越秀外国语学院教务处 2 9 负责全校实践教学工作的协调和管理 协助有关部门开展学生技能活动 协助学院参加各类省级以上的学生专业竞赛活动 10 负责教学管理信息系统的维护与建设工作 11 负责学校考试组织管理 组织 协调校内外各类统考工作 12 负责组织学生各类证书报名 培训和考试工作 13 负责指导 审查和考核各学院学生的学籍管理和毕业生毕业资格审核 工作 14 负责全校教材 讲义及教学参考资料的征订 采购和供应等工作 15 定期整理 保管教学管理方面的档案 16 定期对学院教学管理人员进行业务培训 17 负责学校语言文字工作委员会的日常工作 18 完成学校交办的其它工作 浙江越秀外国语学院教务处 3 二 计划综合科工作职责 计划综合科是教务处下设的综合协调科室 主要负责教务处工作计划和总 结编制 人才培养方案制订 文件处理 财务预决算等工作 其主要职责包括 以下几个方面 1 综合协调 1 协助处长做好教务处日常行政管理工作 2 在处长的领导下 协调 督促教务处各科室工作 3 起草教务处的综合性文件 计划总结和经费预算 4 协助处长开展处内工作人员考核 2 人才培养方案制订 1 撰写关于制订人才培养方案原则性意见 2 指导 协调各学院制订各专业人才培养方案 3 编制每学期开课计划 3 文件处理和会务工作 1 负责文件的收发 传阅 催办 保管及教务处函件的编号和发文 2 负责教务处内外接待 联系及会议记录 纪要撰写工作 4 其他工作 1 负责教务处印章管理与使用 出具行政介绍信 2 协助处长做好人事考核评级 考勤等工作 3 负责教务处固定资产管理和行政办公用品的购置与供应 4 承担处内通讯员工作 负责各类报刊 杂志的征订 5 负责教务处网站的建设 管理与维护工作 6 负责 教学工作简报 编印工作 7 完成处领导交办的其它工作 浙江越秀外国语学院教务处 4 三 教研科工作职责 教研科是教务处所属的负责专业建设 课程建设 教材建设和教改研究项 目管理等质量工程工作的职能部门 其主要职责包括以下几个方面 1 专业建设 1 组织拟订专业建设发展规划 2 组织新专业申报工作 3 新增专业建设管理 4 重点 特色专业建设与管理 2 课程建设 1 组织拟订课程建设规划 2 组织课程教学大纲的制定 修订 3 各级各类精品课程建设与管理 4 各级各类双语教学课程申报建设与管理 3 教材建设 1 组织拟订教材建设规划 2 各级各类重点教材申报建设与管理 4 教育教学改革 1 教育教学改革的组织管理与总结推广 2 各级各类教改研究项目申报建设与管理 3 组织各级各类教学成果奖的申报 审核 评审或推荐工作 5 其他工作 1 教学信息发布 教学工作宣传报道 2 本部门的文秘工作及本岗位资料整理归档工作 3 完成领导交办的其它工作 浙江越秀外国语学院教务处 5 四 教务科工作职责 教务科是教务处所属的负责课表编排 考试组织 成绩记载 学籍管理 毕业资格审查及证书管理等工作的教务管理职能部门 其主要职责包括以下几 个方面 1 课表编排管理 1 编制教学日历 2 根据教学科审核的开课计划 编排全校课表 3 负责各学院课表安排的协调工作和课表印制工作 4 负责教师调 停课的审批工作 5 协调公共教室 多媒体教室和语音室的使用 2 选课管理 1 负责指导各学院选修课程 教师录入系统 2 协调有关部门安排学生网上选课 3 汇总全校选修课程 4 负责全校公共选修课程的组织实施 3 考试管理 1 协助各学院安排期末公共课 专业课考试 2 印刷期末考试日程表 3 安排期末考试巡视人员 4 负责组织违纪 作弊学生的材料 提出处理意见 报处领导审批 5 组织学生的补考和重修考试工作 6 组织毕业前的大补考工作 7 组织每年两次的大学外语等级考试考务工作 8 负责延长修业年限学生的考试工作 9 办理考试的缓考和免修手续 10 协助各学院组织实施各类专业外语等级考试工作 11 负责学校承接并安排教务处组织的其它各类考试的组织工作 4 学生成绩管理 1 做好学生补考和重修考试成绩的管理工作 2 统计重修考试和补考不及格学生名单 3 印发学生考勤及成绩登记册 4 负责学生相关课程考试成绩汇总 统计 分析和汇报工作 浙江越秀外国语学院教务处 6 5 将毕业生的成绩总单移交院综合档案室存档 5 学籍管理 1 协调各学院做好新生分班 编学号等入学注册工作 2 建立和保管学生学籍卡片 3 汇总学生人数及班级 印制全校学生人数统计表 4 审核并处理学生休学 转学 复学 退学等具体学籍问题 办理有关 手续 5 做好学生的休学 转学 复学 留级 延长修业年限 退学等学籍处 理统计 6 做好新生网上电子注册和老生学年电子注册工作 7 做好毕业生电子图像采集工作及网上核对工作 8 做好毕业生资格审查 9 负责毕业证书的电子注册报盘工作 制作 发放毕业证书 结业证书 和肄业证书 10 做好学位审核和证书发放工作 11 处理学籍遗留问题 办理毕业证明书 6 其它 1 联系各学院教务秘书 做好业务指导和培训工作 2 做好教学管理软件的维护 升级工作 3 完成教务处领导交办的其它工作 浙江越秀外国语学院教务处 7 五 实践教学科工作职责 实践教学科是教务处所属的负责实践教学管理的职能部门 其主要职责包 括以下几个方面 1 实践教学体系 1 负责制订和完善有关实践教学管理的规章制度 2 负责实践教学的规划 3 实践教学经费的计划与管理 4 组织修订 审核各专业实践教学计划 教学大纲和教学指导书 5 负责组织开展实践教学研究及改革 健全实践教学体系 2 实验室建设 1 做好实验室建设和教学设备采购论证 实验室安全检查工作 2 组织校级 市级 省级 国家级 质量工程 中教学实验示范中心 3 实验实习教学 1 负责人才培养方案 教学计划 内各专业实践教学环节的管理与检查 2 负责实习教学的管理与检查 3 制定全校学生实习基地建设规划 组织开展校内外实习基地建设与管 理工作 组织校级 市级 省级 国家级 质量工程 中大学生校外实践基地 申报与管理 4 毕业论文 设计 管理 1 负责毕业论文 设计 的管理与本科优秀毕业论文的评选及汇编工 作 2 负责毕业论文 设计 系统的管理与维护 5 学科竞赛与创新创业管理 1 组织各级各类学科竞赛工作 2 组织校级 市级 省级 国家级 质量工程 中大学生创新创业训练 计划项目的申报与管理 3 负责课外科技活动学分认定工作 6 其他工作 浙江越秀外国语学院教务处 8 1 做好本部门资料整理和归档工作 2 完成教务处领导交办的其他工作 六 教学服务中心工作职责 教学服务中心是教务处所属的负责考证 教材征订与发放 教学资料印制 的服务部门 其主要职责包括以下几个方面 1 证书培训与考试 1 做好大学外语等级考试 浙江省计算机等级考试考务工作 2 指导 协调各学院做好各语种专业外语等级考试 3 论证并引进符合应用型人才培养需求的职业资格认证培训机构 4 推荐相应专业职业资格培训与考证项目 做好学生的咨询答疑和培训 工作 5 组织学生参加各类职业资格证书考试 2 教材征订与发放 1 做好春秋两季学生教材和教师用书的征订 发放工作 2 负责学生教材和教师用书结算工作 3 负责全校教材的到书率 优秀率的统计工作 3 教学资料印制 1 负责全校教学资料的印制工作 2 负责各部门教学资料印制费用结算工作 4 其他工作 完成教务处领导交办的其他工作 浙江越秀外国语学院教务处 9 七 教师发展中心工作职责 教师教学发展中心作为一个推动 引领的服务机构 主要做好以下工作 1 以教师为主体 开展教师培训工作 1 做好青年教师助讲培养工作 2 组织教学沙龙 午餐会活动 3 开展教学工作坊活动 4 组织教师发展研习周活动 5 组织各类项目成果交流活动 6 组织 开展教师发展论坛 7 负责教师培训系统管理工作 2 以教师为主体 开展各类教师发展工作 1 负责统筹教师专业发展工作 2 负责教师职业规划和教师个人发展档案工作 3 开展各类教学竞赛活动 4 组织教学咨询 评价服务工作 5 承担学术共同体构建工作 6 开展教师社会服务工作 7 组织各级各类教学团队的申报 审核 评审或推荐工作 8 组织教学观摩 教学评比等活动 3 其他工作 1 做好本部门资料整理和归档工作 2 完成教务处领导交办的其他工作 浙江越秀外国语学院教务处 10 教学管理常规工作流程图 一 专业人才培养方案制定流程图 教务处发布关于修 制 定 人才培养方案的原则性意见 各学院根据原则性意见 由 主管教学院长负责 组织制 定人才培养方案 各学院讨论并形成初稿各学院组织聘请校内外专家 对人才培养方案进行论证 各学院根据反馈意见组织修 改 提交学院教学指导委员 会初审 教务处编印成册下发 教务处汇总后提交校教学指 导委员会审核通过 系部提出调整申请 二级学院教学指导委员会初审 提交教务处审核批准执行 浙江越秀外国语学院教务处 11 二 教学任务下达流程图 三 质量工程 精品课程 特色专业 重点专业 教材 教改 教学成果奖 建设流程图 四 学科 技能竞赛工作流程图 各学院教科办根据人才培养 方案将课程录入 学校教学 管理系统 原始计划安排表 教务处计划综合科 初步核对原始计划 中的教学任务 教务处计划综合科 导出教学任务初稿 并下发各学院核对 各学院 系 核对 教务处计划综 合科汇总核对 结果 教务处计划综合科 导入 学校教学管 理系统 执行计划 教务处正式下 发教学任务 教务处教研科组 织各类质量工程 项目的校内评选 学校党政办发 文公布立项名 单 参加国家级 省市 级的质量工程评选 及验收 年检 教育部 省教育厅 市教育局 公布结果 教务处教研科接收纸 质及电子文件 教务处教研科存档 年度结束转交校档案室 教务处教研科 OA 公布结果 各学院通知教师 浙江越秀外国语学院教务处 12 五 校历管理流程图 六 实验室建设流程图 各学院实验室建设 申请填写 实验 实训 室建设项 目书 教务处实践教学科 组织专家进行论证 项目立项后 由学 校相关部门进行设 备采购 使用部门和采购部 门安装验收形成书 面报告 验收完成后 学校 公布建制 4 月教务处教务科 科制定下一学年校 历初稿 教务处教 务科修改 校历 教务处教务 科送校领导 审阅 教务处教务科科根据 校领导意见再次修改 教务处教务科 5 月 递交校长办公会议 审议 确定 校历初稿送学生处 后勤处等相关部门 征求意见 6 月教务处公布校 历 印制 浙江越秀外国语学院教务处 13 七 课表管理流程图 1 课表编制 2 调停 补 课 八 选课管理流程图 1 专业选修课网上选课 全校总日课表交教务处教 务科存档 教务处计划综合科 科下达下学期教学 任务 拟开设的课 程名称 各学院核定课程 落 实任课教师 开课学院 部 落实公共课 跨 学院上课时间 地点 经教务处 教务科审核并反馈至各学院 各学院排定专业课上课时 间 地点 并上报教务处 教务科 教务处教务科审核所 有课程排课结果 并 合理调整 反馈给各 学院 各学院分类排定总 表 总日课表初稿 确定 开学前最后核定排 课信息并录入 学 校教学管理系统 各学院统导出排课 信息 排版编制总 日课表 各学院开学前下发班级课 表 教师课表 教室课表 各开课学院根据期末 下达的下学期教学任 务 上报各专业选修 课限定人数 教务处教务科将各开课学 院 部 上报的专业选修 课限定人数汇总统计 并 录入 学校教学管理系统 教务处教务科进行选 课系统设置和网上调 试 下达选课通知 教师在 学校教学管 理系统 WEB 端提出 申请 学院教科办初审 打 印申请单 教学班学生代表签字 学院教科办审核教务处教务科审批 教师通知学院 班级 教科办 教务处教务 科存档 浙江越秀外国语学院教务处 14 教务处教务科根据学生 选课人数 未到开班人 数的课程取消开班 由 各学院通知学生进行改 选 2 公共选修课网上选课 3 体育选项课网上选课 九 考试管理流程图 开学前教务处教研科 审核各学院上交的拟 开设公选课课程 教务处教务科根据学生选课需 求 审核公选课拟开设课程可 供选课量 确保选课资源充足 教务处教务科安排公选课 上课时间 地点 并将公 选课任务录入 学校教学 管理系统 各学院安排 组织学生网 上选课 体育部将下学期体育选项安排表上报 教务处教务科 同时上传课程简介和 教学大纲至 学校教学管理系统 教务处教务科根据学生体育选项需 要 对体育选项安排表进行审核 并录入 学校教学管理系统 教务处教务科进行选课 系统设置和网上调试 并下达体育选项通知 各学院根据教务处教务 科下达的选课 通知安 排组织学生进行网上选 课 教务处教务科根据学生 选课情况 取消未到开 班人数课程并下达改选 通知 各学院组织学生进行网 上改选 各学院教科办公告班级 选课情况并通知班主任 学生 教务处教务科排查确定各 学院学生选满本学期体育 选项学分 选课结束 选课初选 结束 学 生进行改 选 各学院学生选 满本学期该修 选课学分 选 课结束 教务处教务科进行公 选课系统设置 并进 行网上调试 教务处教研科指导老师将公选 课课程简介和教学大纲上传至 学校教学管理系统 教务处教务 科下达公选 课通知 教务处教务科根据 学生选课情况 未 到开班人数课程取 消开班 教务处教务科拟定 改选通知并下发至 各学院 各学院通 知学生进行改选 公选课开课第一周 为试听课周 学生 根据试听效果进行 网上改选 一周试听结束 各 学院教科办公告班 级选课情况并通知 班主任 学生 各学院根据教务处 教务科下达的选课 通知 安排组织学 生进行网上选课 各学院教科办从 学校教学管理系统 导出班 级选课情况 公告粘贴并通知班主任 学生 浙江越秀外国语学院教务处 15 1 期末考试 2 学期补考 教务处教务科下 达期末考试通知 各学院按照人才培养方案再次核定考 试 考查课程 教务处教务科审定后排定公共跨学院课 程统一时间安排表 并协调分配全校教 师监考场次 各系 部 考前到文印室领取试卷并包装试卷 分发至各学生所在学院 由学生所在学院教科办 保存 各学院任课教师在考试后三天内将期末考试成 绩录入教务系统 做好试卷分析 试卷存档工 作 教务处教务科组织安 排公共跨学院课程的 补考 各学院组织安 排专业课的补考 学院安排各课程命题教师 落实命题要求 任课教师于考前三周将期末考试试卷 参考答 案 评分标准交教师所在学院各系 部 学 院教学院长审批 各任课教师将审批好的期末考试试卷于考前 2 周送至文印室复印 文印室印制考试卷 各学院根据公共跨学院课程统一时间安 排表和专业课程情况 排定期末考试安 排表 各学院负责组织落实考试有关事项 教 务处教务科安排校领导和各处室组织巡 考 处理考试过程中出现的问题并及时 反馈 各学院对期末考试工作进行分析 总结教务处教务科根据各学院总结和巡考情况 对期末考试工作进行分析 总结 浙江越秀外国语学院教务处 16 十 成绩管理流程图 十一 重修报名流程图 期末成绩录入完毕后 教务处教 务科从 学校教学管理系统 导 出全校不及格学生名单 教务处教务科整理 公共跨学院课程补 考名单 各学院整 理专业课补考名单 教务处教务科将公共跨学院课程补考安排表 下发至各学院 各学院负责通知有关补考学 生 并将专业课补考安排通知有关补考学生 教务处 各学院在下学期开学初 组织补考 考试前 2 周 教 务处教务科开放 网上成绩录入时 间 各任课教师在考试结束后三天内 将期末考试成绩录入 学校教学 管理系统 WEB 端 保存提交 教务处教务科排查不规范成绩 包括重修成绩 并将己提交 的不规范成绩课程设成录入状态 相关学院通知任课教 师进行成绩修改 输 入规范成绩并保存提 交 教务处教务科将期末全 部成绩设成网上可查询 状态 供学生网上查询 任课教师在考试前将平 时成绩录入 学校教学 管理系统 WEB 端 教师做好成绩打印 审核 分析 存档 各学院教科办于补考结束后三天 内将学期补考成绩录入教务系统 试卷装订 存档 浙江越秀外国语学院教务处 17 十二 毕业论文 设计 流程图 十三 电子注册流程图 各学院召开毕业论 文 设计 工作动 员会议 指导教师撰写选题 和选题介绍 学生根据选题介绍登 录 论文系统平台 双向选题 指导老师下达任务书学生作论文撰写的 前期调研 学生撰写毕业论文 开题报告 文献综 述 文献翻译 指导老师审核开题 报告 学生撰写论文 学 生交论文初稿 教务处实践教学科中期 检查 指导老师指导学 生修改 学生递交论文终稿各学院登录 PMLC 大学生检测系统 进行毕业论文查重 指导教师 评阅老 师评定毕业论文成 绩并填写成绩评定 表 各学院进行论文答 辩资格审查 各学院组织答辩 做好答辩记录 给 定答辩成绩 论文定稿上交 汇 总成绩 各学院统计前一学年 学期补考不及格学生 名单 教务处教务科下达重修 安排通知并安排全校公 共课程单开班 各学院上报专业课单开班课 程 教务科统一将单开班课 程录入 学校教学管理系统 各学院根据本学期教 学任务安排学生跟班 重修和单开班重修 学生填写重修申请表 本 科学生缴纳重修学分学费 并上交其中一份重修申 请表给财务 各学院根据学生重修 申请表进行 学校教 学管理系统 重修报 名 各学院将重修安排表其中一 份交教务处教务科存档 并 上交重修汇总统计名单 教务处教务科协 同财务处核实学 生重修学分学费 重修开班 浙江越秀外国语学院教务处 18 1 新生信息导入分班 2 新生电子注册工作流程 学校招就办提供新 生录取名单 教务处教务科整理新 生录取名册 并下发 各学院 各学院教科办将新生信 息导入 学校教学管理 系统 学生基本情况临 时表 各学院教科办确定分班 原则 教务处教务科进 行系统新生分班编学号 各学院教科办将 学校 教学管理系统 内的学 生基本情况临时表导出 新生报到后 各学院 教科办调整新生分班 信息 各学院教科办将最终正 确的新生分班信息发学 校教务处教务科 教务处教务科负责将新生分班 信息导入 学校教学管理系统 学生基本情况正式表 浙江越秀外国语学院教务处 19 3 学年电子注册工作流程 学校招生录取数据库 教务处教务科从 中国高等教 育学生信息网 下载新生录取 数据 报到入学后数据导入 校教学管理系统 在 学校教学管理系统 中转 出 学信网 平台要求的格式 和结构 匹配完整的数据进行 入学资格复核及信息 核对 以班为单位下发至各 学院教科办 以 考号 和 身份 证号 为单位 依次 与学校招生录取数据 库完全匹配 各学院教科办上报核对结果 要求修改信息的学生须提供佐 证材料 各学院组织学生核对 录取信息内容 签字 后交所在学院教科办 教务处教务科审查需修改数据 核实佐证材料 问题反馈及信息更改 结果处理 新生电子注册宣传工作 张贴海报 召开主题班会 座谈会等 Y 在本校系统中查实问题 排查 重名重号等 N 按实际报到在线注册 同时批量标注 放弃入学资格 保留入学资格 的学生 在 中国高等教育学生信息网 查看学籍注册工作进度 中国高等教育学生信息网 在线上传 点击 工作完毕 通知学生查询本人学籍电子注册信息 同时公布学校 新生学籍查询网站 浙江越秀外国语学院教务处 20 4 学历电子注册工作流程 教务处教务科根据学 校学生学籍异动情况 整理出学籍注销 学 籍异动名单 教务处在 学校教学管理系统 中整理在校生名单 教务处在 中国高等 教育学生信息网 平 台上在线或批量异动 操作 教务处在 中国高等教育学生 信息网 在校生中下载 待注 册 学生名单 学校在校生名单与 中国高等教育学生 信息网 在校生名单 核对完全一致时 将 网上所有 待注册 名单一键按 注册 学校在校生名单和 中国高等教育学生 信息网 在校生 待 注册 名单逐一核对 点击 工作完毕 浙江越秀外国语学院教务处 21 5 学籍处理 退学 流程 教务处教务科整理核 对毕业班学生信息 在校生电子图像采集 出国留学学生以每年新华社具 体通知进行实际操作 联系省新华社确定拍 摄日期 制订图像采 集计划表 采集序号准确无误地输入拍摄 数据库并传省新华社 毕业生毕业资格审查 学业 思想 入学 资格逐查 北京下发纸质图像照 片后 组织学生网上 电子照片核对 中 国高等教育学生信息 网 对身份核查有问题的 出具佐证材料并报省 教育厅 将毕 结 业学生名单导入 云南大学学籍管理系统 审核毕 结 业学生 名单 编排电子注册号 办学类型 培养层次 编制范围等 打印毕 结 业证书进行数据合法性校验 将毕 结 业学生信 息上传 中国高等教 育学生信息网 省在线审核并反馈结果 Y 在本校系统中查实问题并提供佐证材料N 通过并在 中国高等教育学生信息网 上公布学生学历证书 学生可即时查询 发放毕业证书 浙江越秀外国语学院教务处 22 6 学籍异动流程 1 休学 2 复学 学生本人申请 学生提供书 面申请 填写退学申请表 一式三份 必须有家长签 字 学生处签署 意见 所在学院意见 由学院教学院 长签字并加盖学院印章 学 院同时出具班主任情况说明 所属学院书记签字 教务处审核并在 OA 网上办 公平台 上传行文模版 申请 材料交学校党政办 学校党政办发文学校党政办提交校长 办公会议讨论 学院教科办通知学生 本人及家长 教务处教务科在 中国高等 教育学生信息网 注销学籍 教务处教务科在 学校教 务管理系统 即时操作 学生本人申请 学生提供书面申 请 填写申请表格 一式三份 必须有家长签字 病休的提供 医院诊断证明 教务处教务科审批 并行文 所在学院意见 由学 院教学院长签字并加 盖学院印章 学院教科办通知学生本人及家 长 中国高等教育学生 信息网 上在线同步 操作 学校教务管理系统 即时操作 浙江越秀外国语学院教务处 23 3 转专业 4 编入下一年级 学生本人申请 学生持休学文件 复学申请书 复学申请表格 一 式三份 必须有家长签字 病休 后复学的提供医院康复证明 教务处教务科审批 并行文 班主任意见 编入班 级班主任签字 所 在学院意见 由学院 教学院长签字并加盖 学院印章 学院教科办通知学生本人及家 长 中国高等教育学生 信息网 上在线同步 操作 学校教务管理系统 即时操作 各学院教科办组织落实 通知学生 每学期第 16 周 教务 处下发转专业通知 并公布各学院转入名 额 转出学院意见 由学院教学院 长签字并加盖学院印章 转入学院统一将拟转 入学生具体名单及成 绩上报教务处教务科 教务处教务科审核 提交校长办公会议审 议 学校行文并公布名单 学生本人申请 学生提供书面 申请 必须有家长签字 填写 申请表格 一式三份 各学院教科办通知学生本人及 家长 转入学院提供意见 汇总 申请转入学生名单 统一 组织测试 教务处教务科 中国高等教育 学生信息网 上在线同步操作 教务处教务科 学校教务管理 系统 即时操作 没有达到学分要求的学生 提出编入下一年级申请 学生提供书面申请 填 写申请表格 一式三份 必须有家长签字 浙江越秀外国语学院教务处 24 5 转学 6 保留学籍 学院公布各学生学分 获得情况 所在学院意见 由学院 教学院长签字并加盖学 院印章 教务处教务科审批并行文教务处教务科 学校 教务管理系统 即时 操作 学院教科办通知学生 本人及家长 教务处教务科 中国高等教育 学生信息网 上在线同步操作 学生所在学院意见 由 学院教学院长签字并加 盖学院印章 学生本人申请 学生 提供书面申请 填写 申请表格 一式三份 必须有家长签字 学生填写 浙江省普通高等学 校学生转学确认表 一式五份 跨省为六份 除本人签字外 其他部分均需打印 转入学校同意并加盖 学校印章 由转出学校报省教育 厅学生处 经省教育厅学生处批准发 文后 学生方可办理离校 手续 教务处教务科审核 因条件不符合而被省教育厅学 生处退回的 仍留在学院继续 学习 转出学校同意并加盖学校 印章 教务处教务科 中国高等教 育学生信息网 上在线同步 操作 教务处教务科 学校教务管理 系统 即时操作 浙江越秀外国语学院教务处 25 A 当兵保留学籍 B 出国保留学籍 7 学生学籍预警操作流程 学生本人申请 学生提供书面 申请 填写申请表格 一式三 份 必须有家长签字 部队 录取通知书 教务处教务科审批 并行文 所在学院意见 由学院 教学院长签字并加盖学 院印章 学院教科办通知学生本人及家 长 教务处教务科 中国 高等教育学生信息网 上在线同步操作 教务处教务科 学校 教务管理系统 即时 操作 学生本人申请 学生 提供书面申请 填写 申请表格 一式三份 必须有家长签字 两 寸蓝底彩照 身份证 复印件一张 外事处审批 填写 浙江越秀 外国语学院自费出国留学学生 备案 学生所在学院意见 由学院教学院长签 字并加盖学院印章 教务处教务科审批并行文教务处教务科 学校 教务管理系统 即时 操作 学院教科办通知学生 本人及家长 教务处教务科 中国高等教育 学生信息网 上在线同步操作 浙江越秀外国语学院教务处 26 十四 毕业资格审查流程图 教务处于开学两周内 下发预警统计通知 根据本学期所取得的学分和上 学期学生预警结果确定学籍预 警名单 学院教科办于补考结 束后统计学生本学期 所取得的学分 教科办将 一般预警 降 级预警 退学预警 报学 校教务处 教科办配合学工办做 好学籍预警工作 教务处教务科行文 一般预警降级预警退学预警 下发 学籍预警通知书 通知到每一位学籍受 到预警的学生 下发 学籍预警通知书 通知到每一位学籍受 到预警的学生 班主任与学籍预警学生 谈话并做好谈话记录 填写 预警谈话记录 班主任 辅导员与学籍 预警学生谈话并做好谈 话记录 填写 预警谈 话记录 与预警学生家长联系 同时将 学籍预警通知 书 及 学籍预警学生 家长通知确认单 寄给 预警学生家长 学院学工办具体执行 过程控制 学工办做好 学籍预警通知书 学籍预警学生家长通知单回执 的存档工作 下发 学籍预警通知书 通知到每一位学籍受 到预警的学生 班主任 辅导员 学工 办负责人与预警学生谈 话并做好谈话记录 填 写 预警谈话记录 开家长座谈会 下发 学籍预警通知书 及 学籍预警 学生家长通知确认单 汇报学生学习情况以及处理结 果 各学院统计毕业班 学生不及格课程 安排学生重修 补 修 浙江越秀外国语学院教务处 27 十五 办理毕业证明书流程图 因毕业证书遗失或损坏 需办理证明书的 十六 大学外语等级考试工作流程图 接到浙江省教育考试 院报名通知 全面启 动全校考试报名工作 各学院教科办根据文件要 求组织学生报名 教务处教学服务中心 下发大学外语等级考 试报名通知 教务处教务科 下达毕业资格 审查通知 各学院根据人才培 养方案要求 确定 各专业毕业条件 各学院根据各专业 毕业条件 统计每 位学生学分获得情 况 各学院对毕业生进行全面摸底 和审查 尤其是学籍异动学生 确保审查信息准确无误 各学院上交学生不 及格课程登记表和 毕业资格审查表 教务处教务科对各学 院上交的毕业资格审 查表进行审核 申请者在市级以上报纸登报声明关于原毕业证书作废的启事 内 容须包含姓名 毕业学校 证书编号等信息 申请者在向教务处提交以下材料 个人书面申请 单位或街道开 具的丢失证明 登有声明作废的报纸 身份证复印件 彩色免冠 大一寸照片 2 张 和原毕业证书照片一致 代办另需亲笔签名 的委托书及被委托人身份证复印件 教务处根据申请者所提供的材料核实后制作证明书 申请者携带本人身份证在受理 5 个工作日后到教务处签领证明书 浙江越秀外国语学院教务处 28 报名形式采用网报和手工 报名相结合 各学院教科办安排机 房组织学生进行网上 报名 网报 本科及高职 报名系统登陆方式 手工报名 成教及中专 击 快速链接 中的 越 秀教务管理系统 外网 或输入 点击 教学管理 外网 输入用户名 学号 和 密码 首次为学号 然 后点击 网上报名 其他网上报名 下发通知并公布报考资格 外网登陆流程 出现 已维护身份证号码 内网登陆流程 击 快速链接 中的 越秀教务管理系统 内网 或输入 点击 教学管理 内 网 输入用户名 学 号 和密码 首次为学号 然后点击 网上报名 其他网上报名 Y 根据身份证号码填 写 继续网报 N 在 个人信息修改 中输入准 确身份证 保存后继续网报 根据自己的报名资格 点击相应的等级栏 在 选定报名 栏 内打 拼 提交 提示 报名成功 组织学生报名 审查报名资格 再次核查 报名信息 各学院根据 CET 照片采集标准 组织学生拍摄 网报结束 教务处教学服务中心下发网报名单 各学院审核报名资格并反 馈结果 根据规定时间 各学院上报大学外语三四六级报名人数 报名发票 电子照 片 30KB 以内 电子数据库 中专及成教 浙江越秀外国语学院教务处 29 十七 计算机等级考试工作流程图 教务处教学服务中心将三四六级电子数据库及照片导入大学英语四六级系统和 大学英语三级系统 教务处教学服务中心打印报名学生校对单下发到各学院教科办进行核对 学生 班主任核对签名 同时签订 考生诚信承诺书 根据校对结果在系统中修改错误信息报省 上报 试卷申请表 至省考试 院和市自考办 信息准确后按各等级进行系统编排 上交报名费并开具发票 参加全省考务培训会 上报三四六级数据库和照片压缩包至 FTP 空间 同时报市自考办 维护系统 输入考试时间 地点 打印准考证 学生座位号 门贴 考 场标贴 签名表等 上报 工作联系表 应急通讯网络 至 FTP 同时报市自考办 下发准考证 剪学生座位号并按考场 顺序整理 放入信封并注明等级及考 场号 准备工具袋 含学生座位表 考生签 到表 门贴 考场标贴 缺考违纪记 录单及考试用具 考前准备 诚信教育 营造考试氛围 横 幅 保密室清场 设备配备 检修 如 电子摄像头 报警器 网络和直线电话 消防设施 检查各标准化考场设备 网 络等 制定考务手册 召开协调会 考务会 议 领卷 附领卷清单 考试 回卷 附回卷清单 公布成绩 统计成绩 打印三级证书 发放三级证书及四六级成绩单 接省教育考试院报名 通知 全面启动全校 考试报名工作 各学院教科办根据文件要求组 织学生报名 教务处教学服务中心 下发计算机等级考试 报名通知 浙江越秀外国语学院教务处 30 报名形式采用网报和手工报名 相结合 各学院教科办安排机 房组织学生进行网上 报名 网报 本科及高职 报名系统登陆方式 手工报名 成教 击 快速链接 中的 越 秀教务管理系统 外网 或输入 点击 教学管理 外网 输入用户名 学号 和 密码 首次为学号 然 后点击 网上报名 其他网上报名 下发通知并公布报考资格 外网登陆流程 出现 已维护身份证号码 内网登陆流程 击 快速链接 中的 越 秀教务管理系统 内网 或输入 点击 教学管理 内网 输入用户名 学号 和 密码 首次为学号 然 后点击 网上报名 其他网上报名 Y 根据身份证号码填 写 继续网报 N 在 个人信息修改 中输入准 确身份证 保存后继续网报 根据自己的报名资格 点击相应的等级栏 在 选定报名 栏 内打 拼 提交 提示 报名成功 组织学生报名 审查报名资格 再次核查报名 信息 网报结束 教务处教学服务中心下发网报名单 各学院清查报名资格并反馈结 果 根据规定时间 各学院上报计算机一 二级报名人数 报名发票 电子照片 电子数据库 成教 浙江越秀外国语学院教务处 31 十八 各类职业资格考试工作流程图 教务处教学服务中心将一 二级电子数据库及电子照片导入计算机报名系统 教务处教学服务中心打印报名学生校对单 同时签订 考生诚信承诺书 根据校对结果在系统中修改错误信息上报省考试院 市自考办报名数据 信息准确后按各等级进行系统生成 上交报名费并开具发票 参加全省考务培训会 维护系统 输入考试时间 地点 打印准考证 学生座位号 门贴 考 场标贴等 上报 工作联系表 应急通讯网络 至 FTP 同时报市自考办 下发准考证 剪学生座位号并按考场 顺序整理 放入信封并注明等级及考 场号 准备工具袋 座位号 考生名册 考 场标贴及考试用具 考前准备 诚信教育 营造考试氛围 横幅 保密室清场 设备配备 检修 如电子摄像头 报警器和直线 电话 消防设施 等 制定考务手册 召开考务会议 协调 会 领卷 考试 回卷 公布成绩 统计成绩 打印 发放证书 与上一级鉴定机构商 定考试项目 各学院教科办根据文件要求组 织学生报名 教务处教学服务中心 下发考试报名通知 报名形式采用网报和手工报名 相结合 各学院教科办安排 组织学生进行网上报 名 网报 本科及高职 学生在规定时间内登陆教务管理 系统报名 教务处教学服务中心下发网报名 单 各学院清查报名资格并反馈 结果 浙江越秀外国语学院教务处 32 手工报名 成教 下发通知 组织学生报名 审查报名资格 再次核查报名信 息 各学院公布报名名单 组织收费 填写报名申请表 各学院将报名费交入学校财务处 教务处教学服务中心核对收费名单和申请表 确认报名资格 上报上一级鉴定机构 信息准确后报上级鉴定机构 征订教材 上交报名费并开具发票 上报申请表 落实授课教师 地点 编制培训安排计划 下发培训通知 联系考试时间 地点 领卷发放教材 组织培训 下发考试通知 发放准考证 落实监考教师 制订考务手册 组织考试 回卷 公布并统计成绩 下发证书 浙江越秀外国语学院教务处 33 十九 教材管理流程图 1 1 教材征订流程教材征订流程 浙江越秀外国语学院教务处 34 教学服务中心 根据教学任务 拟定教材征订 通知 学院教科办落 实教材征订 通 知各 部 讨 论 选定教材 学院教科办汇 总教材征订单 经分管院长审 核后报教务处 教务处组织教 材工作委员会 开会 审订 教学服务中心 根据教材委员 会审定后的教 材 经汇总导入 教务管理系统 教科办根据所 开课程 教材 计划录入教务 管理系统 教学服务中心 根据所开设课 程进行核对使 用教材 教科办根据所 开课程 教材 计划录入教务 管理系统 2 2 自编讲义印刷流程 自编讲义印刷流程 3 3 教材发放与结算流程 教材发放与结算流程 教学服务中心根据到书情况 整理各学院 部 教师用书和学生教材 拟定教材发放通知 教学服务中心 导出教材计划 信息表 下发 各学院核对 教学服务中心报书 商征订教材 接收 书商教材反馈信息 回告给二级学院 做好教材追订 工作 把教材 更改信息及时 反馈给书商 接收教材 核 对入库 统计 课前到书及教 材变更情况 开课部门填写 自编讲义印刷 审批表 教师填写 教科办 签字 教学院长审 核签字加盖公章 报教务处分 管领导审批 签字 教学服务中心 核实签字单 联系厂家印刷 浙江越秀外国语学院教务处 35 4 4 教材零售流程教材零售流程 通知各学院 部 以学院为单位在规定时间 和地点领取教师教学用书 学生领到教材后 检查教材是否存在缺页 倒 装等质量问题 如发现问题给予调换 学生以班为单位 凭班级最新名单按实际在读 人数领取教材 教学服务中心整理 汇总后 按教 材招标价进行结算 公布各学院领 书情况 各学院下载后核对无误 经分管教 学院长签字加盖公章报教务处 教学服务中心将各二级学院签字单 交入财务 教学服务中心开具收 款凭据及收取费用 学生选定教材 购买 休学 转专业 复学 进修学生等学籍异动学 生办理退 领用 更换教材等相关工作 每学期 4 10 月份底清退剩余教材 与书商核 对入库教材数量 每学期 5 月 11 月开始根据学生领用教材 进 行教材费用结算 各学院核对后的学生教材费用清单交教务 处 教学服务中心 教学服务中心每学年汇总一次 将整理后的各 班级教材费用核对单交财务处进行扣费 学生教材费结算单汇总 OA 网上公布 通知学院下发各班教材费用清单 进行 核对 教学服务中心将费用汇总定 时交入财务处 浙江越秀外国语学院教务处 36 5 5 学籍异动 退 教材流程学籍异动 退 教材流程 二十 专升本 报名流程 接浙江省教育考试院 的报名通知 教务处教学服务中 心转发省考试院报 名通知 各学院教科办 下发 通知到高职应届毕业 班 学生本人申请 提供 书面申请单 填写退 教材申请表 写明退书原因 经班 主任证明 由学院教 科办签字核实加盖学 院章 在开学一周内 教材与 申请表一起交到教务处 教学服务中心 办理 浙江越秀外国语学院教务处 37 二十一 辅修专业的报读 管理工作流程图 二十二 教学管理系统操作流程图 1 系统升级 报名学生在规定时间 登陆浙江省教育考试 院网 学生根据个人身份 证信息 在网上进 行注册和报名 各学院教科办进行报名 资格初审 收齐报名材 料和报名费收取 教务处教学服务中心在 规定时间内组织报名学 生在浙江省教育考试网 上进行网上确认 教务处教学服务中 心对报名学生进行 公示 教务处教学服务中心核对 报名信息和报名费 在成 绩单上加盖 教务处 章 在报名资料上加盖学校章 教务处教学服务中心 汇总 打印报名学生 汇总表后上报 在规定时间内 考 生资料转呈各报名 学校 教务处教学服务中心协 同财务处办理报名费汇 款手续 升级前准备工作 1 查看 接收到的程序升级包 确 保每个文件的完整 无毒 升级前准备工作 2 备份 当前的程序 数据 并进 行异地备份 在学生主修专业第三学期 第 3 4 周下达报送辅修专 业招生计划的通知 第 9 10 周整理学院上交的招生计划 确 定本年辅修专业招生专业及招生人数 学生按照教务处发布的通知在规定时间 内网上报名 学生按照相关通知及开课学 院要求如期完成缴费和确认 就读工作 教务处按照学院提交缴费名额进 行系统数据处理 最终生成该年 辅修专业就读名单及选课数据 学生按照相关通知准时上课 浙江越秀外国语学院教务处 38 查看升级包中是否有 dbf 文件 或者 update txt 进入 zhjwgl exe 程序 在系统维护 辅助功能 数据表结构自动更