关于构建公司协同办公系统的申请

关于构建公司协同办公系统的申请关于构建公司协同办公系统的申请 公司领导 为提高公司各部门工作效能 建设开放型 服务型 高效型企 业 提高办事效率 降低行政成本 推进公司现代化建设进程 我 部对省内其他有关现代化企业进行调查了解 目前 我省多数现 代化企事业单位均依托已建成的电子政务网络平台 建设 一 指导思想 提高工作效率 节约办公成本 积累企业文化 二 项目目的 1 无纸化办公 通过 OA 办公系统的导入对现有日常办公中的 信息发布 内部通信 流程审批 文档管理 企业管理等进行统一 的信息化管理 真正意义上实现无纸化办公 2 节约运营成本 改善了公司信息及公文流转效率 以前用纸 张逐个部门找人签字的繁琐工作 现在可以通过 OA 系统快速解 决 以前公司各级需要花上几天时间完成的审批程序 现在也可 以利用 OA 系统快速解决 减少报销时间 减少纸张用量 完善 文档管理 完善行政资源管理 提高办公效率 3 增强领导监控能力 强化领导的监控管理 增强管理层对组 织的控制力 及时有效的控制各部门 各个人员的工作进度情况 实时 全面的掌控各部门工作办理状态 及时发现问题 及时解 决 从而减少差错 防止低效办公 三 公司内部现状分析 1 文件管理方面 1 公司内部文件采用手工签批 效率低 不易管理 2 流转中的批示意见不能被及时反馈 不能随时了解文件进度 事后找不到文件 3 文件归档 存储与检索能力差 4 大量的文件审批过程需要专人进行跟踪 经常因一两个人外 出而影响整个文件的流转 浪费人力且效率低下 5 收发文件较多 容易出现文件遗失问题 6 大量文件没有按照相关规范进行严格管理 2 知识管理方面 1 知识散落在民间 知识是企业的最大的财富 但是企业各种 知识却散落在各个地方 没有得到积累 共享和利用 2 人走知识走 企业多年积累的知识由于散落于个人手中 一 旦辞职 就造成人走知识流失 企业为此而付出惨痛代价 3 缺乏信息获取手段 新员工入职查找不到相关资料 导致迟 迟不能达到上岗要求 4 没有知识管理概念 企业员工没有知识管理概念 导致知识 资源经常丢失 也没有充分利用知识提升管理水平 3 工作流管理方面 1 公司的审批流程采用手工处理方式 但是在实际的管理和 运营过程中 经常会出现一些问题 如 为了签一份文件而在 各个部门奔波 并且经常会因为负责人不在而造成工作的延 误 2 工作流的相关资料不能有效和统一的管理 审批意见不能完 整的保存并归档 3 人工送审 传递慢 成本高 信息反馈不及时 不同步 办理 情况不易于跟踪 办理意见不利于查阅等问题 4 手工审批意见字迹不容易辨认 容易出错 5 公司当前有的工作缺乏约束和指导 尚未形成规范的工作流 程体系 存在各种隐性与显性流程 缺乏流程清洗 梳理 整 合 优化并贯彻落实执行 4 信息应用方面 1 企业的不同的信息以不同的结构在不同的数据库 主机 文 件服务器 应用系统之上存在 而这些系统缺乏相互连接的 信息渠道 数据被封存并缺乏应有的关联 从而给企业获取 有用的信息带来很大障碍 2 缺乏统一 高效 便捷的信息展示平台 3 目前公司已经引入了多种应用系统 在各个业务领域的管理 上都有自己的特点 但是由于他们无法面向整个业务过程 各个系统之间也难以紧密集成 使得企业 环环相扣 的业务 被这些分散的系统 分割 开来 企业不得不花大量的人力 物力对其进行切换 维护 造成运营效率不高和反映迟钝 四 项目技术方案 通过对比国内几家成熟的 OA 系统提供商 比较他们各自的 功能和特点 业务集成度 性价比 以及对公司业务的适用度等 推介万户的 OA 办公系统 五 项目企业同比及所需资金预算 湖南省保监局 35 万 长沙经济开发区管委会 130 万 株洲市交通局 27 万 山河智能 43 万 第一期 运达实业集团 70 万 共 3 期 中联重科 200 万 共 5 期 我公司人员较少 规模不大 所需办公模块应用不多 初期 预算约 9 5 万左右 六 项目推进实施计划 项目计划 2012 年 10 月开