基于工作量的岗位分析操作技巧.doc

基于工作量的岗位分析操作技巧作者：石才员 岗位分析是工作分析的一个必备环节，它是工作分析的第一步，也是最关键的一步。岗位分析工作的成败对于岗位价值评估、薪酬体系完善、员工职位管理及发展通道体系的建立健全负有关键责任。 基于工作量研究的岗位分析工具是对组织内部各成员每周发生的工作事项频率、每次所需时间通过问卷调查、一对一的私下访谈来进行两次确认与反馈，再计算出各成员岗位职责平均每周的实际发生工作量总时间占周工作总时间(每周5天，每天8小时，周工作时间为40hW)的比例、平均每周多出的工作时间量后，再打散各岗位成员的工作职责的各项工作事项后，进行各项工作事项对应的实际发生时间评估与重新整合来设计周工作量时间饱满的岗位，并依据该部门发生的实际总工作量时间除以周工作时间得出理想的人员编制数，结合部门实际情况重新设计岗位人数和岗位名称，即实现定岗定编。 这里有一个概率统计的估算方法，即有些岗位成员的工作职责中的工作事项是不定期的、突发性的或者是每年、每季度、每月才发生的，对于这样的情况可以通过访谈时进行对应周期的工作回顾来计算对应周期该工作事项发生的频率和时间，从而把它通过年月周的换算来计算出平均每周所消耗的该工作量实际工作时间。例如，行政部的营业执照年审，三年一次，每次要发生准备材料、与政府部门事先电话沟通、往返办理、复印存档等工作事项，所需时间为3天基、24小时，那么换算的过程是24h3y 8hy 812hm (812)4hW=16hW。 岗位分析的具体步骤是这样的： 1通过表格进行问卷调查收集组织内部部门成员的岗位名称、工作职责、每个职责实现对应需要的有序的工作事项(即第一步工作事项是什么，第二步工作事项是什么等等)、每项工作事项每周发生的频率(基于工作量研究的岗位分析工具是以周为单位)和每次开始时间和结束时间(单位小时h)、输出的成果(此成果和每项工作事项可以判定此岗位成员的工作复杂程度、风险大小、成本大小进而界定岗位价值)，表格格式如表1 。表1工作分析清单岗位：会务管理专员(举例) 填写人： 填写说明：请按照工作重要性依次填写工作职责，工作职责强调的是工作的目的及完成该工作个人负有的责任，而非工作过程多用具体动词加名词的方式(少用“负责“这样的笼统动词)；工作内容是职责的分解，是指达成职责的工作步骤或者是例行的工作事项；发生次数衡量单位为：次天、次/周、次/月、次/年；输出成果包括各种报表、图片等可支撑与证明工作职责实现的信息资料，序号 工作职责 事项明细发生次数开始时间与结束时间 输出成果1协助开展总监例会l、会前通知2、会场准备与投影调试3、会议记录4、会议记录整理与签发1次/周1次/周l次/周1次/周周一上午1010：30周一下午55：20周一下午79：00周二上午8一10会议通知干净可用的会场会议笔记会议记录2电话会议相关联的部门和岗位填报人签名与日期：2整理部门岗位成员提交的工作分析清单，根据岗位成员的所提交清单的的强弱列出访谈议程。明确访谈的顺序、时间、被访谈人、访谈人、访谈的内容，通常将复杂性不高、岗位重要性低的、配合度好的、沟通能力强的放在前面。 3将步骤1中的工作分析清单打印出来，对具体工作职责、每一工作事项发生的频率、所需时间、输出的成果一一通过STAR法访谈，如： 为什么要开展总监例会，一般什么情况下才开?(situation，情况) 开这个会议你要做些什么?(task，工作任务) 会前通知你是怎么做的?(action，采取了什么行动) 怎么才算通知到位?(result，最后有什么结果)同时，确认的每项工作事项频率和发生的时间并用笔在每项工作事项重新进行标示清楚，访谈结束前向被访谈复述此次访谈的工作职责、具体工作事项发生的频率、所需时间和输出成果。这就是第一次的确认与反馈。 4访谈后的整理工作，将访谈的纪录进行回顾和整理，并按照如下表格填写完毕打印出来，连同3中的有方谈笔记工作分析清单交被访谈者一对一的确认，对有异义的地方通过私下访谈再次反馈，并调整4中的表格具体工作事项频率和时间，最后请被访谈者签名确认。(表2)姓名：王二 岗位：法务专员事项 合同审核与草拟 打假维权 法律咨询 知识产权事务办理 其他事项 其他法律事务 与工商局沟通处罚 合计 时间总量 占比时间 6 4.5 2.5 1.5 8 2 1.125 21.125 48 44姓名：李华 岗位：会务专员事项 总监例会 其它高管会议 各部门会议 电话会议 接待 合计 时间总量 占比时间（H/W） 7.3 8.34 3 0.205 0.07 180915 48 39姓名：张三 岗位：高级秘书事项 撰写公文 撰写新闻 品牌软文 发言稿 年检年审 会务监管 企业报 接待 合计 时间总量 占比时间 17.3 4.33 4.29 8.5 0.42 3 5 1.25 44.09 48 92姓名：李四 岗位：档案管理主管事项 档案管理指导 证件年检 材料变更与申报 文件报送 制度文件管理 合计 时间总量 占比时间 2 6.7 14.7 9 0.125 32.525 48 67姓名：李四 岗位：档案管理主管成员 张三 李四 王二 马五 陈六 何七 林八 李十 刘九工作时间 10.876 18.915 21.125 21.4 27.4 32.5 33 42 44空余时间 37 29 26.8 26.8 20.6 15.5 15 6 4合计 48 48 48 48 48 48 48 48 48 5根据步骤4产生的签名表格计算各个岗位成员工作事项每周发生的总工作量时间，并累加得到实际总工作量时间总值，计算与周工作总时间的占比，形成如下分析的表格，将相同相似的工作事项用相同颜色标示，并计算各类事项实际的总工作量时问以方便后期打散原有岗位各类工作事项与整合工作事项重新设计岗位。 6评估各岗位成员的总工作量时间，画出柱形图(见下右图)。 7对所有岗位成员具体工作事项进行分类，并计算各类工作事项发生的工作量总时间；累加该部门成员所有实际发生工作量时间除以周工作时间总量得出理想的部门编制人数，同时根据步骤5、6中的数据进行分析与发现问题，并提出改善建议。 基于工作量研究的岗位分析简单有效，对于一个职能部门岗位分析特别有用，而且操作起来耗时较少，一般2天内就可以完成，企业内部的HR与各级管理者可以看完后马上用于实践。但倘若用于业务部门时如生产车间工人的岗位分析，则除了从工作量角度进行分析外，还得考虑标准工时、产能、单件流速度等。如对研发部门进行岗位分析时，实际工作量总时间占周工作总时间的比例不一定能够说明岗位工作量的情况，因为研发部门要求创新、要求解决问题的能力较强，而对实际发生的工作总时间的要求倒不一定很重要。同样营销部门也如此，但对于营销个别规