初当出纳必须要掌握的知识

初当出纳这样学 第一部分 出纳的理论知识 第一节 出纳的基本知识 一 企业为什么要设置出纳岗位 1 货币资金合理流动 出纳是和货币资金打交道的 而货币资金的周转又直接对业务经营产生影响 货币资 金周转越快 它的经济效益就越高 反之 货币资金周转不灵 单位的业务经营也很难正 常运行 出纳工作有责任根据国家有关财经制度和单位的货币资金状况 合理地安排货币 资金的收付活动 合理调度和安排资金 力求业务经营活动的正常运行 2 货币资金安全完整 货币资金是一个单位物质财富中最积极的要素 是企业经营资金的组成部分和再生产 过程的重要物质基础 保护货币资金的安全完整是预防国家和单位财产受损失的重要环节 出纳工作通过对货币资金收付业务引起的增减变动 有步骤的登记和结存管理 是监督货 币资金收付存取活动 保证货币资金安全完整的重要手段 出纳工作还可对违法乱纪行为 和经济犯罪起到预防作用 促进廉政建设和社会主义经济建设事业的发展 3 货币资金准确核算 出纳工作是按照国家的现金管理制度和银行结算办法来进行货币资金的收付结算 按 照国家的方针政策正确及时记录单位的货币资金往来业务 这样 一个单位某一时期内货 币资金的增减变动及使用情况便得到了全面真实反映 从而为单位经营决策和会计核算提 供了基础数据 特别是在社会主义市场经济条件下 财会信息成为单位经营决策的重要条 件 及时准确地提供单位货币资金活动信息 越来越受到关注 在单位会计核算和经营管 理中的作用也越来越明显 二 出纳与会计有怎样的关系 会计 从其所分管的账簿来看 可分为总账会计 明细账会计和出纳 三者既相区别又有 联系 是分工与协作的关系 1 总账会计 明细账会计和出纳 各有各的分工总账会计负责企业经济业务的总括核 算 为企业经济管理和经营决策提供总括的全面的核算资料 明细分类账会计分管企业的 明细账 为企业经济管理和经营决策提供明细分类核算资料 出纳则分管企业票据 货币 资金 以及有价证券等的收付 保管 核算工作 为企业经济管理和经营决策提供各种金 融信息 总体上讲 必须实行钱账分管 出纳人员不得兼管稽核和会计档案保管 不得负 责收入 费用 债权债务等账目的登记工作 总账会计和明细账会计则不得管钱管物 2 它们之间又有着密切的联系 既互相依赖又互相牵制出纳 明细分类账会计 总账 会计之间 有着很强的依赖性 它们核算的依据是相同的 都是会计原始凭证和会计记账 凭证 这些作为记账凭据的会计凭证必须在出纳 明细账会计 总账会计之间按照一定的 顺序传递 它们相互利用对方的核算资料 它们共同完成会计任务 不可或缺 同时 它 们之间又互相牵制与控制 出纳的现金和银行存款日记账与总账会计的现金和银行存款总 分类账 总分类账与其所属的明细分类账 明细账中的有价证券账与出纳账中相应的有价 证券账 有金额上的等量关系 这样 出纳 明细账会计 总账会计三者之间就构成了相 互牵制与控制的关系 三者之间必须相互核对保持一致 3 出纳与明细账会计的区别是只相对的 出纳核算也是一种特殊的明细核算出纳核算 要求分别按照现金和银行存款设置日记账 银行存款还要按照存人的不同户头分别设置日 记账 逐笔序时地进行明细核算 现金日记账 要每天结出余额 并与库存数进行核对 银行存款日记账 也要在月内多次结出余额 与开户银行进行核对 月末都必须按规定进 行结账 月内还要多次出具报告单 报告核算结果 并与现金和银行存款总分类账进行核 对 4 出纳工作是一种账实兼管的工作出纳工作 主要是现金 银行存款和各种有价证券 的收支与结存核算 以及现金 有价证券的保管和银行存款账户的管理工作 现金和有价 证券放在出纳的保险柜中保管 银行存款 由出纳办理收支结算手续 既要进行出纳账务 处理 又要进行现金 有价证券等实物的管理和银行存款收付业务 在这一点上和其他财 会工作有着显著的区别 除了出纳 其他财会人员是管账不管钱 管账不管物的 对出纳工作的这种分工 并不违背财务 钱账分管 的原则 由于出纳账是一种特殊的 明细账 总账会计还要设置 现金 银行存款 长期投资 短期投资 等相应的总分类账 对出纳保管和核算的现金 银行存款 有价证券等进行总金额的控制 其中 有价证券还 应有出纳核算以外的其他形式的明细分类核算 5 出纳工作直接参与经济活动过程货物的购销 必须经过两个过程 货物移交和货款 的结算 其中货款结算 即货物价款的收入与支付就必须通过出纳工作来完成 往来款项 的收付 各种有价证券的经营以及其他金融业务的办理 更是离不开出纳人员的参与 这 也是出纳工作的一个显著特点 其他财务工作 一般不直接参与经济活动过程 而只对其 进行反映和监督 三 成为出纳要具备怎样的基本素质 1 取得会计人员从业资格证书 会计证 会计基础工作规范 第十条规定 各单位应当根据会计业务需要配备持有会计证的 会计人员 未取得会计证的人员 不得从事会计工作 持证上岗既是用人单位的要求 也 是对用人单位利益的保证 同时 对已经持证的人员 这项规定也是保证工作的权利 此外 持证人每年要参加继续教育的培训 了解和掌握会计政策 专业知识的变化 提高业务水平 满足企业经营管理的需要 2 具备出纳必要的专业知识和专业技能 会计基础工作规范 第十四条规定 会计人员应当具备必要的专业知识和专业技能 熟悉国家有关法律 法规 规章和国家统一会计制度 遵守职业道德 作为出纳人员应当 熟悉会计基本知识 掌握快速 准确地清点钞票 票据准确使用的技能 3 亲属回避制度 回避制度是指为了保证执法和执业的公正性 对由于某种原因可能影响其公正执法或 执业的人员实行任职回避的一种制度 会计基础工作规范 规定 国家机关 国有企业 事业单位任用会计人员实行回避制度 会计机构负责人 会计主管人员的直系亲属不得在 本单位会计机构中担任出纳工作 四 出纳应该具备怎样的书写技能 1 文字的书写 要用蓝黑墨水或碳素墨水书写 不得用铅笔 圆珠笔 用复写纸复写除外 红色墨 水只在特殊情况下使用 填写支票必须使用碳素笔书写 文字书写一般要紧靠左竖线书写 文字与左竖线之间不得留有空白部分 文字不能顶格写 一般要占空格的 1 2 或 2 3 文字要清晰 要用正楷或行书书写 2 数字的书写 阿拉伯数字书写要求 字体应当一个一个地写 不得连笔写 每个字要紧靠凭证或账表行格底线书写 字体 约占行格高度的 1 3 如果行格较低的可占 1 2 阿拉伯数字前应写明币种符号 币种符 号与阿拉伯数字金额之间不得留有空白 凡阿拉伯数字前有币种符号的 数字后边不再写 单位 以元为单位的阿拉伯数字 除表示单价外一律写到角分 无角分的 角分位写 00 或符号 有角无分的 分位应写 0 不得写符号 阿拉伯数字标准写法 字体要各自成形 大小匀称 排列整齐 有圆圈的数字如 6 8 9 0 等 圆圈必须封 口 字体要自右上方斜向左下方书写 倾斜度为 45 度 写 6 时比一般数字向右上方长出 1 4 写 7 9 时比一般数字下方 过行格底线 长出 1 4 大写数字书写要求 大写金额前未印货币名称的 应加填货币名称 货币名称与金额之间不得留有空白 大写金额数字到元或角为止的 在 元 或 角 之后应当写 整 或 正 大写金额有分的 分 字之后不再写 整 或 正 阿拉伯数字中间有 0 时 汉字大写要写 零 字 阿拉伯数字中间连续有几个 0 时 汉字大写金额只写一个零字 大写数字标准写法 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 零 佰 仟 万 亿 账 证 表的文字与数字的书写是出纳人员的重要基本功 凭证的处理 账簿的登记 报表的编制都需要用规范的文字和数字加以表达 应当做到使书写的文字和数字正确 清 晰 流利 匀称 五 出纳工作由他人暂时接替如何交接 由他人暂时顶替工作 应办理部分交接手续 出纳人员在婚假 产假 病假 事假 休假 及外出学习 公差等临时离岗期间 千万不能留下印章 交出钥匙 点点票子就一走了事 一定要抱着 先小人后君子 的态度 办一下有关事项的交接手续 即使是非常要好的同事 也不能以相互信任为理由而马虎从事 出纳顶替 可视单位业务量大小 顶替时间长短等 具体情况而办理部分交接手续 如纯属临时顶替 为了不误现金支付 可让顶替人员打一 个与所留备用现金数量完全一致的收条 待出纳员回来结清支出凭证与所剩现金 收条不 作借款账务处理 如若顶替业务较多 时间也较长 则可让顶替人员除打一交接现金条据 外 还可给顶替人员留几张盖好印戳的现金支票 但交接条据上一定要写明所留现金支票 的张数与起止日期 如果出纳员离岗时间较长 甚至需顶替人员处理账务的 则要为顶替 人员刻一名章 及时到银行更换跑银行人员印鉴 然后 将现金出纳登记簿 银行存款日 记账 现金支票本 转账支票本等办理日常业务的账本 单据书面移交顶替人员 出纳员 回来后再作书面移交手续 特别需要指出的是 出纳人员不能将自己的名章交由顶替人员 随意使用 第二节 出纳的工作职责 一 出纳员的岗位职责具体是什么 一 银行存款管理 1 设置 银行存款日记账 出纳员按照业务发生顺序每日进行逐笔登记 出纳员定期 将公司银行存款账面余额与银行对账单核对 并按月编制银行存款余额调节表 公司财务 部部长签字后报公司经理审阅 2 除了供日常零用支付所需限额以外的现金 公司收到的各种汇票 支票等 均需及 时存入银行 3 公司任何人员不得出租 出借公司银行账户 4 出纳员每周一向公司经理上报 银行存款收付周报表 5 财务部人员应加强银行存款余额 收付业务的保密工作 财务部只向公司领导提供 银行存款余额情况 6 公司银行付款由公司经办人员填写 付款审批单 经部门负责人 财务部部长 公 司经理签字后办理付款 支付支票等必须具备收款单位 经办人的收据 7 公司收到客户货款入账或汇票无法存入银行等情况 出纳员在最短时间内通知公司 经理 销售部经办人员 二 现金管理 1 公司收入现金按照国家 现金管理条例 的规定 对公司销售产品 提供劳务 副 产品回收以及其它经营收入收取现金时 必须向付款方开具销售发票或收据 如实按规定 的时限 顺序 逐栏 全部栏次一次性填写 加盖 现金收讫 和 收款人 印章 2 公司支付现金范围 农副产品收购 公司员工工资 津贴 奖金 个人劳务报酬 出差人员必须携带的差旅费 结算起点以下的零星支出 公司结算起点为 500 元 公司总 经理批准的其它开支 出纳员支付个人款项超过使用现金限额以支票支付 确须全额支付现金的经财务部部 长审核 公司经理批准后支付 3 出纳员支付现金可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取 不得坐支现 金 因特殊情况确需支出的 事先报公司经理批准后办理 4 公司库存备用金限额为 1000 元 出纳员按规定妥善保管 超出部分随时存入开户 银行 5 出纳员从银行提取备用金填写 现金领用单 经财务部部长 公司经理批准后提取 6 公司员工因工作需要借用现金 需填写 借款单 经部门负责人 公司财务部部长 公司经理签字批准后提取 7 出纳员不准用不符合公司财务制度的凭证顶库存现金 公司员工不准用公司银行账 户代其他单位或个人存入或支取现金 8 出纳员建立健全现金账目 逐笔登记现金收付 账目日清月结 每日结算 账款相 符 三 支票管理 1 公司支票由出纳员专人保管 2 公司 财务专用章 和 法人代表章 分别由财务部部长与出纳员各自保管 支票盖章 时 财务专用章 由财务部部长亲自加盖 并复核付款原始凭证 3 出纳员妥善保管好公司支票 因丢失造成公司损失本人承担全部责任 二 出纳应该做哪些凭证 问题 出纳应该做那些凭证 出纳做付款凭证和收款凭证吗 转账凭证做吗 如何做 解答 出纳只要做收款凭证和付款凭证就可以了 转账凭证是会计的事 例如 你今 天收到客户的汇款 你可以记收款凭证里面 付款凭证同理 三 出纳应掌握哪些财经法规制度 出纳工作的第一件事就是学习 了解 掌握财经法规和制度 提高自己的政策水平 明白 哪些该做 哪些不该做 哪些该抵制 工作起来才能得心应手 具体说来 应该掌握的财 经法规和制度有 1 票据管理实施办法 2 现金管理暂行条例 3 支付结算办法 4 税收征管法 5 中华人民共和国会计法 6 会计档案管理 7 会计基础工作规范 8 企业会计准则 9 小企业会计制度 10 中华人民共和国商业银行法 11 正确填写票据和结算凭证的基本规定 12 主要税种暂行条例 四 出纳的三字经 出纳员 很关键 静头脑 清杂念 业务忙 莫慌乱 情绪好 态度谦 取现金 当面点 高警惕 出安全 收现金 点两遍 辨真假 免赔款 支现金 先审单 内容全 要会签 收单据 要规范 不合规 担风险 账外账 甭保管 违法纪 又罚款 长短款 不用乱 平下心 细查点 借贷方 要分清 清单据 查现款 月凭证 要规整 张数明 金额清 库现金 勤查点 不压库 不挪欠 现金账 要记全 账款符 心坦然 五 出纳职业道德案例分析 出纳人员直接与货币资金打交道 可见这个岗位是非常重要的 从而对出纳人员的职业道 德要求也非常高 如果用人不淑 又遇管理失控 将可能会给公司带来不可挽回的经济损 失 在实际工作中 有这样一个案例 通过分析可能会给您有所帮助和借鉴 某公司因业务发展需要 从人才市场招聘了一名具有中专学历的张 任出纳 开始 他还勤恳敬业 公司领导和同事对他的工作都很满意 但受到同事在股市赚钱的影响 张 也开始涉足股市 然而事非所愿 进入股市很快被套牢 想急于翻本又苦于没有资金 他开始对自己每天经手的现金动了邪念 凭着财务主管对他的信任 拿了财务主管的财务 专用章在自己保管的空白现金支票上任意盖章取款 月底 银行对账单也是其到银行提取 且自行核对 因此在很长一段时间未被发现 至案发 公司蒙受了巨大的经济损失 张 犯罪 企业蒙受损失 教训是非常深刻的 这个案例给我们的启示是 一是要注重职业道德教育 会计人员站在经济战线前沿 必须具备高度的法制观念 高尚的会计职业道德 因此 企业在选人用人时 必须注重思想素质要求 并时时进行职业道德的教育和监督检查 避 免道德失范以致沦为犯罪 本案例中的张 天天与现金打交道 思想防线一垮 道德缺失 的一面就暴露出来 结果不顾一切地心怀侥幸以身试法 毁了自己 也给企业带来巨大的 经济损失 不能不说是企业用人的失误 二是要加强对货币资金的管理 根据规定现金要日清月结 要定期盘点 银行存款要有独立于出纳的人员进行核对 而这些基本的管理要求企业都没有做到 张 利用职务之便 反复利用银行支票 吞食 公款 而不被发现 说明公司的货币资金管理严重失控 退一步讲 一个企业即使再疏予管理 但每年年终总要对各项资金尤其对库存现金 银行存款进行核对清理吧 而张 长期作案 而不被发现 充分说明了该企业财务管理的严重混乱 三是要建立有效的内部牵制制度 如在对印鉴的管理上 该公司印鉴虽然是分开管理的 但管理人没有真正负起责任 而是把银行印鉴交由出纳任意使用 给思想素质极差的张 钻了空子 这种分开形同虚设 按照规定印鉴与支票应由不同的人分开管理并存放保险柜内 保管人要自己亲手使用并审 核支票用途 对已加盖印鉴的支票作废时要在支票正面写作废字样或打叉以示作废而且必 须与有效支票存放在一起 不得撕毁 并作好记录 要由出纳以外的人员对支票等票据的 使用号码进行登记 随时按号检查其连续性 完整性及使用情况 并与银行对账单的记录 核对 如有舞弊 很快就可发现 第三节 出纳的工作流程 一 出纳工作的具体流程是什么 1 出纳的工作 办理银行存款和现金领取 负责支票 汇票 发票 收据管理 做银行账和现金账 并负责保管财务章 负责报销差旅费的工作 员工出差分借支和不可借支 若需要借支就必须填写借支 单 然后交总经理审批签名 交由财务审核 确认无误后 由出纳发款 员工出差回来后 据实填写支付证明单 并在支付证明后面贴上收据或发票 先交由证明人签名 然后由总 经理签名 进行实报实销 再经会计审核后 由出纳给予报销 员工工资的发放 2 出纳工作细则 工作事项及审验等程序 失误防范及纠正程序 3 现金收付 现金收付的 要当面点清金额 并注意票面的真伪 若收到假币予以没收 由责任 人负责 现金一经付清 应在原单据上加盖 现金付讫章 多付或少付金额 由责任人负责 把每日收到的现金送到银行 4 不得 坐支 每日做好日常的现金盘存工作 做到账实相符 做好现金结报单 防止现金盈亏 一般不办理大面额现金的支付业务 大额支付用转账或汇兑手续 特殊情况需审批 员工外出借款无论金额多少 都须总经理签字 批准并用借支单借款 若无批准借 款 引起纠纷 由责任人自负 5 银行账处理 登记银行日记账时先分清账户 避免张冠李戴 开汇兑手续 每日结出各账户存款余额 以便总经理及财务会计了解公司资金运作情况 以调度 资金 每日下班之前填制结报单 保管好各种空白支票 不得随意乱放 公司账务章平时由出纳保管 每日下班后上交账务章 6 报销审核 在支付证明单上经办人是否签字 证明人是否签字 若无 应补 附在支付证明单后的原始票据是否有涂改 若有 问明原因或不予报销 正规发票是否与收据混贴 若有 应分开贴 支付证明单上填写的项目是否超过 3 项 若超过 应重填 大 小写金额是否相符 若不相符 应更正重填 报销内容是否属合理的报销 若不属 应拒绝报销 有特殊原因 应经审批 支付证明单上是否有总经理签字 若无 不予报销 二 出纳收款程序 出纳收取现金 须凭现金收入传票 包括视同现金收入传票的各项凭证 收款 其程序为 1 应根据现金收入传票点收现款 鉴定现钞的真伪无误后 即在现金收入传票加盖 收款 日戳 及 分号 收入传票之分号每日自第一号依序编列 并盖私章 2 如需签发或发还信托单或各种凭证时 应于传票下端制票员编号处登记 号码牌 号数 号码牌应与传票加盖骑缝私章 后 将 号码牌 签发信托单时以收入传票第二联代替 号码牌 交给顾客凭向原经办部门领取所需凭证 3 将收款后的传票依序登记于 1 现金收入账 2 现金收入日记账后 传票及附件递交有关部门办理 各有关部门办妥手续后 按传 票所记号码呼号收回 号码牌 应注意有无涂改 凭此交付信托单或凭证等 4 付款程序出纳部门付出现金 须凭现金支出传票 包括视同现金支票传票的各项付款 凭证 办理 1 凡付款传票 均须依照程序先由经办员 会计人员及各级主管人员核章后始得付款 2 出纳员支付款项时 须先查明传票的核章具备后在传票编列 分号 每日自第一号 依序编列 依序登记于 现金支出账 现金支出日记账 3 在传票及附件的凭证上加盖 付款日戳 及私章后 点检款项 按传票左端所记号码 呼号 向客户收回 号码牌 应注意号码有无涂改 并询明金额无误后 即照付现款 包 括支票 4 凡本公司签发的支票应以记名式为原则 支票经主管签盖印鉴后 均应经会计及出 纳员登记 三 出纳业务处理程序 收款程序 出纳部门收入现金 须凭现金收入传票 包括视同现金收入传票的各项凭证 收款 其程序为 应根据现金收入传票点收现款 鉴定现钞的真伪无误后 即在现金收入传票加盖 收 款日戳 及 分号 收入传票之分号每日自第一号依序编列 并盖私章 如需签发或发还信托单或各种凭证时 应于传票下端制票员编号处登记 号码牌 号数 号码牌应与传票加盖骑缝私章 后 将 号码牌 签发信托单时以收入传票第二联代替 号码牌 交给顾客凭向原经办部门领取所需凭证 将收款后的传票依序登记于 现金收入账 现金收入日记帐后 传票及附件递交有关部门办理 各有关部门办妥手续后 按传票 所记号码呼号收回 号码牌 应注意有无涂改 凭此交付信托单或凭证等 付款程序 出纳部门付出现金 须凭现金支出传票 包括视同现金支票传票的各项付款凭证 办 理 凡付款传票 均须依照程序先由经办员 会计人员及各级主管人员核章后始得付款 出纳员支付款项时 须先查明传票的核章具备后在传票编列 分号 每日自第一号依 序编列 依序登记于 现金支出账 现金支出日记账 在传票及附件的凭证上加盖 付款日戳 及私章后 点检款项 按传票左端所记号码呼 号 向客户收回 号码牌 应注意号码有无涂改 并询明金额无误后 即照付现款 包括 支票 凡本公司签发的支票应以记名式为原则 支票经主管签盖印鉴后 均应经会计及出纳 员副署 出纳事务 一 券币的整理 收入各项券币的整理均应凑成整数后封扎 其方法如下 各种面额的券币均应分别整理 同一面额每 100 张为 1 扎 每 10 扎为 1 捆 每扎应用纸签条封 每捆应加贴封 注明年月日 同一面额未满 100 张的钞券 得以 50 张折摺封扎 各扎各捆经收人员应加盖私章 各种硬币 同一面额每 50 枚为 1 卷 每 1000 枚为 1 袋 各卷名袋须如盖经收人员私 章 经手点钞人员对其所签封的券币负责 顾客以当面点清为限 钞票一经离柜 所有封 签即属无效 二 其他事项 现金的提存 往来行库的票据及现金提送 应派适当人员充任 金额较巨或认为必要时应加派人员 办理 每日营业终了时 除酌留一部分充为次日营业开时必要的支付资金外 所有款项应尽 量送存行库 库存 现金库存除现款外 其他一切票据 借据或取款凭条均不能抵充 营业终了结帐后 如有经收 付 的款项应办妥次日收 付 款手续 经各级主管人员核章后连同传票一并 保管 每日库存现金 须与 现金库存表 所载金额相符 如有不符时应立即报告主管 并应 于当日查明不符缘由 如确属无法当日查明时 应以暂收款或暂付款科目整理 俟次日再 继续调查 金库 金库内外门应备正副钥匙各一副 内门正钥匙由出纳员负责管理使用 外门正钥匙由 经理或指定副经理掌管 非两者不得启闭金库 内外门副钥匙由经理会同会计科长及主办 出纳员密封缄口盖骑缝章后 交由经理另行保管 因故不能使用正钥匙需使用副钥匙时 经理须会同会计科长及主办出纳员启封 用后 重行封存 贵重物品的保管 凡与业务有关的有价证券等贵重物品 需寄存出纳专用的金库时 应由经办人员成扎 或整箱密封 并由主管人员签章后 连同保管条 写明交存的件数 交出纳员 出纳员点 收后给保管条签章交经办员收执 发还保管物时 收回保管条注销后装订保管备查 银行存款支票簿的使用 领用支票簿时 须由主管指派的经管员编列号码登记在 空白单据登记簿 发交经办人 员签章使用 作废的支票 须盖 作废 戳记 粘贴于该同一号码的存根上 以示慎重 每日营业终了时 经办员应即查对当日签发的支票存根 结计金额在存根最后一张背 面 与银行存款科目签发总数是否相符 同时查点尚未使用的空白张数是否相符 用讫的支票簿 存根 须交还经管员查核使用张数及作废张数是否相符 并在 空白 单据登记簿 备注栏注明后 妥为保存 订为 15 年 银行存款的印鉴 银行存款的印鉴为有权签章人员印鉴 签章 职章 私章 及副署人员印鉴 会计科 长 信托科长 出纳员的印章 号码牌的使用 号码牌 本身并非付款凭证 仅为经办员方便认识交付客户的标记 主管应指派经管员 负责分发 收回及查对 经管员发给号码牌时 应编列号码登记在 空白单据登记簿 由经办员签章领用 营业 终了后 各经办员应将当日使用后收回部分及未使用部分分别整理后 交还经管员集中保 管 使用后收回部分保管一个月后烧毁 经办员签发 号码牌 予顾客时 应在其正面与收入或支出传票加盖骑缝私章并盖日期 戳记 收回 号码牌 时 应对骑缝图章详加核对以防仿造假冒 收回后并应即予以注销 号码簿 隔日无效 当日营业终了后 如客户未取款项时 经办员应向主办科长报告并 填制 货 暂收款项传票入帐 日后客户持单前来取款明须查明缘由报告主管认可后 填 制 借 暂收款项传票办理付款 号码牌 经管员应将其号码登记备查 号码牌如有遗失时 应按下列各点办理 顾客遗失时 应查明其交易性质 金额等详情 如认为无疑义应请顾客书面作废 经 主管核准后照付款项 但如认为必要时应请觅具妥保后始予付款 公司内部经办员或经管员遗失时应报请主管查明其遗失原由 倘因遗失而发生事故时 应由该经办员或经管员负一切责任 以上两种情形发生时 并应通知经管员将其号码登记备查 号码牌 应以各种不同颜色印制 经管同分发使用时应逐日以不同的颜色分发 以防仿 制或假冒 票据的处理 一 收受票据应注意事项 凡与业务无关的票据不得收受 如非本人票据应请客户亲自背书 如属指名票据应请抬头人加盖印章 收受的票据面额较应缴纳款项为多时 在未兑现以前不得找还 其差额应俟兑现以 暂 收款项 科目处理后退还 营业部门各经办员 包括外勤职员及出纳员 收到票据时 应立即在票据左上角画横 线二道 并在收入传票摘要栏注明收票日期 票据号码 付款行库 金额及到期日 二 收受本埠即期票据的处理 凡出纳员收入本埠即期的票据 应即日提出交换并在收入会票摘要栏加盖 一交 二 交 戳记 如当日不及交换者 应在收入传票摘要栏加盖 交换 戳记 以使经办员作为填注 有关帐簿的依据 以杜流弊 出纳员收入的票据提出兑现或经交换被退票时 应查验该票据是否由本公司提出 退 票理由是否充足 经验明确实后 应立即联络经办员以最迅速的方法 通知顾客前来办理 退票手续 出纳员收受的即期票据 应立即登记在 票据明细表 并在存入行存时加以注明行库类 别 以于必要时与行库对帐 三 应收票据的处理 出纳收受应收票据时 应按到期日顺序妥为保管票据 外埠的票据应分开保管及时提 出代收 并根据应收票据明细表 按到期日分别列在 应收票据备查簿 所保管的票据张 数 金额应与应收票据备查簿的记载相符 应收票据到期 出纳应检出该日期票据与 应收票备查簿 的记载核对无误后存入行库 顾客要求调换或领回公司保管中的票据时 除以现金抵换外应以书面申请为原则 主管准 许调换时 出纳应于 应收票据备查簿 变更该笔记载 并应请主管盖章证明 四 细说出纳日常工作内容 1 货币资金核算 办理现金收付 严格按规定收付款项 严格按照国家有关现金管理制度的规定 根据 稽核人员审核签章的收付款凭证进行复核 办理款项收付 对于重大的开支项目 必须经 过会计主管人员 总会计师或单位领导审核签章 方可办理 收付款后 要在收付款凭证 上签章 并加盖 收讫 付讫 戳记 办理银行结算 规范使用支票 严格控制签发空白支票 如因特殊情况确需签发不 填写金额的转账支票时 必须在支票上写明收款单位名称 款项用途 签发日期 规定限 额和报销期限 并由领用支票人在专设登记簿上签章 逾期未用的空白支票应交给签发人 对于填写错误的支票 必须加盖 作废 戳记 与存根一并保存 支票遗失时要立即向银行 办理挂失手续 不准将银行账户出租 出借给任何单位或个人办理结算 登记日记账 保证日清月结 根据已经办理完毕的收付款凭证 逐笔顺序登记现金 日记账和银行存款日记账 并结出余额 银行存款日记账的账面余额要及时与银行对账单 核对 月末要编制银行存款余额调节表 使账面余额与对账单上的余额调节后相符 对于 未达账款 要及时查询 要随时掌握银行存款余额 不准签发空头支票 保管库存现金 保管有价证券 对于现金和各种有价证券 要确保其安全和完整无 缺 库存现金不得超过银行核定的限额 超过部分要及时存入银行 不得以 白条 充抵现 金 更不得任意挪用现金 如果发现库存现金有短缺或盈余 应查明原因 根据情况分别 处理 不得私自取走或补足 如有短缺 要负赔偿责任 保险柜密码要保密 保管好钥匙 不得任意转交他人 保管有关印章 登记注销支票 出纳必须妥善保管所管的印章 严格按照规定用途 使用 但签发支票的各种印章 不得全部交由出纳一人保管 对于空白收据和空白支票必 须严格管理 专设登记簿登记 认真办理领用注销手续 复核收入凭证 办理销售结算 认真审查销售业务的有关凭证 严格按照销售合同 和银行结算制度办理销售款项结算 催收销售货款 发生销售纠纷 货款被拒付时 要通 知有关部门及时处理 2 往来结算 办理往来结算 建立清算制度 现金结算业务的内容主要包括 企业与内部核算单 位和职工之间的款项结算 企业与外部不能办理转账手续的单位和个人之间的款项结算 低于结算起点的小额款项结算 根据规定可以用于其他方面的结算 对购销业务以外的各 种应收 暂付款项 要及时催收结算 应付 暂收款项 要抓紧清偿 对确实无法收回的 应收账款和无法偿还的应付账款 应查明原因 按照规定报经批准后处理 实行备用金制 度的企业 要核定备用金定额 及时办理领用和报销手续 加强管理 对预借的差旅费 要督促及时办理报销手续 收回余额 不得拖欠 不准挪用 建立其他往来款项清算手续 制度 对购销业务以外的暂收 暂付 应收 应付 备用金等债权债务及往来款项 要建 立清算手续制度 加强管理 及时清算 核算其他往来款项 防止坏账损失 对购销业务以外的各项往来款项 要按照单位 和个人分户设置明细账 根据审核后的记账凭证逐笔登记 并经常核对余额 年终要抄列 清单 并向领导或有关部门报告 3 工资结算 执行工资计划 监督工资使用 根据批准的工资计划 会同劳动人事部门 严格按 照规定掌握工资和奖金的支付 分析工资计划的执行情况 对于违反工资政策 滥发津贴 奖金的 要予以制止或向领导和有关部门报告 审核工资单据 发放工资奖金 根据实有职工人数 工资等级和工资标准 审核工 资奖金计算表 办理代扣款项 包括计算个人所得税 住房基金 劳保基金 失业保险金 等 计算实发工资 按照车间和部门归类 编制工资 奖金汇总表 填制记账凭证 经审 核后 会同有关人员提取现金 组织发放 发放的工资和奖金 必须由领款人签名或盖章 发放完毕后 要及时将工资和奖金计算表附在记账凭证后或单独装订成册 并注明记账凭 证编号 妥善保管 负责工资核算 提供工资数据 按照工资总额的组成和工资的领取对象 进行明 细 核算 根据管理部门的要求 编制有关工资总额报表 五 出纳人员离岗时如何处理 出纳人员由于工作调动 岗位轮换 外出学习 休假 出差等原因 离开出纳岗位是常有 的事 对于出纳人员离岗变动 要视不同情况 区别对待处理 一 出纳人员调动工作时 应严格办理交接手续 工作调动 意味着出纳人员将永 久离开原单位出纳岗位 按财务制度要求 必须在规定的期限内 严格 认真 全面地办 理交接手续 否则 不得离职 移交后 如发现原经管的出纳业务有违反财会制度和财经 纪律等问题 仍由原移交人负责 出纳人员办理移交手续前 必须做好以下工作 已经受理的出纳业务尚未填制收 付款记账凭证的 应填制完毕 尚未登记的账目 应登记完毕 并在最后一笔余额后加 盖本人印章 整理应该移交的各项资料 对未了事项要写出书面说明 编制移交清册 列明应移交的记账凭证 现金出纳登记簿 银行存款日记账 财务专用章 现金收讫章 现金付讫章 会计主管章 现金支票簿 转账支票簿 现金 有价证券 有关空白凭证 空白账表 文件 资料及其他物品等 有价证券要写明证券名称 数量 金额及号码 有 关空白凭证要写明本数 张数等 出纳人员办理移交手续时 必须由监交人监交 监交人一般为会计主管 或由会计部 门负责人指定某一会计人员监交 接交人员要按照移交人员编制的移交清册 当面逐项点 收 对需要继续办理的事项和移交中说明的问题 需移交人补充书面材料的 要当面补上 移交清册一式三份 分别由移交人 接交人 监交人签章后留执 监交人所执一份可存档 接交人留执的一份待日后离岗时再移交下去 需要指出的是 在交接之前 财务部门应为 接交人员刻好名章 移交人员的名章不再交由接交人使用 现金出纳登记簿和银行存款日 记账要继续使用 接交人员不得自行另立新账 移交清册上要注明 单位名称 交接日期 监交人职务 现金日记账与银行存款日记账的扉页内印有 启用表 的 还应由移交人 接 交人注明交接日期 接交人员和监交人员姓名 并由交接双方签章 二 由他人暂时顶替工作 应办理部分交接手续 出纳人员在婚假 产假 病假 事假 休假及外出学习 公差等临时离岗期间 千万不能留下印章 交出钥匙 点点票子 就一走了事 一定要抱着 先小人后君子 的态度 办一下有关事项的交接手续 即使是非 常要好的同事 也不能以相互信任为理由而马虎从事 出纳顶替 可视单位业务量大小 顶替时间长短等具体情况而办理部分交接手续 如纯属临时顶替 为了不误现金支付 可 让顶替人员打一个与所留备用现金数量完全一致的收条 待出纳员回来结清支出凭证与所 剩现金 收条不作借款账务处理 如若顶替业务较多 时间也较长 则可让顶替人员除打 一交接现金条据外 还可给顶替人员留几张盖好印戳的现金支票 但交接条据上一定要写 明所留现金支票的张数与起止日期 如果出纳员离岗时间较长 甚至需顶替人员处理账务 的 则要为顶替人员刻一名章 及时到银行更换跑银行人员印鉴 然后 将现金出纳登记 簿 银行存款日记账 现金支票本 转账支票本等办理日常业务的账本 单据书面移交顶 替人员 出纳员回来后再作书面移交手续 特别需要指出的是 出纳人员不能将自己的名 章交由顶替人员随意使用 三 由他人兼办出纳工作的 要严格按财务规章制度办事 有的单位未设专职出纳 员 而是由指定的会计人员知兼办出纳业务工作 此种类型要坚持两个原则 一要坚持钱 账分管的原则 二要坚持 会计法 所规定的 出纳人员不得兼任稽核 会计档案保管和 收入 支出 费用 债权债务账目的登记工作 的原则 兼办出纳员离职时 属于工作调动 等永久性离岗的 必须全面办理交接手续 属于临时离岗的 应与顶替人员办理部分交接 手续 第四节 出纳所需凭证示例 一 出纳常用会计符号 会计员 出纳员在填写记帐凭证 登记帐薄 编制报表时 通常使用约定俗成的下列会计 符号 表示已记完帐或已核对 填在凭证金额右边或帐页余额右边的格子内 表示人民币 已在金额前写此符号的 金额后边就不用写 元 字 表示单价 表示复原 将原来书写的数字划红线更正或文字更改后 发觉错误 即原写的 是对的 仍应恢复原来记载 便在被划线的数字或被更改的文字下边 用红墨水写此符号 每个数码或文字下边写一个 并在这笔数字或文字加符号处盖小章 表示赤字 在一笔数字周转划长方形框框 以代替红墨水书写 这在不能用红墨 水书写的地方使用 大都用在书刊上 表示编号的号码 表示多笔数目的合计 即总和 表示对某笔数字 文字另附说明 二 费用报销凭证 此凭证用于公司的日常报销所用 员工需要报销费用时填列此单 最后和原始凭证一起附 在记账凭证后面 三 差旅费报销单 2 说明 差旅费报销单是出差人员完成出差任务回来以后进行报销的一种专门用途的固定表格 式单据 它不能代替发票 车票等及其他一些原始凭证的功能 差旅费报销单的作用是 1 单位领导安排你出差任务的派出证明 2 记载你出差的路线起 始地点 时间等情况 3 计算出差补助的的单据 4 统计你出差期间发生的飞机 车 船等等交通费用票据汇总表 四 银行存款和现金收支日报表 银行存款 现金收支日报表 年 月 日 负责人 会计 复核 出纳 2 填写方法 根据每天的业务和相关的票据填写 最下面需要相关负责人的签字或签章 五 会计人员日常用表 一 现在很多单位都有自己的专车 这样油费就成为了一项较大的费用支出 作为财务人员我 们也有必要对这部分费用进行很好的控制 下面给会计朋友们推荐一个简单的汽车油耗登 记表 这样我们可以在油费报销的时候进行一下简单的核对 第二部分 出纳的业务操作 第一节 现金管 一 现金管理原则 现金从理论上讲有广义与狭义之分 狭义现金是指企业所拥有的硬币 纸币 即由企业出 纳员保管作为零星业务开支之用的库存现款 广义现金则应包括库存现款和视同现金的各 种银行存款 流通证券等 我国所采用的是狭义的现金概念 现金管理就是对现金的收 付 存等各环节进行的管理 依据 现金管理暂行条例 现金管理的基本原则是 第一 开户单位库存现金一律实行限额管理 第二 不准擅自坐支现金 坐支现金容易打乱现金收支渠道 不利于开户银行对企业 的现金进行有效地监督和管理 第三 企业收入的现金不准作为储蓄存款存储 第四 收入现金应及时送存银行 企业的现金收入应于当天送存开户银行 确有困难 的 应由开户银行确定送存时间 收入支出 传票号码摘要 行号银行存款 现金传票号码 摘要行号 支票号码 银行存款 现金 合 计 合 计 现金 银行存款 行库名称账号上日结存收入支付本日结存摘要 1 2 3 银行存款小计 现 金 合 计 第五 严格按照国家规定的开支范围使用现金 结算金额超过起点的 不得使用现金 第六 不准编造用途套取现金 企业在国家规定的现金使用范围和限额内需要现金 应从开户银行提取 提取时应写明用途 不得编造用途套取现金 第七 企业之间不得相互借用现金 二 出纳如何管理现金 1 收付合法收付合法原则 是指各单位在收付现金时必须符合国家的有关方针 政策和规 章制度的规定 这里所说的合法有两层涵义 一是现金的来源和使用必须合法 二是现金 收付必须在合法的范围内进行 2 钱账分管钱账分管原则 即管钱的不管账 管账的不管钱 它是指经管现金的出纳 人员不得兼管收入 支出 债权债务账簿的登记工作 稽核工作和会计档案的保管工作 经营收入 支出 债权债务登记工作的会计人员 不得兼管出纳账登记工作 现金的收付 工作和现金的保管工作 为保护现金的安全 会计工作岗位要有明确的分工 在财会部门内部建立相互制约和 监督的机制 这样便于相互核对账面 防止贪污盗窃和错账差款的发生 3 收付两清为了避免在现金收付过程中发生差错 防止收付发生长 短款 现金收付 时要做到复核 不论工作多忙 金额大小或对象熟生 出纳人员对收付的现金都要进行复 核或由另外一名会计人员复核 切实做到现金收付不出差错 要做到收付款当面点清 对 来财会部门取交现金的人员 要督促他们当面点清 如有差错当面解决 以保 证收付两清 4 日清月结日清月结是出纳员办理现金出纳工作的基本原则和要求 也是避免长账和 短账的重要措施 所谓日清月结 就是出纳员办理现金出纳业务 必须做到按日清理 按 月 结账 即对每日发生的现金收付业务 要记入现金日记账 结出每天的库存现金余额 并把账面现金余额与实际库存现金余额核对 保证账实相符 现金日记账每月 至少结一次 账 业务多的可十天或半月定期结一次账 并与其他有关账面核对 看账是否相符 二 取款时的注意事项 1 清点现金 特别是在单位清点时 最好由两人以上同时进行 2 清点现金应逐捆 逐把 逐张进行 3 清点时不能随意混淆或丢弃每一把的腰纸 只有将全捆所有把数清点无误后 才 可以将每把的腰纸连同封签一起扔掉 4 在清点时发现有残缺 损伤的票币以及假钞 应向银行要求调换 5 所有现金在清点无误后才能发放使用 切忌一边清点一边发放 否则一旦发生差 错 将无法查清 6 在清点过程中 特别是回单位清点过程中 如果发现确有差错 应将所取款项保 持原状 通知银行经办人员 妥善进行处理 三 出纳对货币资金的处理实例 星海公司出纳员小王由于刚参加工作不久 对于货币资金业务管理和核算的相关规定不甚 了解 所以出现一些不应有的错误 有两件事情让他印象深刻 至今记忆犹新 第一件事 是在 2008 年 6 月 8 日和 10 日两天的现金业务结束后例行的现金清查中 分别发现现金短 缺 50 元和现金溢余 20 元的情况 对此他经过反复思考也弄不明白原因 为了保全自己的 面子 同时又考虑到两次账实不符的金额又很小 他决定采取下列办法进行处理 现金短 缺 50 元 自掏腰包补齐 现金溢余 20 元 暂时收起 第二件事是星海公司经常对其银行 存款的实有额心中无数 甚至有时会影响到公司日常业务的结算 公司经理因此指派有关 人员检查一下小王的工作 结果发现 他每次编制银行存款余额调节表时 只根据公司银 行存款日记账的余额加或减对账单中企业的未人账款项来确定公司银行存款的实有数而且 每次做完此项工作以后 小王就立即将这些未入账的款项登记入账 问题 1 小王对上述两项业务的处理是否正确 为什么 2 你能给出正确答案吗 案例分析 星海公司出纳员小王对其在 2008 年 6 月 8 日和 10 日两天的现金清查结果的处理方法都 是错误的 他的处理方法的直接后果可能会掩盖公司在现金管理与核算中存在的诸多问题 有时可能会是重大的经济问题 因此 凡是出现账实不符的情况时 必须按照有关的会计 规定进行处理 按照规定 对于现金清查中发现的账实不符 即现金溢缺情况 首先应通 过 待处理财产损溢 待处理流动资产损溢 科目进行核算 现金清查中发现短缺的现金 应按短缺的金额 借记 待处理财产损溢 待处理流动资产损溢 科目 贷记 库存现金 科目 在现金清查中发现溢余的现金 应按溢余的金额 借记 库存现金 科目 贷记 待处 理财产损溢 待处理流动资产损溢 科目 待查明原因后按如下要求进行处理 一是如为现金短缺 属于应由责任人赔偿的部分 借记 其他应收款 应收现金短缺款 或 库存现金 等科目 贷记 待处理财产损溢 待处理流动资产损溢 科目 属于应由保 险公司赔偿的部分 借记 其他应收款 应收保险赔款 科目 贷记 待处理财产损溢 待处理流动资产损溢 科目 属于无法查明的其他原因 根据管理权限 经批准后处理 借 记 管理费用 现金短缺 科目 贷记 待处理财产损溢 待处理流动资产损溢 科目 二是如为现金溢余 属于应支付给有关人员或单位的 应借记 待处理财产损溢 待处 理流动资产损溢 科目 贷记 其他应付款 应付现金溢余 科目 属于无法查明原因的现 金溢余 经批准后 惜记 待处理财产损溢 待处理流动资产损溢 科目 贷记 营业外收 人 现金溢余 科目 银行存款实有数与企业银行存款日记账余额或银行对账单余额并不总是一致 原因一般 有两个方面 第一存在未达账项 第二企业或银行双方可能存在记账错误 小王在确定企 业银行存款实有数时 只考虑了第一个方面的因素 而忽略了第二个方面的因素 如果企 业或银行没有记账错误的话 小王的方法可能会确定出银行存款的实有数 但如果未达账 项确定不全面或错误的话 也不会确定出银行存款实有数的 银行存款实有数的确定方法 一般有三种 第一种方法是根据错记金额和未达账项同时将银行存款日记账余额和对账单 余额调整 到银行存款实有数 第二种方法是根据错记金额和未达账项 以银行存款日记账余额为 准 将对账单余额调整到银行存款日记账余额 第三种方法是根据错记金额和未达账项 以对账单余额为准 将银行存款日记账余额调整到对账单余额 另外 小王以对账单为依 据将企业未人账的未达账项记人账内也是错误的 这是因为银行的对账单并不能作为记账 的原始凭证 企业收款或付款必须取得收款或付款的原始凭证才能记账 这是记账的基本 要求 四 现金发工资如何登账 问题 我们公司是私人企业 老板常 不按牌理出牌 所以搞的我很头痛 今天老板给了 我 2 万元现金 让我给员工发工资 发完之后还剩了 1000 多 我想问一下这个 2 万和剩下 的 1000 多我该怎么登记现金日记账 摘要写什么才可以 另外老板总是直接给我现金 我 很少取零用金 所以不知道这部分现金的来源 也就是摘要 该怎么写 实务解答 首先这样做并不合理合法 应该跟老板说清楚有一个规范的手续或制度 1 对于收到的现金 在现金日记账三栏式账本中摘要栏写清楚来源 并在对应的借方 栏里写上实际收到的现金数额 2 对于付出的现金 在现金日记账三栏式账本中摘要栏写清楚用途 并在对应的贷方 栏里写上实际付出的现金数额 3 对于老板交你的钱 在你没办法知道来源的情况下 可以在摘要栏写成老板交来营 业款或备用金或者根据公司特点记为营业收入 4 作为出纳 对于任何一笔现金都要做明确的借 贷记