高效会议管理技巧

主讲 潘国宏 高效会议管理技巧 通过学习本课程 你将能够 1 了解会议的目的 种类和体系2 了解会议效率低的原因及对策3 掌握有效为会议做准备的要领4 掌握会议中的沟通和反馈技巧5 掌握会议主持人的会议管理技巧6 学会提高会议效率和质量的技巧 第一讲 当今会议面面观 一 会议的意义二 会议的目的三 会议的种类四 会议的频率五 会议成本的计算 一 会议的意义 1 是一个集思广益的渠道2 显示组织或部门的存在3 是重要的群体沟通方式 第一讲 二 会议的目的 1 开展有效的沟通2 资讯传达3 监督员工的工作进展4 达成协议 解决问题5 决策和资源共享6 开发创意7 激励员工的士气8 巩固经理人地位 第一讲 三 会议的种类 一 按会议人数分 1 一对一会议2 团体会议 第一讲 二 按会议方式分 1 面对面会议2 电话会议3 视频会议 三 会议的种类 第一讲 三 按会议目的分 1 固定的部门会议2 临时处理突发事件的会议3 宣布人事安排和政策的会议4 当众表扬或批评别人的会议5 集思广益的会议 三 会议的种类 第一讲 1 固定部门会议至少每月一次2 全体的会议建议每半年一次3 处理突发事件会议避免频繁4 一对一的会议要以随时举行 四 会议的频率 第一讲 五 会议的成本 1 会议的时间成本 参加会议的人数 与会者的准备时间 与会者的旅行时间 会议时间 会议秘书工作时间 会议服务人员工作时间公司表彰大会的时间成本约为 600 0 25 0 25 2 20 20 3 1540小时2 直接的会议成本3 效率损失的费用会议的费用成本 会议时间成本 单位时间费用公司劳动竞赛表彰会会议成本 1540 8 12320中高层研讨培训会的会议成本 220 20 4400 第一讲 第二讲 会议效率不高的原因及解决方案 一 会议效率不高的原因二 如何进行预防性管理三 高效会议的八大特征四 会议规范 一 会议效率不高的原因 1 时间安排得不合适2 地点安排得不妥当3 开会对象选择不对4 主持人影响力不够5 参会者的技能不够6 准备工作不够充分7 目的和结果不明确 第二讲 二 如何进行预防性管理 1 会议时间安排要合适2 会议地点安排要得当3 开会的对象要选择对4 主持人要有影响力5 参会者要有听的技能6 要充分做好准备工作7 明确开会原因和目的 第二讲 三 高效会议的八大特征 1 只有必要时才召集2 经过好好筹备过3 拟定和分发了议程表4 严格遵守了时间5 一切都是按部就班6 请了最有经验的人出席7 结束时做了评论和总结8 记录了决定 建议和负责人 第二讲 四 会议规范 1 时间安排方面的规范2 固定的会议流程规范3 会议本身要遵守的规则 一 种类 第二讲 1 参会者要将工作安排交给会议主席2 超过1小时的会议要有书面的通知3 所有参会者都要准备发言的心态4 会议要准时开始 准时结束5 负责人对决议能否达成负直接责任 四 会议规范 二 遵守的规则 第二讲 6 在会上要维护别人的尊严7 要有人提出不同的意见8 会后要能拿到书面的记录9 参会者要履行反馈职责10 要请第三方监控会议质量 四 会议规范 二 遵守的规则 第二讲 第三讲开会前的准备工作 一 如何判断是否需要开会二 会议准备的作用和方法三 会议准备的内容四 主持人如何做会前准备 不需要开会的情况 1 已经按惯例开过的会议2 没有要讨论的特别事情3 还有比开会更好的方法4 预算出的会议成本太大5 决策者已经决定的事情 一 如何判断是否需要开会 第三讲 一定要开会的情况 1 把信息同时传递给很多人2 需要别人参与以集思广益3 需要听取各部门工作汇报4 需要当众表扬或批评时5 给小组或部门分配任务时 一 如何判断是否需要开会 第三讲 会议准备的作用 1 可选择最适当讨论方式2 使参会者有讨论的方向3 事先告知参会者做好准备4 节省会议时间与减少冲突 二 会议准备的作用与方法 第三讲 会议准备的1H5W H How怎么样开会W Why为什么开会W What开什么样的会W When何时开会W Who谁来参加会W Where在哪儿开会 二 会议准备的作用与方法 第三讲 会前准备的内容 1 设定沟通目标2 制定行动计划3 如何应对争执4 进行SWOT分析 四 主持人如何做会前准备 第三讲 SWOT分析 S Strength优势W Weakness劣势O Opportunity机会T Threat威胁 四 主持人如何做会前准备 第三讲 第四讲成功会议的五种策略 一 如何做开场白二 如何分配发言时间三 如何掌握议事进度四 如何达成会议决策 第四讲 一 如何做开场白 开场白是会议开始之前3至5分钟的谈话 系统而简洁 并有明确宗旨的一段讲话 开场白的程序 1 概括会议进行的程序2 提供跟讨论有关的资讯3 规范会议的议程4 指定会议记录者5 征求对议程设计的意见 第四讲 一 如何做开场白 掌握议事进度的方式 1 语言方式2 非语言方式 第四讲 三 如何掌握议事进度 决策的方式 1 权威决策2 少数服从多数3 共识决策4 无异议决策 第四讲 四 如何达成会议决策 达成团队决策的方法 1 头脑风暴法2 德尔菲方法3 易地思考法4 思路转换法 第四讲 四 如何达成会议决策 主持人发言最多的原因 1 对会议的议题特别熟2 地位高而且声望较大3 负担较多的行政责任 第四讲 四 如何达成会议决策 第五讲会议中的沟通与反馈技巧 一 会议中的沟通技巧二 会议中的反馈技巧 沟通漏斗 你心里想的100 你嘴上说的80 别人听到的60 别人听懂的40 别人行动的20 一 会议中的沟通技巧 第五讲 沟通的定义 为了设定的目标把信息 思想 情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程 一 会议中的沟通技巧 第五讲 沟通的金三角 一 会议中的沟通技巧 第五讲 沟通的冰山模式 互动 八个共同点 5 20 工作层面 80 95 关系层面 一 会议中的沟通技巧 第五讲 有效沟通的原则 1 有明确的沟通目标2 有明确的时间约束3 充分做好准备工作4 要重视每一个细节5 要积极努力地倾听6 双方努力达成目标 一 会议中的沟通技巧 第五讲 造成沟通困难的要素 1 信息和专业知识掌握的不够2 重点强调不足或条理不清楚3 不会积极的聆听4 按自己的思路去思考虑5 时间太长失去耐心6 准备不充分7 沟通中一方有情绪8 语言不通9 记忆力不好 一 会议中的沟通技巧 第五讲 得到对方信任的窍门 1 要找出双方的共同点2 适当展示能力和水平3 适当暴露脆弱的地方4 建立信任 一 会议中的沟通技巧 第五讲 批评三步曲 1 首先表扬特定的成就2 指出做得不好的地方3 以肯定和支持来结束 二 会议中的反馈技巧 第五讲 第六讲主持人的会议管理技巧 一 倾听技巧二 讲话技巧情景模拟 一 倾听技巧 一 倾听技巧二 讲话技巧情景模拟 第六讲 听 字的繁体写法聽 一 倾听技巧 第六讲 倾听的礼节 1 听听别人的故事2 听听别人完整的故事3 先听听别人完整的故事 一 倾听技巧 第六讲 倾听的技巧 1 点头且微笑2 眼神的接触3 发出倾听声音4 身体向前倾5 重复和总结6 必要时做记录 一 倾听技巧 第六讲 表达感受的两句话 1 我也有过相同的经历2 如果我是你 我跟你感觉一样 一 倾听技巧 第六讲 1 展示Presenting2 探询Probing3 评论Commenting4 建立Building 二 讲话技巧 第六讲 5 测试Testing6 总结Summarizing7 排除Shuttingout8 引进Bringingin9 建议Proposing 二 讲话技巧 第六讲 第七讲如何对待会议中的意外情况 一 蝉 型发言者的症状及应对办法二 鲨鱼 型发言者的症状及应对办法三 驴 型发言者的症状及应对办法四 兔子 型发言者的症状及应对办法五 螃蟹 型发言者的症状及应对办法 1 讲故事 和讨论的主题无关 2 讲了很久才能进入主题3 讲得太模糊 没有具体事例4 拒绝倾听别人的主要观点 一 蝉 型发言者的症状及应对方法 第七讲 蝉 型发言者的症状 对付 蝉 型发者的办法 摇头且微笑赞许且手势往下合上笔记本事先确定发言时间替他总结 一 蝉 型发言者的症状及应对方法 第七讲 鲨鱼 型发言者的症状 1 有攻击别人的倾向2 给予消极否定意见 二 鲨鱼 型发言者的症状及应对方法 第七讲 对付 鲨鱼 型发言者的办法 1 非语言性打断2 重申会议规范3 反问法 二 鲨鱼 型发言者的症状及应对方法 第七讲 驴 型发言者的症状 1 防卫性特别强 心里头有情绪2 不能站在别人的立场上看问题3 过于敏感 三 驴 型发言者的症状及应对方法 第七讲 对付 驴 型发言者的办法 1 点名发言2 重复问题3 突出他的贡献 三 驴 型发言者的症状及应对方法 第七讲 兔子 型发言者的症状 1 质疑正在使用的程序2 总是提议不同的方法 四 兔子 型发言者的症状及应对方法 第七讲 对付 兔子 型发言者的办法 1 肯定他的贡献2 重申可以先试用现在的程序 四 兔子 型发言者的症状及应对方法 第七讲 螃蟹 型发言者的症状 1 做别的事儿2 小团体讨论3 经常接电话4 经常打瞌睡5 其他的方式 五 螃蟹 型发言者的症状及应对方法 第七讲 对付 螃蟹 型发言者的办法 1 强调时间压力2 重申会议规范3 带入别人4 短时沉默 五 螃蟹 型发言者的症状及应对方法 第七讲 第八讲主持人与参会者的守则与责任 一 主持人的守则与责任二 参会者的守则与责任三 主持人与参会者怎样达成协议 一 主持人的守则与责任 1 要营造和谐的气氛2 负责会议照常进行3 负责总结讨论内容4 引导发言人去解释 第八讲 5 帮参会者理清思路6 避免会中意见一边倒7 减少和议题无关的争论8 要保持中立的态度 一 主持人的守则与责任 第八讲 主持人调停失败的原因 一 1 听完陈述后就没词了2 向双方之一表示赞同3 阻止对方宣泄4 指出双方都有错误5 缩小问题的严重性 一 主持人的守则与责任 第八讲 主持人调停失败的原因 二 6 引导双方攻击自己7 建议举行其他主持人会议8 表达出自己不愉快的情绪 一 主持人的守则与责任 第八讲 参会者的十大守则 一 1 会前充分准备2 会中贡献创意 意见3 以解决问题为己任4 摒除部门之见 二 参会者的守则与责任 第八讲 5 尽可能多地获取信息6 耐心倾听 尊重他人意见7 勇于发言 言之有物8 不隐恶扬善 不人身攻击9 避免不当的肢体语言10 会后总结 参会者的十大守则 二 二 参会者的守则与责任 第八讲 冲突的二维模型 二 参会者的守则与责任 第八讲 处理冲突的类型 1 暴力型2 迁就型3 回避型4 协作型5 妥协型 二 参会者的守则与责任 第八讲 第九讲会议记录 一 记录者功能和胜任条件二 对会议记录的十大建议三 团队会议的误区 会议记录者的功能 1 仅次于主持人2 记录及维持议程所设计的顺序3 协助主持人总结与归纳 一 记录者功能和胜任条件 第九讲 会议记录者的胜任条件 一 1 反应敏捷2 写字快的人3 知识面广的人 一 记录者功能和胜任条件 第九讲 会议记录者的胜任条件 二 4 记忆力强的人5 组织能力强的人6 倾听能力强的人7 总结能力强的人 一 记录者功能和胜任条件 第九讲 1 重要的会议应该进行录音2 定期召开的会议不用录音3 多数会议指定会议记录者4 记录者的笔记流畅不失真5 会议记录者的责任更全面 二 对会议记录的十大建议 第九讲 6 会议记录内容全面而准确7 会议结束后整理记录内容8 会议记录应有组织地整理9 与主席共同修正错误部分10 将会议记录发送给与会者 二 对会议记录的十大建议 第九讲 1 社会性懈怠2 团体思维 从众 3 团体极化 三 团队会议的误区 第九讲 一 参会者如何进行会后跟进二 主持人如何进行会后跟进三 会后自我评定四 如何提高下次会议质量 第十讲会后跟进 参会者会后跟进的内容 1 拿到会议记录以后要细读