办公用品管理办法

办公用品管理办法 试行 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 目的目的 为加强集团公司办公用品 用具 设备 设施的管理 规范流程 节约成 本 特制订本办法 第二条第二条 适用范围适用范围 本办法适用于集团办公用品的管理 涉及办公用品的申请 采购 入库 保管 发放 使用 维修 报废 盘存 交接程序等 第三条第三条 管理原则管理原则 一 集中管理原则 二 程序化原则 三 权责分明原则 第二章第二章 办公用品的管理办公用品的管理 第四条第四条 管理部门管理部门 一 行政事务部是集团办公用品的管理部门 二 所有使用部门各自负责本部门办公用品的日常管理 第五条第五条 管理人员管理人员 一 行政事务部负责集团办公用品管理的专员为办公用品管理员 以下简 称管理员 具体负责集团董事会办公室 各中心 以下简称各部门 办公用品 的盘存 支领 询价 采购 验收 入库 保管 发放 维修 报废 移交等 工作 二 各使用部门必须设置办公用品专管人员 以下简称专管员 负责本部 门办公用品的预算 申请 支领 保管 使用 核查 维修申请 报废申请 月度消耗汇总等工作 积极配合行政事务部做好办公用品管理的工作 三 员工在使用办公用品的同时也负有保管 节约的责任 四 总裁 分管副总裁 行政管理中心主任及行政事务部经理负责对各部 门办公用品的配置审批和报废审批 第六条第六条 办公用品分类办公用品分类 办公用品按其使用性质分为办公耗材 办公用具 办公设备 办公家具四 种 附件 1 第七条第七条 管理流程管理流程 一 盘存 一 盘存时间 管理员于每月五日至十日对集团库存办公用品进行月度 盘存 并填写 办公用品月度盘存表 附件 2 二 盘存意义 1 为做出较为精确的采购提供库存依据 2 以此减少在保证正常使用条件下的库存数量 降低资金占用 三 盘存要求 检查办公用品的库存情况 必须做到准确无误 四 盘存人员组成 由两人以上 管理员及由行政事务部指定的盘存人员 人员共同完成盘存 并签字 五 盘存责任 库存数量出现亏空的时 由管理员负责亏空物品的赔偿 二 申请 一 申请原则 各部门办公用品专管员要严格依据本部门办公用品使用现状做及本月预算 做出申请 二 申请时间 各部门自每月十五日起三个工作日内向行政事务部提交本部门下月度欲支 领物品的申请 逾期未申报的部门行政事务部将视为其无办公用品需求 三 申请操作 申请要正确填写 办公用品 办公耗材 办公用具 申请单 附件 3 办公用品 办公设备 办公家具 申请单 附件 4 以下简称申请单 四 申请责任 使用部门必须参照本部门办公用品上一月度实际使用及支领情况 认真填 报本月度申请 对不负责任地扩大申请数量 造成库存积压的予以处罚 实际 支领低于申请 80 的 按金额核算 按积压物品金额的 30 对使用部门予以 处罚 支领要按本办法 支领原则 规定执行 三 审批 一 审批 各部门将申请单递交行政事务部 行政事务部在两个工作日内复核汇总后 编制 办公用品采购计划单 附件 5 报具有审批权限的负责人审批 审批 人是办公管理费用控制的负责人 其签署的批准意见对办公费用控制构成相应 领导责任 二 审批权限 根据不同的职级划分办公用品的审批权限 并逐级审批 1 行政事务部经理负责 2000 元以下办公用品采购计划的审批 2 行政管理中心主任负责 2001 元 5000 元办公用品采购计划的审批 3 集团主管副总裁负责 5001 元 10000 元办公用品采购计划的审批 4 集团总裁负责 10001 元以上办公用品采购计划的审批 三 审批时限 行政事务部负责在两个工作日内催办上述审批人的审批工作 四 询价 对办公用品每月进行一次以上的价格 质量比较 保证对三家以上供应商 进行对比 五 采购 一 采购原则 1 在询价的基础上 以 质优价低 为采购原则 2 以能开具正式发票的供应商为最佳选择 3 采购人员与保管人员不能由同一人担任 4 采购前要注意保持合理库存 5 严禁弄虚作假 营私舞弊 二 采购管理 1 采购档案 管理员必须做好供应商建档工作 编制常用办公用品的价格表 2 采购比价 把握办公用品的价格行情 做好供应商的比较 甄选工作 尽最大可能降 低办公用品的采购价格 三 采购时限 行政事务部根据已审批的 办公用品采购计划单 支款后 在三个工作日内 完成采购 四 其它规定 1 临时急需的办公用品 且库存暂无存备的 由需求部门负责人提出申请 后 经有审批权限的领导批准后方可购置 2 大宗办公用品或贵重办公用品的采购时间视具体情况而定 根据集团相 关领导指示执行 且应有两人以上进行采购 六 入库 办公用品采购完成后 由行政事务部办公用品管理员验收 入库填写 办 公用品入库单 附件 6 并建立 办公用品台账 附件 7 七 保管 一 备用办公用品由行政事务部在固定存放区域统一存放 二 因管理员个人工作失误而造成办公用品重大异常损坏或缺失的 由 管理员照价赔偿 八 支领 一 支领时间 各部门于每月 5 日左右 具体时间以根据行政事务部通知为准 持审批后 的申请单进行物品支领 二 支领人 由各部门办公用品专管员担任 由其负责本部门物品的统一支领 三 支领原则 1 以实际消耗为依据 部分办公用品采用 以旧换新 原则 以旧换新 的物品详见 附件 1 中标注 的物品 2 行政事务部办公用品管理员严格执行 以旧换新 有权拒绝任何部门 及个人无依据支领 四 支领登记 支领人需在 办公用品支领单 附件 8 及 办公用品台账 上登记 签 字 行政事务部做好支出记录 五 新员工办公用品的支领 入职新员工在本部门办公用品专管员带领下 持人力资源中心的 河北大 唐鼎旺实业集团有限公司员工入职登记表 至行政管事务部领取办公用品 标 准为 每人配发中性笔一支 文件栏一个 笔记本一本及文件夹一个 特殊岗 位除外 九 使用 一 使用责任 1 各部门办公用品的使用人是办公用品保管及使用的直接责任人 应做到 用心保管 合理使用 杜绝浪费 2 各使用部门办公用品专管员是本部门所有办公用品的总责任人 对本部 门办公用品的安全完整 正确使用 合理消耗 维护等负责 3 各使用部门负责人是本部门办公用品费用控制的责任人 对本部门办公 用品预算 消耗负责 二 使用原则 耐用办公用品 一般情况不再增补 如重复申领 应说明原因或凭损毁原 物以旧换新 杜绝虚报冒领 十 维修 1 维修申报 办公用品出现故障及需要维修时 由使用部门的办公用品专管员告知行政 事务部 并填写 办公用品维修单 附件 9 行政事务部根据该办公用品的 故障情况联系供应商或外部维修机构进行维修 2 责任 若发现办公用品故障为个人操作失误 非正常使用造成的 行政事务部将 根据具体情况追究使用人或责任人责任 十一 报废 一 对无法维修的办公用品实行报废处理时 需经行政事务部确认 由 该使用人填写 办公用品报废申请单 附件 10 经过审批达到报废条件方可 报废 报废须满足以下条件 1 已经维修但无法修好的 2 不存在维修条件的 3 没有维修价值的 重新购买划算于维修 二 报废审批权限 1 报废品原购买价格未超过 2000 元的 报行政事务部经理审批 2 报废品原购买价格 2001 元 5000 元的 报行政管理中心主任审批 3 报废品原购买价格 5001 元 10000 元的 报集团管理副总裁审批 4 报废品原购买价格超过 10001 元的 报集团总裁审批 三 办公用品在得到报废批准后由行政事务部进行回收 出售处理 四 办公用品在完成报废程序后 应从 办公用品台帐 上核销 并附 办公用品报废申请单 十二 调配 行政事务部针对办公用品使用部门要求 根据办公用品现状作出调配使用 的决定 并填写 办公用品调配单 附件 11 十三 遗失 1 如办公物品出现人为遗失 由使用人员按购买原值进行赔偿 无具体使 用人的由其部门共同承担 2 如出现被盗 抢等情况 导致贵重办公用品或集团机密文件被盗 遗失 部门应积极配合警察侦破案件 如能追回遗失物品和遗失文件 则对相关人员 处以警告处分 同时被警告人应加强防盗 防劫观念 积极改进防盗 劫措施 如遗失物品及文件不能追回 则由其部门及负责人对该事件负责 并填写 办 公用品遗失单 附件 12 进行遗失确认工作 3 如出现内盗情况 一经查出 直接报送公安机关 承担相应法律责任 十四 移交 1 员工离职或异动调岗前要交回所使用的办公用品 由行政事务部确认 2 移交人需列明交接清单 接收人在行政事务部专人的监督下清点 交接 遇有毁损 移交人要书面标明 并按购买价格进行赔偿 3 移交人在移交物品清单核实后填写 办公用品交接单 附件 13 存档 备查 十五 汇总 行政事务部及使用部门要进行办公用品的 月度汇总 年度汇总 使用部门与行政事务部做出 月度汇总 后 进行共同确认 一 使用部门 1 月度汇总 使用部门的办公用品专管员在填报下一月度申请单前 须将 本部门本月实际支领物品进行汇总 填写 办公用品申请 支领对比月度汇总 表 附件 14 后 与下一月度的申请单一并报行政事务部 填报日期以申请 单日期为准 目的 1 加强本部门办公用品的使用管理 节约使用 降低消耗 2 为尽可能准确地填报下一个月度申请单提供参考 2 年度汇总 每年元月 4 日起五个工作日内 使用部门按照上一年度每月 的 办公用品申请 支领对比月度汇总表 及申请单 对上一年度办公用品的 实际支领及申请数量汇总 并填写 办公用品申请 支领对比年度汇总表 附件 15 报行政事务部 二 行政事务部 1 月度汇总 行政事务部办公用品管理员对各部门的办公用品实际支领 消耗进行月 度汇总 目的 1 对消耗较大 支领较多部门进行核查 是否存在不合理使用及浪费 现象 2 核查各部门申请物品数量与实际消耗 支领 数量的差距 以减少 库存时间 降低库存数量及资金占用 用途 作为确认各使用部门 申请责任 的依据 三 年度汇总 每年元月 11 日起 5 个工作日内 行政事务部按照各使用部门填报的 年 度汇总单 对当年办公用品的实际支领及申请数量进行年度汇总 报行政管 理中心主任 使用部门与行政事务部做出 办公用品申请 支领对比年度汇总 表 后 进行共同确认 第三章第三章 附附 则则 第八条 本办法由行政管理中心行政事务部负责解释 第九条 本办法自颁布之日起执行 集团原有文件与本办法冲突之处 均 按本办法执行 附件 1 集团办公用品表 附件 2