档案室管理办法新做

南 京 秦 川 汽 车 电 器 有 限 公 司 档案室管理办法 QC QD 编号待定 版版 本本 号 号 A 0 拟拟 制 制 体系管理部体系管理部 审审 核 核 批批 准 准 受控状态 受控状态 档案室控制流程档案室控制流程 责任部门责任部门流程描述流程描述备注 各个部门资料管 理员 档案室管理员 档案室管理员 档案室管理员 档案室管理员 收文登记薄 档案借阅申请表 借阅登记台账 档案利用效果登记表 文件销毁记录 收集 归档 销毁并记录 是否超过 有效期 N Y 2 1 借阅并记录 档案室文件分类 一 目的一 目的 为加强本公司档案工作 充分发挥档案作用 全面提高档案管理效果 有 效的保护及利用档案 为公司发展服务 特制定本制度 二 范围二 范围 本规定适用于南京秦川汽车电器区域所有公司的全体员工 三 定义及职责三 定义及职责 1 档案 是指公司过去和现在 在从事经营管理 科技研发 技术改进 文化活动等活动中形成的文件 体现为盖有公司公章的以书面形式存在的各类 章程 合同 协议 备忘录 证书 公函规定等原件 复印件 传真件以及 E mail 光盘 电子档案等 2 档案管理员 按照有关规定做好对公司文件材料的收集 整理 分类 归档 保管和借阅等工作 根据国家规定的档案归档范围 要求 结合公司体 系将文件材料按时归档 保证公司及各部门的原始资料及单据的完整 安全保 密和使用方便 3 部门资料管理员 负责对分部门档案进行归档 发行 作废 保管和 借阅 当文件变更时 要及时通知档案管理员 把最新的文件原件交予档案室 保存 旧版则要作废 四 档案的分类 范围 编码及责任部门四 档案的分类 范围 编码及责任部门 1 档案的分类 国家档案主要分为十大类 分别是党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理 产品类 科学技术研究类 基本建设类 设备仪器类 会计档 案类 职工档案类 2 档案的编码 2 1 本公司主要以如下方式进行编号 编码为 A XZ 0001 2013 注 公司部门代号 财务部 CW 采购部 CG 销售部 XS 灯具事业部 DJ 线束事业部 XSS 消声器事业部 XSQ 资材部 ZC 体系管理部 TG 人 力资源部 RL 行政部 XZ 信息部 XX 首先以部门进行分类编号 技术文件 以产品型号进行分类存放 3 档案的范围 a 人力资源部 编码为 A RL 0001 人事档案 员工档案 劳动合同 培训协议 保密协议 人事任命文件及其他人事管理有关的文件 b 行政部 编码为 B XZ 0001 股东会文件 董事会文件 融资文件 对外投资文件 重大业务合作文件 诉讼 仲裁法律事务文件 公司营 业执照 资质证书 政府文件 专利 商标 版权 域名等申请文件 及证书技术成果鉴定资料 技术转让合同及其他与知识产权有关文件 公司各类日常通知文件 车辆档案 包括车辆年审等 办公区域的后 勤管理档案 行政规范等 c 体系管理部 编码为 C TG 0001 质量手册 程序文件 规章制度 记录表单原件 内外审资料 资质证书等 有体系管理部负责管理 d 采购部 编码为 D CG 0001 供应商管理和供应商的资料 采购合同 报价单 供方业绩评价表等 e 资材部 编码为 E ZC 0001 入库单 进料检验不合格品通知单 日 报表等 f 销售部 编码为 F XS 0001 市场销售合同 业务合作合同 外商代 理合作协议及其他与合同签署有关的文件 客户信息资料等 存放位置 部门代号 文件序列 号 年度号 g 财务部 编码为 G CW 0001 公司会计凭证 会计帐簿和会计报表等 会计核算材料 银行开户文件 审计报告 贷款合同 税务 海关和 外汇登记书及文件 重要财务凭证及其他与财务有关的文件等 h 信息部 编码为 H XX 0001 手机号码领用登记 外网开通申请 宿 舍宽带开通记录等 i 工程部 编码为 I GC 0001 前期开发类资料 图纸 竣资类 投标 地皮或工程 综合楼结施 电施 水施图等 j 消声器事业部 编码为 J XSQ 0001 设备档案 技术图纸类 SOP SIP BOM WI 控制计划 生产条件表 标准作业票 产品包装 方案等 k 线束事业部 K XSS 0001 设备档案 技术图纸类 SOP SIP BOM WI 控制计划 生产条件表 标准作业票 产品包装 方案等 l 灯具事业部 编码为 L DJ 0001 设备档案 技术图纸类 SOP SIP BOM WI 控制计划 生产条件表 标准作业票 产品包装 方案等 五 档案的归档日期与收集整理五 档案的归档日期与收集整理 1 公司的归档资料实行 半年度归档 制度 即 每年六月三十日和 十二月底前向档案室移交半年的文书档案 技术档案可根据实际情况提前归档 交接时需填写 收文登记簿 2 在档案资料归档期 由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的 原始资料 各主管部门经理应积极配合与支持 3 会计档案在本单位财务部保存一年后 于次年六月三十日前归档 4 基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档 5 各部门专用的收 发文件资料 按文件的密级确定是否归档 凡机密 以上级的文件必须把原件放入档案室 六 六 档案的归档要求档案的归档要求 1 档案质量总的要求是 遵循文件的形成规律和特点 保持文件之间的 有机联系 区别不同的价值 便于保管和利用 2 归档的文件材料种数 份数以及每份文件的页数均应齐全完整 3 在归档的文件材料中 应将每份文件的正件与附件 印件与定稿 请 示与批复 转发文件与原件 分别立在一起 不得分开 文电应合一归 档 4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷 跨年度的总结放在针对的最 后一年立卷 跨年度的会议文件放在会议开幕年 5 档案文件材料应区别不同情况进行排列 密不可分的文件材料应依序 排列在一起 即批复在前 请示在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 其它文件材料依其形成规律或特点 应保持文件之间的密切 联系并进行系统的排列 6 归档的文件资料必须字迹清楚工整 纸张及文件格式要符合规定 禁 止使用圆珠笔 铅笔等作为书写材料 七 档案的借阅七 档案的借阅 1 总经理 副总经理 部长 办公室主任借阅非密级档案可直接通过档 案管理员办理借阅手续 并填写 借阅登记台账 2 因工作需要 公司的其他人员需借阅非密级档案时 由部门部长或主 任办理 档案借阅申请表 送副总经理核批 3 公司档案密级分为绝密 机密 秘密三个级别 绝密级档案禁止调阅 机密级档案只能在档案室阅览 不准外借 秘密级档案经审批可以借阅 但借 阅时间不得超过 4 小时 秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准 总经理因公外出时可委托副总经理或总经理助理审批 具体按委托书的内容执 行 4 档案借阅者必须做到 4 1 爱护档案 保持整洁 严禁涂改 4 2 注意安全保密 严禁擅自翻印 抄录 转借 遗失 八 档案的销毁八 档案的销毁 1 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料 2 当某些档案到了销毁期时 由档案管理员填写 文件销毁记录 交总 经理助理审核经总经理批准后执行 3 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁 一般的档案资料 由总经办批准后方可销毁 4 经批准销毁的公司档案 档案管理员须认真核对 将批准的 文件销 毁记录 和将要销毁的档案资料做好登记并归档 登记表永久保存 5 在销毁公司档案资料时 必须由总经理或副总经理或总经办指定专人 监督销毁 九 保密规定九 保密规定 1 档案管理员不得与任何人讨论所保管档案的内容 更不得将档案私自 借出 2 档案存放在档案柜中 档案柜钥匙由档案管理员保管 十 档案的库房管理十 档案的库房管理 1 库房应保持干净 整洁 并具有防火 防盗 防光 防有害气体 防 尘 防有害生物等防护功能 2 库房温湿度应符合 GB T18894 和 DA T15 对各类载体的保管要求 并有 温湿度登记 3 库房的运转设备应定期检查 并极时排除隐患 4 库房档案应定期清理核对 做到物帐相符 库房档案数量发生变化时 应作记录说明 十一 文件保存期限十一 文件保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外 依下列规定办 理 1 永久保存 1 公司章程 2 股东名簿 3 组织规程及办事细 则 4 董事会及股东会纪录 5 财务报表 6 政府机关核准文 件 7 不动产所有权状及其他债权凭证 8 设计图 9 其他经 核定须永久保存的文书等 2 10 年保存 1 预算 决算书类 2 会计凭证 3 事业计划 资料 4 其他经核定须保存 10 年的文书等 3 5 年保存 1 期满或解除之合约 2 其他