后勤接待部工作方案

1/8后勤接待部工作方案XX中国四川古犍之旅活动接待组工作方案为认真做好“XX中国四川古犍之旅活动”接待服务工作，切实做到热情、有序、周到、细致，确保活动的顺利进行，根据组委会对接待组工作的具体安排，特制定本方案。一、组织领导组长：韩广琦县委副书记、县人大常委会主任副部长：李刚县委常委、组织部长成员：张彬县委办主任、县接待办主任杜华县政府办主任付军县人大办主任范贵贤县政协办主任二、工作职责1、负责制定制定开幕式晚宴接待工作实施方案；2、统筹安排各级领导、嘉宾以及新闻记者的接待服务工作；3、负责安排、落实接待场所，提供良好的食宿2/8环境；4、负责指导接待场所员工培训，全面提高接待质量；5、负责来宾参加开幕式路线的组织安排、车辆安排调度；6、负责培训、安排志愿者和联络员；7、负责有关单位接待联络任务的分配和督促落实；8、负责来宾迎送工作和报到工作，协调落实来宾往返车票、机票的定购工作；9、负责此次活动纪念品的赠送工作；10、完成组委会交办的其他任务。三、具体分工为进一步细化职责分工，落实工作任务，确保工作有序推进，接待组下设综合协调组、食宿票务组、车辆调度组、对口接待组、安全保障组。1、综合协调组组长：张彬成员：四大办、接待办相关工作人员，5名志愿者工作职责：负责与组委会的联系与沟通，及时掌握来宾信息，确保准确无误；编制XX中国四川古犍3/8之旅活动开幕式晚宴参加人员名册；做好来宾报到工作，在来宾签到表中清楚反映出来宾姓名、单位及职务、性别、民族、所住宾馆、房间号、返程方式、返程时间、联系电话、备注等内容，及时掌握和准确统计来宾在犍的具体安排，并在第一时间反馈食宿票务组提前落实车票、机票等，遇有来宾人员出现变化，及时反馈食宿票务组统一调剂安排食宿等事宜，同时安排志愿者做好迎宾礼仪服务；负责向市接待办汇报，做好部分来宾在乐山、峨眉山等地的食宿安排；联系县级对口接待单位负责人及联络员，协调各对口接待联络单位的来宾接待工作；负与其他各小组的联络协调，及时解决来宾在犍期间的遇到的各类问题。2、食宿票务组组长：成员：接待办相关工作人员，10名志愿者工作职责：详细调查了解全县综合接待能力较强的宾馆饭店的基本情况，全面掌握餐饮、住宿、休闲娱乐、停车等等方面的状况，根据来宾数量，充分估计各方面因素，匡算留足所需食宿等方面条件，提前协商和预定宾馆饭店，确保接待工作的需要；制定来宾住宿和餐饮工作方案、开式晚宴方案，由接待组统一接待的来宾，具体分配房间号、晚宴桌次、确定接送乘车号等，对口部门接4/8待的来宾，由各部门自行接待。适当预留部分房间、餐厅，用于临时调剂所需，并制定详细的应急预案，保证遇有突发特殊情况，原有工作秩序不乱，接待工作不受大的影响，亦能顺畅运行；负责安排落实各宾馆联络人员、安保人员及工作人员用房；负责指导各接待宾馆制作欢迎横幅、标语、指示牌等；实行跟踪服务，随时掌握来宾的行踪和合理化建议，尽全力满足来宾的合理要求；从9月22日起，指定2名志愿者，负责联系各酒店宾馆，定期检查各酒店宾馆的基础设施、设备。3、车辆调度组组长：杜华成员：政府办、交通局相关人员工作职责：负责协调来宾迎来送往工作用车的协调安排；在来宾人员名单初步确定后，统筹安排来宾出行事宜，制定来宾乘车分配方案；负责与交通、交警等部门联络，确定来宾参加开幕式活动的行车线路；落实来宾晚宴结束后参加开幕式活动的接送车辆，根据实际需要组织编排车队，提前印制和发放车辆通行证等，确保车辆顺利通行。4、对口接待组组长：5/8成员：接待办、团县委相关工作人员，志愿者若干名工作职责：负责根据来宾名单，拟定对口接待实施方案、志愿者服务接待细案等，确定一对一接待牵头县领导、联络员、志愿者；负责利用手机短信向对口接待来宾做好天气预报、交通运输、旅游指南、行程指示等公共信息的发布工作；负责志愿者的培训、调配、分组；根据来宾职务职级、抵犍方式，提前衔接，落实志愿者做好来宾抵犍时在机场、高速路口的迎接、送行等事宜；配合食宿票务组做好来宾报到工作，引导来宾及时、准确入住宾馆，并及时了解和反馈来宾的相关信息；负责开幕式及晚宴有关材料领取分发，做好食宿、乘车引导工作，提醒来宾客按时参加活动；负责按档次将纪念品装袋，按来宾级别按时赠送，并做好登记。5、安全保障组组长：成员：维稳办、信访办、公安局等部门相关工作人员工作职责：协调安全保卫部做好节庆期间各酒店等主要接待场所以及上级有关领导和新闻艺术团体及重要宾客的乘车、住宿安全等工作。检查各宾馆酒店消防安全等设施，安排安全保卫人员入住重要宾客住宿宾馆酒店值班。6/86、医疗卫生保障组长：成员：卫生、药质监局等部门相关工作人员工作职责：负责活动式期间的医疗保障、药品食品安全监督；制定应急预案，成立应急医疗小组，安排医务人员进驻重要来宾住宿宾馆酒店；提前派人对晚宴餐厅食品来源和加工卫生进行监督检查，确保食品卫生、安全。四、工作要求1、要按照协调运转、服务保障一体化的总体要求，高效优质地做好活动期间各项接待工作；2、相关部门要相互支持配合，确保活动期间的各项接待工作任务圆满完成；3、凡承担活动期间接待任务的宾馆酒店，要强化服务意识，规范服务程序，切实提高服务质量。特别是在菜肴的设计制作上要加强菜品质量，突出地方特点和民族特色；在服务上要周到、细致、整洁，水电通畅；聘请的服务人员必须综合素质过硬、业务技艺精湛、形象仪态端庄；4、活动期间接待工作要始终坚持“确保安全、万无一失”的原则，对来宾客的食、住、行各个环节、各个方7/8面都要精心策划、周密安排，切实做好安全保障措施。要严肃保密纪律，严格做好保密工作；五、进度安排1、8月20日前，食宿票务组进一步确定各宾馆酒店的接待能力，详细掌握相关情况，主要接待的宾馆酒店须于8月30日前基本确定；2、8月30日前各小组细化工作内容，拟定具体实施方案，呈组长审定后报接待领导小组办公室；3、9月10前全面完成志愿者强化培训工作，同时指导主要接待来宾的宾馆酒店完成服务人员的培训；4、晚宴用酒、接机所需指示牌、等9月15日前采购制作到位；5、活动开始前一周，综合协调组负责与组委会衔接，将邀请人员名单整理完毕，并反馈食宿票务组着手宾馆、饭店的预定工作和食宿、宴会、车辆方案的制定工作；6、接待宾馆酒店初步确定后，食宿票务组负责会同有关部门进行全面的安全、消防、卫生检查，及时整改相关问题；7、活动开始前3天对口接待组安排志愿者和宾馆工作人员到位实战练兵，及时总结经验，查找差距和不足；8/88、活动开始前2天综合协调组确定最终人员名单，着手编印名册，其他各组据此调剂住宿、就餐、乘车安排等，再次确定工作方-6-案和应急预案，开始实施清房清退工作，悬挂横