第12章_项目沟通及文件记录

第12章项目沟通及文件记录 本章要点 加强人员沟通有效聆听各种形式的会议正式的讲演项目报告项目文件记录 人员沟通 语言的 形体语言面对面 通过媒体 电话 邮件 书信 备忘录 电视会议 协同软件 口头的 书面的 口头沟通 准备讨论的平台语调也是很重要的形体语言还可用于理解对方的反馈形体语言的正面和负面效应要意识到不同文化的差异避免给人以攻击性评述应直率 坦诚 明确时间的选择是重要的 书面沟通 对内 公司内部的备忘录 对外 外部信件团队有效沟通的方式可作为通过电话或面对面交流方式的后续行动以确认用于通知 确认 请求清晰明确 有效聆听 交流的核心是理解而不是语言本身不但需要被理解 而且是需要理解 Notonlytobeunderstood butalsotounderstand 有效沟通的一半是聆听 妨碍有效聆听的障碍假装聆听注意力分散偏见和固执没有耐心急于得出结论 改进聆听技巧专注主动提问不打断 会议的类型 状况评审会议解决问题会议技术设计评审会议 状态评审会议 通常由项目经理主持召开主要目的是通报情况 辨识问题 制定行动方案应定期还可通过其他途径了解谈话 沟通 演示 讨论主题 自上次会议以来所取得的成果成本 进度计划和工作的进展情况范围 状态 趋势 预报 偏差纠正措施改进机会任务分配 项目评审会日程 问题解决会议 描述问题找出问题潜在的原因收集数据被能够找出最可能的原因找出可能的解决方案评价备选方案确认最佳解决方案修订项目计划实施解决方案确认问题是否得以解决 技术评审会议 初步设计评审以便订购原材料等最终设计评审 高效会议的相关工作 会前准备 必要性目的参加人发布日程表演示方法资料会议室安排 设备 CustomerProjectReviewMeetingAgenda 会中工作 准时记录评审会议的目的和日程主持会议 不是支配会议总结不拖延会议时间评价会议进程 高效会议的相关工作 Cont 会议准则 会议效率检查表 会后落实 会后24小时内发布会议成果总结文件应该简洁确认所作的决定 并列出行动项以及确认负责人及事项 高效会议的相关工作 Cont 会后行动列表 讲演的准备 确定讲演的目的通知 说服 想实现什么 了解听众制作讲演提纲是用通俗易懂的语言准备讲演用的便条或提纲练习 练习 再练习准备直观可视方式并测试复印散发材料事先准备好设备事先排演 感受气氛 发表讲演 紧张是正常的开场白是重要的要保持与观众的交流 尽量不要照着稿子念讲话清楚 自信适当地运用表情动作有助于效果不要遮挡住演示屏幕等建立观众对讲演的兴趣保持重点结束的要点与观众的交流互动环节回答问题真诚 坦率 自信 报告 进展报告 而非活动报告 上次报告以来的成果目前项目执行情况解决以前发现问题的进展问题和潜在的问题计划采取的措施在下一个报告期内可望达到的里程碑 最终报告客户的最初需求最初的项目目标对原项目目标符合程度简要描述项目今后的考虑给客户的交付物清单 准备有价值的报告 简明报告与汇报相同突出重点 报告开始和每句话的起始 必要时使用图表格式和内容一样重要 项目进度报告大纲 项目文档和变更控制 内部报告以外 还会有其它方面提供的文件客户或团队都有可能使文档修改 要留意这些变更的程度和