办公应用系统培训_文档员篇

办公自动化系统用户培训 文档员篇 专网简介 功能简介 超级管理 设置中心 组织机构 表单管理 模板管理 安全管理 流程管理 概述 文档员是单位内的核心角色 贯穿了公文流转的所有环节 担负着公文配置 相关业务流程等等的重要责任 下面就公文配置方面做详细的介绍 公文配置 公文配置 公文配置 在 公文管理 中点击 公文配置 进入公文配置页面此模块包括文种 文类 密级 紧急程度 保密期限 文号列表和模板列表七个分页 可以对各个分页中的内容进行新增 删除操作 字典分类中文种 文类 密级 紧急程度 保密期限系统已自动初始化了 用户可以根据实际需要增加 删除 或者修改 文号列表 系统未对文号列表进行初始化 需要手动添加 如文号列表为空 在起草公文时将无法选择文号 导致公文无法流转 模板列表 用来设置红头文件模板 在成文时可用来自动套红 不必每次都手动去编辑 签章管理 将制作好的电子公章导入到系统中 需要设置密码 此密码将在使用时使用 业务流程 业务流程 业务流程概述 文档员的业务流程主要包括两方面 发文 拟稿 成文及分发 归档 收文 登记 归档 下面就主要的业务流程做详细说明 业务流程 发文业务流程 目录 发文拟稿 点击左侧菜单栏 公文管理 中的 发文管理 弹出发文待办页面 点击 拟稿 将进入发文编辑页面 填写发文单相关信息 打印 可通过连接的打印机打印发文单 正文 显示公文的正文编辑页面 保存待发 保存到 待发发文 中 立即发送 立即发送到流程规定的相关人的 待办发文 中 流程查看 对所选的流程进行查看 未选择流程或模板前为隐藏状态 选择流程 选择已经设定好的流程或者自定义流程 模板调用 调用由管理员设定好的特定发文模板 选择发文流程是和系统管理 流程配置相关的 正文编辑 如果正文无法打开 在登录页面右下角点击 下载辅助程序 选择下载金格控件 系统会自动安装 安装后再登录就会打开正文编辑页面 自动套红 系统自动生成红头文件格式 用户只需填写内容即可 此模板在公文配置中设置 发文办理 起草好的公文将按照所选流程进行流转 流程结束后自动发至待成文列表 在进行成文处理操作 如果单位内部没有局域网可将此公文打印 手动办理后在成文及分发中录入成文即可 目录 成文处理 在左侧菜单点击 成文及分发 进入成文处理页面 公文流程结束后 将自动发至待成文列表 待成文发文 办理结束但还未成文的发文 已成文发文 已经成文处理但未分发的发文 已分发发文 已经分发出去的发文 分发查询 对已经作分发处理的文件进行查询操作 正文编辑 在待成文列表打开要成文的公文可进行如下操作 配置文号 填写公文的文号 系统可自动填写 模板套红 选择公文配置中配置好的套红模板自动套红签名盖章 在正文上签名和盖章 点击 电子签章 按钮打开签章窗口进行盖章操作 Ukey签章 如果装有金格的电子签章软件 系统将自动调用金格的电子签章控件 使用ukey签章 电子公章存储在ukey中 安全很高 但是在使用时需在首页的 下载辅助程序 中下载电子签章的控件 值得注意的是 金格的电子签章盖章后 文档会自动锁定 不能被更改和复制 一旦被修改 公章就被注释为无效 显示痕迹 显示正文被修改的内容信息 鼠标移动至所选内容停留1 2秒 弹出的信息窗口中显示该条内容修改信息 修改人 修改时间 修改内容等 成文处理 当成文处理的工作完毕后 就可以点击表单左上角的 保存为正式成文 保存后就可以在已成文发文列表中进行分发了 分发分为两种 网络分发 内部分发 网络分发 向其他单位分发 接收单位收到后将转为收文进行处理 内部分发 向本单位分发 接收人收到后可在发文管理的分发待阅列表中阅读 目录 归档 归档有两种方法 分发时归档 档案管理中归档分发时归档操作在分发之前进行 准确的说是在已成文发文列表中 如果要确定归档该公文 请在分发之前归档 打开该公文 在左上角可以看到 归档 按钮 点之就可以归档 归档时需要选择档案的类别 此类别可在档案维护中设置 归档成功后就可以在档案管理中借阅了 在档案管理中 先在 档案维护 中设置