文书工作与档案管理（第三版)3 第三章

第三章 文书的体式与稿本,学习目标,主要内容,知识框架图,本章点睛,了解文书的体式，掌握文书的格式与要求。掌握份号、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、成文日期、附件、主题词、抄送机关、正本、副本等概念。 掌握文书各组成部分的主要内容，熟悉文书主体的撰写要求。,2,1,3,无以规矩，不成方圆。 “格外好”源于“格内好”。 公文之要，首在辨体。行文的得失好坏，首先在于辨清不同文体的要求。,第二节 文书的格式,第三节 文书稿本及其使用,第一节 文书的文体,第一节 文书的文体,一、文体的分类,二、现行机关文书 的文体特征,本节点睛,具体问题具体分析是我们正确认识处理事物的前提，只有根据文件的特定内容灵活地选用表达方式，才能使文件产生最佳效应。,一、文体的分类,（一）文体与文书文体的含义 文书和文体的含义是有区别的，如表3-1所示。,表3-1 文书和文体的含义,（二）文体的分类 ,按照辞海的分类，我们将文体分为政论文体、科学文体、文艺文体、公文文体四类，见图3-1。,图3-1 文体的分类,（二）文体的分类 ,下面我们来分析一下动画中关于文体中的叙述：1. 邓小平同志视察南方的讲话,（二）文体的分类 ,2. 香港1997年回归祖国,（二）文体的分类 ,（一）文书文体的特征 文书文体是一种兼有议论文、说明文、记叙文三种表达方式和一般特点的应用文体。 首先，文书要有适当的议论，但不需要作过多的专门议论； 其次，文书要说明一定的事实，但不需要对不必要的细节作过多的说明； 再次，文书不在于具体记叙事实，而是为了说明一定的问题，文书的叙事必须简明、朴实。不作过多的描述。,二、现行机关文书文体的特征,文书文体的三种表达方式在各个文种的使用中，侧重点是不同的。有些以说明为主，有些以议论为主，有些是叙述、说明、议论兼而有之。,（二）文书文体的应用特点 ,命令、批复、议案多以说明为主（表彰性的除外）。 决定、指示、通知多以议论、说明为主。 通报、报告、请示等则多是叙述、议论、说明兼而有之。,（二）文书文体的应用特点 ,第二节 文书的格式,一、文书格式的含义、范畴与类型,二、公文格式标准化,三、国家行政机关公文标准化格式及其要求,本节点睛,不积跬步，无以至千里。公文格式的规范与标准，不是一件简单的小事，格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要的是影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时甚至会发生重大失误。,（一）文书格式的含义文书格式，简言之就是文书的表现形式。它相对于文书的内容而言，既由文书的内容所决定，又服务于文书内容的需要。,一、文书格式的含义、范畴与类型,图3-2 公文的格式,（二）公文格式的范畴,公文格式的范畴包括以下内容，见图3-2。,公文格式包括两种：一是指文面格式；二是指内容格式。公文文面格式从适用的范围来看有三种类型，其使用也有不同的要求。 1. 行政公文格式 2. 专用公文文本格式 3. 一般文章式公文格式,（三）公文格式的类型,（一）公文格式标准化的含义公文格式标准化具有广义和狭义两个方面的含义：广义是指按照一定的公文格式规范标准，制作和印发公文。狭义是指国家行政机关的公文，采取法定性的规范格式标准，并严格贯彻执行。,二、公文格式标准化,（二）公文格式标准化的作用,1. 公文格式标准化体现了公文的权威性、有效性，有利于公文的贯彻执。2. 公文格式标准化方便了公文的处理，有利于提高工作效率。可以说，公文格式的每一项内容，都有其存在的必要性，都是为保证公文处理所设立的，如下页表3-2所示。3. 公文格式的标准化顺应了社会的发展，有利于实现办公自动化。,表3-2 公文内容存在必要性,（二）公文格式标准化的作用,现行国家行政机关公文格式，就是指公文的书面格式，即公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。 我们将组成公文的各要素划分为眉首（亦称文头部分）、主体（亦称行文部分）、版记（亦称文尾部分）三部分。,三、国家行政机关公文标准化格式及其要求,对这样的划分，有一个形象的比喻，把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分，见图3-3。,图3-3 公文各要素,三、国家行政机关公文标准化格式及其要求,国家行政机关公文格式式样,A4型公文用纸页边及版心尺寸,公文首页版式,上报公文首页版式,公文末页版式,联合行文公文末页版式1,联合行文公文末页版式2,眉首的特点是位置相对固定，见图3-4。,（一）眉首（文头）部分,图3-4 眉首,眉首一般由六部分组成，见图3-5。,图3-5 眉首组成要素,（一）眉首（文头）部分,1. 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 2. 秘密等级和保密期限 （1）秘密等级 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。,（一）眉首（文头）部分,图3-6 秘密等级,（一）眉首（文头）部分,涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”，见图3-6。,（2）保密期限 保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。 如公文制发单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在秘密等级后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“”隔开。如：绝密 3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为 3 个月，过期即可解密，见图3-7。,图3-7 眉首格式,（一）眉首（文头）部分,3. 紧急程度紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。4. 发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件（电报）”组成。,（一）眉首（文头）部分,发文机关标识原则上应使用小标宋体字，一般用红色标识。联合行文时应使主办机关名称在前， “ 文件 ” 二字置于发文机关名称右侧，上下居中排放，见图3-8。,图3-8 联合行文发文机关标识,（一）眉首（文头）部分,5. 发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，一般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行，居中排布。文件拟定发文字号的作用主要有：一是统计发、文数量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件时可以作为文件的代号使用。6. 签发人 在文件上标注签发人姓名，是表示文件生效并对文件内容郑重负责。上报的公文需标注签发人姓名，如联合行文还需标注会签人姓名。,（一）眉首（文头）部分,温家宝签署国务院令 任命曾荫权为香港特区长官 2005年6月21日，国务院总理温家宝在国务院全体会议上，签署任命曾荫权为中华人民共和国香港特别行政区行政长官的国务院第437号令 。,主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，称之为“主体”有其道理。主体一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。 1. 标题 公文标题是对公文中心内容的高度概括与提炼，是整个公文内容的总括，一般由发文机关、事由、文种三部分组成，通常称为公文标题“三要素”。,（二）主体部分,2. 主送机关 主送机关又称送达机关和行文对象，是指发文机关、要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位。应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列。 确定主送机关一般有以下情况：一是下行公文，除批复外，一般有两个以上主送机关。二是向上级机关请示只写一个请示机关，不要多头主送，不要越级主送。三是公布性文件，如通告、公告、命令，对象是全体人民，所以不再罗列主送机关。,（二）主体部分,3. 正文 正文是文件的主体部分，用来表述公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。在逻辑结构上，正文应遵循的规律是：提出问题分析问题解决问题，见图3-9。,图3-9 正文遵循的规律,（二）主体部分,正文的写作要求是： 第一，正文内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接； 第二，正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际，切实可行； 第三，内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见；,（二）主体部分,第四，在文字表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号； 第五，用数字表示多层次结构序数，第一层用“一”，第二层用“（二）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。,（二）主体部分,4. 附件 附件是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。在内容上，附件是对正文的有关问题起补充和参考说明作用；在形式上，附件是公文的一个组成部分而不可随意分开，有附件的公文，附件就同正件一起组成一个完整的公文。 附件包括图表、目录、名单及其他有关文件材料。,（二）主体部分,5. 成文日期 成文日期是指文件的制成时间，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的确定有五种情况： 第一，在一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准； 第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准； 第四，电报，以发出日期为准； 第五，法规性文件以批准日期为准。,（二）主体部分,6. 印章 指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期并加盖印章。印章的形式，见图3-10。,（二）主体部分,图3-10 印章,两印章间要互不相交或相切，相距不越过3mm，见图3-11。,（二）主体部分,图3-11 联合行文印章,7. 附注 附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项等情况的说明。 公文如有附注用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文日期下一行。 机关的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,（二）主体部分,版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素组成，见图3-12。,（三）版记,图3-12 版记的组成,1. 主题词 主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。主题词有其自身的特点，作用，标注的步骤和注意的问题，见图3-13。,（三）版记,图3-13 主题词,国家粮食局办公室印发粮食系统公文主题词表 为适应办公现代化的要求，统一和规范粮食系统公文的处理工作，提高公文处理效率，2003年国家粮食局办公室印发了粮食系统公文主题词表。,2. 抄送机关 是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。 3. 印发机关和印发时间 是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、制发日期和印制份数。,（三）版记,第三节 文书稿本及其使用,本节点睛,一、文书稿本的含义,二、文稿,三、文本,同一内容和形式的文件，根据其在撰制印刷过程中的作用，根据其使用时的不同需要，往往形成不同文稿和文本。,一、文书稿本的含义,文书稿本是指文书的文稿和文本。对文书各种稿本的不同称谓总的可以分为两大类： 一类是从稿本的性质和作用上去区别、称呼它，如草稿、定稿、正本、副本等； 另一类是从稿本的制作方式上去区别、称呼它，如手稿、抄本、复写本、打印本、复印本、影印本等。,（一）草稿 草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿、件。 草稿有以下特点： 第一，尚未定型。草稿永远处于未定型状态； 第二，非正式、无效力。它不属于正式文件，不具备现实执行效用。,二、文稿,草稿按其文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿，见图3-14。,图3-14 草稿按其文稿的作用和形成特点形成的种类,二、文稿,定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。 定稿是机关制发文件的惟一可靠的标准稿。,（二）定稿,三、文本,根据定稿印制成的文件称为文本。文本主要有： （一）正本、副本 1. 正本正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有三个特点：第一，根据定稿制作，凡不根据定稿制作的都不是正本；第二，发给主送机关，非此不算正本；第三，具有实际效力，具有行政或法律的作用。这三个特征紧密联系，不可分割，只有同时具备这三个特征的稿本，才能称为正本。,2. 副本副本是指公文形成之后，由于实际工作的需要，往往使正本文件发生许多增值或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。 副本又称抄本。副本的内容如果是与正本全文相符的，统称为副本。如果只是正本的部分内容，则称为摘录副本或节录副本。副本的作用是代替正本供传阅、参考和备查使用。,三、文本,副本产生原因和形成情况： 第一，当发文分主送机关和抄送机关时，主送件是正本，抄送件应视为副本。 第二，发文机关的正式文件在制成发出并留下存本后，其他供机关内部作为资料参考使用的多余份数应视为副本。 第三，收文机关根据收到的正式文件进行复制的一切文本，即使是具有行政、法律效力，都应一律视为副本。,三、文本,3. 关于正本和副本的使用，目前主要有三个问题值得研究：第一，是正本、副本不分；第二，是发文往往只有一份正本，没有副本，这样，上级机关在处理文件时就要转圈传阅（上级机关亦没有复制副本），这势必拉长文件的运转周期；第三，是上级机关下发的文件（指发文对象是一个机关）只有1份正本，没有副本。,三、文本,公文的存本，是指发文机关印制一