第一章 秘书的社会角色PPT课件

第一章秘书的社会角色 学习目标 思考练习 主要内容 视野拓展 本章导言 了解社会角色的基本概念 理解角色地位 角色行为与角色规范之间的关系 掌握秘书社会活动的特点和秘书角色的基本特征 知道秘书角色的基本要求和条件 会用角色概念分析秘书职业与其他职业的区别 掌握秘书角色意识的培养方法 讨论秘书的角色特征 必须把握角色的基本概念 认识到角色是指社会成员在一定的社会关系中所处的社会地位及其所要求的行为模式 秘书人员只有树立正确的角色意识 才能成为一个合格的秘书工作者 第三节秘书的角色意识 第二节秘书的角色条件 第四节秘书的角色适应 第一节秘书的角色特征 第一节秘书的角色特征 一 角色概述 二 秘书角色 本节点睛 社会角色本身并不具体决定它们的每个具体体现者的活动和行为 因为一切取决于个人掌握角色和使其内化的程度 内化的行动则取决于这一角色的每个具体体现者的一系列个性心理特点 安德列耶娃 一 角色概述 一 什么是角色角色这个概念 原意是出现在电影 戏剧剧本中的一个专门用语 指演员在表演中依据剧本所扮演的某一特定的人物 例如 在戏剧中有生 旦 净 末 丑等基本类型的角色 见图2 1 在电影中有主角 配角之分 见图2 2 生 关羽 旦 杨玉环 净 曹操 丑 蒋勤 主角 配角 图2 1戏剧中的角色 图2 2电影的主角 配角 任何一个社会的不同岗位上 都需要各种不同的人物 以完成社会成员所期望的行为 社会角色 是指在一定的社会关系中占有某一社会地位或具有某种身份并遵守相应的行为规范的一类人物 复杂社会关系中的每个人往往同时占据多个社会位置 每个人是多个角色的集合体 二 角色行为 角色行为是指担任某一社会角色的人根据社会或团体成员的期待 按照角色的特定要求所表现出来的实际行为 担当同一角色的不同的人所表现出的角色行为是存在差异的 秘书应该按照秘书角色的要求去支配自己的行为 应该积极协助领导处理日常事务 做好领导的参谋 助手 角色规范 指组织上期望其成员应该在工作中所达到的行为模式 是对成员行为的规定 角色规范是评价角色行为的标准 是一种特殊的团体规范 角色规范并不是一成不变的 它在长期的社会实践活动中形成 伴随着社会的发展 时代的变迁而发展变化 三 角色规范 图2 3角色规范的形态 角色规范具有两种不同的形态 见图2 3 有明文规定的 条文化的角色规范 各个部门制订的岗位责任制 父亲是 一家之主 角色规范形态 没有明文规定但是客观存在着的角色规范 一 秘书角色的定义 二 秘书角色 传统的秘书概念认为 秘书 是直接为领导机关 领导者个人处理日常事务 做好服务的一种有一定职务的职业人员 它是一个行政职位 秘书工作的指导思想是 三服务 即为领导服务 为各部门服务 为基层服务 我国秘书学界对秘书角色问题展开了广泛的讨论 提出了六种比较典型的学说 见图2 4 角色说 配角说 角色组说 助理说 补偿说 参谋说 图2 4秘书角色的六种典型学说 秘书角色 1998年5月 国家劳动和社会保障部颁布 秘书职业技能标准 一书上将 秘书 概念定义为 专门从事办公室程序工作 协助管理财务及日常事务 并为领导决策及实施服务的人员 2003年新修订国家标准把 秘书 定义为 从事办公室程序性工作 协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员 二 秘书社会活动的特点 开放性现代社会中 秘书已经从原来的封闭系统 见图2 5 1 中解放出来 处在立体网络 见图2 5 2 的交叉点上 图2 5 1封闭系统 图2 5 2立体网络系统 中转性秘书工作是领导活动过程中一个辅助性的中转环节 秘书部门的工作是辅助领导进行管理 办理日常事务的工作 见图2 6 事务繁杂是秘书工作的重要特点 事务性 图2 6秘书社会活动的事务性 秘书从事的是一种服务性工作 不可能完全按照自己意志去安排活动 秘书工作的这种被动性正是为了争取领导工作的主动性 优秀的秘书人员 应该化被动为主动 合理安排时间 认真掌握工作规律 在一定程度上掌握工作主动权 秘书活动还有许多特点 如政策性 机要性 综合性 潜隐性等 被动性 秘书的角色特征是由秘书活动的性质和特点所决定的 主要体现了秘书的角色本质 秘书角色主要具有两个基本特征 从属性 辅助性 三 秘书的角色特征 秘书角色的从属性特征 是秘书社会地位的本质反映 是秘书与领导社会关系状态的具体体现 带有先赋地位的明显特征 不可随意改变 秘书人员不应被角色的先赋地位所束缚 感到陷在事务堆中 无法施展才华 应在接受现实的条件下积极主动地开展工作 获取后成性社会地位 任何一种社会角色具有先赋地位的特征 还具有赢得性地位的特征 见图2 7 图2 7社会角色的先赋地位与赢得性地位 秘书角色的辅助性特征 是指秘书角色的服务性 这种服务性具有辅助特点 见图2 8 图2 8秘书角色辅助性特征的特点 全面性 秘书辅助范围涉及领导活动全过程 规定性 秘书工作必须在领导授权下进行 辅助性的特点 直接性 秘书直接协助领导开展工作 第二节秘书的角色条件 本节点睛 一 年龄条件 二 性别条件 三 健康条件 四 文化程度 五 秘书职业资格的申报条件 秘书的角色条件是由秘书工作的特点决定的 实质上是秘书人员的任职资格 是按照秘书职位来确定任职者一系列相应的个人条件 研究秘书的角色条件对于选拔和培训秘书才具有十分重要的意义 图2 9秘书角色的任职条件 任职条件 生理条件 心理条件 社会条件 包括年龄 性别 健康状况等 包括认识与兴趣 情感与意志 需要与动机 理想与信念 气质与性格 知识与能力等 包括家庭 教育 生活阅历等 必要前提 重要条件 秘书角色的任职条件包括许多方面 见图2 9 一 年龄条件 我国在不同的时期 秘书人员的年龄结构呈现出不同的特点 社会角色不同 对年龄条件的规定要求也不同 一个部门的秘书人员平均年龄应该小于领导的平均年龄 一般来说 基层单位的秘书班子中 初级秘书以20 30岁左右的人为主 办公室正副主任的秘书为30 40岁 中高层机关的秘书班子中应形成老 中 青相结合 以30 40岁的中青年为主体的年龄结构 20世纪80年代 上海市秘书人才预测抽样调查表明 45岁以上者占44 90年代后 深圳特区秘书人才调查表明 综合平均年龄32 7岁 其中 男性占66 7 平均年龄33 5岁 女性占33 3 平均年龄29 9岁 大专文化程度的占了77 21世纪后 上海涉外企业调查资料表明 年龄在30岁左右的秘书占54 6 40岁左右的秘书占18 6 50岁左右的秘书占6 5 94 2 的人受过高等教育 非秘书专业的占80 6 对于性别的选择 80 6 的企业要求是女性 二 性别条件 社会角色不同 对性别条件的要求也不相同 心理学研究表明 男女两性在智力成就方面和个性行为方面既有平衡性的一面 也有不平衡性的一面 见表2 1 表2 1男女两性智力成就研究 续表 角色的健康条件包括两方面的内容 一是生理健康 二是心理健康 见图2 10 这两方面既相互联系 又相互制约 三 健康条件 图2 10生理健康和心理健康 生理健康 身体发育正常 没有疾病 体质坚强 能担负较艰苦繁重的任务 精力充沛 头脑反应敏捷灵活 心理健康 智力水平正常 情绪稳定 具有较强的环境适应性 人际关系良好 如果一个人只有生理健康 而缺乏心理健康的条件 也是很难胜任重要工作任务的 中国第一个升空的航天员 以他为代表的中国航天员注定是中国心理学应用历史上的重要人物 他超出常人的心理品质使其成为了英雄群体中的超级英雄 这既是他的幸运 同时其超强的稳定性却是真正的决定性因素 杨利伟 具备健康的身体和健康的心理 是担任一个社会角色的基本条件 选拔秘书人才 不仅要注重检查其身体健康状况 而且还应该重视测验其心理健康水平 四 文化程度 文化程度也叫受教育程度 是秘书角色条件中的一个不可缺少的条件 可以从两方面理解文化程度 一是以学历层次的高低作为评判标准 一是以知识结构是否合理作为评判标准 一 秘书角色的学历层次 一般情况下 一个人的学历与其文化程度成正比例关系 在我国 学历分为四个等级 见图2 11 图2 11我国学历划分的四个等级 所担任的秘书层次和职位越高 要求秘书角色的学历层次也应越高 担任的秘书职位越低 要求学历层次也越低 原则上讲 一般单位秘书人员的基本学历要求以专科层次为最佳选择 二 秘书角色的知识结构 担任秘书角色必须具有较为合理的知识结构 秘书角色的基本要求是做一个通才 要有较宽的知识面 要有较专业的业务知识 国外许多企业在招聘秘书时特别强调应聘者必须较好地掌握相关的业务知识 要求应聘者在语文 外语等知识方面达到相当的水平 秘书的知识结构可以概括为三个方面 要有扎实的基础知识 要有宽泛的辅助知识 要有丰富的专业知识 不同职位的秘书要求不一样 见图2 12 图2 12秘书人员的专业知识 通用秘书业务知识 公文写作 文书处理 会务组织 调查研究 信访接待 学校秘书 有关教育理论 交通部门秘书 交通常识 政府机关秘书 行政管理 商业秘书 经营知识 专业知识 单位相关业务知识 在我国组织的秘书职业资格全国统一鉴定中 对申报秘书职业资格的条件做了比较明确的规定 相关链接 秘书职业资格的申报条件 秘书职业资格四级证书 秘书职业资格三级证书 国家职业资格五级秘书 具备以下条件之一者 连续从事本职业工作1年以上 具有中等职业学校本专业 职业 或相关专业毕业证书 经本职业五级正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 连续从事本职业工作3年以上 连续从事本职业工作2年以上 经本职业四级正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 取得五级秘书职业资格证书后 连续从事本职业工作2年以上 取得五级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作1年以上 经本职业四级正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 国家职业资格四级秘书 具备以下条件之一者 连续从事本职业工作6年以上 具有以高级技能为培养目标的技工学校 技师学院和职业技术学院本专业或相关专业毕业证书 取得本职业四级职业资格证书后 连续从事本职业工作4年以上 取得本职业四级职业资格证书后 连续从事本职业工作3年以上 经本职业三级正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 具有本专业或相关专业大学专科及以上学历证书 取得其他专业大学专科及以上学历证书后 连续从事本职业工作1年以上 取得其他专业大学专科及以上学历证书后 经本职业三级正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 国家职业资格三级秘书 具备以下条件之一者 第三节秘书的角色意识 本节点睛 一 秘书的角色知觉 二 秘书的角色理解 三 秘书角色意识的培养 角色意识 是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识 自己对周围人的种种角色关系的理解与协调 秘书的角色意识 是指秘书人员对所担任角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉 理解和体验 秘书人员能否形成鲜明强烈的角色意识 是秘书人员能否干好工作的基础 角色知觉 是个体在社会活动过程中 对自己或别人在一定社会关系中所处的社会地位 身份及行为规范的认识和判断 秘书的角色知觉就是秘书人员对所担任角色的社会地位 身份及行为规范的认识和判断 一 秘书的角色知觉 作为秘书工作者 首先必须清楚自己所担任角色的社会地位 身份及行为规范 深刻了解自己的角色本质 在头脑中形成一个关于秘书角色的立体的形象观念 并按照角色的特定要求加强德 才 学 识方面的修养 自觉地将言谈举止纳入到秘书的角色要求中去 影响秘书角色知觉的因素有许多 主要可分为两大类 见图2 13 图2 13影响秘书角色知觉的因素 个体的社会经验 行为动机 人格特征等 主观因素 社会文化发展水平 社会政治经济条件以及社会角色特征的差异等 客观原因 影响秘书角色知觉的因素 二 秘书的角色理解 秘书作为特定的社会角色 主要是与领导角色相对而言的 但是 秘书的身份有时也并不是单层的 可能是双层的 甚至可能是多层的 一 作为领导下属的秘书 秘书应该形成正确 清醒的角色意识 在为领导服务的过程中 充分发挥主观能动性 积极性 创造性 为领导提供最佳的服务 真正发挥参谋 助手作用 在秘书与领导的关系中 领导是上级 主角 秘书是下级 配角 见图2 14 图2 14秘书是领导的下属 秘书作为组织内的一员 应该意识到自己和其他人员一样 都是为了实现组织目标而工作的 只是工作分工不同 职责不同 见图2 15 二 作为一般职工的秘书 图2 15秘书是一般职工 三 作为组织代表的秘书 秘书是组织的 门面 和 窗口 其角色具有公关职能 见图2 16 图2 16秘书是组织的代表 三 秘书角色意识的培养 了解秘书角色和角色意识 对于加深秘书对自己的认识 把握和体验 开发潜能 改善机关作风 提高办公效率 都有很大的现实意义和理论意义 秘书角色意识是对秘书的责任 义务自觉感知的心理活动 树立正确的角色意识 才能成为一个合格的秘书 见图2 17 图2 17培养秘书角色意识的方法 第四节秘书的角色适应 本节点睛 一 加入WTO给秘书工作带来的变化 二 加入WTO对秘书知识 素养的新要求 三 加入WTO后秘书自我适应 在21世纪 随着经济趋于全球化 现代社会变化的多样性和复杂性 促使秘书的角色职能由传统内向型向现代外向型 全能型转变 特别是我国加入WTO之后 秘书的工作方式与工作要求都有了许多新的内容 面临着新机遇 也面临着新挑战 新的变化 办事的程序性要求更高 办事的规范化要求更严 我国的秘书工作现状与之不适应的方面 对WTO法规体系的细节性问题不熟悉 从条文转化为实际操作缺乏相关运作经验 对办人情事的积习所带来的严重后果认识不足 秘书工作的难度加大 视角的广阔度 未来的预见度 经济 政治的综合思考度 一 加入WTO给秘书工作带来的变化 强化经济理论知识 为管理模式的创新当好参谋 熟悉WTO法律法规及各国法律差异 增强自我保护能力 充实现代科技知识 提高创新能力 拓宽知识领域 增强对外沟通能力 掌握电子商务知识及其操作技巧 提高迅速反应能力 二 加入WTO对秘书知识 素养的新要求 观念的自适应 进入WTO后 各类组织的