SAP Best Practice - 应付帐款会计—发票及清算.doc

4 7 2003 年 9 月 中文 应付帐款会计应付帐款会计 发票及清算发票及清算 SAP AG Neurottstr 16 69190 Walldorf Germany 业务处理流程 版权版权 2003 SAP AG 版权所有 保留所有权利 没有 SAP AG 的特别许可 任何人不能以任何形式或为任何目的复制或传播本文档的任何一部分 本文档中包含 的信息如有更改 恕不通知 由 SAP AG 和其分销商所销售的某些软件产品包含有其它软件供应商版权所有的软件组件 Microsoft WINDOWS NT EXCEL Word PowerPoint 和 SQL Server 是微软公司的注册商标 IBM DB2 DB2 Universal Database OS 2 Parallel Sysplex MVS ESA AIX S 390 AS 400 OS 390 OS 400 iSeries pSeries xSeries zSeries z OS AFP Intelligent Miner WebSphere Netfinity Tivoli Informix 和 Informix Dynamic ServerTM 是 IBM 公司在美国和 或其它国家的注册商标 ORACLE 是 ORACLE 公司的注册商标 UNIX X Open OSF 1 和 Motif 是 Open 集团的注册商标 本文档中引用的 Citrix Citrix 徽标 ICA Program Neighborhood MetaFrame WinFrame VideoFrame MultiWin 和其它 Citrix 产品名称是 Citrix Systems 公司的商标 HTML DHTML XML XHTML 是 W3C 麻省理工学院 World Wide Web 协会的商标或注册商标 JAVA 是 Sun Microsystems 公司的注册商标 JAVASCRIPT Sun Microsystems 公司的注册商标 由其技术开发和实施商 Netscape 许可使用 MarketSet 和 Enterprise Buyer 是 SAP AG 和 Commerce One 的联合所有商标 MarketSet 和 Enterprise Buyer 是 SAP AG 和 Commerce One 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个步骤 创建供应商发票 计划和更新付款程序 输入和过帐手动帐户对帐单 后处理帐户对帐单 结论结论 过帐发票已支付并结算 银行对帐单与帐户对帐单相匹配 且清算在银行二级帐户中生成的项目 手动帐户对帐单手动帐户对帐单发票 供应商主数据 后续处理后续处理自动付款自动付款 供应商发票的过帐供应商发票的过帐 用途用途 前提前提 维护供应商主记录 存在一个通过支票支付的供应商 和一个通过银行转帐支付的供应商 在继续以下操作之前 请先创建两个供应商 参照供应商创建流程 供应商 1001 付款方式为 C 付款条件为 0001 另一个供应商 1002 付款方式为 U 付款条件为 0001 过程过程 在 SAP FI 中创建发票在这里作为一个示例演示 有关该过程的详细描述 请参考客户发票的过程 描述 调用事务 如下所示 菜单路径菜单路径会计 财务会计 应付帐款 凭证输入 发票 事务代码事务代码 FB60FB60 在输入供应商发票 公司代码 XXXX 屏幕中 输入所需的数据 字段名称字段名称用户操作和值用户操作和值注释注释 事务发票 供应商1001已经在主记录中为供应商维护了付款方式 C 记帐日期当天日期减去 30 天 参照 KR00001 金额555 货币 CNY 总帐科目45030201 凭证货币计的 金额 或 555 必须以这种方法过帐缺少的金额以保证余额 帐户的 为零 成本中心1103 付款方式 C 支票支付 按钮过帐 首次调用事务时 将出现一个用于输入公司代码的对话框 在此处输入公司代码 BP01 过帐供应商 1002 的另一个发票 为该供应商设置付款方式 U 如先前一样输入相同的数据 输入参考 号 KR00002 而替代 KR00001 金额为 CNY 6 000 在付款方式 屏幕中 输入付款方式 U 结论结论 您已在系统中过帐了两张发票 一张 CNY 555 和一张 CNY 6 000 付款程序付款程序 用途用途 有关该过程的详细描述信息 请参考付款程序的过程描述 过程过程 1 调用事务 如下所示 菜单路径菜单路径会计 财务会计 应付帐款 期间处理 付款 事务代码事务代码 F110F110 2 在自动付款事务 状态 屏幕中 输入所需的数据 字段名称字段名称用户操作和值用户操作和值注释注释 运行日期当天日期 标识输入唯一的字母数字标识 例如 首字母缩略词和顺 序号 3 选择参数 4 在自动付款事务 参数 屏幕中 输入所需的数据 字段名称字段名称用户操作和值用户操作和值注释注释 记帐日期当天日期这是过帐凭证的日期 截止凭证输入 日期 当天日期 客户项目到期当天日期再加 7 天所有截至到下个星期的客户项目都现在支付 如果输入的日期与过帐日期相差 14 天以上 系 统会显示警告 公司代码 BP01 付款方式 CU 输入的顺序决定了付款程序首先执行的付款方法 在这种情况下 付款程序将首先试用付款方式 S 如果失败 将签入付款方式 U 依此类推 下一个记账日 期 当天日期再加 30 天 帐户供应商 1001 1002 5 选择附加日志 6 在自动付款事务 附加日志 屏幕中 输入所需的数据 字段名称字段名称用户操作和值用户操作和值注释注释 到期日检查激活 在所有情况中都选择的收付方式激活 收付凭证的行项目激活 供应商 从 到 供应商 1001 1002 7 下一步 选择付款运行 以计划付款运行 系统将显示一个对话框 提示您是否要计划付款运行 即使还没有创建建议 选择是 8 在计划收付 对话框中 选择立即开始 复选框 9 在执行付款顺序和生成并完成过帐订单之前选择状态 结论结论 已结算两张发票并且相应的项目已过帐到银行结算帐户 手动银行对帐单手动银行对帐单 用途用途 银行可将支票 银行转帐和国外银行转帐直接从您的帐户记入借方 前提前提 开户银行必须在系统中受到维护 过程过程 调用事务 如下所示 菜单路径菜单路径会计 财务会计 银行 进帐 银行报表 手动输入 事务代码事务代码 FF67FF67 在编辑手工银行对帐单 屏幕中 输入所需的数据 字段名称字段名称用户操作和值用户操作和值注释注释 公司代码 BP01 开户银行BOC 帐户标示1 报表号码当前对帐单编号如果忘记了上一个对帐单的编号 可以选 择概览 来显示旧的对帐单 然后在概览屏 幕中 您可以复制最后一个对帐单或创建 新的对帐单 通过这种方法将自动设置对 帐单编号 对帐单日期和期初余额 报表日期对帐单日期 当天 起始余额起始余额 上一个对帐单的期 末余额 期末余额期初余额 CNY 6 555银行将直接从您的帐户划入 CNY 6 555 选择 Enter 确认输入 首次调用事务时 将出现一个用于输入下列数据的详细说明 对话框 字段名称字段名称用户操作和值用户操作和值注释注释 内部银行确定设置标识如果已设置此标志 您可以输入开户行 ID 和帐户 ID 若还没有设置此标志 您必须输入银行行号 和银行帐户号 开始变式 SAP01 处理类型4如果输入此处理类型 则必须使用事务 FEBA 做 进一步处理 传送记息日设置标识 选择继续 或 Enter 键 还可以通过选择设置 详细说明 显示该对话框 3 在编辑手动银行对帐单 屏幕中 输入所需的数据 字段名称字段名称用户操作和值用户操作和值注释注释 交易 Z001 付款支票 起息日项目的起息日 比如 当天 金额555 事务 Z002 银行转帐 国内 起息日项目的起息日 比如 当天 金额6 000 按钮保存当选择保存 时 帐户对帐单将存入在系统中 但 还未过帐 您仍可以更改帐户对帐单或将新项目 添加到其中 按钮过帐在后台中联机过帐对帐单 交易 Z001 支持 付款支票 并包含待过帐凭证的过帐逻辑 在这种情况下 凭证将如下进行过帐 从银行子帐户 公司代码 BP01 的 BOC 付款支票 10020201 到银行 同时借助银行子帐户中的付款 程序结算之前生成的项目 交易 Z002 支持 国内转帐 并包含待过帐凭证的过帐逻辑 在这种情况下 凭证将如下进行过帐 从银行子帐户 公司代码 BP01 的 BOC 付款银行转帐 国内 10020202 到银行 同时借助银行子 帐户中的付款程序结算之前生成的项目 结论结论 将帐户对帐单过帐之后 系统会显示过帐统计 这使您可以查看您执行了多少有错的和无错的 FB01 过帐 未结算的过帐 这同样适用于 FB05 过帐 未结算的过帐 在我们所列举的示例中 已执 行了两种 FB05 过帐 帐户对帐单的后处理帐户对帐单的后处理 用途用途 每次对手动帐户对帐单过帐时 应对其进行后处理 因为系统不会总是自动结算所有项目 在客户没有 支付总计金额或引用了错误参考的条件下此步骤尤其重要 在这种特殊情况下 可使用存储在系统中 的唯一 DME 参考来执行未清过帐 这意味着在银行没有提供正确编号的条件下 您不需要后处理对 帐单 前提前提 过帐手动帐户对帐单 过程过程 调用事务 如下所示 菜单路径菜单路径会计 财务会计 银行 进帐 银行报表 再处理 事务代码事务代码 FEBAFEBA 在银行对帐单后续处理 屏幕中 输入所需的数据 字段名称字段名称用户操作和值用户操作和值注释注释 申请电子银行帐单和手动银行帐 单 公司代码 BP01 开户银行BOC 帐户标识 1 报表号码最后过帐帐户对帐单的对帐 单号 报表日期对帐单日期 当天 过帐范围总帐会计核算 按钮 ENTER 双击银行明细显示该银行对帐单 双击对帐单号显示对帐单项目 对帐单旁边的绿色检查标记表示无 错误处理过帐 可以在单个对帐单项目中查看过帐的凭证号 双击项目可显示更多信息 如参考 号 业务合作伙伴 银行明细 外部事务 收款人票据等 要显示已创建的凭证 双击凭证号 选择绿色箭头 返回 F3 返回到银行对帐单后续处理 屏幕 在该屏幕中 选择 过帐范围 字段中 的 子分类帐会计 并选择对帐单概览 F8 双击银行明细 对帐单旁边的红十字表示帐户对帐单包含无法过帐的项目 必须对这些项目进行后处 理 双击对帐单 然后双击项目 选择详细