广州市电子文件档案资源管理中心二期－使用手册-.doc

广州市电子文档管理中心操作手册广州市荔湾区电子文档管理中心用户操作手册目 录第一部分 系统概述41.1建设目的41.1.1实现政务、档案信息资源共享41.1.2保障数据的安全性41.1.3统一标准、规范管理41.1.4统一窗口，开放利用41.2总体功能概述4第二部分 使用前须知52.1 IE浏览器设置52.2插件安装82.2.1客户端环境下载安装（Java虚拟机）92.2.2安装CEB阅读器13第三部分 管理平台功能使用说明141.登录系统142.档案采集152.1移交单管理错误！未定义书签。2.1.1增加错误！未定义书签。2.1.2修改错误！未定义书签。2.1.3删除错误！未定义书签。2.1.4打印错误！未定义书签。2.1.5查看错误！未定义书签。2.1.6移交数据门类登记错误！未定义书签。2.2未归管理152.2.1增加152.2.2删除182.2.3修改192.2.4归档192.2.5导入OA212.2.6常用控件使用说明222.3归档管理262.4案卷管理272.5卷内管理273、综合管理283.1卷内管理283.1.1增加、修改、删除、查看283.1.2销毁283.1.3打印293.1.4鉴定303.1.5开放313.2案卷管理313.3归档管理323.4资料管理323.5销毁查看324编研管理334.1专题制作344.1.1增加344.1.2修改354.1.3删除364.1.4查看364.1.5专题属性设置3增加3删除3设置返回374.2信息编研384.2.1增加384.2.2删除394.2.3修改394.2.4查看394.2.5导入40查看404.2.6发布414.3专题利用424.3.1光盘下载424.3.2删除46第一部分 系统概述1.1建设目的1.1.1实现政务、档案信息资源共享传统的档案管理模式，各单位的电子文件、电子档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。建成数字档案馆系统后，把各单位的档案资源整合起来，集管理，通过统一的利用平台，提供对外服务。1.1.2保障数据的安全性完成数字档案馆建设后，将配备专门人员进行日常的维护和管理工作。可以通过采用多种措施保障数据的安全性，如建立完整的权限体系、数据实时备份等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个单位管理有更强的保障。1.1.3统一标准、规范管理所有政府关于电子文档信息的标准和规范均由数字档案馆系统来制定，各单位必须依照制定的技术标准和规范，这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，充分发挥管理系统在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文档信息的价值最大化。1.1.4统一窗口，开放利用政务人员可以通过政务网络在线查询档案，只需简单输入查询条件就可以查询到指定档案。提高电子文档的利用率，能有效地辅助政务工作，发挥窗口作用，更好地为政务工作服务。1.2总体功能概述广州市电子文件档案资源管理中心-主系统是广州市电子政务内网电子文件归档管理系统暨广州市电子文档数据中心系统建设第二期项目的主系统统部分，主要提供给广州市档案局以及广州市各区档案局进行接收下级立档单位数据、接收OA数据；集中安全存储、全面管理、合理利用本地区档案资源。主系统包括“管理平台”和“利用平台”两个部分；管理平台供给档案局工作人员使用，利用系统供给本地区各机关、企事业单位查询档案和档案业务沟通使用。管理平台主要功能包括“档案采集”、“综合管理”“编研管理”“统计管理”“综合检索”“全宗管理”“后台管理”“安全维护”“数据维护”；利用平台主要功能包括开放档案的“条目检索”、“全文检索”、“专题下载”，不开放档案的“查档申请”和立档单位对申请的“单位审批”，业务沟通的“个人意见”“办事指南”“反馈管理”。第二部分 使用前须知2.1 IE浏览器设置打开浏览器，点击菜单栏“工具”，点击“Internet选项”，如下图：操作步骤：1、打开Internet选项后选择“安全”页面，点击图标，然后点击按钮，如下图：2、进入安全设置页面，添加系统的访问地址，然后点击“添加”按钮，再点击“确定”按钮即可，如下图：83、把受信任站点的安全级别选择“低”（如下图蓝框所示），然后再点击“自定义级别”按钮（如下图红框所示）。4、进入安全设置页面，设置“ActiveX控件和插件”的选项，将所有ActiveX的控件和插件的内容都设置为，然后点击“确定”按钮，如下图：5、所有设置完成后点击Internet选项中的“确定”按钮退出，重启IE浏览器。2.2插件安装为了使系统能正常显示与操作，第一次使用本系统前必须安装相关的插件。相关插件在登录页面中有链接地址（如下图红框所示），点击下载并运行安装即可。2.2.1客户端环境下载安装（Java虚拟机）增加记录上传电子文件、预览报表、需要Java虚拟机的支持。在登录页面中点击“客户端环境下载安装”链接，保存压缩包，如下图：选择保存路径，点击“保存”按钮，如下图：到所保存的路径下，双击压缩包（解压压缩包必须确保系统已经安装解缩软件），如下图：双击进入解压文件页面，如图：在目标文件夹框中选择【浏览】，找到指定解压文件路径，点击【安装】，如下图：显示安装java虚拟机进程如下图所示：注意：如果您的计算机上已经安装了其他版本的Java虚拟机而仍然无法导入电子文件，则请您先卸载您原来的Java虚拟机，具体操作如下：从开始设置控制面板添加或删除程序更改或删除程序（H）选中“Java 2 Runtime Environment,SEv1.4.1_03”（根据具体机器上安装的版本而定）程序，点击“更改/删除”按钮即可。卸载完毕后需要重新启动机器，然后安装本服务器提供的Java虚拟机就可以了。系统弹出运行环境安装框，如图：默认“典型安装”，单击【接受】后如图：进入安装界面后依次默认选“下一步”即可，经过几分钟安装后，显示安装成功，如图：点击【完成】退出向导，显示客户端环境插件安装完成：2.2.2安装CEB阅读器本系统的通用格式的电子原文（doc、xls、wps、tif、jpg等）如果都统一转换成ceb格式的文件，则第一次查看电子文件前需要下载ceb阅读器。在登录页面中点击“下载CEB阅读器”链接，直接打来运行或保存到指定目录后运行安装，进入安装界面后依次默认选“下一步”即可，安装过程界面如下所示：第三部分 管理平台功能使用说明1.登录系统1）打开浏览器，在地址栏输入本系统的地址8:8500/titansbsda/，进入本系统的登录界面。(如图)2）在登录界面输入正确的用户名、密码便可成功登录主系统， 3）登录成功后显示界面。2.档案采集2.1未归管理【功能概述】：未归管理主要是管理由OA接收过了的待归档的文件、手工录入待整理归档的文件记录；档案员可在此对待归档的记录进行补充著录、修改、整理后对记录进行分类归档。【操作】：点击【档案采集】-【未归管理】，进入未归管理主页面，点击左边分类树上各分类名称前面的展开下一级分类，如图：2.1.1增加 点击左边树节点，选择档案类型，例如会计文件，点击【增加】按钮即可进行文件的增加.(如图) 输入完相关信息以后点击【保存记录】按钮,该文件就保存并显示在了文件的列表中了.(如图) 特 殊 说 明 ：连续录入：如果勾选了顶部的“连续录入”选项，在录入第一条记录后点“保存记录”按钮则自动进入下一条记录的录入界面，而无需重新返回列表界面点击“增加”按钮。序号递增：如果勾选了顶部的“序号递增”选项，必须同时勾选“连续录入”选项才能生效。在录入第一记录后点“保存记录”按钮，自动进入下一条记录的录入界面时，文件流水号会自动递增一位，而无需手动修改。主 题 词：1）直接输入，主题词间用“/”间隔；2）点击下拉框选择主题词；3）点击“主题词标引”按钮：可以获取公文题名中含有的主题词。备注：事先必须先安装好office2003办公软件和CEB阅读器，才可正确浏览相关电子原文。电子文件：在数据增加界面中点击“电子文件”后面的按钮，进入“查看电子文件”界面。（如图）在上图中点击“增加”按钮，进入引入电子文件界面。系统默认打开5条电子原文的附件框。（如图，注意：图中的每条附件框只能附加一份电子原文的路径。）增加：点击右上角的“增加”钮可以增加一行电子文件的附件框。删除附件：点击附件框后方的“删除附件”按钮，可以删除该行附件框。附件框的行数与实际电子原文件的数量是没有联系的，也就说，就算系统默认打开了5行附件框，在实际操作时如果引入少于5个电子原文，系统也会自动判断实际的电子原文数量，因此在实际操作时无需将附件框设成实际电子原文对应的数量，当然，实际电子原文数量超过5份时，可以通过右上角的“增加”按钮来添加附件框。附加电子原文：点击“浏览”按钮，选择本地要上传的文件。（如图）在上图中点击“打开”按钮，该文件的路径将显示在附件框中。（如下图）引入本机文件后，点击“确定”按钮，则所选的文件被上传到服务器端，返回“查看电子文件”界面，左侧将显示所上传的文件列表，点击文件名，右侧可对其进行预览。（如图）上图中，如果本条公文记录要继续引入更多的文件，则可再点击“增加”按钮，重复上面的步骤；如果要删除其中的文件，则选中该份文件后点击“删除”按钮；如果要下载到本机，则点击“下载”按钮；如果要对文件进行打印，则点击“打印”按钮；完成文件引入，点击“关闭”按钮，返回记录的增加界面。2.1.2删除勾选需要删除的记录，点击【删除】按钮，弹出确认删除询问框，点击【确定】即可删除记录，点击【取消】返回当前页面。（如图）2.1.3修改勾选所要修改的文件，点击【修改】按钮，进入数据修改界面。（如图）修改相关信息，点击【保存记录】，即完成文件修改操作。2.1.4归档【功能概述】：把整理好的待归档的记录在此进行分类归档勾选所要归档的文件(如图)，点击【归档】，如图：打开的归档界面如下图：选择归档方式：选择档案分类：系统将打开归档著录信息界面：在上述界面中：红色字体字段是档号组成部分，可以在档号设置里修改这里的项。点击“排序设置”按钮，打开排序设置对话框，可以设置要归档的条目的排序，这直接对归档后条目的件号产生作用，点击“确定”按钮即可使用新的排序设置，排序界面如下图：填好归档著录信息之后点击“下一步”按钮，如下图： 点击在打开的页面中点击“归档”即可完成归档操作。可进入档案采集-归档管理：对应的单位和分类下查看归档后的数据。2.1.5导入OA【功能概述】将OA系统生成的标准数据包导入到未归管理中。【操作步骤】点击“导入OA”按钮即可，系统会自动读取从OA移交的数据，并将数据导入未归管理模块，成功导入后会生成导入报告，如下图：2.1F.6常用控件使用说明1.数据浏览本系统数据主要以单位和档案门类进行分类浏览，分类在左边列出，点击某分类，在右边对应显示该分类的数据：如下图：2.展开分类上图中，点击左边分类树上各分类名称前面的可以展开下一级分类3.隐藏分类上图中，点击左边分类树上各分类名称前面的可以隐藏下一级分类4.展开隐藏分类树框点击下图中红色框内的的箭头控件，可以展开或隐藏左边的分类树框，以便用户调整数据浏览列表的宽度。5.简单查找控件如上图所示，选择查找项和条件项，输入查找值后点击按钮，则可以检索到对应的数据。点击按钮，清空查找条件，显示当前分类的全部记录。6.在结果中检索如果想在当前的检索结果中做进一步缩小范围的检索，则勾选上图中的“在结果中检索”框，在查找控件里输入第二次检索的条件，则检索出的记录就会同时满足第一次和第二次的检索条件。7.选择记录本系统提供了以下四种选中记录的简便方式：选中单条或几条记录：直接点击勾选要操作的记录前面的选择框，如下图：全选当前页：要选中本页所有记录进行操作，则点击”全选当前页”，如下图反选当前页：如果要选中本页的多数记录进行操作，则先勾选不要操作的记录，然后点击“反选当前页”，如下图：步骤一：选中不要的记录：步骤二：点击“反选当前页”，结果如下：选择所有：选择当前条件的全部记录例如如果要把案卷档号为“001-A2.01-001”的记录全部选中进行操作，则先用查找控件“档号类似于001-A2.01-001”查找出结果。然后点击”选择所有”选中当前条件的全部记录，就可以进行进一步的其他操作。8.查看记录勾选记录，点击“查看”按钮，如果选择了多条记录：则可以通过“上一条”“下一条”按钮进行连续查看选中的记录。9.查看电子文件查看记录时，在“电子文件”字段后面，有个按钮，点击该按钮，即可打开该记录对应的第一份电子文件。如果该记录有多份文件，则可以在电子文件浏览框顶部的文件列表里看到对应的全部文件名，点击对应的文件名，可以浏览该文件。2.3归档管理【功能概述】归档管理主要对临时库中的归档的数据进入手工录入、修改、查看、删除、入库的操作。功能界面如下图：【操作步骤】1、增加、修改、查看、删除的操作和未归管理的一样，在此不再详述。2、入库：入库是将归档管理的数据直接从临时库移到正式库的一项操作，只需选定要入库的数据条目，点击“入库”按钮即可完成操作。2.4案卷管理【功能概述】案卷管理主要是提供对在临时库中的案卷进入手工录入、修改、删除、查看、入库等操作。【操作步骤】案卷管理的操作跟归档管理是一样的，请参考2.1的说明进行操作，在此不再详述。2.5卷内管理【功能概述】卷内管理主要是提供对在临时库中的卷内进入手工录入、修改、删除、查看、入库等操作。【操作步骤】卷内管理的操作跟归档管理是一样的，请参考2.1的说明进行操作，在此不再详述。3、综合管理综合管理主要对正式库中的档案数据进行管理，包括卷内管理、案卷管理、归档管理、资料管理、销毁查看几大模块。3.1卷内管理【功能概述】：卷内管理主要对正式库中的卷内数据进行增加、删除、修改、查看、销毁、打印、鉴定、开放等功能。3.1.1增加、修改、删除、查看这些功能与2.1未归管理的操作是一样的，在此不再详述。3.1.2销毁【功能描述】实体档案没有保存价值，需要销毁时，其对应的电子记录也要通过本功能进行销毁处理。【操作步骤】在数据列表中，勾选需要销毁的条目，点击按钮，打开销毁补充著录界面，如下图：填写表单信息，点击【确定】按钮，所选条目将被销毁，已销毁的条目可在“销毁查看”中查询，点【返回】按钮，取消销毁动作并返回数据列表。3.1.3打印【功能描述】打印功能可以将选中的卷内记录以报表的形式打印出来。【操作步骤】在卷内条目列表中选中一条或者多条记录，点击“打印”按钮，打开报表选界面，如下图：选中一张报表，例如：卷内科技档案分类目录，点击“打印”按钮即可打开报表预览界面，如图：3.1.4鉴定【功能概述】重新鉴定档案的保管期限和密级【操作】勾选需要进行鉴定的条目，如图：点击【鉴定】按钮.进入鉴定页面，如图：在保管期限和密级下拉框选择好后，点击【确定】即可。如果鉴定项空白，则保留记录原来的值不变3.1.5开放【功能概述】经过在此开放的记录，可以在利用平台被检索利用勾选所要开放的文件，点击【开放】按钮，进入未开放界面。进入开放界面，如图：选择要开放的状态，点击【确定】按钮即可将档案的状态改为已开放，若想对文件取消开放状态在上图中选择“未开放”，点击确定就可以完成取消档案的开放状态。3.2案卷管理【功能概述】案卷管理主要对正式库中的卷内数据进行增加、删除、修改、查看、销毁、打印、鉴定、开放等功能。功能界面如下图：案卷管理的功能与操作跟3.1的卷内管理一样，在此不再详述。3.3归档管理【功能概述】归档管理主要对正式库中的归档数据进行增加、删除、修改、查看、销毁、打印、鉴定、开放等功能。功能界面如下图：归档管理的功能与操作跟3.1卷内管理一样，在此不再详述。3.4资料管理【功能概述】资料管理主要对正式库中的资料数据进行增加、删除、修改、查看、销毁、打印、鉴定、开放等功能。功能界面如下图：资料管理的功能与操作跟3.1卷内管理一样，在此不再详述。3.5销毁查看【功能概述】销毁查看功能主要对卷内、案卷、资料、归档几个模块的销毁单据进行查看，包括操作者、销毁原因等。功能界面如下图：在左边的树上方选择档案类型，如卷内管理，点击树节点打开单位下的门类，点击“文书档案”节点，如下图勾选一条记录，点击“查看”按钮，即可打开该记录的销毁信息。如下图：点击“返回”按钮可以返回销毁查看列表页面。4编研管理【功能概述】数据整合和挖掘的过程，档案馆工作人员在现有的档案资料中提取具有共同属性的反应同一主题的信息，编制成专题，供网站、媒体发布利用或刻录成光盘供离线利用。可以自己手工整合好文档再通过本模块增加记录和上传整合后的文件，也可以从系统中搜索导入档案数据。4.1专题制作【功能概述】自定义专题名称点击【编研管理】-【专题制作】，如图：4.1.1增加点击【增加】按钮，进入专题新增页面，如图：输入专题名称和描述后，点击【保存】即可，然后返回专题制作页面，查看新增的记录，如图：新增后的专题会相对应的显示在信息编研的专题节点上，如图：4.1.2修改勾选单条专题记录，点击【修改】，如图：进入专题修改页面，如图：修改完毕后，点击【保存】，点击页面上的返回回到专题制作页面上查看修改后的信息，如图：4.1.3删除勾选单条或者多条专题记录，点击【删除】，系统弹出删除确认框点击【确定】删除记录成功，点击【取消】取消删除操作并返回当前页面。4.1.4查看勾选单条记录，点击【查看】，如图：进入查看页面，如图：点击【返回】回到专题制作页面。4.1.5专题属性设置【功能描述】专题里的记录需要哪些字段（属性），用户可以在此进行自定义，如果该专题需要导入档案数据，则在此设置的字段属性要和档案对应的分类一致，例如需要导入卷内文书档案的记录作为当前专题的内容，则要根据模板维护里卷内管理_文书档案的字段描述和物理字段名进行定义【操作】勾选单条专题记录，点击专题属性设置，如图：进入专题属性设置页面，在这个页面上用户可以根据实际情况来进行专题属性设置，可以参考数据维护里的模板设置相对应的字段来进行填写专题属性信息，如图：增加点击上图的【增加】按钮，进入专题属性增加页面，如图：填写好属性名称，并在对应档案属性的下拉框中选择字段，填写完毕后点击【保存】按钮，显示效果如图：可重复多次增加属性，点击【增加】按钮进行逐个设置。设置好后的专题属性字段会显示在“信息编研”相对应的数据页面上以便获取数据信息，如图：删除勾选需要删除的专题属性，点击【删除】按钮，属性删除成功。设置返回点击页面上的【设置返回】按钮，页面返回到专题制作主页面。4.2信息编研【功能概述】给定义好的专题里添加该专题的内容，可以手工著录添加，也可以导入档案数据。点击【编研管理】-【信息编研】，显示如图：在左边档案专题树节点上选择专题，显示如图：在这里的数据来源可