受控文件编制程序.doc

受控文件编制程序1目的1.1规范受控文件的编制过程，以确保其持续性的适宜性，充分性和有效性。2范围2.1适用于公司的所有程序文件与管理文件。3名词解释 3.1受控文件，指标识、贮存、保护、检索和处置应予以控制的文件，根据性质分两个类别：程序文件与管理文件。3.2程序文件，指质量管理体系直接相关的标准性规范文件。3.3管理文件，指结合质量管理体系运行的，各管理体系的标准性规范文件，包括但不限于财务管理体系、人力资源管理体系。3.4编制，包括文件的编写、审核、审批、整理与发布，运行后的评审与更新。4职责 4.1各职能组织负责编写与本组织职能相关的文件，并定期评审与更新。4.2管理者代表负责审核文件。4.3总经理负责审批文件。4.4资料室负责发布文件。5文件编制流程图文件草案编写草案审核NYN草案审批Y文件规范整理文件发放实施运行运行评审NY6文件编写、审核与审批6.1各职能组织应主动针对涉及其职能范畴的工作内容编写文件，形成规范化的实施标准，其可以是：（a）本组织工作内容的实施指导、标准；（b）本组织与其他组织间工作衔接的细则、标准。6.2任何文件草案应由本职能组织主管审定后，进入审核、审批程序；此过程应评定该草案：（a）实施的必要性；（b）标准的精确性；（c）细则的严谨性；（d）内容的完整性。7文件规范整理与发放7.1完成审批程序的草案汇总交付资料室进行规范整理：（a）文件的规范格式；（b）文件编号处理；（c）明确文件的生效日期；（d）审定、审核与审批栏目的正式签署。7.2规范整理后的文件可予以正式发布，其应在总经理或管理者代表的指导下，针对性发放到涉及实施的职能组织。7.3文件可以通过复制后发放，但所发放文件封面的审批栏目右下角须加盖“资料室”印章，其每页右上角加盖“受控文件”印章以表明其是受控状态的；无加盖印章的文件被视为无效文件，不得发放。8文件编号规格8.1程序文件与管理文件的编号由三个部分组成：公司代码 / 文件类别 -文件顺序号。8.2质量手册的编号独立于程序文件与管理文件的编号系统，其由三个部分组成：公司代码 / 文件类别 -版本顺序号 / 年号 - 当年版本号。8.3公司代码为江西惟思特制冷机械有限公司的代码：WRE。8.4文件类别为：（a）程序文件：PD；（b）管理文件：MD；（c）质量手册：QM。8.5文件顺序号以三位数字组成，第一份文件以“001”开始，并顺序推进，程序文件与管理文件的文件顺序号平行使用，互不交叉。8.6质量手册的版本顺序号以三位数字组成，第一版本定为“001”，并顺序推进。8.7质量手册的年号以四位数字组成，为编制质量手册的当年年份；当年版本号为单位英文字母，当年的第一版本以“A”开始，于当年内顺序推进。9实施运行、运行评审与更新9.1文件实施运行后，须持续性进行运行评审，评审输入可以是：（a）本组织应用文件的实施指导、标准进行工作后的结果自我评定；（b）其他组织应用文件的细则、标准，与本组织进行工作衔接后的的信息反馈；（c）内、外部审核员的改进建议。9.2经评审结论文件内容有不适宜、不能充分阐明或不能有效实施的，应启动文件更新程序予以修改。9.3文件的更新程序一如编写的审批程序，完成审批程序的草案仍汇总交付资料室进行规范整理，其沿用同一文件编号，但版本号须加以变更。9.4版本号以两位数字组成，第一版本统一定为“01”，并顺序推进。10制定记录格式10.1记录是动态文件，是根据各程序文件与管理文件的实施要求，通过固化的格式对其实施过程进行记录，以提供可追溯性与验证。10.2固化的记录格式可以是表、单形式，随相关文件的编制程序一并制定，记录格式的修改也须启动更新程序。10.3记录格式的编号规格：相关文件编号 / 记录格式号；记录格式号为单位英文字母，同一文件形成的记录格式的统一“A”开