第二章___公务文书

第二章公务文书 第一节概述 一 公文的概念及应用 思考拉拉的邮件是公文吗 一 公文的概念公文即公务文书 是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料 是办理公务的重要工具 1 公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 2 公文形成的条件是行使职权和实施管理 3 公文是具有法定效用与规范格式的文件材料 4 公文是办理公务的重要工具之一 二 公文的作用1领导和指导作用2行为规范作用3宣传和教育作用4联系知照作用5依据和凭证作用 通过文件标题判断公文真伪 1 河北省政府关于进一步规范机关公务人员行为条例2 中共北京市委关于清理违章建筑的议案3 中共北京市委关于清理违章建筑的会议纪要4 北京市建委关于新建居民住宅审批程序的规定 二 党政机关公文文种国务院办公厅发布 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要中共中央办公厅发布 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 通过文件标题判断公文真伪 1 河北省政府关于进一步规范机关公务人员行为条例2 中共北京市委关于清理违章建筑的议案3 中共北京市委关于清理违章建筑的会议纪要4 北京市建委关于新建居民住宅审批程序的规定 三 公文的特点 一 法定性 二 政策性 三 实用性 四 时效性 五 规范性 四 公文的分类 一 从公文内容的性质和特点来划分指挥性公文规范性公文报请性公文知照性公文记录性公文 二 从公文的行文关系上来划分1上行文 自下而上的行文2平行文 不相隶属3下行文 自上而下 三 按保密要求 保密级别 普通件 秘密件 绝密件阅读范围 公开级 国内级 内部级 四 办理时限 特急件 急件 平件 五 公文格式小李是刚应聘到某政府机关工作的公务员 某天领导让小李起草一份文件 小李迅速拟写完毕然后交给了领导 可小李没想到领导只是草草看了一眼 就说小李做事太潦草 不认真 小李很不解 请你来帮小李判断一下究竟是哪里出问题了 案例一 公文的各要素分为眉首 主体 版记三部分 置于公文首页红色反线 156mm 以上的各要素统称眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称版记 一 眉首部分1 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 标识时 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行 2 秘密等级和保密期限保密程度分 秘密 机密 绝密 三级 公文还应标注保密期限 在版心右上角第一行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 3紧急程度公文分为 特急 急件 两种 标识在版心右上角第2行 4 发文机关标识发文机关标识由发文机关名称和 文件 组成 5 发文字号由发文机关代字 年份 序号组成 年代应用全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 不加 第 字 6 签发人上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 二 主体部分1 公文标题 发文机关 事项 文种 位置 红色反线下空2行 用2号宋体字 加粗 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 2 主送机关 标题下空一行左侧顶格 3 公文正文 含主送机关名称和落款 用3号仿宋字 一般每面排22行 每行28个字 正文中的结构层次第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 数字 年份不能回行 4 附件 正文下空一行左空2字 全角冒号和名称 附件名称后不加标点符号 5 成文日期 以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 成文日期必须用汉字书写 成文时间右空2字 6 发文机关印章加盖印章应上距正文1行之内 也就是不到1行的空白 端正 居中下压成文时间 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文时间上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时间上 思考 如多个机关联合行文时印章应如果排列 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章排列整齐 均压成文时间 互不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多3个印章 两端不得超过版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 7 附注指需要说明的其他事项 上行文的 请示 稳重中 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 三 版记部分1 主题词主题词是进行文献标引 存储 检索等工作的工具 词目按照 国务院公文主题词表 的分类进行编制 2 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 在主题词下l行 左空1字 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 3 印发机关和印发时间抄送机关下1行 印发机关左空1字 引发时间有空1字 四 其他1 红色反线 党的领导机关 间隔线中间有一颗红角星 行政机关一般采用一条连续的横线 2 版记中各要素之下均加一条黑色反线 3 页码 用阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 空白页和空白以后的页不标识页码 六 行政公文的办理程序 一 收文程序总经理办公室 李总 小王 现在公司事务较多 你的工作都挺忙的 为了让办公室工作更有条理 公司打算再招聘多一位秘书 主要让她做一些基本的办公事务 如文书处理等 你准备一下 这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位 具体要求到时赵总对你讲 你负责业务面试就行了 火热的人才招聘会王俐与赵总收了一堆简历 经过认真筛选后 挑了三份 王俐面试甲 乙 丙三人 下面是她们的对话 请认真看过之后 经过小组讨论 写出你组所认为的不当之处 并说说你组认为应招聘三人中哪一个 准备发言 王 你好 请坐 甲 你好 谢谢 王 我公司想招一位办公室文员 主要做文书处理方面的工作 下面请你谈谈这样几个问题 好吗 甲 好的 王 请看这张纸条后再回答吧 收文程序 签收 拆封 登记 分发 传阅 拟办 批办 承办 催办 注办 请应聘者回答前三项的具体操作要领 甲 签收时 要清点份数 看看对方是否投对了 不是本单位的放在一旁 急件要先签收 拆封时 秘书要看清收件人 不要随意乱拆 拆时可用刀剪 也可用手撕开 如有信封开启器就更好了 信封应立即扔进纸篓 不要占地方 登记时 有三种方式 簿册式 联单式 卡片式 常用的是卡片式 评析 甲 签收时 要清点份数 要对照投递单清点 查看其件数是否与单上记载一致 完成后要在上面签字 表示已收 看看对方是否投对了 不是本单位的放在一旁 急件要先签收 不是本单位的要退回 急件要注明签收的具体日期和时间 发现的问题要尽量向发文单位查询 拆封时 秘书要看清收件人 不要随意乱拆 正确 拆时可用刀剪 也可用手撕开 如有信封开启器就更好了 信封应立即扔进纸篓 不要占地方 拆时不可用手撕 应用手拿信封 竖起轻弹数下 让里面文书落到底部 在上端左下角剪一个斜三角 再顺此剪开 小心取出 有附件的更要一一对照好 分门别类后 用文件夹存放好 信封不要立即扔掉 要放入空信封筒中保管一段时间 以便发现差错后查对 登记时 有三种方式 簿册式 联单式 卡片式 常用的是卡片式 常用的是簿册式 三种方式比较 收文登记簿 王 你好 请坐 乙 你好 谢谢 王 我公司想招一位办公室文员 主要做文书处理方面的工作 下面请你谈谈这样几个问题 好吗 乙 好的 王 请看这张纸条后再回答吧 收文程序 签收 拆封 登记 分发 传阅 拟办 批办 承办 催办 注办 请应聘者回答中三项的具体操作要领 乙 分发时 先要分出办件和阅件 然后按主次分发 要有相应手续 要注意范围 传阅时 要严格范围 严禁文件横传 传阅后要认真清查 拟办时 需要秘书有一定政策水平和业务知识 要将拟办意见填入 文件处理单 的 拟办意见 栏中 乙 分发时 先要分出办件和阅件 然后按主次分发 要有相应手续 要注意范围 基本正确 分发要及时准确 最好将文件分为急件 要件 例行公务件 私人信件等 文件夹要明了 文件处理单 传阅时 要严格范围 严禁文件横传 传阅后要认真清查 基本正确 横传即应阅人之间相互传阅 原则上不允许 因为这样容易丢失 难以分清责任 清查时 看文件有无破损 缺页 看应阅人是否全部阅过 要对阅后退文记录标注清晰 传阅文件 秘书要填写传阅文件登记单 传阅文件登记单 文件传阅单 附于文件前 文件字号 或收文号 拟办时 需要秘书有一定政策水平和业务知识 要将拟办意见填入 文件处理单 的 拟办意见 栏中 正确 文件处理单 王 你好 请坐 丙 你好 谢谢 王 我公司想招一位办公室文员 主要做文书处理方面的工作 下面请你谈谈这样几个问题 好吗 丙 好的 王 请看这张纸条后再回答吧 收文程序 签收 拆封 登记 分发 传阅 拟办 批办 承办 催办 注办 请应聘者回答后四项的具体操作要领 丙 批办时 领导要快些 可用电话告诉秘书批办意见 要贯彻上级文件精神 要直接告知承办部门 承办时 承办同样要快 要学会分清轻重缓急 要有结果 催办时 所有的文书都要催办 一般以打电话为主要形式 发现拖延者给予相应处分 注办时 将文件办理情况和结果在文件处理单上注明 如收文承办后 注明是否已办复 复文字号 日期等 丙 批办时 领导要快些 可用电话告诉秘书批办意见 要贯彻上级文件精神 要直接告知承办部门 批办时 意见要直接明确 简明扼要 并填入 文件处理单 中的 批办意见 中 要署名和写日期 以备日后查考 秘书根据批办意见告知承办部门 收文催办记录单年月日收文号 密级 承办时 承办同样要快 要学会分清轻重缓急 要有结果 承办要有时限 要求秘书工作要迅速 高效 要认真领会批办意见的精神 要做到件件有着落 事事有结果 公司承办时限规定 催办时 所有的文书都要催办 一般以打电话为主要形式 发现拖延者给予相应处分 不是所有的都要催办 只有上司交办的和明显有时限要求的才催办 可采用打电话 发函 直接登门 约请承办部门来人汇报等形式 紧急文件跟踪催办 重要文件重点催办 一般文件定期催办 若有拖延等问题要及时汇报 注办时 将文件办理情况和结果在文件处理单上注明 如收文承办后 注明是否已办复 复文字号 日期等 正确通过以上评析 三人中谁应胜出 二 发文处理秘书办公室 王俐 对那位刚招聘进来的小胡 小胡 最近正值公司业务旺季 公司人手紧缺 可又不能招人太多 所以经常要加班 按照李总的意思 加班费如何计算 他让我们先拿出个初步意见来 他同意后下个通知 所以你先起草一下这个通知 注意一定按国家相关法律法规来写 胡 好的 我马上就写 第二天 王俐 小胡 昨天让你写的通知草稿写怎么样了 小胡 哦 早完成了 昨晚我就放到李总办公台上了 王俐 放李总那去了 这么快 小胡 有什么不对吗 不是说李总看过同意了就发吗 王俐 那你的底稿还有吧 拿来我先看一下 小胡 你也要看 对不起 我不知道 喏 这是 你看吧 实训题 小胡发文程序有问题吗 按照你的理解 说说她应当如何做 实训题参考答案 小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李总处是不对的 违背了办公室发文程序 下面具体介绍发文程序 拟稿 秘书人员拟出文书草稿过程 此项过程为 领导交拟 领会领导意图 收集 组织材料 构思 讨论修改 送领导审阅 会商 文书涉及