管理信息系统(9)

第六章MIS的系统分析 本章内容 1 详细调查概述 2 管理业务调查 3 数据流程调查 4 数据字典 系统化分析 处理逻辑的表达 8 系统分析报告 7 MIS的逻辑模型 系统分析的任务 系统分析的任务 1 了解用户需求2 确定系统逻辑模型 形成系统分析报告 系统分析的要求 1 系统分析应在充分理解用户需求的基础上进行2 系统分析是由开发人员和用户共同来进行的3 系统分析是在充分了解原有系统的基础上进行的4 系统分析要避免重复工作5 系统分析要讲究方法 系统分析的基本步骤 系统分析的工作分两个阶段来完成 第一个阶段的工作是进行系统初步调查和进行可行性研究 系统分析的基本步骤 续 第二个阶段的工作是进行详细调查和逻辑设计工作 内容主要包括 1 现行系统的详细调查2 组织结构与业务流程分析3 系统数据流程分析4 建立新系统的逻辑模型5 提出系统分析报告 第一节详细调查概述 一 详细调查的目的 原则 对象 现行系统 目的 完整掌握现行系统的现状 发现问题和薄弱环节 收集资料 为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备 原则 真实性全面性规范性启发性 一般常见的详细调查方式有 问卷调查法召开调查会调查人员直接参加业务实践查阅企业的有关资料个别访问由用户的管理人员向开发者介绍情况还有专家调查等方法 可以根据系统调查的具体需要确定调查方法 第二节管理业务调查概述 一 组织结构调查 二 管理功能调查 三 管理业务流程调查 为什么要进行管理业务调查 1 MIS建设 新信息系统的设计 对组织有目的的改造 组织结构设计进行组织结构设计 确定合理的组织形式 确定公司合理的集权 分权原则 设计有效的管理体制 按现代企业制度设置公司的法人治理结构和职能部门 生产部门 思考 为什么有人感慨传统管理体制下的企业成功实施ERP的概率几乎等于0 由于旧有的管理体制和经营理念的约束 使得诸多传统企业信息化的推进工作举步维艰 建设成果收效甚微 管理系统 IS 2 管理系统是信息系统的环境 一 组织结构调查 组织结构 指的是一个组织 部门 企业 车间等 的组成以及这些组成部分之间的相互关系 1 组织结构调查 组织内部的部门划分 领导与被领导关系 信息资料的传递关系 物资流动关系与资金流动关系 各部门的工作内容与职责 各级组织存在问题以及对新系统的要求等 2 组织结构调查工具 组织结构图 作为业务调查所画出的组织结构图 它要求反映 1 隶属关系 2 信息 物资 资金流的变化关系 3 组织现有业务边界之外的部门及联系 二 管理功能调查 为了实现系统的目标 系统必须具有各种功能 功能即完成某项工作的能力 2 功能结构图 三 组织 业务联系表 组织 业务联系表反映组织各部分在承担业务时的关系 通常习惯将组织 业务联系表同组织结构图画在一张图上 以便对照 比较 分析它们之间的各种联系 组织 业务联系表 组织 业务分析 现行系统中的组织结构是否合理 不合理的地方在哪里 不合理的部分对组织整体目标的影响有哪些 表现在哪些方面 不合理现象产生的历史原因是什么 哪些部门需要整改 改进措施是什么 对整改涉及的部门和有关人员的利益产生哪些影响 三 管理业务流程调查 业务流程图 业务流程图 1 根据下述业务流程画出业务流程图 采购员从仓库收到缺货通知单以后 查阅订货合同单 若已订货 向供货单位发出催货通知 否则 填写定货单交供货单位 供货单位发出货物后 立即向采购员发出取货通知 绘图方法 采购员从仓库收到缺货通知单以后 查阅订货合同单 若已订货 向供货单位发出催货通知 否则 填写定货单交供货单位 供货单位发出货物后 立即向采购员发出取货通知 红色表示业务处理单元 黑体下划线表示单据表格 表格分配图 第三节数据流程调查 一 数据流程调查的内容 二 数据的来源 三 数据流程图 数据流程 数据流程指数据在系统中产生 传输 加工处理 使用 存储的过程 一 数据流程调查的内容 1 收集原系统全部输入单据 如入库单 收据 凭证 输出报表和数据存储介质 如账本 清单 的典型格式 2 弄清各环节上的处理方法和计算方法 3 注明制作单位 报送单位 存放地点 发生频度 如每月制作几张 发生的高峰时间及发生量等 4 注明各项数据的类型数字 字符 长度 取值范围 指最大值和最小值 二 数据的来源 1 现行组织机构2 现行各系统或部门的业务流程3 各种会议的决议4 数据库系统的数据组织结构5 上级下达的各种文件和各项任务指标6 与本单位有关的其它单位的有关信息7 其它各种报表 报告 图表 三 数据流程图 全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具 它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动 处理和存储情况 2 数据流程图的特征 1 抽象性 2 概括性 3 数据流程图的基本符号 外部实体 ExternalEntity 处理过程 处理逻辑 Process 数据存储 DataStore 数据流 DataFlow 处理过程 Process 或处理逻辑 1 处理逻辑 在DFD中 处理逻辑表示对数据的变换 从用户的角度看就是表示系统能够 作什么 3种类型的数据变换 2 外部实体 外部实体 ExternalEntity 或外部项 外部项 外部实体 表示与处理逻辑相关的 且为系统外部的人 部门 单位等 3 数据流 数据流 DataFlow 数据流表示数据在系统中的流动 4 数据流程图的画法 自上而下 逐层展开 输入输出 保持平衡 第1层 数据流程图绘制示例 第2层 发货票 发货票 付款通知单 P1 数据流程图是分层次的 绘制时采取自顶白下逐层分解的办法 1 首先画出顶层 第一层 数据流程图 顶层数据流程图只有一张 它说明了系统总的处理功能 输入和输出 2 下一步是对顶层数据流程图中的 处理 进行分解 5 数据流程图的作用 1 系统分析员用这种工具自上向下分析系统信息流程 2 可在图上画出计算机处理的部分 3 根据逻辑存贮 进一步作数据分析 可向数据库设计过度 4 根据数据流向 定出存取方式 5 对应一个处理过程 可用相应的程序语言来表达处理方法 向程序设计过渡 画分层数据流程图时应注意的问题 1 合理编号数据流程图加工编号规则 子图中的编号为父图号和子加工的编号组成 子图的父图号就是父图中相应加工的编号 2 注意子图与父图的平衡 子图与父图的数据流必须平衡 平衡指的是子图的输入 输出数据流必须与父图中对应加工的输入 输出数据流相同 案例 父子图平衡原则的应用 a 中 父图中加工3有一个输入数据流 有两个输出数据流 b 中 加工3有一个外部输入数据流 两个对外输出流 这说明父图与子图是平衡的 c 中 增加了外部输入数据流K 增加了对外输出数据流L 父图子图不平衡 d 如果在父图3号加工的输入数据流 考生信息 是由考生姓名 准考证号 考试成绩 通讯地址组成的 则两者是平衡的 否则是不平衡的 分解的程度 分解时应遵循以下原则 分解应自然 概念上要合理 清晰 上层分解得快些 下层分解得慢些 在不影响可读性的前提下 应适当地多分解成几部分 以减少分解层数 当加工只有单一输入 输出数据流时 就应停止对该加工的分解 对不再作分解的加工 必须做出详细的加工说明 练习 将下面数据流程图展开过程中出现的错误在图上改正过来 第四节数据字典 数据字典的含义 数据字典的内容 对数据流程图中的六个方面进行具体的定义 数据项 数据结构 数据流 处理逻辑 数据存储 外部实体 一 数据项的定义 数据项又称为数据元素 是最小的数据组成单位 是不可再分的数据单位 如 学号 姓名等 具体包括 1 数据项的名称 编号 别名和简述 2 数据项的长度 3 数据项的取值范围 数据结构的描述重点是数据之间的组合关系 即说明这个数据结构包括哪些成分 二 数据结构的定义 数据字典中对数据结构的定义包括以下内容 1 数据结构的名称和编号 2 简述 3 数据结构的组成 三 数据流的定义 数据流由一个或一组固定的数据项组成 四 处理逻辑的定义 仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明 五 数据存储的定义 数据结构保存的场所 数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构 而不涉及它的物理组织 六 外部实体的定义 外部实体是数据的来源和去向 因此在外部实体中的条目主要说明外部实体产生的数据和输入的数据以及外部实体的数量 第五节处理逻辑的描述工具 判断树判断表结构英语表示法 示例 1 年交易额在5万或5万以下 则不给予折扣 2 对于年交易额在5万以上时 如果无欠款 则给予15 的折扣 如果有欠款 而且与本公司的交易关系在20年以上 则折扣为10 如果有欠款 而且与本公司交易关系在20年以下 则折扣为5 订货折扣政策如下 判断树 订货处理优惠待遇 年交易额5万以上 年交易额5万或以下 无欠款 有欠款 交易20年以上 交易20年以下 15 10 5 0 二 判断表 在处理逻辑中 如果判断树的条件较多 各个条件又相互结合 相应的决策方案比较多 在这种情况下用决策树表示 树的结构比较复杂 图中各项注释也比较繁琐 判断表是采用表格方式来描述处理逻辑的一种工具 条件语句 行动语句 条件项 行动项 判断表 Y Y Y Y N N N N Y Y N N Y Y N N Y N Y N Y N Y N 判断表的简化 1 Y Y Y Y N N N N Y Y N N Y Y N N Y N Y N Y N Y N 判断表的简化 2 Y Y Y N N N N Y N N Y Y N N Y N Y N Y N 判断表的简化 3 Y Y Y N Y N N Y N 三 结构英语表示法 这是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法 它使用了由 IF THEN ELSE 等词组成的规范化语言 下面是处理订货单逻辑过程的结构英语表示法 三 结构英语表示法 4 几种表达工具的比较 结构化语言最适用于涉及到具有判断或循环动作组合顺序的问题 判断表较适用于含有5 6个条件的复杂组合 条件组合过于庞大则将造成不便 判断树适用于行动在15个以下的一般复杂程度的决策 必要时可将判断表上的规则转换成判断树 以便于用户使用 判断表和判断树也可用于系统开发的其它阶段 并被广泛地应用于其它学科 第六节系统化分析 可行性分析 管理业务调查 数据流程调查 我们所得到的业务流程 数据流程是否存在不足之处呢 是否有必要进行优化 通过对原有系统的调查和分析 找出原系统业务流程和数据流程的不足 提出优化和改进的方法 给出新系统所要采用的信息处理方案 有必要 一 分析系统目标 对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察 对项目的可行性和必要性进行重新考虑 并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标 使系统目标适应组织的管理需求和战略目标 二 分析业务流程 分析原有系统中存在的问题 以对现有业务流程进行重组 产生新的更为合理的业务流程 业务流程分析过程包括以下内容 1 原有流程的分析 2 业务流程的优化 3 确定新的业务流程 4 确定人和机器的分工 三 分析数据流程 与业务流程的改进和优化相对应 数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容 数据流程分析的内容包括 1 原有数据流程的分析 2 数据流程的优化 3 确定新的数据流程 4 新系统的人机界面 四 功能分析与子系统划分 为了实现系统目标 系统必须具备一定的功能 功能就是做某项工作的能力 目标 A功能 B功能 G功能 B1功能 B2功能 B3功能 使用U C矩阵在系统规划阶段进行 五 数据属性分析 数据用属性的名和属性的值来描述事物某方面的特征 一个事物的特征可能表现在各个方面 需要用多个属性的名和其相应的值来描述 固定值属性 固定个体变动属性 随机变动属性 六 数据存储分析 首先是分析用户要求 也就是调查清楚用户希望从MIS中得到哪些有用信息 然后通过综合抽象 用适当的工具 如E R图等 进行描述 七 数据查询分析 通过调查和分析 将用户需要查询的问题列出清单或给出查询方式示意图 八 数据的输入输出分析 分析各种数据输入的目的和适用范围 数据量的大小以及存在的问题 对各种输出报表 包括手工填写的 的目的和使用范围进行分析 弄清哪些报表是多余的 或者是不符合实际要求的 系统的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求等 九 新的数据流程图的绘制 新系统的数据流程图是在以上分析过程中逐步完善的 完善数据字典 并用工具描述比较复杂的处理逻辑 十 数据处理方式的确定 数据处理的方式可分为两类 P124 1 成批处理方式按一定时间间隔 小时 日 月 把数据积累成批后一次输入计算机进行处理 2 联机实时处理方式面向处理 数据直接从数据源输入中央处理机进行处理 由计算机即时作出回答 将处理结果直接传给用户 案例 工资处理的业务流程图与数据流程图 工资管理信息子系统 上月工资发放清单 本月人员及工资变动表 本月扣款清单 上月发放清单 变动表 扣款清单 本月工资发放清单1 工资发放清单 工资处理过程的业务流程图 财务科 财务科 人事科 总务科 财务科 第七节建立新系统的逻辑模型 建立逻辑模型是系统分析中重要的任务之一 它是系统分析阶段的重要成果 也是下一个阶段工作的主要依据 新系统的业务流程 逻辑模型的内容 原业务流程的优化过程 原数据流程优化过程 新系统中的子系统划分 数据资源在数据库或主机上的分布 确定具体的管理模型和处理方法 一 确定系统目标 对系统目标进行再次考查 并对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标 使系统目标适应组织的管理需求和战略目标 主要内容为 1 系统功能目标2 系统技术目标3 系统经济目标 二 确定新系统的业务流程 确定新系统业务流程的具体内容包括 1 对企业的业务流程进行分析讨论 找出业务流程中仍不合理的地方 2 对业务流程中不合理的过程进行优化 分析优化后将带来的益处 3 确定新系统的业务流程 三 确定新系统的数据和数据流程 确定新系统的数据和数据流程具体内容包括 1 与用户讨论数据指标体系是否全面合理 数据精度是否满足要求等有关内容 确认最终的数据指标体系和数据字典 2 对数据流程进行分析讨论 找出数据流程中仍不合理的地方 3 对数据流程中不合理的过程进行优化 分析优化后将带来的益处 4 确定新系统的数据流程 四 确定新系统的功能模型 确定新系统的功能模型就是对新系统进行子系统的划分 在确定新系统逻辑模型时 必须再次进行分析讨论 最后确定新系统总的功能模型 五 确定新系统数据资源分布 在系统功能分析和子系统划分之后 应该确定数据资源在新系统中的存放位置 即哪些数据资源存储在本系统的内部设备上 哪些是存储在网络或主机上的 六 确定新系统中的管理模型 根据数据流程图对每个处理过程进行认真分析 研究每个管理过程的信息处理特点 找出相适应的管理模型 一 综合计划模型 综合计划是企业生产 经营活动的总规划 常用的综合计划模型有两类 1 综合发展模型 2 资源限制模型 1企业中长期计划模型 2厂长任期目标分解模型