第五章：办公效率及时间管理

第五章 办公效率及时间管理 一 时间管理的一般方法 案例导入 见 案例 P59 思考 1 作为秘书 小张的工作方法有哪些问题不利于她提高工作效率和准确率 2 日常工作中有哪些因素会影响到秘书的工作效率 3 如果你是一个秘书 你觉得怎样管理时间让自己忙中不乱 一 秘书自我的时间管理 1 问清工作目标和要求 可避免重复作业和减少错误的机会 1 我现在的工作需要做出哪些改变 2 可否建议要从那个地方开始 3 我应该注意哪些事情 避免影响目标的达成 4 有哪些可用的工具和资源 2 懂得拒绝别人 不让额外的要求扰乱自己的工作进度 3 主动提醒老板排定优先级 可大幅减轻工作负担 4 报告时要有自己的观点 只需少量的信息即可让老板感到满意 5 开会利用文稿演示增加活动机会 可缩短演示内容和报告时间 演示文稿前考虑 1 你希望听众听完后记得哪些重点 有什么样的感受 有什么样的决定 6 有效过滤邮件 让自己的注意力集中在最重要的信息上 7 邮件内容尽量精简 节省写信的时间并增加对方响应的机会 8 当没有沟通的可能时 不要浪费时间去寻求改变 9 只要取得信任 不需要反复沟通 同样可争取到你要的资源 10 专注工作本身而不是绩效评价 才能真正有好的表现 二 对领导的时间管理领导工作的有效性 个人素质 社会因素 时间1 认识目前领导时间管理落后的原因 1 领导自身陈旧的时间观念的影响 忽视时间价值观念 2 客观原因 如组织原因 上级领导原因 环境原因等 3 秘书部门自身原因 2 秘书对领导时间进行管理的原则 1 时间的有序性原则 2 最大限度为领导谋求可控时间的原则 3 重急轻缓的原则 4 切忌安排领导者事必躬亲的原则 三 秘书进行时间管理的方法1 时间控制法 ABCD工作法 A很重要 也很紧急 B很重要 但不紧急 C很紧急 但不重要 D既不重要 也不紧急 A 应该在第一时间去做 并值得为它花费大量的时间 B 计划好什么时候开始做 应该花费大量的时间 C 马上就做 但应在尽可能短的时间内完成 D 尽量控制做这类工作的时间 应该在完成了所有重要的工作后才做 2 统计时间法3 目标时间法 二 日常工作时间安排 一 日常安排须知时间安排总原则 紧凑 严密 有一定弹性1 顺序的先后与时间的分配2 进行预约的方法3 合理地安排日程 时间上留有充分的余地4 内外兼顾5 提高效率6 适当保密 7 事先同意 二 日程安排的形式1 年计划表2 月计划表3 周计划表4 日程表 三 日程计划表的编制 1 周计划编制步骤 提前预定 收集预定表 核查 编成计划表2 注意事项 1 把计划归为一页 设有日期 时间 地点 预定事项 备注等项目 2 编制要以上司是否能落实为基础 3 处理完的在表上删除 4 谨慎处理变更事项 5 周计划 日志卡用毕归档 四 商务旅行日程计划表的编制1 计划表的内容 日期 时间 地点 交通工具 具体事项和备注2 注意事项 1 明确上司旅行的意图 计划 2 了解上司要求和公司规定 3 向旅游机构索取有关资料 了解当地各种情况 4 尽量直接利用定期航班航线 5 时间栏中说明时差变化 离开和到达时间都以当地时间为准 6 计划表一式三份 上司 家属 存档 三 管理日志 一 手工日志1 注意事项2 特点 优点 缺点 二 电子日志1 种类2 特点 四 约会安排 一 有效安排约会的技巧和注意事项 二 约会的方式1 上司安排2 秘书电话 信件安排3 上司即兴要求安排4 他人邀约 三 约会卡片的制作 四 约请他人要让对