档案数字化扫描服务

目录投标公司简介5一、规格性能偏离表10二、档案数字化加工技术方案162.1 项目概述162.2 招标技术要求162.3数字化加工执行规范(标准)202.3.1档案管理主要法规202.3.2遵循国家、省、市档案标准:212.3.3遵循档案行业标准212.4档案数字化流程设计222.4.1扫描流程工序划分222.4.2岗位分工详细设计232.4.3流程控制和风险管理242.4.4非正常情况发生处理流程设计252.4.5加强沟通和协同处理262.5档案数字化加工方案272.5.1 提卷交接282.5.2 加工前处理292.5.2.1目录著录准备292.5.2.2 页面修整292.5.2.3 档案前处理登记292.5.2.4 档案前处理成果检查302.5.3 档案拆卷302.5.4 档案扫描312.5.4.1 扫描方式312.5.4.2 扫描色彩模式312.5.4.3 扫描分辨率322.5.4.4 扫描登记322.5.5 图像处理322.5.5.1 纠偏322.5.5.2 去污332.5.5.3 图像拼接332.5.5.4 裁边处理332.5.5.5图像数据质量检验342.5.6 图像存储342.5.6.1存储格式342.5.6.2扫描件的命名352.5.7 目录建库352.5.7.1数据格式选择352.5.7.2著录规范352.5.7.3双机著录362.5.7数据挂接362.5.7.1汇总挂接372.5.7.2数据关联372.5.7.3交接登记382.5.8文字识别382.5.8.1版面分析382.5.8.2自动OCR录入382.5.8.3计算机自动校对392.5.8.4人工校对392.5.9 建立索引392.5.10 装订归还402.5.10.1装订自检402.5.10.2 档案归还412.5.11 数据备份412.5.11.1备份范围412.5.11.2备份方式412.5.11.3 数据检验412.5.11.4 备份标签422.5.11.5 备份登记422.6质检流程设计422.6.1加工记录流程表422.6.2关联的准确性保证472.6.3影像和著录挂接实现482.6.4质检和退回482.6.5档案总检482.7关键技术应用492.7.1数字化加工核心理念492.7.2图像优化处理功能492.7.3严格的流程控制502.8档案数字化加工现场安全保障措施502.8.1环境安全522.8.2操作安全542.8.3 档案文件安全542.8.4数据安全552.8.4.1员工PC管控552.8.4.2数据存储服务器552.8.4.3设备安全552.8.4.4病毒木马防护562.8.4.5 禁止互联网访问562.8.4.6 系统容灭562.8.4.7 备份软件572.8.4.8 数据备份572.8.4.9 全备份572.8.4.10 增量备份572.8.4.11 差分备份582.8.4.12客户端异地备份582.8.4.13脱机备份592.8.4.14内部管理592.8.4.15 内部管理592.9档案资料和信息安全性保障602.9.1档案资料安全性保障612.9.2 档案信息安全性保障612.9.3 保密协议签订612.9.4保密协议模板63三、拟委派的项目实施人员名单693.2社保证明703.1拟在本标项中任职的主要人员的履历表78四、项目实施计划及方案824.1项目概述824.2 项目人员及组织管理保障824.2.1驻项目现场的技术、管理人员824.2.2 人员资质及岗位职责844.2.3人员进场策略854.2.4 奖惩策略、标准864.3项目进度计划904.4现场管理制度计划904.4.1考勤管理904.4.2物品管理934.4.3 休息管理954.4.4 操作管理954.4.5 档案保护管理954.4.6 岗位考核管理974.5 扫描产量保障计划984.5.1 硬件方面984.5.2 软件方面984.5.3 人员方面984.5.4 公司资金实力984.5.5 管理方面994.6 安全保障及风险控制994.6.1 环境安全1014.6.2 操作安全1024.6.3 档案文件安全1034.6.4 数据安全1034.6.5 病毒及木马防护1044.6.6 禁止互联网访问1044.6.7 系统容灾1044.6.8 备份软件1054.6.9 数据备份1054.6.10 脱机备份1064.6.11 双机备份1074.6.12 内部管理1074.6.13 电子文件安全1074.7 项目保密方案及具体措施1084.7.1保密措施1094.7.2保密协议1104.7.3 保密协议的签订1104.7.4监管系统111五、质量保证措施1135.1案卷质量控制1135.2扫描质量控制1155.3著录质量控制1165.4挂接质量控制1195.5全文质量控制1215.6建立机制确保质量1235.6.1质量监督机制1235.6.2质量巡查机制1235.7安全性措施124六、技术培训承诺1256.1培训目标：1256.2培训组织、实施与反馈1266.2.1培训组织1266.2.2培训实施1276.2.3培训日程安排1276.2.4培训教、学员状况：1276.3培训质量控制1286.4培训提供资料情况：1286.5培训反馈：128七、售后服务体系、技术支持维护方案1297.1威尔服务体系与优势1297.1.1威尔运维流程图1307.1.2威尔客服流程规范1317.1.3项目运维经验1357.2服务计划和内容1437.3服务流程1437.4服务方式及承诺1457.5技术支持计划1467.6 本项目保修内容、维护方式和技术支持1467.7 本项目免费维保期1477.8 本项目应急方案1477.9 本项目可提供的其他优惠条件和售后服务148投标公司简介余姚市威尔信息科技有限公司创办于二零零五年一月，地处浙江省余姚市城东开发区，风景优美，交通便利。公司面积2000平方米，拥有100余名员工，专业技术人员近80名，都拥有丰富的实际操作经验，接受过专门的规范培训。公司2011年产值突破4000余万元，2010年通过ISO9001质量管理体系认证。我司是一家专业从事系统集成、软件开发、门户站点开发设计、IT外包服务、弱电工程，以及电气自动化控制系统的设计开发和制造集一体的高新技术企业。我司以现代信息技术为依托，融合计算机、网络、自动控制技术、档案数字化扫描及数字化软件，致力于OA、HR、CRM、BI等系列软件产品的研发、销售与实施，努力为客户提高核心竞争力和综合效益。公司拥有一批高素质的管理咨询顾问和软件、网站、电气自动化控制系统研发人才，自主开发的办公自动化系统、人力资源管理、知识管理、客户关系管理、商业智能等系列软件产品在政府部门、相关企业得到广泛应用；电气自动化控制系统在国内尚属首家，产品远销欧美。公司秉承诚信、求实、创新的企业品质，专业、高效、真情的服务理念，致力于IT技术、电气自动化控制系统的研发和技术创新，在为客户创造核心价值的同时，不断提升团队素质，共创辉煌。公司在取得成绩的同时，真心感谢广大客户对我们的信任和支持！并祝公司在以后的经营中快速发展壮大，更好地回报社会。我们的服务信条是：以丰富的行业经验和严格的科学管理为依托，借助先进的技术手段提供客户超出满意的服务企业文化：人文 高效 高标 品牌人文 “以人为本”的原则，重视合作，友善待人，发挥集体主义精神，产生团队效应；高效 通过科学的计划，在最短的时间内完成更多的工作，以最小成本换取最大的回报；高标 不断提高工作技能，高标准要求工作流程；品牌 塑造“威尔”品牌，重视品牌意识。一、规格性能偏离表序号产品名称数量招标要求投标偏离1档案数字化扫描服务200万页完成时间15个月内15个月内无偏离设备要求电脑：17寸液晶显示器，1G以上内存，200G硬盘配独显电脑：17寸液晶显示器，1G以上内存，500G硬盘配独显无偏离Windows XP 操作系统Windows XP 操作系统无偏离基本办公软件（如Office 2000，ACDSEE）基本办公软件（如Office 2000，ACDSEE）无偏离扫描仪图像采集软件扫描仪图像采集软件无偏离平板的高速扫描仪高速平板全彩扫描仪无偏离拆订耗材所有拆订辅材无偏离加工流程规范查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确加工前查阅完整性，并对相应问题做好记录，与档案管理人员沟通处理无偏离拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线无偏离将案卷内页一页页分开，对特殊页（如双面有页码，需做合页，）做出标识提醒扫描人员注意针对扫描多页进行拼图处理，保证与原图无差，并做好记录，统一报与档案管理人员无偏离取掉案卷中金属物对案卷进行清理，做好杂、脏、金属类等物品，并统一归类，做好记录，特殊情况讯问档案管理人员无偏离注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况人机双向记录页数，其它特殊情况手动记录无偏离在有不清楚的情况下，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理在加工过程中如遇问题，先记录在案，然后向档案管理人员咨询。并对答复情况做记录，统一成档.决不擅自处理无偏离扫描流程根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置(本机+数据服务器+移动硬盘备份)无偏离对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描根据不同的类型的档案，做原样大小扫描，并对扫描文件进行标记，具体按省档案扫描规范执行。或依据法院要求来进行扫描无偏离将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度对扫描完成档案，质检人员进行每天检验核对页数，完成质量。三天由总检人员进行统一检验。每日统计报总检人员，每周核对后数量形成文档，统一上报档案管理人员与项目经理。确保扫描数据准确无误，质量合格无偏离影像处理流程建立存放规则将扫描人员扫好的影像拷到本工作机档案影象存放：成像后统一存储与本机，每日质检完成后，数据备份至数据服务器（自备）。二次备份至移动确盘。无偏离对因扫描原因造成的黑边等特殊影像进行处理对扫描成像每日有质检人员按统一标准进行处理格式统一，要求图像清晰，无黑边。无偏离检查电子影像是否清晰无偏离对案卷中漏编的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致由图像拼接处理员专门处理合页处理，确保扫描影响页数与原案卷页数一致。无偏离索引流程建立存放规则将影像处理人员处理好的影像拷到本工作机建立存放规则将影像处理人员处理好的影像拷到本工作机无偏离根据电子影像内容输入对应的案件信息、当事人、卷宗信息、卷内目录等相关信息根据电子影像内容输入对应的案件信息、当事人、卷宗信息、卷内目录等相关信息无偏离检查全案卷有否缺页，少页，无法看清楚的影像如有必须通知扫描人员重新扫描，确保全案卷的页数和案卷目录信息完全一致对扫描成像每日有质检人员按统一标准进行处理格式统一，要求图像清晰，页数与案卷目当信息完全一致无偏离如发现原目录有少编、错编现象，就按实际页码编写案内目录，以卷内目录的页码内容和电子影像页码内容一致为标准，并登记在册备查目录著入，实行双机著入，双机输入，软件合实。二次由质检人员与案卷检验。合实。并做好记录备份。无偏离将索引完成的案卷保存打包上传索引完成案卷打包上传备分至数据服务器。无偏离索引必须针对同一影像包，形成两份索引文件，以便在数据交换时进行索引比对，保证数据索引的正确性双机索引检验，由软件实现数据交换索引对比，确保数据索引的正确性。无偏离质检流程检查电子影像的页数与原始案卷是否一致对扫描完成档案，质检人员进行每天检验核对页数，完成质量，索引录入数据准确性。三天由总检人员进行统一检验。每日统计报总检人员，每周核对后数量形成文档，统一上报档案管理人员与项目经理。确保扫描数据准确无误，质量合格无偏离检查索引人员录入的案件信息、当事人、卷宗信息、卷内目录是否正确无偏离检查电子影像是否清晰无偏离装订流程对已完成扫描、索引、质检工序案卷进行重新装订对完成扫描、索引、质检工作的案郑进行重新装订，要求：线实、卷页完整、无破损、无漏放或错放。质检完成后，统一按档案管理人员要求上封条。（可根据档案管理人员要求，定制新计划）无偏离对重新装订的案卷，必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理无偏离按原装订的孔重新将案卷装订，以左边和下边对齐为标准无偏离对重新装订的案卷粘上封条并盖章无偏离数据格式规范标准分辨率：200dpi黑白、灰度、彩色扫描均采用300dpi，照片扫描采用600dpi正偏离标准文件格式：单页TIF；（影像保持原有文件格式，不作任何格式处理）标准文件格式：单页TIF；（影像保持原有文件格式，不作任何格式处理）无偏离色彩：对彩色照片或发票等有多种色彩的证据进行全彩扫描全部扫描,使用彩色平板高速扫描仪，均按原色扫描。（确保基本与原档案色彩无差异。）无偏离质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。无偏离保密要求投标人应保证其公司人员在采购人方服务期间所接触的采购人方各种文件，数据，系统资料，系统操作等严格遵守采购人保密制度，不得向第三方透露。我公司对针对扫描服务人员，有专门的保密制度。并与每位服务人员检订保密合同。并在服务过程中严格遵守采购人的保密制度，确保信息不外流。无偏离投标人的服务人员在对采购人业务有关的终端、软件和非技术部门进行服务时均需有采购人方人员在场。我公司服务人员在对采购人业务有关的终端软件和非技术部门进行服务时先向采购方人员现场请示，确认后，再开始现场操作。并对操作过程做记录。无偏离投标人（公章）：余姚市威尔信息科技有限公司二一二年八月十四日二、档案数字化加工技术方案2.1 项目概述随着我国物质文明和精神文明建设的不断发展，人民的法律意识不断加强，越来越多的人学会运用法律手段来维护自己的合法权益。因而，法院的诉讼案件随之增多，相应地，各类诉讼案件的文档卷宗必将越来越多。如何将成千上万的文档归档保存，如何使办案人员、司法人员快捷地查询到案件资料等问题，已经摆在法院案卷管理人员面前。2004年全国法院档案信息化建设会议中指出，法院档案信息化管理是按照档案管理工作的基本要求，利用信息技术，发挥网络化应用的优势，使档案文件的生成、归档、利用等工作与审判工作、行政管理工作密切结合，提高档案管理工作效率和质量，为深层次地、充分地开发利用档案信息资源提供条件。2005年浙江省法院也要求采用统一的电子档案软件进行电子档案的管理，因而档案电子化的工作，已成为法院迫在眉睫的工作之一。余姚法院档案数字化建设项目将根据核心业务要求，通过委托外单位服务形式将馆藏纸质档案扫描转换成数字化影像，并建立数据库，为余姚法院内部管理以及向司法人员和当事人提供信息服务。2.2 招标技术要求档案扫描工作包括整理拆装、扫描与图像处理、著录检索、文字识别、保存格式存储、文件目录与全文的挂接，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。各工作环节要求符合浙江省高级人民法院的浙江法院档案数据加工规范：u扫描设备要求：（扫描服务商自备）电脑： 要求配置： 17寸液晶显示器，1G以上内存，200G硬盘（注：配扫描仪的电脑需独立显卡）要求软件：Windows XP 操作系统； 基本办公软件（如Office 2000，ACDSEE）； 扫描仪图像采集软件高速扫描仪（扫描服务商自备） 要求配置： 需带平板的高速扫描仪拆订耗材（扫描服务商自备）要求与内容：包括钻头、胶水、美工刀片等易损耗物品。其他设备（法院提供）要求设备：；“法院已电子化文档”印章 1枚；印泥（蓝色） 1个。u加工流程规范：l拆卷流程：拆卷是指将档案拆线，形成散页，便于扫描的过程。拆卷流程应注意以下要点：检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确；拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线；将案卷内页一页页分开，对特殊页（如双面有页码，需做合页，）做出标识提醒扫描人员注意；取掉案卷中金属物；注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。在有不清楚的情况下，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。扫描流程：扫描流程是对档案散页进行快速扫描，形成影像文件的过程。在扫描流程中应注意以下要点：根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置；对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描；将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。l影像处理流程影像处理流程是对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量的过程。在该阶段应该注意以下要点：建立存放规则将扫描人员扫好的影像拷到本工作机；对因扫描原因造成的黑边等特殊影像进行处理；检查电子影像是否清晰；对案卷中漏编的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致；l索引流程：索引流程是指根据案卷卷皮信息和案卷内容，对所扫描的影像文件建立索引的过程。在索引流程中应该注意以下问题：建立存放规则将影像处理人员处理好的影像拷到本工作机；根据电子影像内容输入对应的案件信息、当事人、卷宗信息、卷内目录等相关信息。检查全案卷有否缺页，少页，无法看清楚的影像如有必须通知扫描人员重新扫描，确保全案卷的页数和案卷目录信息完全一致； 如发现原目录有少编、错编现象，就按实际页码编写案内目录，以卷内目录的页码内容和电子影像页码内容一致为标准，并登记在册备查；将索引完成的案卷保存打包上传；索引必须针对同一影像包，形成两份索引文件，以便在数据交换时进行索引比对，保证数据索引的正确性。l质检流程：质检流程是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查，确保质量的过程。质检流程中应注意的问题：检查电子影像的页数与原始案卷是否一致；检查索引人员录入的案件信息、当事人、卷宗信息、卷内目录是否正确；检查电子影像是否清晰；装订流程：装订流程是将扫描加工完成质检的案卷重新装订，并加盖电子化印章的过程。装订流程中应注意的问题：对已完成扫描、索引、质检工序案卷进行重新装订；对重新装订的案卷，必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理；按原装订的孔重新将案卷装订，以左边和下边对齐为标准；对重新装订的案卷粘上封条并盖章； 数据格式规范：初始加工的数据加工要求1、标准分辨率：200dpi2、标准文件格式：单页TIF；（影像保持原有文件格式，不作任何格式处理）3、色彩：对彩色照片或发票等有多种色彩的证据进行全彩扫描 4、质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。2.3数字化加工执行规范(标准)2.3.1档案管理主要法规中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法浙江省实施中华人民共和国档案法办法浙江省档案管理办法宁波市档案工作条例浙江省国家档案馆管理办法2.3.2遵循国家、省、市档案标准文书档案案卷格式GB/T 9705 1988CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T 17678.1-1999 第一部分：电子文件归档与档案管理电子文件归档与管理规范GB/T 18894-2002照片档案管理规范科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2000全宗单GB/T12967-1992档案交接文据格式GB/T13968-1992档案分类标引规则GB/T15418-1994浙江省档案局数字化加工标准浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）浙档（2008）47号浙江省档案信息化系统安全管理暂行方法（浙档发（2009）64号）2.3.3遵循档案行业标准档案工作基本术语DA/T 1-2000科技技术研究课题档案管理规范DA/T 2-1992档案馆指南编制规范DA/T 3-1992全宗卷规范DA/T12-1994档号编制规范DA/T13-1994全宗指南编制规则DA/T14-1994档案著录规则DA/T18-1999档案主题标引规则DA/T19-1999民国档案目录中心数据采集标准 民国档案著录细则DA/T 20.1-1999归档文件整理规划DA/T22-2000纸质档案数字化技术规范DA/T 31-2005电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）档案分类标引规则GB/T 15418-94磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 15-1995档案工作基本术语 DA/T 1-2000公务电子邮件归档与管理规范 DA/T 32-20052.4档案数字化流程设计2.4.1扫描流程工序划分针对档案数字化要求，数字化录入工作采用流水线的工作方式，以提高数字化加工的速度和质量，具体流程如下图所示：2.4.2岗位分工详细设计各工序的具体分工：工序名 称岗位描述具体工作A档案领取档案领取，办理交接手续负责与档案馆库房管理人员进行档案出库管理、登记移交清单A1档案拆分整理数字化前对实物档案的整理拆分负责档案的拆分、分类、拟标题等拆分：拆除档案的装订线并将其中夹杂的残余纸屑以及如曲别针、大头针、订书针等金属物全部去掉。分类：对档案的正文和底稿分离，根据纸张质量等进行高速和普通平板数字化分类。拟标题等规范档案著录项目：对无标题或标题有误的档案，进行鉴定、考证，重新拟标题等。A2信息著录著录案卷和文件条目信息负责录入案卷和文件的档号、文件编号、文件标题、责任者、时间、主题词等条目信息A3装订、归还对数字化后实物档案的还原处理负责档案的数字化完毕档案的进行正文和底稿的一一对应、装订、归还等工作。B扫 描对档案进行数字化操作数字化仪，进行档案数字化。B1影像检查图像处理对电子影像图像的质量检查检查调整数字化影像页的清晰度、漏扫等。去除噪声、干扰，影像内容完整性复核。COCR识别、摘要对数字化影像页进行OCR识别或摘要对数字化影像页进行OCR识别，OCR识别率比较低的档案进行摘要。C1打印卷内目录打印卷内目录打印卷内目录C2校对校对录入的条目、摘要等对录入的条目信息（特别是重拟标题的）、摘要等进行详细校对2.4.3流程控制和风险管理在扫描流程方面，我们在深入理解数字化加工的业务流程的基础上，制定了扫描加工的各个工序及相关岗位的任务，从“档案整理”“扫描”，“质检”，“总检”，“抽样检查”“档案复原”等各个工序进行了流程控制，确保在加工业务过程中，避免产生一些漏检，图像不合格，索引信息不匹配等问题的发生。在制定项目计划时，必须对项目可能遇见的风险进行评估和的预防，将风险等级高的进行重点监督，对于风险等级低的予以适当防范。在项目进展中，项目经理应及时与工程管理部进行沟通，共同处理可能遇到的棘手的问题。2.4.4非正常情况发生处理流程设计以及时、正确、有效地处理非正常情况为出发点，根据问题的严重性、必要性采取相应的手段，现场项目组长、项目经理组织讨论，分析情况，提出建议，积极与用户方沟通，做好汇报，听取意见，重大问题提交更高层次的讨论、判定，有明确的处理意见后尽快组织实施，对因人为原因引起的非正常情况要追究相关人员责任，所有非正常情况都记录日志，存档案备查。处理包括：对已形成数据的二次处理；建立对今后数据加工的处理规范；无时间跨度问题处理等。系统异常错误处理系统可以针对某些异常情况做出处理，如签退非正常退出的操作员、整批删除未归卷的影像、删除没有发送的图像，在遇到这些情况的时候，系统管理员只需要进行简单的操作就基本可以保证操作员的正常使用和系统的正常运行。程序自动备份和手工备份和恢复为了确保程序和数据库信息的安全，提供了详尽的安全机制：自动备份和手工备份的功能，自动备份可以每天定时备份，或者选择合适的时间点对数据库的表和库进行备份。手工备份可以使管理员在需要的情况下，对选择的一个表或者多个表以及整个数据库进行备份和恢复。2.4.5加强沟通和协同处理良好的沟通机制是保证项目顺利进行的重要因素，项目经理和相关任务的负责人必须定期和不定期地与客户进行沟通，了解客户的情况，反馈项目进展情况，共同做好项目管理。定期是要求每周一次汇报，每月一次汇总情况汇报，不定期是指遇到问题的及时汇报。沟通对象包括档案室、信息中心、等业务科室、分管领导。沟通方式包括口头、书面、座谈会、技术分析讨论、向其他专业人员或上级管理部门请教等。对用户方提出的新要求或内容变化的，积极予以协助。1、明确项目目标以客户为中心，依据合同内容，在与客户进行充分沟通的情况下，根据客户的业务量和业务确认需要项目所要实现的功能，定义项目完成的目标，并根据所要达到的目标配置项目经理和项目组成员，保证项目目标和客户要求一致。2、制定项目计划在对项目进行仔细调研后，根据客户目前的业务种类、人员数量、监督范围、工作场地、业务量、存在的需求和项目组成员的情况制定项目计划，项目计划包括：项目计划天数、项目进行阶段、各阶段的项目子任务和责任人，需要保险公司哪些部门进行配合，配合的内容是什么等，做到项目计划清晰、一目了然，让客户知道在项目进行的过程中，他该做什么和怎么做。3、控制项目质量对项目进行全面的过程管理，对每个阶段的子任务是分析和考核，同时公司质量管理部也对项目进行质量监控，工程管理部对项目进展进行进度监控，发现偏差，及时予以纠正，保证项目按公司ISO9001的要求和项目计划进展。2.5档案数字化加工方案为加强余姚市人民法院档案的数字化建设工作，实现余姚市人民法院档案查阅利用的高效、便捷，现计划将部分馆藏的纸质城建档案进行数字化扫描加工，主要包括提卷交接、档前处理、目录建库、拆卷扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据索引挂接、数据挂接、数据提交等工作。针对余姚市人民法院档案数字化具体要求，项目数字化工作采用流水线的组合方式，以提高扫描加工的效率和质量，我们根据多年来的数字化项目实施经验，通过拆、扫、著、检、装等流程设计了余姚市人民法院数字化加工项目的具体流程。各环节描述出库环节和余姚市人民法院档案室管理人员进行档案移交并做交接记录。折卷环节对高速扫描、平板扫描的各种纸张进行分类，并标示总页数和高速扫描、平板扫描的页码。高速扫描环节不停的对可高速扫描的文档进行扫描，单个案卷扫描完成后和出库环节录入的高速扫描的页码进行检查。如果出库环节录入总页码或高速扫描页码有误，可在此环节进行修改。质检、插扫环节对高速扫描完成案卷的图像进行检查并补扫，全部补扫完成后和出库环节的总页数、平板扫描的页码进行检查。索引著录环节对案卷的属性进行录入。OCR环节对扫描的文书档案自动进行识别著录。总检环节对案卷的图像质量、OCR著录和手动著录的属性进行检查，如果图像有问题打回质检环节进行处理，如果属性有问题，则在此环节进行修改。如果没有问题，则入库归档。组卷环节对入库完成的案卷实体进行组装。抽检环节对入库的案卷进行随意的抽查。还卷环节将已经处理完的案卷归还给余姚市人民法院档案室管理人员，并做交接记录。2.5.1 提卷交接 现场数字加工人员将指定忖人按照与余姚市人民法院共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与余姚市人民法院指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作。2.5.2 加工前处理提卷至加工现场，收现场扫描前预检组进行检查。必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，主要察看档案是否有少页，倒页，漏码、重码、错码等不规范现象，并进行档案的页面进行微处理，主要是针对档案中是否有杂物，尘，及非档案内容的金属物，脏物等。并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案过量行适档整理。并视需要做出标识，确保档案的数字化质量。2.5.2.1目录著录准备遵巡档案著录规则（DA/T18）要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项，字段长度和内容要求等，并要求将目录重新全部列出。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由余姚市人民法院档案管理人员进行审核。2.5.2.2 页面修整 破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，拆皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平）后再进行扫描。2.5.2.3 档案前处理登记 制作并与纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况，对破损、缺角、及特殊纸张进行详细登记。档案前处理登记表：序号档案号(卷号)起始页结束页总页数缺号是否破损是否处理特殊页码登记记录人员记录时间备注余姚市人民法院档案管理员： 余姚市威尔信息科技有限公司：2.5.2.4 档案前处理成果检查数字化加工团队在完成档案扫描前预处理后，安排专员对已进行档案的前处理的纸质档案进行抽检或复检，如果发现不合格的数据将进行修改和重录，发现纸质档案情况和档案前处理过程交接登记表单的结果不一致，交由前处理团队重新进行整理。并重新填写验收登记表单。完成移交的清点交接和移交登记。2.5.3 档案拆卷根据纸张的特性，将纸张分为可以高速扫描、平板扫描和大幅面扫描三种类型。把经过折叠、裱糊、粘贴、易碎、特薄、特厚的文件捡出来，用于高速平板扫描仪进行扫描，质量较好在A3以下的纸张则用高速扫描仪进行扫描，大于A3以上的幅面的纸张则用A0大幅面扫描仪进行扫描。对于不规范档案由专门人员配合档案管理人员进行二次整理。2.5.4 档案扫描2.5.4.1 扫描方式（1）根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。（2）扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，保证档案不受损。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。（3）扫描时保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫、严格确保图像质量。2.5.4.2 扫描色彩模式（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值，以扫描后的图像清晰、完整，档案内容信息与档案原件一致为准。（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案可采用黑白二值模式进行扫描。（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。对于年代久远、字迹模糊、纸张颜色和文本反差不大、斑迹较大等情况的档案采用灰度或24位彩色二种方式扫描。图纸、照片根据情况分别进行黑白、灰度或彩色扫描。有红色公章的材料采用24位彩色扫描。2.5.4.3 扫描分辨率（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。（2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。（3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于300dpi。（4）照片以原色采为准用（600dpi）彩色扫描，保持原档方向。2.5.4.4 扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数和档案整理时填写的文件页数是否一到致。不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交余姚市人民法院审核同意后进行处理。2.5.5 图像处理2.5.5.1 纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2.5.5.2 去污在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。2.5.5.3 图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。2.5.5.4 裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。每页影像左右端正度控制在3度以内，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象。厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象，需保证正文能看清楚。2.5.5.5图像数据质量检验（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。（3）文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。对案卷中漏编的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。（4）扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。（5）同页有两个以上文件，需分别扫描或图像分割处理，并进行合页处理。（6）填写相关表单，记录质检结果和处理意见。2.5.6 图像存储2.5.6.1存储格式一般采用TIFF格式存储，以文件为单位生成TIFF文件，一个文件对应一个TIFF文件，一份案卷对应一个或多个TIFF文件。一个项目、工程、案卷分别对应一个文件夹，一个项目文件包括一个或多个工程文件夹，一个工程文件夹包括一个或多个案卷文件夹，一个案卷文件夹包括一个或多个TIFF文件。2.5.6.2扫描件的命名纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。或以文件在案卷中的顺序号命名。2.5.7 目录建库2.5.7.1数据格式选择通用的数据sa格式。所选定的数据格式能直接或间接通过XML文档进行数据交换。影像和著录通过档案号相关联，保证著录数据和图像挂接的准确性。著录的属性存储于Excel文件中，Excel有两个Sheet，一个Sheet存储著录的案卷属性，包括档案号，另一个Sheet存储案卷档案号对应的档案类型和页码。扫描保存的图像，多页TIFF文件以此档案号命名；单页TIFF文件的命名采用档号-页号。在导入影像数据时，只需要在导入著录的属性时，根据档案号字段的值在“TIF”文件夹去查找相对档案号文件即可。2.5.7.2著录规范按照档案著录规则（DAT18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。需要建立档案目录数据库的质量检查机制，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据进行修改或重录。2.5.7.3双机著录一般属性数据录入解决方法一般只能达到95%左右的准确率。我们采用双机著录，双人比对属性数据录入解决方案如下：采用双人录入方式，对两人录入的每个字都进行对比(过漏掉一些全角和半角的对比，大写和小写的对比)，如果完全相同才允许归档，确保了录入达到99.99%以上的准确率。记录案卷的属性数据，如档案号、土地使用者、宗地号、证书号、发证日期、土地坐落、盒号、备注等，形成案卷的逻辑卷宗。并在批量录入时考虑有些重复字段录入时，能够保留这些字段的值，其它不重复录入的字段则需要清空，加快著录速度。考虑到不同年龄段的人员使用系统，属性的字体大小可以按照要求进行自由调整。2.5.8数据挂接实现档案数字化转换过程中形成的目录数据库与扫描件的挂接。以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号或者文件顺序号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。2.5.8.1汇总挂接数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为合格后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。在余姚市人民法院配合下，余姚市威尔信息科技有限公司将通过编制程序拉上接口，通过目录数据对相关联的数字图像自动搜索，加入对应的电子地址信息等方式进行批量，快速挂接。2.5.8.2数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核对每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像言语件的页中文件的名称与档案目录中的文件页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。2.5.8.3交接登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。并提交余姚市人民法院。2.5.9文字识别由于本公司使的公文采集识别系统针对文书档案数字化而开发的，系统能对批量扫描后的公文影像进行批量分析、识别，并自动分页，自动将标头、公文号、文件题名、公文内容、发文单位、发文日期、主题词、密级等内容录入相应的字段中。2.5.9.1版面分析由于公文格式相对不固定，没办法采用一般的模板定制技术来进行版面分析切割，我们针对