商务英语翻译 4商务信函的翻译 [武汉理工]

第四章商务信函的翻译 第一节商务信函的语言及文体特征1 1商务信函的组成部分1 2涉外商务信函的语篇特征1 3商务信函的文体特点 第二节商务信函的翻译2 1商务信函的翻译原则2 2商务信函翻译分类实践2 2 1建立业务关系2 2 2报盘和还盘2 2 3国际支付2 2 4续订和谢绝续订2 2 5修改 催开 及展延信用证2 2 6装船2 2 7保险 1 1商务信函的组成部分一般书信的结构可分为必备部分和可选部分 必备部分有 1 信头 TheHeading 发信人的地址和发信日期2 日期 DateLine 3 封内地址 TheInsideAddress 发信人的名称和地址 4 称呼 TheSalutation 5 信的正文 TheBodyofTheLetter 6 结束语 TheComplimentaryClose 7 签名 TheSignature 可选部分有 8 事由栏 ThesubjectHeadingOrCaption 9 经办人 AttentionLine 10 附件 TheEnclosure 简写Encl orEnc 11 抄送 CarbonCopy 简写C C 12 再启 ThePostscript 简写P S 举例说明如下 1 ChinaNationalLightIndustrialProductsImport ExportCorporation82DongAnMenStreetBeijing China 2 January30 2006OurRef NoYourRef No 3 ThePakistanTradingCompany15BroadStreetKarachi Pakistan 4 Gentlemen 8 Re ChineseLightIndustrialProducts 5 WethankyouforyourletterofJanuary10andshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyourfirm Asyouknow itisourpolicytotradewiththepeopleofallcountriesonthebasisofequalityandmutualbenefit Webelieveweshallbeable byjointefforts topromotefriendshipaswellasbusiness Wearesendingyou5pamphletsandapricelistcoveringpartofourexports Pleaseadvisewhatarticlesyouareinterestedinatpresent Yourearlyreplywillbehighlyappreciated 6 Yoursfaithfully CHINANATIONALLIGHTINDUSTRIALPRODUCTSIMPORT EXPORTCORP 7 Signed 10 Encl 1 2涉外商务信函的语篇特征商务信函通常具备以下七个特点 简称为7C s完整 completeness 具体 concreteness 清晰 clarity 简洁 conciseness 礼貌 courtesy 体谅 consideration 正确 correctness 1 3商务信函的文体特点A 词汇使用特点 1 用词规范正式 2 表意准确 专业性强 3 用语朴素 淡于修饰B 语法使用特点 1 句子类型较多使用陈述句 2 状语位置独特 第二节商务信函的翻译2 1商务信函的翻译原则A 翻译原则 准确规范 功能对等如下列句子的翻译 1 Theduplicateshippingdocumentsincludingbilloflading invoice packinglistandinspectioncertificationwereairmailedtoyoutoday 包括提单 发票 装箱单和检验证书在内的装运单证副本今日已航邮贵处 2 Pleasebeinformedthat onaccountofthefluctuationsofforeignexchangesthequotationissubjecttochangewithoutpreviousnotice 兹告知贵处 由于外汇的波动 报价随时可能改变 不另行通知 3 Fullinformationastoprices quality quantityavailableandotherrelativeparticularswouldbeappreciated 请详告价格 质量 可供数量和其他有关情况 4 Wearelookingforwardtoafavorablereply 静候贵方佳音 5 Wouldyouletusknowwhatyourtermsofpaymentare 能否告知贵方付款条件 6 Weshouldbegrateful pleasedifyouwouldgiveusfurtherdetailsofChineseleathershoes 如能告知中国皮鞋的详情 将不胜感激 7 Pleaseinformushowsoonyoucanmakedelivery 请告知何时能交货 B 注意一词多义现象 如 commission1 PleaseletushaveyourquotationinUSDonthebasisofCIFPortShanghaiincludingour5 commission 译文 请用美元报上海港到岸价 包括我方5 的佣金 2 ThedecisionmadebytheArbitrationCommissionshallberegardedasfinalandbindingonbothparties 译文 仲裁委员会所作的决定应视为终局 2 2商务信函翻译分类实践2 2 1建立业务关系这种信是发给从未有过业务往来 而希望与其建立业务联系的潜在顾客的 业务关系的建立是交易开始和发展的基础 外贸公司要保持或扩大业务就需要广泛的业务关系 写信人通过某种渠道获得所期望的收信人的公司名和地址以后 就可以开始向有关方面发函或寄送通函 这类业务信就是发函 也可称为 首次征询 一般说来 这类信函首先要告知收信人他的行名是如何被得悉的 然后告知对方一些关于发信人所经营的业务范围 发信人应简明扼要地写明他想推销何种商品或希望购买何种商品 收到任何这类信函之后 必须有礼貌地及时给予完整的答复 以便树立信誉和给读者留下良好的印象 就建立业务关系来说 信函一般内容如下 1 Thesourceofinformation2 Intentionofwritingtheletter3 Somegeneralinformationconcerningthelinesofbusinessbeinghandled4 Informationaboutthefirm sfinancialstanding5 Expectationofcooperationand oranearlyreply B 建立业务关系的信函常用的句型 短语及词汇 获释名址 yournamehasbeenforwarded given byastolearnthenameandaddressformtocomeacrossyournameandaddressfrom告知 toinformsb that中国驻伦敦领事馆 theChineseconsulateinLondon 加拿大商会 theCanadianChamberofCommerce有声誉的出口商 areputableexporter促进业务联系 topromotebusinessrelations 加强业务联系 tostrengthen enhance businessrelations 2 2 2报盘和还盘报盘 Offer 又称发盘 是商业交易磋商中买卖双方必经的过程 通常是一方先向另一方提出的某种交易条件 如 商品名称 数量 规格 交货期以及付款条件等 而另一方愿接受此条件 即交易合同成立 卖方的Offer称为SellingOffer Offertosell 买方的Offer 称为BuyingOffer Offertobuy或Bid 报盘有实盘和虚盘两种形式 实盘又称 不可撤销的发盘 指由发盘人向受盘人提出完整 明确 肯定的交易条件 并愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示 虚盘是卖方所作的非承诺性表示 往往附有保留条件 买方接受后卖方仍然可以改变主意 还盘 CounterOffer 是指买方针对卖方的报价来进行讨价还价的行为 下面分别为报实盘和还盘两封例信 FirmOffer DearSirs WeconfirmyourE mailofSep 2 askingustomakeyoufirmoffersforbothGroundnutsandWalnutmeatC FCopenhagen Wecablebackthismorning offeringyou250metrictonsShandongGroundnuts Hand picked ShelledandUngradedatRMB4 800netpermetrictonCIFCopenhagenoranyotherEuropeanMainPortforshipmentduringOctober November Thisofferisfirm subjecttoyourreplyreachinguswithinoneweek Wewishtopointoutthatthisisthebestpricewecanquote and thatweareunabletoentertainanycounter offers Asregardswalnutmeat wewouldinformyouthatthefewparcelswehaveatpresentareunderofferelsewhere However ifyoushouldmakeusanacceptablebid thereisthepossibilityofyourobtainingthese As nodoubt youareaware oflatetherehasbeenalargedemandfortheabovecommodities andsuchagrowingdemandcanonlyresultinincreasedprice However youmayavailyourselvesoftheadvantageofthisstrengtheningmarketifyouwillsendusanimmediatereply Yoursfaithfully 译文 敬启者 兹确认收到贵方9月2号E mail 要求我们报花生和核桃仁两货CIF哥本哈根实盘 今晨我们回E mail报手拣去壳不分级山东华生250公吨 CIF哥本哈根或其他某欧洲主要口岸价每公吨人民币4 800元 10 11月装运 此确盘一周内复到有效 我们愿指出 这是我们能报的最好价 故对贵方的任何还盘均不能考虑 关于核桃仁 我们目前仅有的少数几笔货已向别处报盘 但是 贵方若能给一个合适的 或可接受的 递盘 有可能购得此货 谅贵方知悉近来上述两商品的需求甚殷 结果只能导致价格上涨 但是 如贵方立即答复 贵方可以得到这方面的好处 谨上 Counteroffer DearSirs Re GroundnutsandWalnutmeatWethankyouforyourE mailofSep 3 offeringusfirm250metrictonsofShandongGroundnuts Hand picked ShelledandUngradedatRMB4 800permetrictonCIFEuropeanMainPorts Inreply weverymuchregretthatyourpriceisreallytoohightobeworkable Foryourinformation groundnutsfromtheU S arereportedtohaverecentlybeensoldatthelowerlevelofRMB1 700CIFEuropeanMainPorts andareeasilyobtainableatpresentinlargequantities Suchbeingthecase itisnecessaryforyoutoreduceyourpricetosomethingneartheabove mentionedlevelandeffectshipmentinOct otherwisebusinessishopeless AsregardsWalnutmeat webidRMB12 500permetrictonCIFEuropeanMainPorts Ifitisagreeabletoyou pleaseE mailusyourconfirmation statingthetimeofshipmentandpacking Weareanticipatingwithkeeninterestyourfavourablereply Yourfaithfully 译文 敬启者 事由 花生和核桃仁感谢贵方9月3日E mail 报给我方手拣去壳不分级山东华生250公吨CIF欧洲主要口岸价每公吨人民币4 800元 兹回复 贵方价格实在太高 做不开 甚憾 近来美国花生CIF欧洲主要口岸价每公吨人民币1 700元 且供应量很大 可以随便购买 特告知 在此情况下 贵方有必要将价格降到与上述相接近的水平并10月装运 否则 实难达成交易 至于核桃仁 我方递价CIF欧洲主要口岸价每公吨人民币12 500元 如果贵方接受 请即告确认 并告知船期和包装情况 殷盼佳音 谨上 2 2 3国际支付termsofpayment支付条件外贸中常用的支付方式有 预付款 advancepayment 信用证 letterofcredit L C 付款交单 documentsagainstpayment D P 承兑交单 documentsagainstacceptance D A 记账 openaccount O A 支付方式的选择要根据客户的信誉 贸易金额的大小 出口商的融资能力等具体情况来决定 信用证LetterofCredit信用证是银行应进口人的请求 开给出口人的一种银行有条件地保证付款的凭证 信用证方式是指银行根据进口人的请求和指示 开给出口人的一种保证在出口人履行所规定的条件时 按期在指定地点支付货款的凭证 关于信用证的常用词组 即期信用证 letterofcreditavailablebydraftatsight letterofcreditpayableagainstdraftatsight letterofcreditavailablebysightdraft letterofcreditpayableagainstsightdraft sightL C 在商业书信中常用 其他 confirmedL C保兑信用证irrevocableL C不可撤消信用证documentaryL C跟单信用证transferableanddivisibleL C可转让与可分割信用证 常见例句 Forpayment pleasearrangeforanirrevocableletterofcredit validuntilJune30 tobeopenedinourfavourwiththeABCBank 关于付款 请安排由ABC银行开立以我方为受益人 有效期至6月30日截止的不可撤销的信用证 Paymentshouldbemadeunderanirrevocableletterofcreditwhichistobeopenedinourfavourwithinaweekafterthedateofyourorder 付款条件 在你方定货后一个星期内开立以我方为受益人的 不可撤销的信用证 AstheamountinourOrderNo doesnotexceed 1000andtheopeningofanL Cwillinvolvealotofexpenses pleaseacceptD Pforpayment 译文 我们第XXX号订单的金额没有超过1000美元 请同意以D P方式支付 因开立信用证会给我们带来许多花费 以下提供例文及译文供读者了解 敬启者 接贵方3月8日函 内容详悉 关于第DSG267号和第BSG268号两个合同 我们同意 付款交单 的支付方式 但我们认为有必要明确一下 在今后的交易中 只有在每笔金额不超过4 000英镑 或不超过按当时兑换率折算的等值人名币的情况下 才可按 付款交单 方式办理支付 若金额超过此数 则用信用证 方式 交付 我们愿重申 只是鉴于我们之间的长期友好关系才给予这一照顾 我们衷心希望 我们能扩大上述商品的业务而互利 谨上 DearSirs WeareinreceiptofyourletterofMarch8 contentsofwhichhavebeennoted WithregardtoContractNos DSG267andBSG268 weagreetoD Ppaymenttermsforthesecontracts However weconsideritadvisabletomakeitclearthatforfuturetransactionsD PwillonlybeacceptableistheamountinvolvedforeachtransactionisbelowStg 4000 00oritsequivalentinRenminbiattheconversionratethenprevailing Iftheamountexceedsthatfigure paymentbyLetterofCreditwillberequired Wewishtoreiteratethatitisonlyinviewofourlongfriendlybusinessrelationsthatweextendyouthisaccommodation Itisoursincerehopethatwecanenlargethebusinessintheselinestoourmutualbenefit Yoursfaithfully 2 2 4续订和谢绝续订A RepeatOrder续订信包括3个要点 1 对上次订货表示满意 2 要求续订该货 3 询价可替代产品 以下封续订信函为例 DearSirs ContractNo78PGO17TiantanBrandMen sShirts Wehavereceivedthecaptionedshipmentex S S EastWind andareverypleasedtoinformyouthatwefindthegoodsquitesatisfactory Aswebelievewecanselladditionalquantitiesinthismarket wewishtoplacewithyouarepeatorderfor1 000doz Ofthesamestyleandsizes Ifpossible pleasearrangeearlyshipmentofthisrepeatorder aswearebadlyinneedofthegoods Incasethesaidgoodsarenotavailablefromstock weshallbeverygratefultoyou ifyouwilladviseusastothespecificationsofthosewhichcanbeshippedfromstock statingfullparticulars Yoursfaithfully 译文 敬启者 78PGO17号合同天坛牌男衬衫我方已经收到由 东风 轮运来的标题货物 并很高兴通知你们我们对该货很满意 我们深信我方能在本地市场销售更多的数量 故希望向贵方续订同样式样和尺码的衬衫1000打 因我方急需此货 如可能 请及早安排装运这批续订货 如上述货物无存货 如承告可立即装运的库存的规格等细节 我们将不胜感激 谨上 2 2 5修改 催开 及展延信用证A 修改信用证出口人的交单必须与信用证规定完全一致 单证不符 哪怕是微小不符也会影响出口人的安全收汇 以至于整个交易的顺利进行 信用证条款与合同规定是否一致 是出口人在信用证方式收取货款 顺利履行交货义务的前提 在实际业务中 出口人收到的国外来证经常与合同不符 出口人必须对国外来证进行严格的审核 对其中不能接受的条款及时进行修改 DearSirs WehavereceivedyourL CNo 1377 348 75issuedbytheYemenBankforReconstruction Developmentfortheamountof 43 720covering16 000DozenStretchNylonSocks Onperusal wefindthattransshipmentandpartialshipmentarenotallowed Asdirectsteamerstoyourportarefewandfarbetween wehavetoshipviaHongkongmoreoftenthannot Astopartialshipment itwouldbetoourmutualbenefitbecausewecouldshipimmediatelywhateverwehaveonhandinsteadofwaitingforthewholelottobecompleted Therefore wearecablingthisafternoon askingyoutoamendtheL Ctoread TRANSSHIPMENTANDPARTSHIPMENTALLOWED Weshallbegladifyouwillseetoitthatamendmentiscabledwithoutdelay asourgoodshavebeenpackedreadyforshipmentforquitesometime Yoursfaithfully 敬启者 由也门建设和发展银行开立的 有关16 000打弹力尼龙袜 金额计43 720美元的第1377 348 75号信用证收到 经详阅 发现该信用证不允许转船和分批装运 由于开往你港的直达轮稀少 我们常常 一多半 必须经由香港转运 至于分批装运 倘若将我们手头已有的货物立即装运 而不是等整批货齐备了再装运 这对双方都有好处的 为此 我们今日下午去电 要求将信用证修改为 允许转船和分批装运 由于货物包装就绪待装 务请立即以电报修改信用证为荷 谨上 B 催开信用证一般来说 当交易达成时 买方就有义务在合同规定的时间内通过其往来银行开立信用证 在实践中 习惯做法是在装运期前一个月开立信用证并到达卖方 以便给卖方充足的时间办理装运 如准备货物 预定舱位等 如果买方没有能够及时开立信用证 或买方开立的信用证没有能够及时到达卖方 卖方就必须和买方联系 催开信用证或弄清信用证的下落 DearSirs Re OurSalesConfirmationNo C215Withreferencetothe4 00dozenShirtsunderourSalesConfirmationNo C215 wewishtodrawyourattentiontothefactthatthedateofdeliveryisapproaching butwestillhavenotreceivedyourcoveringLetterofCredittodate Pleasedoyourutmosttoexpediatesame sothatwemayexecutetheordersmoothly Inordertoavoidsubsequentamendment pleaseseetoitthattheL CstipulationsareinexactaccordancewiththetermsoftheContract Wehopetoreceiveyourfavorablenewssoon Yoursfaithfully 译文 敬启者 事由 我方第C215号售货确认书关于我方第C215号销售确认书项下4 000打衬衫 拟提请注意交货期日益迫近 但至今我们仍未收到有关信用证 请尽速开立信用证 以便我方顺利执行这项订单 为了避免随后的修改 务必注意 做到 信用证内的规定事项与合同条款完全一致 盼佳音 谨上 C 展延信用证有时 买方及时开来信用证 但卖方没能及时将货物备妥装运 或买方由于这样或那样的理由要求延迟装运 这时卖方将不得不要求展延信用证中的装运日期和到期日期 Gentlemen Re YourL CNo 2098500setsofHaierColorTVWethankyouforyourL CNo 2098coveringyourorderof500setofHaierColorTV Wearesorrythatowingtosomedelayonthepartofoursuppliers weareunabletogetthegoodsreadybeforetheendofthismonth ItisexpectedthattheconsignmentwillbereadyforshipmentintheearlypartofMayandwearearrangingtoshipitbyS S EastWind sailingfromShanghaionorabout10thMay SoweshallappreciateitverymuchifyoucanextendtheshipmentdateofyourL CtoMay15andvaliditytoMay30 Wethankyouforyourcooperation Yourstruly 译文 敬启者 事由 贵方第2098号信用证500台海尔彩电有关贵方500台海尔彩电的第2098号信用证收到 谢谢 由于供方延误该货不能在本月底前备妥 甚歉 此货可望在5月初备妥待装 现我方正安排由 东风 轮装运 该货将于5月10日左右起航离沪 如贵方能将信用证上船期和有效期展延到5月15和30日 我们将不胜感激 谢谢贵方的合作 谨上 2 2 6装船装运是对外贸易业务中非常重要的一环 装运涉及的内容很多 在外贸函电中 关于装运的内容主要是 敦促早日装运 寄发装船通知 寄送装船单据等 A 装船单据在对外贸易中 货物装运后 卖方必须向买方提供装运单据 作为履行合同并取得货款的依据 装运单据的种类和份数 在每笔具体交易中由买卖双方商定 在实践中 货运单据的种类很多 但可以把它分成两大类 即主要单据和辅助单据 主要的装船单据shippingdocuments包括 海运提单oceanbilloflading商业发票commercialinvoice保险单insurancepolicy等 辅助单据包括 特定国家所需要的单据 如海关发票customsinvoice领事发票consularinvoice原产地证明书certificateoforigin等 以及附属于商业发票的单据 如包装单packinglist重量体积单weightandmeasurementlist检验证明书certificateofinspection其他单据otherdocuments B 装船通知与装船须知卖方应该在约定装船前向买方发出货物备妥通知 以便买方派船接货 买方在接到卖方发出的通知后 应该按约定的时间 将船名 船舶到港日期等通知卖方 卖方在货物装船后应该在约定时间将合同号 货物品名 重量 发票金额 船名及装船日期等内容告知买方 以便买方办理保险并作好卸货的准备 装船须知是装运前买方以书面形式说明装运要求 如装船方式 包装规定和唛头等 例信 敬启者 事由 第123456号合同参阅我方以前给贵方的函电 兹愿提请贵方注意 到目前为止尚未听到有关贵方装运标题合同项下货物的任何消息 我方在以前数函中曾有一函告知贵方 用户急需合同所定机器 并一直催促我方保证早日交货 因此 我们显然不可能再一次展延第123456号信用证 该证于8月20日到期 我们认为有责任再一次提醒贵方注意此事 有关各方面都殷切希望贵方立即办理装运 盼贵方立即确认装运通知 谨上 DearSirs Re ContractNo 123456Referringtoourpreviouslettersandcables wewishtocallyourattentiontothefactthatuptothepresentmomentnonewshascomefromyouabouttheshipmentunderthecaptionedcontract Asyouhavebeeninformedinoneofourpreviousletters theusersareinurgentneedofthemachinescontractedandareinfactpressingusforassuranceofanearlydelivery Underthecircumstances itisobviouslyimpossibleforustoagainextendL CNo 123456 whichexpireson20thAugust andwefeelitourdutytoremindyouofthismatteragain Asyourpromptattentiontoshipmentismostdesirabletoallpartiesconcerned wehopeyouwillletushaveyourshippingadvicewithoutfurtherdelay Yoursfaithfully DearTony TheirrevocableletterofCreditNo 7634 amountingtoUSD168 000hasbeenopenedthismorningthroughtheDistrictBank Led Manchester Pleasearrangeshipmentofthegoodsimmediately WeareinformedbythelocalshippingcompanythatS S Browick isduetosailfromyourcitytoourportaboutthe10thSep and pleaseshipbythatsteamer Wehaveinstructedourforwardertocontactyouandyoushallhearfromtheminadayortwo Pleasemarkthecartonswithourinitials thedestinationandordernumberasfollows KTLONDENCK215CTNNo 1upThiswillapplytoallshipmentsunlessotherwiseinstructed Shouldthistrialorderprovesatisfactorytoourcustomers wecanassureyouthatrepeatordersinincreasedquantitieswillfollowshortly Thankyouverymuchforyourclosecooperation Inthemeantimeweawaityourshippingadvice Yoursfaithfully 译文 第7634号不可撤销的信用证计168 000美元已于今晨通过曼彻斯特地方银行开出 请尽速安排装运我方所订货物 从本地轮船公司得知 勃鲁维克 轮定于9月10日左右从你地开往我港 请交由该轮装运 我们已指示货代 一两日内他们即会与你方联系 请在货箱上注明我们公司首字母 目的地及货号如下 KT伦敦CK215集装箱号1至 除非另有指示 所有装运将照此执行 如果这一试购订货使我们客户满意 我们可以保证将大量续订 对贵方在这一方面的密切合作 我们将十分感激 在此同时 我们等待贵方的装运通知 谨上 2 2 7保险海洋运输险 MarineInsurance 的险别是保险公司根据货物在运输途中可能遭受到的自然灾害和意外事故的种类 造成损失的程度和情况而和被保险人约定的应承担各种不同责任的规定 中国人民保险公司 ThePeople sInsuranceCompanyofChina 制订的中国保险条款 ChinaInsurance