第1讲 办公自动化概述

2020 4 6 1 第一讲办公自动化概述 1 办公自动化系统的组成2 现代办公自动化系统3 办公自动化通用软件4 Office2003的组成5 文件的新建和打开6 文件管理7 多窗口显示文件 窗口的排列8 Office共享 发布网页 2020 4 6 2 1 办公自动化系统的组成 1 办公自动化定义美国麻省理工学院季思曼教授的定义 将计算机技术 通信技术 系统科学与行为科学应用于传统数据处理技术难以处理 且量非常大而且结构又不明确的那些业务上的一项综合技术 1985年 我国的专家学者在全国第一次办公自动化规划会议上 将办公自动化定义为 利用先进的科学技术 不断使人们的部分办公业务借助于各种设备 并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人 机信息处理系统 2020 4 6 3 1 办公自动化系统的组成 2 办公自动化系统组成硬件 微机 打印机 复印机 扫描仪 传真机 投影仪 UPS等 软件 操作系统 各种语言处理程序 应用软件 2020 4 6 4 OA硬件 微机 2020 4 6 5 OA硬件 打印机 喷墨打印机 针式打印机 激光打印机 一体机 扫描 复印 传真 打印 2020 4 6 6 OA硬件 复印机 按技术分类模拟复印机数码复印机按应用范围分类办公型复印机工程图纸复印机便携式复印机 便携式复印机 工程图纸复印机 2020 4 6 7 OA硬件 扫描仪 类型 手持式 滚筒式和平板式三种分辨率DPI 每一英寸长度的点数 色彩位数 共可表示颜色数目 感光元件 使用CCD能达到较高分辨率接口 SCSI EPP和USB 手持式扫描仪 平板式扫描仪 2020 4 6 8 OA硬件 传真机 类型热敏纸传真机 也称为卷筒纸传真机 热转印式普通纸传真机激光式普通纸传真机 也称为激光一体机 喷墨式普通纸传真机 也称为喷墨一体机 2020 4 6 9 OA硬件 投影仪 类型家用视频型 亮度在1000流明左右 对比度较高 投影的画面宽高比多为16 9 各种视频端口齐全 适合播放电影和高清晰电视商用数据型 主要显示微机输出的信号 用来商务演示办公和日常教学 功能全面 对于图像和文本以及视频都可以演示 2020 4 6 10 2 现代办公自动化系统 1 办公自动化所需技术网络技术 主要采用Intranet 设置防火墙 先从单位内部的局域网开始 然后向本系统或本行业延伸 最终形成广域网 Web技术 Web技术的核心是超文本标识语言 HTML 和超文本传输协议 HTTP 并向动态HTML JavaScript ActiveX等技术发展 2020 4 6 11 1 办公自动化所需技术 数据仓库技术 集成各种数据库并转换成面向科目的格式 便于用户访问 分析 最后作出战略决策 多媒体技术 档案库中照片 领导批示字迹保存 发声电子词典 视频会议等 电子邮件技术 除了简单的电子邮件发送功能外 更重要的功能是实现用于复合文档的分布 文档的传递或审批等工作流程 以及在线讨论 2020 4 6 12 2 现代办公自动化系统 2 新型办公室网络化办公室 将各种办公设备连成局域网 进而通过公用网或专用网联成广域网 无纸化办公室 在无纸办公环境下 计算机 应用软件 通信网络是三个最基本的要素 大量电子文件的产生 就是无纸办公的主要标志 2020 4 6 13 2 新型办公室 虚拟办公室 把传统办公室变成时间上全天候 空间上是办公人员所能达到的一切场所的办公室 广义地说 虚拟办公室就是各种各样的信息网络 无人办公 如无人售货 自动存取款 传真及电子邮件自动收发 办公大楼各项自动监控功能等移动办公 人们可使用便携办公设备 通过网络完成信息交换 传达指令 汇报工作等 2020 4 6 14 3 办公自动化通用软件 Office Microsoft公司 主要有Word Excel PowerPoint Access FrontPage等 WPS 金山公司 包括WPS文字 WPS表格 WPS演示 永中Office 无锡永中公司 集成了文字处理 电子表格和简报制作三大应用 可以在Windows Linux和MacOS下运行 OpenOffice Sun公司 主要有文书 简报 表格 绘图 公式和数据库管理 2020 4 6 15 4 Office2003组成 Word 文字处理Excel 电子表格PowerPoint 演示文稿Access 数据库管理FrontPage 网页制作Outlook 个人信息管理器和通信程序 如管理电子邮件 日历 联系人和任务等 2020 4 6 16 4 Office2003组成 Publisher 创建和设计出版物软件 比Word更强调设计 可添加文本 图形 表格 艺术字等 并可产生PDF格式 InfoPath 信息收集管理程序 用于创建表单 填写表单 如制作报销单 考勤卡 调查表 保险单等 并可连接到数据库 Web服务等 2020 4 6 17 4 Office2003组成 OneNote 信息管理工具 综合电子笔记本和传统笔记本的优势 随意书写和记录 并可对输入信息进行组织和管理 如会议记录 课堂笔记与信息收集 包括图片 音频 视频等信息 Visio 绘图软件 功能十分专业 适合不同领域 不同行业用户使用 2020 4 6 18 5 文件的新建与打开 单击 常用工具栏 的 新建 按钮 直接新建一个空白的文档窗口选择 文件 新建 命令 显示 新建文档 任务窗格 2020 4 6 19 5 文件的新建与打开 我的电脑 窗口中双击Word文档文件 文件 打开 命令单击 常用工具栏 的 打开 按钮 文件 菜单底部选择最近曾打开过的文档名 开始工作 任务窗格的 打开 区域选择最近曾打开过的文档名 2020 4 6 20 5 文件的新建与打开 文件 菜单 窗口 菜单 2020 4 6 21 6 文件管理 文件查找 在 打开 对话框中选择 工具 查找 命令 文本内容 2020 4 6 22 6 文件管理 文件属性 选择 文件 属性 命令 2020 4 6 23 6 文件管理 文件加密 在 另存为 对话框中单击 工具 按钮 并选择 安全措施选项 命令 2020 4 6 24 7 多窗口显示文件窗口的排列 往下拖动 多窗口显示文件 选择 窗口 拆分 命令 2020 4 6 25 7 多窗口显示文件窗口的排列 窗口的排列 选择 窗口 全部重排 命令 2020 4 6 26 8 Office共享