Excel分列与合并功能的灵活动用

EXCEL 分列与合并功能的灵活动用分列与合并功能的灵活动用 分列 顾名思义即是把一列数据 包括文本 数值等 分成若干列 合并是把若干列 合成一列 在实际工作中 总结了它们的几点用途 一 数据转换一 数据转换 现在的财务软件 管理软件大多能把数据以其他格式输出 我们也常要从它们中导出 数据到电子表格 Excel 中 根据需要来编辑 计算 但有时我们会发现导出的数据不能进 行计算 也就是说它们不是数值 例如 用友财务软件 8 11 版导出的数据就是如此 非要 对导出后的每个单元格双击后才能变成真的数值 但是有时导出的数据成百上千 一个个双击是很不现实的 经过分析 这是软件在数 据输出时在数据末加了一个空数据位 其解决办法为 首先输出时 应在原软件中将每列 宽度拉至能看见所有数据的宽度 输出后 在 Excel 中 点击列号以选中需转换之数据列 然后点击菜单 数据 分列 分列方式选 固定宽度 单击 下一步 不要改变其 宽度 单击 完成 按钮 这样处理后 数据会在瞬间转为可计算的数值 二 复杂数据的排序二 复杂数据的排序 Excel 的排序功能固然强大 但对一些复杂数据仍然力不从心 例如 一列数据为材料 编号 材料名称 数量 收料单号 既有文字 又有数字 还有符号 如 23009831 螺钉 500 箱入库 500123 现在要按收料单号 即 500123 排序 该怎么办呢 这时 可以选中 该列 点击菜单 数据 分列 视情况不同选 分隔符号 或 固定宽度 若每一行都 有明显的符号 如例中的 库 字 就可选 分隔符号 点击下一步 在 其他 栏中输入 库 字 点击下一步 最后点击完成 则收料单号 500123 所在列即被分离为另一列 现在就可 按收料单号排序了 三 修改数据三 修改数据 分列功能还可用于修改错误的数据 例如 在 Excel 中输入凭证号时在全部数据中间 多输入了一个零 即把 C010XXX 输成了 C0100XXX 一列数据有几百个 而且其中 XXX 为从 001 到 999 因而不能使用查找替换 一个个太过繁琐 现在我们利用分列各合并来 快速修改 首先选中该列数据 单击 数据 分列 菜单命令 在弹出的对话框中选择 固 定宽度 单选按钮 建立两根分列线 一根置于 C01 后 一根置于 0XXX 前 如图 1 所示 然后单击 下一步 按钮 图 1 设定字段宽度 在预览窗口中选中 C01 列 在窗口右上角选中文本选项 如图 2 所示 选中 0XXX 列 也设为文本 选中 0 列 在窗口右上角选中 不导入此列 选项 单击 完成 按钮 就去 掉了多输的那个零 如图 3 所示 图 2 设定每列的数据类型 图 3 修改后结果图 接下来是合并 假设 C01 所在列为 A 列 0XXX 所在列为 B 列 并从第一行开始 现 选中 C1 单元格 单击 插入 函数 菜单命令 弹出插入函数对话框 如图 4 所示 这里 在 或选择类别 文本框中选择 文本 在下面的 选择函数 列表框中选择 CONCATENATE 然后单击 确定 按钮 图 4 插入函数 对话框 在接下来的 Text1 栏中输入 A1 Text2 栏中输入 B1 单击 确定 按钮 这样 A1 和 B1 即合并成 C1 单元格 为 C010XXX 接下来移动鼠标至 C1 单元格右下角 待鼠 标变为黑十字时 向下拖拉至列尾 即可将 A 列和