秘书的人际沟通课件

秘书的人际沟通课件 秘书的人际沟通 秘书的人际沟通课件 人际关系与沟通 狭义的人际关系是指个人与个人之间的关系 广义的人际关系还包括个人对单位 单位对单位等更广泛的社会关系 沟通是指在一定的社会环境下 人们借助共同的符号系统 如语言 文字 图像 记号 手势等 以直接或间接的方式彼此交流和传递各自的观点 思想 知识 爱好 情感 愿望等各种信息的过程 秘书的人际沟通课件 秘书与上司的关系 秘书的人际沟通课件 秘书如何与领导相处 一 了解上司的范围1 上司的工作内容2 上司的工作习惯 个人性格 价值观等3 上司的交往范围和一些家庭私事二 了解上司的途径循序渐进 观察琢磨 秘书的人际沟通课件 二 了解上司的途径 秘书要了解上司 只能循序渐进 慢慢地去观察和琢磨 比如他每天会见了哪些人 打了哪些电话 批了哪些文件 他在约见客人时 先后顺序的安排 谈话时间的长短 说话的口气 关注的问题以及平时工作作风 习惯等 秘书的人际沟通课件 三 让上司了解自己四 正确对待上司的 毛病 五 与新上司的关系六 与 霸道 型上司相处七 与 婆婆 型上司相处八 消除紧张情绪 秘书的人际沟通课件 三 让上司了解自己 上司与秘书在工作中必须有一种默契 只有这样 工作才有效率 心情也会愉快 既然要有默契 那了解就必须是双向的 所以 作为秘书 不仅有责任去了解上司 而且还有义务让上司了解自己 相互了解可以避免工作中的失误和纠纷 增强双方的信任 秘书的人际沟通课件 四 正确对待上司的 毛病 作为秘书要维持与上司良好的关系 有一点很重要 那就是发现并承认上司身上的优点 最好站在这样的角度来看上司 既然他的职位比我高 我只能做他的助手 那就说明他在许多方面比我强 我应该学习他的优点 秘书的人际沟通课件 五 与新上司的关系 作为职业秘书 更换上司是常有的事 作为一名新秘书或新换了上司的秘书 首先要主动与上司进行交流沟通 了解上司的性格和开展工作的一些想法 如果暂时不便交流 那也要及时向自己的部门经理或上司原来的秘书请教 秘书的人际沟通课件 六 与 霸道 型上司相处 有些单位的领导人显得非常 霸道 其实 这种外表盛气凌人的上司也并不喜欢自己的家长制作风 作为秘书 如果你与人为善 宽厚待人 那么 大家都会信赖你 都会愿意与你一起工作 因霸道而把人际关系搞得一团糟的上司 他们会更加信赖你 秘书的人际沟通课件 七 与 婆婆 型上司相处 所谓 婆婆型 上司 就是他在给你交代工作时 不管什么事情 他都要从头到尾都说一遍 似乎只有这样 他才觉得放心 对于这种 婆婆型 上司 秘书一定要有耐心 要逐步让上司学会 放权 不过在上司 放权 之前 你要把上司所担心的各种问题都想到 并想出相应的对策 只有这样 上司才会放心 秘书的人际沟通课件 八 注意不 越位 作为秘书 绝对不能干预上司的决策 超越自己的职责范围 自行其是 以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为 秘书在工作必须加以注意 1 未经授权 在各部门送上来的报告上签字盖章 2 私自代表上司与客人洽谈业务 3 随便接待或回绝没有预约的客人 4 询问会议内容 5 不代替上司接待客人 6 不随意决定上司的工作日程 秘书的人际沟通课件 沟通中应注意的问题 如果上司听不进去 秘书就要中止沟通如果不同意上司的观点 秘书也不能当面顶撞即使对上司的观点有不同意见 也要对其中正确的部分表示赞同如果与上司的意见相同秘书在与上司沟通时应耐心地倾听上司的意见 了解他们真正的用意如果对上司的意见有补充如果有其他人在场 就要顾及上司的面子 秘书的人际沟通课件 第二节有效沟通的基本原则 实话不一定要实说看人说话开口之前先察言观色说好第一句话学会表达感谢 秘书的人际沟通课件 1 实话不一定要实说 公司里的每一个人都有自尊心 虽然你说的都是实话 但有时候实话很容易刺伤对方的自尊心 一旦你的实话让对方听着不舒服 他就会产生抵触心理 不再听你说什么 而是计较你是怎么说的 所以 作为秘书 当在与同事沟通时 一定要注意把话说得委婉些 实话不一定要实说 秘书的人际沟通课件 2 看人说话 作为秘书 一定要养成看人说话的习惯 这并不是让你去欺骗同事 而是为了更好的沟通 秘书的人际沟通课件 3 开口之前先察言观色 当你准备与对方沟通时 应先观察一下 他是怎么想的 现在想不想与自己沟通 即使对方还没有开口 你也可以通过他的肢体语言来判断 掌握一般的肢体语言应当是职业秘书的基本技能 秘书的人际沟通课件 肢体语言运用策略 肢体语言又称身体语言 是指为了达到沟通的目的 代替语言表情达意的身体的各种动作 哈佛大学曾经对人的第一印象做了行为研究报告 报告指出 在人的第一印象中 55 来自肢体语言 37 来自声音 8 来自说话的内容 秘书的人际沟通课件 常用的肢体语言 一 眼神环视专注二 表情 秘书的人际沟通课件 眉毛形状 眉毛皱起 不愉快 迷惑 讨厌 不赞成 为难 陷入困境眉毛上扬 妒忌 不信任紧锁眉头 深思问题双眉下垂 沮丧 悲伤眉毛迅速上下活动 心情愉快 内心赞同以及亲切 挑逗打趣 秘书的人际沟通课件 口唇变化 嘴角上翘 豁达 随和 容易被说服嘴角下撇 性格固执 刻板 不好说话抿住嘴唇 意志坚决 不愿意暴露内心想法撅着嘴 不满意或者攻击对方掩口而笑 性格内向向上吐烟 比较自信 有主见 地位优越向下吐烟 沮丧 犹豫 心情不佳 信心不足 秘书的人际沟通课件 耳鼻体态 下巴向上鼻孔朝向对方 藐视对方摸着鼻子沉思 内心斗争激烈 犹豫不决说话时摸鼻子 不相信说者 在考虑如何对付听说时用手摸耳朵 自我欣赏或要打断对方 秘书的人际沟通课件 手势 手摸后脑勺 尴尬 为难 不好意思用手挠头 困惑 麻烦 不满以拳击掌 将发起攻击或果断决定双手指尖并拢抵住下巴 充满信心 对对方讲话感兴趣双手指尖并拢插在两腿中间 心情平静 愿意听对方讲完双手相搓 为难 急躁双手叉腰 挑战 示威 感到自豪双手插在口袋里 内心紧张或处事冷漠 玩世不恭手臂交叉放在胸前 胸有成竹 有思想准备 不愿与人接触 秘书的人际沟通课件 4 第一句话要慎重 如果第一句话就能让对方感兴趣 那么后面的沟通就有可能事半功倍 相反 如果第一句话就让对方不爱听 那么后面的沟通将越来越难 要达到沟通的目的 第一步就是要让对方听得进去 只有让对方听得进去 双方才能继续沟通 如果对方不感兴趣 你说得再多 那也是对牛弹琴 秘书的人际沟通课件 公司新来的秘书小张觉得上司办公室的布置不合理 便给上司提建议 老板 你这办公室布置得实在不合适 一进门就让人感到别扭 最好把办公桌调个位置 对于小张的这个建议 老板没有理睬 于是 小张中午在食堂吃饭向同事小王抱怨 说老板没什么情趣 也没有什么判断力等 第二天 小王找到机会向老板提出同样的建议 老板 你这办公室的装修很不错 不过 如果把办公桌往那边挪一下 采光可能会更好 你觉得怎么样 老板一听 就马上让人来办 并夸小王工作积极主动 同样一个建议为什么会出现两种结果 秘书的人际沟通课件 第三节沟通的途径 一 当面沟通人们常说 见面三分情 面对面地沟通 双方在讨论问题的同时还可以增进彼此的感情 如果双方有不同的意见 可以及时协商 同时 可以在吸收对方意见的基础上完善自己的设想 因此 秘书对于那些重要的或敏感的事情应尽量采用当面沟通的方式 即使是一些简单的通知或传话 只要条件允许 也因采用当面沟通 秘书的人际沟通课件 选择当面沟通的条件 对方对你所提的问题很感兴趣 对方比较忙 可能没有时间看你的书面材料 对方对你的问题可能有不同的意见 甚至会提出批评 当对方知道你的意见之后 可能会产生强烈的抵触情绪 而你又必须坚持 需要双方相互讨论才能统一意见 双方关系密切 使用口语自然又随意 秘书的人际沟通课件 二 书面沟通 书面沟通就是文字沟通 它的优点是准确 详尽 权威和可以永久保存 书面沟通适用于以下几种情况 1 需要沟通的人比较多而且分散 不适合当面沟通 2 对方需要一定的时间来考虑你所提出的问题 3 对方需要将你提出的问题当做书面的记录加以保存 以便将来查询或当做凭据 4 对方需要按照规定的程序去完成你交代的工作 他们需要有书面的说明 这样可以按部就班 随时查阅 秘书的人际沟通课件 书面沟通不足之处 1 对方不想看 如果你问他的意见如何 他可以说没有收到或者还没有看 从而推卸自己的责任 2 对自己不利的文件 他看完了可装作还没有看 所以 秘书在进行书面沟通时应注意以下几点 1 主体鲜明 引人注目 2 语言尽量通俗易懂 让对方感到亲切 3 在措辞上尽量避免产生对抗情绪 4 书面材料送出去后 用电话询问对方是否看到文件 有什么困难或意见 使对方没有推脱的借口 秘书的人际沟通课件 三 电子沟通 电子沟通包括电话 电子邮件 网上交流等方式 其中 电话沟通偏向于当面沟通 电子邮件又类似于书面沟通 而网上即时通信则介于这两者之间 秘书的人际沟通课件 电话沟通 电话沟通虽然是一种口头沟通 但一般的电话看不到对方的形象 所以 电话沟通只适用于下列几种情况 1 距离远 双方无法当面沟通 但又希望尽快知道对方的反映 2 双方交情不错 见不见面都一样 通过电话沟通方便快捷 3 一些当面沟通时难以开口的事情可用电话来说明 4 虽然目前不能见面 但可以先用电话沟通 增进感情 为将来的当面沟通做准备 秘书在电话沟通时应注意以下两点 一是不能在电话里聊天 二是如果通话时间太长 影响其他的电话打进来 秘书的人际沟通课件 四 直接沟通与迂回沟通 当面沟通 书面沟通和电子沟通都属于直接的沟通 而迂回沟通是指通过第三方用间接的方式沟通 秘书的人际沟通课件 迂回沟通 迂回沟通就是通过第三方把你想说的话转给对方 秘书的人际沟通课件 在进行迂回沟通应注意以下几点 1 你委托的中间人是否公正 如果中间人公正 那沟通就比较容易 2 你委托的中间人是否热心 如果他不热心 对你委托的事情一拖再拖 那就可能耽误事 即使没有拖 可他只是随便应付 马虎了事 也可能影响沟通效果 3 你委托的中间人是否合适 虽然他公正而又热心 但是他与对方的交情也只是一般 那同样会影响沟通的效果 秘书的人际沟通课件 第四节沟通的策略 秘书的人际沟通课件 听 的策略 小声附和当对方说到关键的地方或者快要说完的时候 秘书应该点点头或者小声附和 表示同意对方的说法 看着对方眼睛在听对方说话时 最好是看着对方的眼睛 这是 听 的一个诀窍 让对方说完让对方把话说完 如果你有什么疑问 也不要急于提问 可以先把疑问记在纸条上 待对方说完之后 再把自己的问题一条一条