医院采购部工作流程

采购管理制度与工作流程采购管理制度与工作流程 一 一 目的 目的 为规范采购流程 提高采购工作的效率 特制定本制度 二 二 适用范围 适用范围 适用于本医院采购管理 三 内容 三 内容 1 1 总则总则 为加强采购工作的管理 提高采购工作的效率 制定本制度 所有的采购人员及相关人员 均应以本制度为依据开展工作 2 2 采购基本流程采购基本流程 采购需求 采购计划 寻找供货商 询价 比价 议价 采购洽谈 合同的签订 确定付款条件 配送方式 售后服务 交货验收 仓管 质检 不合格退货 入 库 计划对账 财务结算 采购流程图如下图所示 2 采购计划 审批 寻找供应商 产品采购部 总监 寻价 比价 议价 采购洽谈 合同的签订 交货验收 验收合格 下单 建立供应商资料 1 采购计划 采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划 采购需求 验收 不合格 退货 院长 审批 财务部确认付 款条件及帐期 计划对账 入仓 财务结算 院长 财务 董事长 审批 3 2 供应商的选择和考核 供应商的选择与考核 一般从经营情况 供应能力 品质能力等方面评定 并定期从质量 运货 价格 逾期率 是否配合等方面综合打分 3 询价 比价 议价 4 合同的签订 买卖双方经过询价 报价 议价 比价及其它过程 最后双方签订有关协议 合约 即告成立 采购合同的签订要根据采购商品的要求 供应商的情况 企业本身的管理要求 采购方 针等要求的不同而各不相同 需与财务部核实确定付款条件 货运方式 售后服务等情况 5 交货验收 采购员必须确定货物品种 数量 质量 交货期的正确无误 以采购员的确定和合同 为验收数据 6 质检 货物质检合格则入库 不合格的 需安排补救和退货 7 财务结算 货物入库后 财务结算 3 3 申请商品采购流程图 申请商品采购流程图 采购部审批 有合同 采购部审批 无合同 院长 财务审 批 各部门 提出需求 1 各部门提出采购需求 2 采购部制定采购计划 由采购部负责人报院长 财务审批 3 审批通过后 由采购主管下单 4 4 申请付款流程图 申请付款流程图 采购订购 采购 采购部审批 根据供应商帐期限 院长 财务 部审批 采购人对账 财务部付款 4 1 采购商品入仓后 做应付款计划 2 计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致 不一致的找出原因 调整成本 金额直至与付款金额一致后做应付款 3 采购部审批到期应付款 4 院长批准付款 5 5 商品到货验收流程 商品到货验收流程 1 仓库根据供应商送货单验收产品 2 验收后打入库单 核对入库单金额是否与送货单金额一致 一致后方可审核入库 不一致需 报采购审核 采购在当日给予答复 6 6 退货流程 退货流程 1 退货部门填写退货申请单 写明原因 2 采购部根据供应商合同和合作情况 审核退货申请 3 审核通过可退回仓库 仓库每周以供应商为单位做退货单 4 不能退回供应商的 做报损处理 报损比例不得超过 0 5 四 四 采购管理制度 采购管理制度 1 建立供应商资料管理 表 册 售后服务管理表 2 建立 建全比价制度 保证采购产品的质优价廉 3 每月末将本月付款 欠款 欠票情况进行汇总 总结 并提出下月用款计划 4 签订采购合同后 应全面了解发货情况 如不能及时供货 应将原因提前两日通知请购部门或请 购人 5 所有货物一律开箱验收 发现问题及时和供应商联系 尽早解决 6 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续 五 采购部职责五 采购部职责 成本会计审核入库单仓管打入库单 进仓 仓管验货 退货申请单采购部审核仓库 同意 供应商 退单 报损 5 采购部工作职责采购部工作职责 1 制定并完善采购制度和采购流程 1 根据本院的长期计划 拟定采购部门的工作方针和目标 2 负责制定采购方针 策略 制度及采购工作流程与方法 确保贯彻执行 2 制定并实施采购计划 1 根据公司的拓展规模以及年度的经营目标 制订有效的采购目标和采购计划 2 审核采购需求 统筹策划和确定采购内容 制订采购计划 3 组织实施市场调研 预测和跟踪公司采购需求 熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况 据 此编制采购预算和采购计划 4 根据采购管理程序 负责采购项目的谈判 签约 检查合同的执行和落实情况 6 督导检查仓库的验收 入库 出库及管理工作 确保采销质量 3 采购成本预算和控制 1 编制月度和周采购预算 实施采购的预防控制和过程控制 有效降低成本 2 采购价格审核 预算 报价 达到有效的成本控制 4 对采购合同履行过程进行管理 监督检查 及时支付相关款项 4 选择并管理供应商 1 根据公司的销售需求 选定价格合理 产品质量可靠 信誉好 服务优质的供应厂商 建立长 期战略同盟 2 建立对供应商的资信 履约 售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统 3 不断开发新的供应渠道和供应商 加强对新老客户的走访和调查 4 制定供应商管理办法 加强对供应商的管理 考核 确保供应商提供产品的优良性 采购主管职责 分管系统和直配 采购主管职责 分管系统和直配 1 系统信息更新 2 仓库库存的掌控 3 资料的整理 供应商合同 报价单