浅谈秘书的职业素养.doc

摘要 随着时代的进步，秘书现在变得越来越重要了。在当代，秘书是办公室一个重要的角色，服从、服务领导，服务基层，起到承上启下、协调服务的作用，因此对其职业素养要求很高。文章主要探讨了秘书人员基本职业素养，职业素养的含义以及重要性。职业素养是人类在社会活动中需要遵守的行为规范，是一个在职业素养过程中表现出的综合性质，作为必遵守的行为规范，我们就更应该明白职业素养的内涵，而且还得分析当代秘书职业素养整体状况和它所存在的问题，然后提出能够解决它的方法理论加实践能最好的让我们理解和提高职业素养。关键词 秘书 职业素养 含义 内容 重要性 途径目录 引 言（3）1、 秘书的职业素养的含义（3）2、 秘书职业素养的内容（3） 1、良好的职业道德素养（3） 2、良好的心理素养（4） 3、广博的知识素养（6） 4、灵活的智力素养（6）三、秘书职业素养的重要性（7） 1、有助于智囊和助手的发挥（7） 2、有助于秘书各项活动的开展（7） 3、提高秘书思想道德素质的前提（7）四、培养秘书职业素养的途径（7） 1、严谨细致，办事稳当（7） 2、积累经验灵活办事（7） 3、终生学习厚功底（8） 4、平衡心理，控制情绪（8） 5、完善自身性格（8） 6、借鉴榜样，自我完善（8） 7、协调好人际关系（9）五、结 论（9）六、主要参考文献（9）引言恩格斯说过：“每一个阶级，甚至每一个行业，都各有各的素养。”素养是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系意识和行为的准则。职业素养是同人们的职业活动相联系，具有自身职业特征的道德准则和规范。秘书的职业素养是指秘书工作者个人在政治、思想、知识、技能、品格、作风等方面经过锻炼、学习达到的水平、能力和境界。一、秘书的职业素养的含义 职业素养到底是什么？职业素养鼻祖San Francisco 在其著作职业素养中这样定义：职业素养就是人类在社会活动中需要遵守的行为规范，是职业内在的要求,是一个人在职业过程中表现出来的综合品质。职业素养具体量化表现为职商（英文career quotient 简称CQ），体现一个社会人在职场中成功的素养及智慧。从另外一个方面来说职业素养有包括下面这五个方面： 1. 信心信心代表着一个人在事业中的精神状态和把握工作的热忱，以及对自己能力的正确认知。在任何困难和挑战面前都要相信自己。2. 能力 能力的培养是和真正不断地吸收新知识新经验密不可分的，只有充实自己，才能赢在各个起跑点上。 3. 沟通 在工作中掌握交流与交谈的技巧是至关重要的。如何有效沟通，表达自己的理想与见解，是一个很大的学问，也是决定我们在社会上是否能够成功的重点。 4. 创造 在这个不断进步的时代，我们不能没有创造性的思维。我们应该紧跟市场和现代社会发展的节奏，不断在工作中注入新的想法和提出合乎逻辑的有创造性的建议。 5. 合作 在社会上做事情，如果只是单枪匹马地战斗，不靠集体或团队的力量，是不可能取得真正的成功的。每一个想获得成功的人都应该学会与别人合作。二、秘书职业素养的内容1、良好的职业道德素养职业道德，是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念，习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、判别好坏的标准和尺度，从而促使人们不断增强职业道德观念，提高服务水平。秘书人员的职业道德素养，主要有以下几个方面。 （1） 忠于职守 诚实守信是秘书人员首要的职业道德规范。忠于职守是指对组织，对领导耿耿忠心，尽心尽职地做好秘书工作。 （2） 严守机密 秘书人员接触的文件多、会议多，大部分时间就是在领导身边，总之，就是接触的机密多。秘书人员要严格有关保密规定，严守机密，不泄露，以免造成损失。 （3）讲求效率 秘书人员一定要注重工作效率，在日常工作中，当场可以办理的事，就不要推迟；当日可以处理完的事，就不要推迟到明天；急办的事就要立刻去办。总之，要把公文处理的时间压缩到最低限度。 （4）善于合作 秘书人员工作头绪多、涉及面广，又往往环环相扣，不是一个人所能完成，如果一环疏忽，就会全盘皆输。秘书人员要善于同他人合作，协调一致，才能顺利完成任务。 （5） 恪守信用 秘书工作、严谨慎密、责任重大，在工作中必须忠于职守、人际交往中恪守信用。包括安排会议、组织联络、收发函件都要准时，接受任务不能按期完成，必须及时向上级汇报，不能善做主张。 （6） 文明礼貌 秘书人员在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方，谈吐文雅，面带微笑。2、良好的心理素养秘书人员由于工作岗位的特殊性，不仅人际关系较复杂，在紧张的工作中所遇到的矛盾和困难挫折也较多。如果秘书人员没有较强的心理承受能力，就难以应付工作中出现的各种情况，产生心理上的不适应。所以，提高秘书人员的心理素养，具有十分重要的现实意义。秘书人员良好的心理素养包括健康的情感、健康的意志、健全的性格、不惧挫折的信心、较强的环境适应性等。秘书人员要实现心理健康，具备良好的心理素养，必须从以下几方面努力：（1）树立正确的人生观秘书人员树立正确的人生观，不仅是心理健康的要求，也是政治思想素质的要求。只有加强思想修养，提高思想觉悟，才能真正树立起正确的人生观，才能始终保持积极的、健康向上的情绪状态，避免各种不良心理因素的干扰。（2）确定适度的抱负理想 秘书人员应该在充分认识自己的基础上，将自己的抱负理想同自己所从事的工作结合起来，争取在追求组织所确定的工作目标的活动过程中去实现自己的理想抱负。如果自己的理想抱负与所从事的秘书工作不能结合起来，那么在追求理想抱负时将会遇到各种挫折体验。所以，秘书人员不仅应确立适当的抱负理想，使自己有能力去实现它，还应尽量与自己所从事的工作结合起来，使自己有条件去追求它。只有这样，才能减少工作中出现的挫折，始终保持积极的、健康的心理状态。（3）克服不良的心理影响作为秘书人员，既不能自高自大、目中无人，又不能一遇困难挫折就自暴自弃，产生严重的自卑心理。只有消除、克服了这些不良心理因素的影响，在处理人际关系时，才能掌握并运用正确适度的原则和方法，做出正确适度的行为反应，避免出现人际关系的紧张状况。（4）培养健康的情绪情感良好的情绪状态的一个突出标志是心情愉快。要保持心情愉快，则应具有积极乐观的生活态度，遇事能容、能忍，能泰然处之。同时，还要培养幽默感。幽默是人机警的一种表现，是一种精神上的放松，它能解除人的精神紧张状态。如果一个人在生活中缺乏幽默，就容易出现严肃有余而活泼不足的沉闷现象，生活就会平淡呆滞。幽默还能调节人的心理压力，驱散人们心头的愁云。（5）培养健康的兴趣爱好积极参加有益的活动，可以避免产生孤独、恐惧等不良的心理反应。特别是秘书人员，应积极参加各种有益的活动，这是人际交往的需要，有利于开展各项工作，同时也有利于维护身心健康。如经常参加一些社交性的舞会、晚会，可以广交朋友，联络感情，开阔视野，调节工作与生活，保持良好的情绪状态。培养健康的兴趣和爱好，丰富自己的业余生活，也是维护心理健康的重要方法。（6）养成良好的生活习惯每个人在生活中都有自己的嗜好，这是无可厚非的。但如果嗜好影响了工作，危害了健康，就应该注意克服。秘书人员要促进自己的心理健康发展，必须克服过量吸烟、酗酒、赌博等不良的生活习惯，使自己的工作下生活有规律、有节奏。（7）积极参与体育锻炼体育锻炼不仅能锻炼人的体魄，而且能锻炼人的意志，调节人的心理状态，对促进人的身心健康大有好处。秘书人员虽然工作紧张繁忙，但应想办法挤时间坚持体育锻炼。3、广博的知识素养秘书工作综合性强，接触面广，这就要求秘书人员必须具备广博的知识和合理的知识结构，并能随事物发展，对知识体系进行不断地调节、更新、充实。秘书的知识结构通常被称为“金字塔结构”，具体面言，包括以下几个方面：（1） 广博、扎实的基础知识（2） 精深系统的专业知识（3） 多样的辅助知识4、灵活的智力素养智力是人们在认识客观事物过程中所形成的稳定的心理特点的有机综合，它又保证了人们有效地进行认识活动。智力直接决定着人对知识的获取和能力的培养。人的智力有遗传、天赋的成分，但又是可以于后天有意识地培养和塑造。因此，秘书人员必须努力提高自己的智力素养。秘书的智力素养包括以下五个方面。（1）秘书的观察力观察力，是指人通过视觉直接察看外界的人、事、物的能力。秘书的观察力具备目的性、客观性、全面性、敏锐性、理解性五个特征。（2） 秘书的注意力注意力是指心理活动对一定客观事物的指向与集中程度。它在人的智力活动中起着组织、维护和保证作用。秘书的注意力具备稳定性、转移性、广阔性三个特征。（3） 秘书的记忆力记忆力指的是人们把感知和认识的外界事物在头脑中储存和再现的能力。秘书辅助领导综合信息、研究政策、推行工作，没有较强的记忆力根本不可能做到。大量的信息、数据、经验、现象用脑记忆，才能随时提供领导咨询，起到拾遗、补缺的参谋和助手作用。秘书的记忆力具备准确性、敏捷性、持久性三个特征。（4）秘书的想象力想象力是指人脑对已有的印象进行加工、创造，从而塑造出假想的新形象的能力。秘书要使自己的工作富有创造性、开拓性呆做到超前服务，就需要施展想象力。如秘书参与制定地区发展远景规划，就需要把文字、图表、数据以及蓝图，通过想象描绘出一幅美丽的色彩斑斓的图景。有了这样丰富的想象，制定出的规划才会充满激情和豪气，从而激励人们为之奋斗的决心和勇气。秘书的想象力具备现实性、科学性、丰富性三个方面的特征。（5） 秘书的思想能力思维能力是指人对客观世界的认识能力，它以观察、注意、记忆、想象为基础，又将其综合，使之深化。思维能力是人的智力的最高表现。秘书的思维能力具备敏捷性、逻辑性、多向性、批判性四个方面的特征。三、秘书职业素养的重要性 1、有助于智囊和助手的发挥。 秘书辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋、协调综合、督促检查、拾遗补缺等重大责任。秘书素养的强弱直接关系到工作质量与效率的高低。因此，秘书职业素养的重要性决定秘书职业的本身意识。 2、有助于秘书各项活动的开展。 “人无信不立，业无信不存，国无信不兴。”诚实可靠是指赤诚无私，真心实在，说真话，办实事。秘书人员只有诚实守信，才能取得他人的信任，组织的各项活动才能落到实处。 3、提高秘书思想道德素质的前提。新时期对秘书思想道德提出了具体要求：在政治上过硬，要同党中央保持一致；要培养一个好的作风，要深入实际，密切联系群众；要兢兢业业，勤勤恳恳；要讲求效率，讲求质量；对自己要严格要求，在廉政问题上要以身作则，在办公室工作要有光荣感、责任感，不能有特殊感、优越感；要不断提高业务素质，其中最重要的是要有很高的政治水平。四、培养秘书职业素养的途径1、严谨细致，办事稳当办文要准确，切忌粗枝大叶，马马虎虎；办事要稳当，井井有条，做到细致周密；汇报要实事求是，如实反映情况；建议要慎重，从全局角度考虑问题。无论向领导提供信息情况，还是协助领导审核文稿，数字、时间、概念、地名、人名都要准确，考虑问题要详尽周到，既不能使用“可能”、“大概”、“差不多”之类字句，也不能任意省略，以免误解，养成一丝不苟的良好作风。 2、积累经验灵活办事秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总有一定差距，这就全靠秘书领会了。只有把意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。在日常工作中，对上对下，都不能过快过慢、罗嗦、冗长、词不达意，而应简练明白，富于感染力，忠于事实。只有这样，在上传下达过程中才能协调好、组织好。而协调、组织的能力要在平时的工作中不断的学习、积累和总结。 3、终生学习厚功底在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面；同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动；向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐；向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。 4、平衡心理，控制情绪情绪，指人的情感较强烈、带冲动性的外部表现，是一种高度扩散的兴奋或抑制状态。冲动性、情景性、短暂性和不稳定性是情绪的突出特征。秘书的情绪，是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。它是秘书实践活动主观方面的前提条件，受到自然环境、自身健康善和社会环境等因素的影响和制约。要求秘书本身尽可能的冷静地对待社会环境、舆论评价等的影响，能驾驭和控制自己的情绪，经常保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观、烦躁的情绪。 5、完善自身性格性格，指人对显示态度及相应的习惯行为方式中比较稳定的、独特的心理特征的总和。秘书的性格，是秘书在个性生活过程中所形成的、对显示稳定的态度以及与之相对应的习惯化的行为方式，是表现在态度和行为上比较稳定的心理特征。秘书的工作性质，要求秘书具有外向型和内向型性格之长而弃其短，既要敏捷，又要沉着；既要活泼，又要严肃；既要关于交际，又要保守秘密。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是自信开朗、意志坚强、敏捷稳健、坚毅谦虚、幽默风趣和友爱合作。所以说秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要不大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道不先后，术业有专攻”，其秘书心理素养不能不增强，不能不控制。有良好的心理素养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的心理素养。 6、借鉴榜样，自我完善古往今来，成功的秘书人物，无不在道德素养方面提供了榜样。道德素养是多方面的，在成功的秘书人物身上，有许多可资仿效的地方，诸如思想品质、心理素质、政治思想、职业习惯等方面军都可资借鉴。所以，各行各业的成功人物、优秀人才，其道德素养有共同的规律，他们的优良品质也是取之不尽的源泉。通过对这些榜样