北大青鸟-Time_Management时间管理

时间管理TimeManagement 引子 你了解时间吗 一项调查表明 工作繁忙的人同其配偶或其他 主要共同生活者 有意义的交流时间平均每天 2分钟 人们一般平均8分钟受一次干扰 每小时约7次 每次大约5分钟 每天大约4小时 一天自学1小时 3至5年后成为专家 第一章时间和时间管理 时间的概念和特征 时间管理 时间是什么 时间是过去 现在 未来组成的一连串事件 韦氏字典 时间 金钱 时间 生命的价值 时间的特征 公平性 时间对每个人都同样公平 每人每天都是24小时 每小时都是60分 每分都是60秒 单程性 时间一去不返 人生是一次单程旅行 既然时间是公平的 那么为什么有人在有限的时间里既取得了学业的成就 事业的成功 又没耽误享受亲情和友情 还能使自己的生活丰富多彩 秘密何在呢 何谓时间管理 秘密在于是否掌握时间管理 其本质是主动有效地控制时间 而非被动的受制于时间 时间管理实际包含三个层次的问题 意愿和决心 由人生观价值观等决定 由个人自行解决 原则和方法 本培训要解决的核心问题 将围绕此展开 形成行为习惯 关键是观念和毅力 第二章时间那去了 对时间的分析 请你分析 软件开发部项目经理王鹏的一天 请问 王鹏的时间管理是否存在问题 如有 应如何改进 自我测试 你能支配自己的时间吗 时间分析方法 工作清单分析 工作重要性分析 工作紧急性分析 工作效益性分析 工作清单分析 分析你在一个工作日内都做了那些工作事项并填入下表 连续记录四周后汇总 说明 累计超过10分钟的工作填入 工作事项 工作重要性分析 分析一段时间内各工作事项的重要程度并填表 说明 重要性 的标准如下 非常重要A 绝对重要 其他事情都可以不做也要做 重要B 需要做 你不做就要出问题 不太重要C 应该做 可做可不做但做比不做好一点 不重要D 可不做 做也不见得好 工作紧急性分析 分析一段时间内各工作事项的紧急程度并填入下表 说明 紧急性 的标准如下 非常紧急A 现在就做 马上放下其他事情开始做 紧急B 短时间内需要做 一般为当天要做 不太紧急C 可放一放再做 可纳入计划中去安排 不紧急D 什么时候干都行 无需计划 工作效益性分析 这里的效益指投入单位的人力资源 时间 精力 努力 而产出的成果 分析一段时间内各工作事项的效益并填入下表 说明 工作效益 可以从以下三个的指标衡量 A 目标 职务贡献度 某事项对实现工作目标或履行岗位职责的贡献大小 贡献越大 效益越高 B 必要性 某事项由你来做的必要程度 可否由其他同事或下属完成 必要性越强 效益越高 C 所需人力资源 时间 精力 努力 显然 所需资源越少 效益越高 自我分析 尽可能全面地列出你具有代表性的一周 一个月的所有工作事项 并按照上面介绍的方法进行分析 第三章时间管理的原则 制订计划 排序分时 80 20原则 符合生理周期 养成习惯 原则1 制订计划 计划 为完成一定的目标而事前对措施和步骤作出的部署 计划的作用 事先计划是时间管理的根本途径 要想控制时间 必须首先制订计划 计划的前提是确立目标 哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查 对象是一群智力 学历 环境等条件都差不多的年轻人 调查结果如下 3 10 60 27 有清晰且长期的目标 有清晰但短期的目标 有较模糊目标 无目标 3 10 60 27 二十五年后 25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标 他们都朝着同一个方向不懈地努力 现在 他们几乎都成了社会备界的顶尖成功人士 他们中不乏白手创业者 行业领袖 社会精英 大都生活在社会的中上层 他们的共同特点是 那些短期目标不断被达成 生活状态稳步上升 成为各行各业的不可或缺的专业人士 如医生 律师 工程师 高级主管等等 几乎都生活在社会的中下层面 他们能安稳地生活与工作 但都没有什么特别的成绩 几乎都生活在社会的最底层 他们的生活都过得很不如意 常常失业 靠社会救济 并且常常都在抱怨他人 抱怨社会 抱怨世界 制订计划的SMART原则 S明确的 Specific M可衡量的 Measurable A可达成又具挑战性的 Achievable R相适的或称合理的 Relevance T时间性 Timeliness 我的目标是想在一年内赚100万 请问我应该如何计划我的目标呢 一个符合SMART原则的计划是目标能否实现的度量仪 计划的形成 采用树杈法 鱼骨法 将目标分解成任务形成计划 写下一个大目标 写出实现该目标所有的必要条件及充分条件 作为小目标 即第一层树杈 写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件 变成第二层树杈 如此类推 直到画出所有的树叶 即时目标为止 才算完成该目标多杈树的分解 检查多杈树分解是否充分 即反之从叶子到树枝再到树干 不断检查如果小目标均达成 大目标是否一定会达成 如是则表示分解已完成 如不是则表明所列的条件还不够充分 继续补充被忽略的树枝 目标寻找如意配偶 相遇条件 你的条件 对象条件 能力 品格 生理条件 工作 他可能期望你达到的条件 如何吸引他 如何找到他 如何创造缘份 收入 未来 感情长期维系条件 个人条件 个人观念 家庭条件 基本条件 应自我塑造的条件 他会在哪里 如何处理竞争者 如何接触到他 事业条件 一位人事主管的周工作计划 原则2 排序分时 即排出顺序 分配时间资源 时间管理矩阵图 重要不重要 紧急不紧急 危机 急迫的问题 有限期的任务 会议 筹备事项 准备及预防工作 计划 关系的建立 培训 授权 创新 干扰 一些电话 一些会议 一些紧急事件 符合别人期望的事 细琐的工作 浪费时间的闲聊 无关紧要的信件 无关紧要的私人电话 错误倾向 偏重第一类事务 结果 压力 筋疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 错误倾向 偏重第三类事务 结果 轻重不分 未有效完成本职 缺乏自制力 怪罪他人 面临危机压力 失去目标与计划 第二象限工作法 合理的按照紧急和重要两个纬度划分自己的工作事项 将大部分时间和精力放在第二象限的工作上 主要根据第二象限的工作制订计划 80 的时间资源放在第二象限 20 放在其他象限 原则3 80 20原则 80 20原则 也叫帕雷托原则 80 的工作价值来自于20 的工作事项 而剩下的20 的价值来自于80 的工作事项 80 20原则的启示 启示 20 的工作事项创造80 的工作价值 抓住工作的关键 集中80 的主要精力做20 的主要工作 可以保证80 的工作结果 改进这20 的工作处理方法 可以获得80 的新效果 误区 面面俱到 都想做好 完全主义 都想做完 平均分配时间和精力 原则4 符合生理周期 了解你的 兴奋 和 低潮 时间段并以此为依据制定你每天的工作计划 请做以下测试 了解自己的生活节奏 以便有效的工作 原则5 养成习惯 送给参训者三句话 好习惯是在有意识的控制中形成的 坏习惯是在无意识的放任中形成的 我们先要塑造自己良好的习惯 然后好习惯会塑造我们自己 形成好习惯的过程同时也是克服坏习惯的过程 形成过程中会比较困难 但好习惯一旦养成也会具有自然的惯性 保持起来相对比较容易 坚持下去 21天可基本形成习惯 第四章时间管理的步骤 分析当前工作事项和时间支配 确定浪费时间的因素 审核目标 将目标分解成可管理的任务 安排时间计划 实施计划并力争形成习惯 评估计划并进行调整 一 分析你当前的工作事项和时间支配情况 分析你在一个工作日内都做了那些工作事项和实际用时 连续记录四周后汇总成星期和月度工作完成情况表 运用 紧急性 重要性 效益性 指标对工作事项作出分类 分别归纳到第一至第四象限中 二 确定浪费时间的因素并列出应对它们的策略 审查你的时间使用情况 并确定浪费时间的因素 针对每一种浪费时间的因素 思考适合你的风格的策略 一次对付一种浪费时间的因素 对你制定的策略进行尝试 保留切合实际的那些 三 审核目标 审核你个人的工作目标是否与组织的战略 目标 部门的任务以及岗位职责相适应 考虑你为每一目标安排的优先顺序 时间资源分配和完成期限 四 将目标分解成可管理的任务 采用树杈法 鱼骨法 将工作目标分解成需要完成的多层任务 在此基础上才能制定自己的年度 半年 季度 月度 周工作计划 根据任务对首要目标的支持程度 给每项任务设定优先顺序 将任务按先后顺序进行排列 五 安排时间计划 在任务分解的基础上制定自己的年度 半年 季度 月度 周工作计划 同时从长期和短期的角度考虑 计划每天应完成的任务 一次应制定出数周甚或数月的时间安排 根据计划确定所有必要的工作事项 运用 紧急性 重要性 效益性 指标对工作事项作出分类 分别归纳到第一至第四象限中 运用第二象限工作法排出完成事项的顺序和分配时间资源 目标 任务 总体工作计划 工作事项 短期具体工作计划 整体思路 六 实施计划并力争形成习惯 带上你的待办事项清单 需要时对照查询 以保证你至少完成了当天的首要任务 在一天结束时对计划进行复核 奖赏自己按计划完成了某些任务 并在一周剩下的时间内对计划进行必要的调整 谨记 像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保持的 习惯成自然 你实践得越多 保持起来就会越容易 七 评估计划并进行调整 在使用有关辅助工具安排时间一个月之后 监督你的执行情况及其所带来的结果 向自己提出以下问题 你能完成为一周设定的任务吗 为实现目标你正在取得进展吗 不做某些事情会有什么后果 你在回避浪费时间的情况吗 这是你能坚持的计划吗 如果你在按时完成任务方面有困难 可以让你的经理 同事和下属提供反馈意见 采纳他们的意见不断改进自己的工作 并根据你的分析修订自己的计划 第五章时间管理的技巧 安排时间计划的技巧 遵循时间计划的技巧 控制浪费时间因素的技巧 一 安排时间的技巧 1 期望不要太多 我们都有太多的事情要做 承认你不可能将所有的目标都实现是很重要的 即使是你的最首要目标 期望太多对生活的所有方面都有不好的影响 了解你的主要责任 专注于你最主要的目标 这一原则有助于你避开这个陷阱 2 利用工具 时间安排工具可以帮助你轻而易举地对任务和活动进行整体规划 使你能够观察自己能否应对任何计划外的请求 也可以使你了解自己为什么没有时间 以下是一些时间计划工具 年度 季度 月度与每周的工作计划表格 待办事项 清单约会日程表管理软件 如电脑日程表和个人助理 台历 效率手册 下面重点介绍 待办事项 清单 一份有效的 待办事项 清单包括以下按优先顺序排列的工作事项 你需要做出的决定 你需要起草的总结报告 你正在等待的信息 你需要拨打或你期待接听的电话 你需要发送的信函和电子邮件 你应该参加的会议和约会 3 记住帕金森定律 抓住工作的关键 集中80 的主要精力做20 的主要工作 4 平衡你每日的活动 即计划时间时要考虑放松的时间 用来活动身体 娱乐和参加社会活动 5 每天留出至少一个小时计划外的时间 用以应付危机和突发事件和处理一些耗费时间而无效的事情 6 给每月工作设定一个核心主题 争取每月完成一项重要任务 每周完成组成该重要任务的重要一环 二 遵循时间计划的技巧 1 利用个人生理周期 了解你的 兴奋 和 低潮 时间段 把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在你精力旺盛的时间来做 日常的或单调的事务则应放在精力不太旺盛时处理 2 今天抽取一些时间为明天最重要的工作做些准备 查看你的档案 审查时间期限 或突出关键事件 这样当你第二天开始工作时 你将节省不少时间 3 奖励自己的有效使用工作时间 4 不必花太多时间追求完美 如果你已完成当天任务的90 你就算成功了 5 将你的计划放在一个易于取放的地方 把你要完成的目标粘贴到你随时可以看见的地方 视线之内应该永远有一幅挂历或台历打开着置于你的桌面之上 不时用它检查你一天的工作是否达到了目标 三 控制浪费时间因素的技巧 1 给约会限定以保持你自己能在既定的会面时间内集中精力 2 合并同类项 尽可能将相似的任务进行综合与合并 3 把诸如回电话 收发EMAIL 约会 案头工作等相似的活动集中到一个时间段处理 例如 将所有的电话安排在每天计划好的某个时间一起打 在一上班 午休后 下班前各留15分钟处理EMAIL 余时不看 4 利用意料之外的空闲时间 下列多种因素会导致出现意料之外的空闲时间 旅行延迟 会议取消 约会延迟 这些时间经常会被浪费掉 要养成利用这些空余时间处理事务的习惯 利用空闲时间的建议 5分钟10分钟30分钟安排一个约会打一个简短的电话浏览刊物 杂志和写张便条为某次会议准备议题安排你的每周计划更新代办单阅读并回复电子邮件撰写一份报告提纲安排即将来临的旅行填写一份开支报告 5 利用授权 授权能够让你在你所拥有的时间内扩大你能够完成的工作范围 仔细检查你希望授权出去的工作 并为此挑选适合的人员 如果你没有直接下属 你也许可以将此项工作与某位同事进行交换 你在授权工作时务必要讲清楚你的预期结果和参与程度 要给予授权对象完成任务所需要的权限 6 文件处理原则 努力做到每次只处理一份文件 一份文件只处理一次 处理完的文件即时或归档 或传递 或扔掉 7 消除无效会议 参加任何会议之前 确定你是否是最佳代表 如果你肯定会议值得参加 要确保该会议有明确的目标 议程 时限以及时间地点是否合适 如果是你在主持会议 要在会议召开之前明确会议的目标 议程 时限以及考虑时间地点是否合适 还要充分做好会议的组织工作 确保参会者准时到场 在会议进行中要严格按照议程进行控制 避免跑题 注意维持会议秩序严肃会议纪律