Lotus第三代基于知识管理的办公自动化系统简介

Lotus第三代基于知识管理的办公自动化系统简介一、Lotus 第三代办公自动化系统的理念第三代办公自动化系统以知识管理为核心。网络时代的办公已经不再是简单的文件处理，不再是行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。知识管理是一种系统，是帮助企业发现知道什么、如何定位拥有专门知识的人、如何传递这些知识及如何有效利用知识的系统，它意味着能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助他们采取正确的行动，避免重复错误和重复工作，帮助企业提供整体业务水平的提高。知识管理是企业信息集成的一个必然趋势，应该说是一种自然的演进过程，它将会渗透于信息系统建设的方方面面，在信息建设中得到融合与体现。先进的组织管理模式与知识管理之间是相辅相成的关系，先进的管理模式革命，必然引发知识管理的新浪潮；知识管理的实施，将会进一步推动先进管理思想在企业中的渗透。1 把知识管理融入BPR(业务流程重组)知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。将知识创造与发布同企业的业务流程相结合，不仅可以节省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用，从而提高业务水平和效率。2 改造企业文化知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。改造传统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，是企业能够在知识经济时代不断发展的关键因素。3 通过知识管理提高企业的核心能力-建立学习型企业所谓学习型企业，是指通过不断的学习来改企业自身、提高企业竞争力的企业，善于不断地学习是它的本质特征。这里所说的学习并不仅仅是单纯的看书、办学习班，而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中学习，它强调全员学习、全程学习和团队学习。全员学习，从决策层、管理层到具体操作层都要全身心地投入学习；全程学习，任何企业的运作都包括准备、计划、推行3个阶段，把学习融入企业运作的所有阶段；团队学习，不仅重视个人学习和个人智力的开发，更重视团队学习和群体智力的开发。二、Lotus 第三代OA的架构自Lotus 公司11年前首创群件概念并推出世界上第一个实现群件概念的软件产品Lotus Notes至今，群件技术获得了长足的发展。随着Internet技术的迅速发展，Lotus进一步将Internet/Intranet/Extranet的技术和应用与群件技术进行成功的集成，从而形成了新一代的以知识管理为核心的信息技术。Lotus第三代OA的底层是企业的基本信息支撑环境，它包括MRPII、MIS系统对企业内部各种层次生产经营管理过程的信息化支撑，以及对企业外部Internet的信息获取。三类系统的相互作用体现了Intranet的思想，通过设计与实现优秀的Internet信息获取工具，可以有效地利用外部的有用信息为企业内部的经营管理过程服务，帮助企业更好地把握来自市场的机遇与挑战。第二层是企业多维知识仓库，存在于底层企业信息支撑环境中的企业信息资源是庞杂而海量的，需要在数据挖掘与模式提取的工具支持下，发掘其中有价值的模式与知识，进行紧密而科学的组织，这是支持知识管理系统实现的有利依据。知识管理的目的就在于更好地支持各个层次企业员工的工作流过程，包括：(1) 员工与企业知识仓库之间的个人知识挖掘与融合过程，用于完成员工不断根据个人需求在知识仓库中的映射与知识提取，以及员工个人知识不断融合进入企业整个知识仓库的过程；(2) 员工之间的知识流转与共享过程，提供了不同知识映射集合之间共享与交叉的可能，同时也提供了无法进入企业知识仓库中的非结构化个人头脑知识的交流与互动的机会，从而可能引发新的知识的产生；(3) 个人知识支持的工作过程与信息回馈过程，是在个人知识平台支持下指导实现员工的工作过程，以及工作结果的信息回馈过程。充分利用这一过程，可以及时地收集知识利用的反馈信息，为闭环知识管理系统的完善与控制提供了必要基础。基于企业多维知识仓库还可以通过进一步的知识支持与决策分析过程建立面向决策的企业决策支持系统，也就是图中的第三层。通过建立决策模型与先进系统理论的应用，支持企业决策者高层次的管理决策过程，从根本上决定与引导企业的发展演变过程。在上述分析中，我们看到知识在企业内部的纵向提取过程、员工与知识系统的发散性融合作用、企业员工工作环境中员工知识的相互交叉作用、相增相长，以及员工知识在企业信息管理中的循环更新过程，这正是知识管理系统的逻辑实现模型。上面的Lotus解决方案框架(Lotus Solutions Framework)描述了九种不同的基于Lotus Domino/Notes和I-Net技术的应用解决方案类型：(1) 工作组通信：在工作组的成员间提高信息交换的效率，如电子邮件、在线日历等。(2)企业级通信：跨越企业内部门间的界限，提供全企业的复杂的信息传递系统。(3)企业间通信：企业间邮件、EDI、电子化文档交换(例如基于Web发布文档)。(4)工作组协作：利用在线讨论组和共享资源，发挥工作组中每个人的技能达到共同探索和集体决策。(5)企业级知识管理：跨越企业内部门间的界限，更好地利用企业内的各类智力资源，避免企业内各种宝贵的经验和专长埋没于个人或某个部门内部。将这些智力资源与企业的工作环境相集成，形成可以指导员工的实际工作和学习培训的“知识”。(6)电子社区开发：跨越企业间的界限，在某些方面具有共同利益的实体形成虚拟的电子化共同空间，利用该空间为各个参与者服务，例如在线交换创意和分布式的学习工具。(7)工作组级流程创新：将工作组内部的信息流和知识流应用于工作流程中，以创造新的或改进现有的工作方式和流程(例如销售自动化)。(8)企业级流程创新：打破部门间的界限，在企业内重新协调工作流程，以实现减少停顿时间、避免冗余和相互抵触的目标和激励机制。例如很多企业在改造“从概念到市场”的产品制造流程，使其更加有效和迅速。(9)价值链创新：将企业级的流程创新扩展到企业之间，从企业所处的社会和经济价值链入手，改造企业间的工作流程，为所有的企业带来收益。我们可以看出知识管理以网络通讯作为支撑基础，以协作和协调作为实现知识管理的技术手段。而协作和协调正是作为群件的Lotus Domino/Notes的基本技术和优势。三、Lotus第三代OA的基础结构及解决方案Lotus的第三代基于知识管理的办公自动化系统以Lotus Domino作为知识管理的基础平台。在此基础上，用Domino.Doc建立网络化文管中心，用LearningSpace实现教育和培训，用Sametime完成实时通讯与交流。解决办公自动化的问题，还应该考虑网络化传真服务及与传统关系型数据库的集成问题，Lotus分别提供Fax for Domino、Lotus Enterprise Integrator(LEI)来实现。作为全球知识管理的积极倡导者与实践者，Lotus公司提供了从平台产品、应用产品到咨询服务在内的完整的解决方案。Lotus企业集成中间件LEI和ESB、100%Intranet构造平台Lotus R5、Lotus知识管理平台Sametime、Domino.Doc和Lotus企业培训平台LearningSpace及Lotus企业知识门户Raven等先进实用的产品为组织机构构建第三代办公自动化系统提供了成熟的技术。Lotus R5独到的先进文档数据库与坚固电子邮件系统、工作流自动化开发平台和标准Web应用服务器三大核心技术，为人们通过网络进行协作和创建内容提供了重要的技术保证，是目前世界上最成熟的知识管理基础平台。Lotus即将发布的代号为Raven的知识管理平台充分利用了Domino在通讯、群件、协作等方面的强大功能，把实时协同工作平台Sametime、Domino Extended Search、远程教学平台LearningSpace、分布式