实验室异常检验结果调查及处理程序改

河南蓝图制药有限公司河南蓝图制药有限公司 管理规程管理规程 实验室异常检验结果实验室异常检验结果 调查及处理程序调查及处理程序 文件编码 SMP09 133版本号 1 项 目姓 名签 名日 期 起 草张兰兰 审 核梁丙梅 审 核高佩武 批 准李春平 生效日期 分发范围 及分发号 质控部 01 质保部 02 分发号 河南蓝图制药有限公司河南蓝图制药有限公司 管理规程管理规程 目目 录录 一 一 目的目的 1 二 二 适用范围适用范围 1 三 三 责任责任 1 四 四 内容内容 1 五 五 附件附件 8 六 六 相关文件相关文件 8 七 七 变更历史变更历史 8 实验室异常检验结果调实验室异常检验结果调 查及处理程序查及处理程序文件编码 文件编码 SMP09 133SMP09 133版本号 版本号 1 1页码 页码 1 11 11 一 一 目的目的 建立一个实验室超标检验结果 OOS 及超趋势检验结果 OOT 和非期望结果 OOE 调 查程序 以规范调查实验室超标检验结果 OOS 及超趋势检验结果 OOT 和非期望结果 OOE 的步骤及正确的处理方法 找出发生 OOS OOT OOE 的原因 生产 检验及其他 以便及时采取纠正预防措施 避免类似问题再次发生 二 二 适用范围适用范围 本程序适用于实验室样品检测出现超标检验结果 OOS 及超趋势检验结果 OOT 和非 期望结果 OOE 等异常检验结果时的处理方法 如原辅材料 包装材料 半成品 成品检 验 分析方法验证 工艺验证及其他验证项目 三 三 责任责任 质控部 质保部 QC 相关部门负责人 四 四 内容内容 定义 1 1 检验结果超标 超出质量标准的检验结果 简称 OOS 结果 和超出趋势的检验结果 OOT 结果 及非 期望结果 OOE 的统称 1 2 超出质量标准的检验结果 简称 OOS 结果 不符合既定的质量标准或接受标准的检验结果 任何有 OOS 结果的产品都不能被放行 1 3 超出趋势的结果 简称 OOT 结果 此结果没有超出既定的质量标准或接受标准的限度 但已产生适当数量的数据不符合 正常的结果分布 任何出现 OOT 结果的产品仍将要被放行 OOT 只是用于内部管理控制的 目的 1 4 非期望结果 简称 OOE 结果 此实验结果超过历史的 预期的或先前的趋势限度 此结果没有超出既定的质量标准 或接受标准的限度 但可能是不正常或者临近边缘的值 当主要检查项目 如含量检验结 果等于上下限度值时 启动 OOE 调查程序 OOE 用于内部管理控制 1 5 有效结果 在适当 科学并经批准的条件下所产生的检验结果 不管是否在质量标准或接受标准 的限度之内 实验室异常检验结果调实验室异常检验结果调 查及处理程序查及处理程序文件编码 文件编码 SMP09 133SMP09 133版本号 版本号 1 1页码 页码 2 11 11 1 6 无效结果 若依照科学的依据 如果某项检验结果在不正确或未获准的条件下产生 该结果即视 为无效结果 需摒弃 1 7 局外检验结果 由不明确原因导致的检验结果 通过统计学分析 它往往超出其它数据的范围之外 可作为被抛弃的结果 一般用于微生物检验而不是化学检验结果的分析 1 8 实验室的调查 在实验室内展开的调查 比如 调查是与试剂制备 仪器和分析方法等等有关的 以 找出导致异常检验结果的原因 1 9 再分析 对准备的同种样品进行的再次检验 例如可导致异常检验结果的部分样品或稀释液 1 10 再取样 从物料原始的包装和批次中获取额外的物料 1 11 再检验 同一样品的不同部分的重复分析 1 12 对照样品 以前曾经检测合格的或具有良好特性的样品 1 13 实验室错误 在实验室发生的 由检验员 仪器或设备的某部分 或物料所引起的错误 包括使用 错误的检验标准 不正确的样品或对照品 标准品的制备程序 使用校准有误的天平 有误 差的设备或仪器 计算错误 2 职责 2 1 质保部部长 质保部部长应确保本规程符合药品生产质量管理规范的要求 对由任何实验物料 产 品产生的 OOS OOT OOE 结果做出质量决定 对调查进行监督 以确保进行了正确的调查及 记录 且通知了相关部门 2 2 质控部部长 质控部部长有责任就本规程的内容要求对检验员进行培训 确保检验员无论何时遇到 检验结果超标情况 都要遵守本规程的要求 指导检验员按本规程的要求进行实验室内部 调查 协助实施实验室以外的调查 确保进行了正确的调查及记录 确保报告所有的调查 结果 且通知了相关部门 2 3 QC 检验员 实验室异常检验结果调实验室异常检验结果调 查及处理程序查及处理程序文件编码 文件编码 SMP09 133SMP09 133版本号 版本号 1 1页码 页码 3 11 11 QC 检验员有责任发现检验结果超标情况后 停止此检验并保存原始物料及试液 并立 即通知质控部部长 并在质控部部长的协助下 参与执行本规程所描述的调查步骤 2 4 QA 质保部有责任发放和存档 OOS OOT OOE 报告并记录于记录本上 跟踪未完成的报告 当 OOS OOT OOE 被确认后 发起并执行实验室以外的调查 评估此 OOS OOT OOE 结果是否 影响到相关批次 定期对 OOS OOT OOE 结果及其调查进行回顾 3 调查和处理程序 3 1 概述 3 1 1 检验结果超标情况一旦出现 QC 检验员应立即报告质控部部长 检验过程中的 样品溶液应予以保存以备调查 检验员及质控部部长应及时进行实验室内部调查 3 1 2 实验室内部调查包括对检验原始数据的评估 调查在检验中是否有实验室错误 比如试剂的制备和实验操作或仪器故障发生等 调查的结果必须记录在 OOS 或 OOT 或 OOE 报告中 报告编号应记录于实验室记录中 3 1 3 如果进行实验室内部调查后未发现有实验室错误发生 将此结果报告给质保部 由质保部组织进行实验室以外的调查 3 2 实验室内部调查 3 2 1 检验数据的最初评估 一旦出现了超出质量标准或趋势的检验结果 检验员必须立即 1 记录结果 2 通知质控部部长 3 在随时可能的情况下 保留原样品和样品制备溶液 质控部部长和检验员一起开始进行调查并填写记录 报告号按 XX 年 XX 月 XX 日 序号 如 在调查的最初阶段要评估实验室数据的准确性 再分析或再检测同一样品溶液以确认 是否出现实验室错误或仪器的故障 3 2 2 预期的超标 如果结果超标是预期的 如稳定性试验 再分析或再检验同一样品溶液以确认是否出 现实验室错误 以确认超标结果 然后不需再进行进一步的调查 可直接判为超标 记录 此事件于 OOS 表格中并保存相应的数据 3 2 3 非预期的超标 在某些情况下 质控部部长分析认为非预期的超标结果是可确认的 则原始数据有效 结果可直接判定为不合格 如 若干个样品均不合格 但确认样品及实验方法是正确的 实验室异常检验结果调实验室异常检验结果调 查及处理程序查及处理程序文件编码 文件编码 SMP09 133SMP09 133版本号 版本号 1 1页码 页码 4 11 11 将此记录于 OOS 表格中 不需进一步的调查 除上述情况外 如果出现非预期的超标结果 应进行如下调查 但不局限于此 A 已记录的数据 记录的是否正确 B 复查样品的标签和标识内容是否正确 C 检查样品的制备是否正确 D 确认检验方法和仪器参数是否正确 该方法以前的使用情况 以前出现过问题吗 E 检查所使用文件的正确性并复查色谱 光谱 数据和计算 F 接受标准 是否符合所有系统的适用性的标准吗 是否符合实验的接受标准吗 那 些数据是在趋势内吗 G 检查是否使用了合适的玻璃仪器 H 复查在分析时使用的试剂 培养基 稀释剂 化学药品及标准品和对照品 I 检查使用的仪器和实验室系统是否处于良好的运行状态 同时也要检查校准和再校 准日期及仪器维修记录 J 复查同时进行检验的其他样品 如果有的话 3 2 4 抄写错误 A 如果对检验结果超标的复查表明结果是由计算错误 抄写错误等造成的 则纠正错 误并再次复核已改正的结果 B 如果改正的结果符合质量标准及历史检验结果趋势 则记录并汇报结果 C 对检验员进行进一步的培训并 或复查检验程序来减少今后错误的发生 3 2 5 可识别的分析错误 A 如果调查表明结果是由实验室发生错误造成的 如 实验不符合系统适应性或实验 的接受标准 或不符合实验接受标准的一部份 观察到的技术 仪器的异常等 判定该实 验是无效的 所有在实验最初阶段得到的受影响的检验结果是无效的 B 如果评估清楚地说明原始样品的完整性存在问题 容器的是否完整 贮存过程是否 适当 处理是否恰当 等等 导致原始样品结果不符合样品接受标准 如同在分析方法所规 定的 那么检验结果是无效的 C 如果所有接受标准都已经达到 但是怀疑实验室错误或设备故障 也需要在 OOS 调 查阶段进行针对原始样品的调查性测试 以鉴别假设的实验室错误或设备故障 对于仅为 调查目的 以确认结果 而进行的原始样品的再检验或再分析是被允许的 D 质控部部长应批准对样品进行再检验 再检验可由任一检验员重复进行一次 记录 并报告再实验的结果 E 如果最初的评估证明实验的接收标准和样品制备以及检测程序的要求是没有问题的 实验室异常检验结果调实验室异常检验结果调 查及处理程序查及处理程序文件编码 文件编码 SMP09 133SMP09 133版本号 版本号 1 1页码 页码 5 11 11 那么原始结果是被视为有效的 再分析或再检验同一样品溶液以确认超标结果 并同时报 告最初检验结果和再分析或再检验的结果 最后判定检验结果为超标 记录此事件于 OOS 表格中并保存相应的数据 3 2 6 不可识别的分析错误 A 如果调查未发现造成超标结果的原因 将此结果通知 QA 组织重检 同时将结果记 录在实验室记录和 OOS 报告中 B 重新检测所需样品用原始实验室样品 若有证据证明原有样品不具代表性或检测前 已被污染或分解 或同批样品不够重检使用量 此时重新取样 重新取样必须经质控部部 长批准后方可取样 重新取样量至少是该项目检验所需数量的 4 倍 C 重检首先由原分析人员执行重检两次 若检验结果均正常 由本人对所得数据整理 分析 则判符合规定 若原分析人员检验结果均异常或又一次出现异常 则由 QC 主管指 定第二人进行再次检验 D 如果第二人检验结果仍出现异常 由本人对所得数据整理分析 并经 QC 主管共同 确认检验无误 则判不符合规定 E 如果第二人检验结果正常 第一人检验结果异常 则由 QC 主管指定第三人进行再 次检验 但必须由第一人 第二人 QC 主管在场观察第三人检验操作情况 根据第三人 检验结果作出最终判定 若检验结果已正常 则判符合规定 F 如果第三人检验结果仍然异常 则判检品不符合规定 通知 QA 发起实验室外调查 3 3 微生物检验结果超标情况的调查 对于微生物检验结果超标的调查 仍需遵从以上的要求 除了应遵从以上调查程序外 对于微生物检验结果的超标 建议进行以下项目的调查 但不局限于此 3 3 1 确认使用了正确的微生物检验方法进行检验 3 3 2 确认分析员具有合格的检验资质 3 3 3 确认计算 如果有的话 是正确的 3 3 4 确认所有的培养基 稀释剂和检验设备的阴性对照结果是阴性的 3 3 5 确认所有培养基的质量检查是符合要求的 3 3 6 确认环境和压缩空气的取样过程是符合要求的 3 3 7 确认培养箱 超净工作台 灭菌锅和其它的实验室系统 如果有的话 已校正 并运行正常 3 3 8 确认在同一时间段内所检验的其他样品是否使用了相同批的培养基 稀释剂和 实验室异常检验结果调实验室异常检验结果调 查及处理程序查及处理程序文件编码 文件编码 SMP09 133SMP09 133版本号 版本号 1 1页码 页码 6 11 11 检验设备等是否符合要求 3 3 9 复查历史数据来确认以前是否报告过相似的微生物问题 3 4 对于微生物限度检查项出现不合格 若经调查 实验室无错误 则不再检验 按 一次检验结果报告 3 5 实验室以外的调查 应考虑在实验室调查完成之后 是否发起实验室以外的调查 如需要 则根据样品的 种类 用途 所涉及的范围来确定所调查范围和参与调查的部门 如质量保证 工程及生 产等 调查应正式和独立地检查所涉及的每个步骤 如生产过程中是否有操作错误等 直 至得出结论 3 5 1 QA 召集所有相关部门的负责人以及其他职能部门人员开会讨论并进行调查 找出超标的原因 在调查过程中 要考虑问题的涉及范围 比如是否涉及相同 不同物料的 相关批次 或依据超标的性质 可能需要将产品 待检 起来或进行额外的稳定性试验等 将整个调查的记录及报告记录于本文件所附的表格中 附表 1 3 5 2 调查后 相关部门负责人应决定并落实行动措施 QA 负责人对措施及行动进行 批准 措施完成后 相关部门负责人应在本文件所附的调查表中书写报告 此报告应由 QA 负责人批准 3 5 3 调查全部完成后 所有文件应由 QA 存档 3 6 通知 对于已确认的 OOS OOT OOE 事件 应通知公司领导和相关部门 如果为原料或辅料的 稳定性检验结果是 OOS 则应通知相关的供应商 3 7 会检 当物料检验不合格 若供货方提出异议 并拿出 合格证明 经本公司质保部负责人 同意后 双方重新取样进行会检 以会检结果作为最终判定 实验室异常检验结果调查实验室异常检验结果调查 及处理程序及处理程序文件编码 文件编码 SMP09 133SMP09 133 版本号 版本号 1 1页码 页码 7 11 11 4 实验室调查流程 实验结果 OOS OOT OOE 异常数据 计算是否正确 样品是否正确 分析是否正确 检验方案 重新取样 调查结论 样品错误 调查报告 包括改正和预防措施 预防措施的实施与监控 实验报告出具 文件复核 公式复核 外观 取样过程调查 重新进样 初始样品复检 进一步调查 分析错误 产品问题未知错误 通知责任人 调查阶段 1 明显的分析错误 调查阶段 2 不 明显的分析错误 实验室调查报告 否 否 否 否 是 是 是 是 实验室异常检验结果调实验室异常检验结果调 查及处理程序查及处理程序文件编码 文件编码 SMP09 133SMP09 133版本号 版本号 1 1页码 页码 8 11 11 五 五 附件附件 附件 1 OOS OOT OOE 检验结果报告记录 编号 SMP09 133 a 附件 2 OOS OOT OOE 检验结果实验室调查记录 编号 SMP09 133 b 附件 3 OOS OOT OOE 检验结果实验室外调查记录 编号 SMP09 133 c 六 六 相关文件相关文件 无 七 七 变更历史变更历史 变更前版本号变更后版本号变更原因变更批准日期 实验室异常检验结果调实验室异常检验结果调 查及处理程序查及处理程序文件编码 文件编码 SMP09 133SMP09 133版本号 版本号 1 1页码 页码 9 11 11 附件 1 OOS OOT OOEOOS OOT OOE 检验结果报告记录检验结果报告记录 编号 SMP09 133 a 报告号 报告人 日期 检验员 日期 确认 OOS 结果的发现及向主管报告 质控部部长 日期 样品名称 批物料 产品代码 样品类型 标示出一种 原辅材料 半成品 成品 稳定性 环境 压缩空气 其它 稳定性实验条件 如适用 温度 湿度 实验持续时间 质量标准编号 超标 趋势 项 限度 实际结果 实验室调查的原因 超出质量标准 超出趋势 其它 所涉及的原始记录 超标类型 标示出一种 非预期超标 按调查项目 预期超标 说明 实验室异常检验结果调实验室异常检验结果调 查及处理程序查及处理程序文件编码 文件编码 SMP09 133SMP09 133版本号 版本号 1 1页码 页码 10 11 11 附件 2 OOS OOT OOEOOS OOT OOE 检验结果实验室调查记录检验结果实验室调查记录 编号 SMP09 133 b 调查项目调查项目调查发现调查发现 1 抄写 计算 2 复查样品的标签和标识内容 3 检查样品的制备 稀释和实验方法 4 检查实验数据记录 计算 系统的适用性 5 检查是否使用了合适的玻璃器材 6 检查仪器参数是否正确 7 复查使用的试剂 培养基 稀释剂 化学 药品及标准品和对照品 8 检查使用的仪器运行