展会策划操作流程

演讲稿 工作总结 调研报告 讲话稿 事迹材料 心得体会 策划方案 精心收集 精心编辑 精致阅读 如需请下载 展会策划操作流程 广告牌 宣传布幅 彩旗等形式 进行广泛宣传 其目的是营造展 览会的声势 形成广告宣传攻势 广告宣传的效果 是展览会成功 与否的最关键因素 打造品牌的最有效方法 二 招展和组团工 作 如果说宣传广告是展览会的战略性武器 那么招展和组团工作 就起到陆战队的作用 攻城略地 主办单位与潜在客户和目标客户 之间双向交流信息 它的优势是信息可以渗透的很深入 能清楚地 了解情况 掌握第一手资料 招展和组团工作必须要坚持 一个中 心 两个基本点的原则 一个中心是 以优秀的专业服务得到应有 的济经效益 两个基本点是 一是着眼于买家 参观商 二是着眼 于卖家 参展商 我们所有的工作都要围绕以上原则来开展 1 寻 求支持及协助单位 建立展览营销网络 2 组织实施的具体工作项目 认真做好项目预算 收集可能参展的客户名录 建 立信息库 宣传资料的 设计 制作 及发送调查表 征询表 主办单位打印文件下发 利用新闻发布会 酒会 介绍及配合市场的宣传文章 软广告 利用各种媒 体做宣传广告 硬广告 电话联系或发送传真件 并通过 因特网发布信息 印刷宣传资料一般有 a 招展邀请函 征 询函 调查表等 b 展商须知 或参展手册 c 招商邀请函 d 门票 e 会刊 f 纸袋 g 展览会进展报告 挖掘 潜在的参展企业 大的参展商 对展商目标名录的分析研究 筛选和甄别 发送招展邀请 演讲稿 工作总结 调研报告 讲话稿 事迹材料 心得体会 策划方案 精心收集 精心编辑 精致阅读 如需请下载 函 征询函 调查表等 上门拜访一些主要的牵头参展企 业 联合可能合作的同行 采取让利的办法 合作招展 展位的销售安排及布置 收集尽范围可能的参 观商名录 有计划地发送登记表和门票 与展览会有关 的各项广告征集工作 展览工程业务和展具租赁的预定 工作 展览现场的气氛营造 现场的布置 开幕式安排 开幕广告等 展览现场的优质服务 工程 广告 会务 清洁 保安 交通等协调工作 主办 协办单位及开幕 嘉宾人员的会务及礼品安排 展览会有关数据 信息的统 计和收集 着眼于第二届的预告宣传工作 3 组织实施过 程的阶段划分 从展商的角度划分 初步认识展览会阶段 进一步了解展览会阶段 被展览会吸引阶段 拍板决定参展阶段 展览实施阶段 从主办单位工 作划分 信息发布阶段 a 发送调查表 b 发送征询表 c 发送邀请函 营造气氛阶段 a 媒体广告 文章宣传 b 新 闻发布会 酒会及研讨会 c 主办单位文件下发对口企业 d 电话 传真 网络广泛宣传 e 第二次发邀请函 f 合作单位发邀请函 与展商直接联系阶段 a 电话 传真 电子邮件 b 拜访重 点客户 c 合作单位同时开始招展工作 与展商洽谈阶段 a 电话 b 约见 c 拜访 d 传真 e 发送筹备进度报告 f 发送门 票 展览服务阶段 a 广告征集 b 工程预定展具工作 c 招 商广告安排 d 招商邀请函 e 招商门票发放 f 现场营造气氛 演讲稿 工作总结 调研报告 讲话稿 事迹材料 心得体会 策划方案 精心收集 精心编辑 精致阅读 如需请下载 g 发送各种类型的调查表 h 着眼于第二届的宣传 i 现场的专业服 务 三 展后阶段 展后工作一般分三个阶段进行 展后跟踪阶段 总结阶段和评估阶段 一 展后跟踪阶段 展后的跟踪服务主 要是针对参展商和重要的参观商而进行的 其目的是加深目标客户 的印象 树立展览会品牌形象 为下一届展览会作预告宣传 1 感 谢工作 对象是所有的参展企业 重要的参观商和支持单位 合作单 位以及曾给予展览会大力支持的媒体 对于重要的客户 我们可以 采取登门致谢 甚至通过宴请方式表示谢意 2 媒体跟踪报道 主 要是对展览会进行一个回顾性的报道 将有关情况 有关的统计资 料数据 提供给新闻界炒作 进一步扩大展览会的影响 展览会的 各类统计数据包括展览环境如参观人数 专业含量 平均参观时间 等 展览效果如展位布局 成交额 展商和观众的反馈意见等 3 发布下届展览信息 4 给展商发放展后意见调查表 征询表 二 总结阶段 一般展后总结分三部分 1 从筹备到开展中的各项工作 总结 2 效益分析和成本核算 3 项目市场调查 本展览会在市场同 类项目中所占的市场分额 优劣势比较 竞争情况等 三 评 估阶段 评估工作在展览会开展前一个月进行 主办单位成立专 门的评估小组 并指定专人负责操作 收集展览会各种资料 然后 作出预测和统计 系统地评估 如 对成本效益的评估 宣传质量 效果的评估 招展代理完成目标任务的评估 主办单位是否具有预 计的号召力的评估等 将有利于我们发现问题 改进工作和提高效 率 一 计划立项 1 工作时段安排 包括可行性报告分析 实 演讲稿 工作总结 调研报告 讲话稿 事迹材料 心得体会 策划方案 精心收集 精心编辑 精致阅读 如需请下载 施的具体方案 宣传费用计划表 1 包括可行性报告分析立项 的条件 进行市场调查 对行业而言项目的利润增长点是否够大 地 域性的考虑 要结合本地的实际特点 立项要符合当地的地区性 时间性或者季节性的考虑 项目内容要符合季节特征 比如不能在 冬天搞风扇展之类的 同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突 2 实施的具体方案 3 宣传费用计划表 A 广告时间段的投入 以 4 6 个月为例 一般的广告投入时间段为 项目开始 前两个月 为总宣传费用的 10 20 在专业媒体上投入 三个月左右 重点 投入为总宣传费用的 30 40 主要在专业媒体上投入 少量在大众 媒体上投入 开展前一个月 为总宣传费用的 40 主要在大众媒体 上投入 以 20 的大众媒体 20 的专业媒体 B 广告投放的形式 户外广告 主要是 POP 板 车身广告 道路两边条幅广告等 这些 广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间 杂志报纸媒体广 告 主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等 这些广告主要是在招 展之前和招展期间进行 2 寻找主办单位 1 主办单位的条 件 在当地要有权威性 知名度等 2 合作方式 一种合作方式 为对方单位为我们提供一些服务 费用形式为展会利润的百分之几 另一种形式为对方单位只是挂名形式 采用一次性付款 3 申请 各种批文 4 场地联系 以成都为例 四川省展览馆主要是进行大众 性的展会 主要是引起百姓关注的 而国际会展中心主要进行专业性的 展会 5 联系宣传媒体 1 对象 专业媒体和大众媒体 2 方式 直接付款 用展位交换和我们会刊广告交换 6 制作邀请 演讲稿 工作总结 调研报告 讲话稿 事迹材料 心得体会 策划方案 精心收集 精心编辑 精致阅读 如需请下载 函 已经附 7 建立客户名录 通过会刊收集和杂志 网站等 二 实施招展 1 招展方式 主要是电话联系 其次可以邮寄信封 E MAIL 上门拜访 朋友介绍等 2 招展的步骤 1 发布信息 主要通过电话传真 邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的 单位 2 跟踪拜访 找准负责人 A 在对方收到邀请函后进 行第一次跟踪拜访 这一次拜访会产生三种客户 即时决定型 断 然拒绝型 提出异议型 分别以 5 10 75 的比例分布 针对 第一种客户 问清客户需求 要求进一步促成购买 愉快地答应客户 的 针对第二种客户 了解客户拒绝的原因 为面谈作好准备 二次面 谈 向客户推荐下一届展览会 要求客户介绍其它客户 保持关系 待 以后联系 针对第三种客户 问清客户需求和异议 进行第二次拜访 消除顾客顾虑 3 招展中用到的文书 项目邀请函 展位确认书 参展商指南 三 实施招商 1 在招展过程中 可以把拒绝型 客户转换成参观商 2 通过媒体可以间接招来一些参观商 3 主要的招商工作还是在开展前 1 2 周 承办单位组织招商工作 比 如出差到二级市场进行专业观众的组织 发短信息邀请 打电话邀 请 4 组办单位为展会提供的工作 四 相关活动 展览会的 相关活动 是指研讨会 技术交流等 举办这些活动的目的 是为 参展商和贸易观众提供附加服务