采购管理规定(NSU).doc

采购管理规定1 范围本规则规定了外协、外购件采购的组织与责任制管理，计划管理，价格管理，合同管理，品质管理及实物管理的业务程序，有关部门的职责和检查考核内容，以规范本公司的采购工作。本规则所规定的采购管理不包括各种进口物资的采购。本规则适用于公司及各子公司（以下简称企业）的物资采购管理。2 名词术语本规则中的采购件，指由采购部门负责采购的规则件和定购的非规则件。本规则中的公司，指苏州工业园区新海宜电信发展股份有限公司。3 管理内容3.1 组织与责任制3.1.1 公司采供部为采购工作的归口管理部门，公司财务部为采购财务管理的归口管理部门。3.1.2 采供部经理为采购工作主要责任人，负责完善企业采购组织结构，建立和加强目标管理和责任制管理，完成公司下达的采购成本下降目标。3.1.3 各部门要加强内部约束机制，对采购管理的各个程序、环节要指定专人负责定期进行检查，保存检查记录，检查结果与经济责任考核挂钩。3.2 供应商管理3.2.1 必须制订供应商的管理规定。3.2.2 主要零部件供应商的认定必须经过质量保证能力和成本价格承受能力的调查，调查报告须由总师办归档保存。3.2.3 对供应商的能力调查必须由总师办、品管、技术、采供等部门组成的供应商评审小组进行。3.2.4 对供应商调查评审合格后才能确定为长期供应商。3.2.5 对已通过ISO9000质量体系认证的供应商可以免于质量保证能力调查，但须将其质量体系认证证书复印件归档保存，并跟踪其每年的质量体系复查情况。3.2.6 同一零部件的供应商数量要尽可能减少，但重要零部件的供应商数量原则上应定二家。3.2.7 应建立所有供应商档案或数据库，并定期由复查小组进行能力复审，采购部门根据复审结果和企业主管领导的批示调整供应商。质管部门要保存复审记录。3.3 计划管理（参见附图A）3.3.1 技术部门或生产部门会同财务部门制定物资消耗定额表。3.3.2 采购部门须根据生产计划的采购申请单经过财务及总经理审批后向供应商发订单。3.3.3 生产急需而要紧急采购的须根据生产计划部按照业务订单提出的紧急采购申请单采购。3.3.4 对于超数量采购的物资，仓储将超额部分退回。3.4 价格和合同管理3.4.1 公司于每年年初下达年度采购成本下降目标，各部门必须根据公司下达的目标制定相应落实计划，并做好责任制考核。3.4.2 采购价格确定一般程序：采供部门询价、比价（或招标），由公司核价小组负责核价，经总经理批准后执行。任何人如违反程序操作而造成经济损失的都必须承担一定的经济责任。3.4.3 除企业法人或持有法人委托书的人员外，任何人都无权签订合同。3.4.4 合同格式须同一，内容要完整，条款要齐全，不得违反国家现行法规和政策。3.4.5 必须明确合同的签订由采供部负责、合同须经总经理审批。3.4.6 合同由采供部和财务部各保管一份。3.4.7 一般不办理预付款，特殊情况必须由当事人提出申请，部门负责人签字，财务部门审核，总经理批准后才能办理，并在合同中明确。3.5 采购质量管理（参见附图B）3.5.1 原则上采购时必须签订质量保证协议。质量保证协议内容一般包括技术图纸规定以外的必须要求的技术性能、外观质量指标和加工方式、验收规则、验收方法及质量争端的处理。3.5.2 企业对降级或替代材料和零部件的使用，必须经过：3.5.2.1 技术主管或项目负责人签字；3.5.2.2 主管工艺和设计人员认定、签字同意；3.5.2.3 质量检验人员按设计和工艺技术人员认定的技术规则检验通过。3.5.3 对量大、重要零部件的采购须实行首批样品检验制度。3.5.4 采购部门应根据品管部对供应商的检验结果作好记录,根据记录并向达不到要求的供应商发出书面整改通知。对出现大批量重复性质量问题的供应商可考虑取消其供货资格。3.5.5 品管部必须严格把好质量关,避免不符合质量验收规则的产品流入生产线。3.5.6 技术部门应明确各物料的技术要求，包括名称、型号、品牌、各项参数等。3.6 采购件的实物管理3.6.1 仓储科必须建立健全物资的收、发、保管的规章制度和落实责任制。3.6.2 制造部必须制定物料消耗的经济责任考核目标，并分解到班组和个人。同时必须建立物料消耗台帐。3.6.3 在实行严格考核的基础上，技术部门或生产部门会同财务部门要定期修改物料消耗明细表，使之趋向科学、合理。3.6.4 仓储科须严格按生产计划和物耗指标所确定的品种、规格、数量、时间进行发料，计划外用料，属于计划变动的，要追加计划后发料;属于人为损坏、遗失的，当事人和当事部门负责人要签字后补办发料，财务部门核算补料费用，损失由当事人承担。3.6.6 生产制造部门和仓库管理员必须在每批生产批次结束后，对每个生产工序（工位）进行盘点，发现多余物资应立即退库，防止发生帐外物资。3.6.7 仓储科要制订物资库房管理的规定，明确物资保管责任人的职责和权利，如发生因保管不当导致物资损坏、流失的，当事人应承担经济责任。4 相关部门的责任、权利和义务4.1 公司采购部负责制定公司供应商管理的有关要求、规定，协调规定执行中出现的问题和矛盾，修改、完善有关管理文件。4.2 公司财务部负责采购管理的财务管理、检查、监督和考核。补充说明：本规定由公司采购部提出。本规定由公司采购部负责起草。本规定由公司采购部负责解释。附录A ：紧急业务订单生产计划 采购申请单紧急采购申请单(资料性附录)采购管理流程图财务审核总经理审批采购执行入库通知单编制采购月报表报有关部门和总经理附录 B：(资料性附录)采购质量管理流程图 选择供应商 不同意 删除 供应商报价 不合格