会议会务管理系统技术白皮书

产品资料产品资料 会议会务管理系统会议会务管理系统 技术白皮书 新新 禾禾 科科 技技 信息化建设值得信赖的合作伙伴信息化建设值得信赖的合作伙伴 会议会务管理系统技术白皮书会议会务管理系统技术白皮书 河北新禾科技有限公司河北新禾科技有限公司 HeBei NewHero ScienTech Co Ltd 2012 年年 5 月月1 目 录 第一章 系统简介 2 1 1 产品简介 2 1 2 为什么选用会议会务管理系统 2 1 3 硬件要求 3 2 2 客户端要求 3 第二章 系统架构 4 2 1 技术架构 4 第三章 主要功能 5 3 1 操作流程 5 3 2 功能介绍 6 会议会务管理系统技术白皮书会议会务管理系统技术白皮书 河北新禾科技有限公司河北新禾科技有限公司 HeBei NewHero ScienTech Co Ltd 2012 年年 5 月月2 第一章第一章 系统简介系统简介 1 1 产品简介产品简介 各行政 企事业单位常常召开各种类型会议 且参会人员不固定 会务组需要花大量 精力进行会议日程设计 参会成员分组 客户分配 座位安排 餐桌分配等繁杂的会务准 备工作 劳动量大 同时 对会议过程中的各类信息也缺乏一个便捷的途径传达给各参会 成员 会议结束后又要花大量人力 物力和时间去整理分发会议资料 为了减轻会议组织 方的工作量 方便参会人员接受会议信息和资料 提高会务组织工作效率 我公司开发的 会议会务管理系统 会议会务管理系统 以先进的计算机和通信技术为主要手段 以实现机关关键办公 应用为导向 最大限度地满足客户实际使用需求 它为客户提供了一个实用 可靠 即时 高效的会议管理平台 为党政机关办公现代化 信息资源化 传输网络化提供了可靠保证 1 2 为什么选用会议会务管理系统为什么选用会议会务管理系统 通过会议会务管理系统的应用 可以为各使用单位带来如下回报 一 网上会议全程管理 提高会务组工作效率一 网上会议全程管理 提高会务组工作效率 从会议登记 会议通知 会议报名 会议安排通知到最后的会议资料整理全程在网络 中完成 极大的提高了会务组人员的工作效率 缩短会议的组织时间 二 网上报名 会议资料查看 方便了参会单位报名工作二 网上报名 会议资料查看 方便了参会单位报名工作 参会人员可以从网上实时查看会议资料并填写报名信息 方便参会单位根据会议内容 进行人员安排 提高参会单位的工作效率 三 实时信息统计 有利于人性化服务 提高服务质量三 实时信息统计 有利于人性化服务 提高服务质量 实时的会议报名统计 为会务组的住宿 餐饮等安排提供实时准确的人员相关信息 会议会务管理系统技术白皮书会议会务管理系统技术白皮书 河北新禾科技有限公司河北新禾科技有限公司 HeBei NewHero ScienTech Co Ltd 2012 年年 5 月月3 使各项会务安排更加人性化 提高会务组服务质量 四 同短信平台和排座系统紧密整合 提高工作效率四 同短信平台和排座系统紧密整合 提高工作效率 系统同短信平台和排座系统进行了高效整合 实现了系统间的信息共享 进一步提高 了会务组工作效率 五 资料数字化存储 便于后期的查询 统计和分析五 资料数字化存储 便于后期的查询 统计和分析 系统的启用实现了各种会议会务信息的数字化存储 为后期进行各种会议相关信息的 历史查询 统计和分析提供了便利 1 3 硬件要求硬件要求 CPU XEON 2 8G 以上 内存 2G 硬盘 2 73G RAID 操作系统 操作系统 Windows 2000 Server Windows 2003 Server Linux Unix IE 推荐版本 6 0 或以上 数据库 数据库 Oracle 8i 或以上 2 2 客户端客户端要求要求 硬件 硬件 CPU 1 0GHz 主频以上 内存 512M 10M 100M 1000M 网卡 浏览器浏览器 建议客户端的浏览器 IE6 0 版本或以上 会议会务管理系统技术白皮书会议会务管理系统技术白皮书 河北新禾科技有限公司河北新禾科技有限公司 HeBei NewHero ScienTech Co Ltd 2012 年年 5 月月4 第二章第二章 系统架构系统架构 2 1 技术架构技术架构 会议会务管理系统以 Java 为基础开发语言 采用 J2EE 架构 利用 JavaServer Faces Spring Hibernate 框架 借鉴 MVC 模式 构建高质量强扩展的纯 B S 应用程序 从而避免了 C S 程序繁杂的安装过程 同时本系统摒弃了后台管理和前台发布的分割式管 理模式 利用权限的分配圆滑地将其统一为一体 会议会务管理系统技术白皮书会议会务管理系统技术白皮书 河北新禾科技有限公司河北新禾科技有限公司 HeBei NewHero ScienTech Co Ltd 2012 年年 5 月月5 图图 2 1 会议会务管理系统的技术架构图会议会务管理系统的技术架构图 会议会务管理系统技术白皮书会议会务管理系统技术白皮书 河北新禾科技有限公司河北新禾科技有限公司 HeBei NewHero ScienTech Co Ltd 2012 年年 5 月月7 第三章第三章 主要功能主要功能 3 1 操作流程操作流程 会议发起单位进行 会议登记 短信通知与会单位 查看会议通知并进 行报名 与会单位 网上报名 会议发起单位 查看报名情况 是否全部报名 形成会议册 统计分析会议情况 是 否 短信催促未报名单 位进行报名 报名存在问题 短信提醒存在 问题单位 让其修改 是 是否安排住宿房间是否安排会场座位是否安排就餐座位 否 短信通知与会人员 座位号 短信通知与会人员 餐桌号 短信通知与会人员 房间号 否 否 否 是是是 会议签到系统 会议资料存档 会议会务管理系统技术白皮书会议会务管理系统技术白皮书 河北新禾科技有限公司河北新禾科技有限公司 HeBei NewHero ScienTech Co Ltd 2012 年年 5 月月1 3 2 功能介绍功能介绍 一 网上会议登记一 网上会议登记 允许会议组织方在网上创建 管理 删除会议 会议基本信息录入包括会议名称 主 办单位 开始时间 会期 与会人员 出席领导 会议议程 主会场 分会场 餐饮安排 住宿安排 报名截止日期等信息 二 会议通知二 会议通知 会议基本信息 会议日程安排管理 会议住宿安排管理 座位安排管理 会议餐饮安 排管理 会议提醒信息发布 会议资料发布 会议邀请函发送都可以通过短信方式发送 方便快捷 参会人员收到会议通知后可以在网上实时查看会议详细信息 三 网上报名三 网上报名 参会人员在网上查看会议信息并可进行报名或请假 超过会议报名截止日期后 系统 可以自动关闭会议报名功能 四 信息统计四 信息统计 会议组织方可以实时查看和统计会议的报名及请假情况 报名信息包括参会人员的姓 名 性别 职务 手机 民族等信息 为后期的会务安排提供实时准确的参会人员信息 五 会议资料管理五 会议资料管理 会议结束后 会议资料的整理和分发往往给会议组织者造成大量的人力 物力消耗 会议管理系统允许会议组织者在会后将会议的相关资料在网上进行