公务卡软件使用说明-公务卡支付管理系统使用手册.doc

公务卡产品使用说明书 公务卡产品使用说明书公务卡产品使用说明书 文档编号 FZCY GWK 070823 001 版本 版本 方正春元科技发展有限公司 历史纪录 日期日期版本版本说明说明作者作者 V2 0 初稿王伟 公务卡产品使用说明书 第 2 页 共 31 页 目目 录录 第一部分 安装公务卡系统第一部分 安装公务卡系统 4 1运行环境运行环境 4 2安装步骤安装步骤 4 第二部分 运行公务卡系统第二部分 运行公务卡系统 7 1 1 创建快捷方式创建快捷方式 7 2 2 运行运行 7 第三部分 基本操作第三部分 基本操作 8 1 1 系统功能系统功能 8 2 1重新登录 9 2 2系统配置 10 2 3退出系统 11 第四部分 基础信息维护第四部分 基础信息维护 12 1 公务卡信息维护公务卡信息维护 12 功能说明 12 2 收款账号信息维护收款账号信息维护 13 说明13 3 业务类型维护业务类型维护 14 3 1 功能说明 14 4 预警提示设置预警提示设置 15 4 1 功能说明 15 5 设置设置 SOCKETSOCKET 接口接口 17 功能说明 17 第五部分 还款明细管理第五部分 还款明细管理 18 1 录入还款明细录入还款明细 18 1 1 功能说明 19 公务卡产品使用说明书 第 3 页 共 31 页 2 下载还款明细下载还款明细 20 功能说明 20 3 确认报销确认报销 21 功能说明 21 4 排序排序 22 功能说明 22 5 生成凭证生成凭证 23 功能说明 24 6 追溯还款明细的支付凭证 计划 指标追溯还款明细的支付凭证 计划 指标 24 功能说明 25 第六部分 支付凭证管理第六部分 支付凭证管理 26 1 1 打印凭证打印凭证 26 功能说明 27 2 2 打印汇总还款信息打印汇总还款信息 27 功能说明 29 3 3 发送发送 29 功能说明 29 第七部分 上卡日期第七部分 上卡日期 30 1 1 获取上卡日期获取上卡日期 30 功能说明 31 公务卡产品使用说明书 第 4 页 共 31 页 第一部分 安装公务卡系统第一部分 安装公务卡系统 1 1运行环境运行环境 要求安装机器上预先装有预算单位系统 2 2安装步骤安装步骤 执行预算单位程序中的 数据下载服务端 EXE 程序 系统提示预算单位系统需要升级 在自动升级程序点击 下载 公务卡产品使用说明书 第 5 页 共 31 页 系统会提示版本升级成功 在 数据下载服务端 点击 立即下载 完成数据的同步 公务卡产品使用说明书 第 6 页 共 31 页 公务卡产品使用说明书 第 7 页 共 31 页 第二部分 运行公务卡系统第二部分 运行公务卡系统 1 1 创建快捷方式创建快捷方式 公务卡系统名称为 公务卡支付管理系统 V2 0 exe 在预算单位系统所在 的目录下 如下图 右击选中 在弹出的菜单中选择 发送到 桌面快捷方式 2 2 运行运行 双击桌面公务卡系统快捷方式 公务卡产品使用说明书 第 8 页 共 31 页 第三部分 基本操作第三部分 基本操作 1 1 系统功能系统功能 进入公务卡系统主界面 1 连接数据库 如下图 2 登录业务年度 图 1 1 业务年度选择 3 录入用户编码和密码 系统默认安装用户编码为 001 密码 1 录入完用户名和口令后 单击 确认 按钮进入系统管理功能画面 公务卡产品使用说明书 第 9 页 共 31 页 图 1 2 用户登录 图 1 3 公务卡支付管理系统 下面几节分别介绍各个子菜单的具体操作 2 12 1 重新登录重新登录 在 系统功能 主菜单中 单击 重新登录 系统会返回登录界面 如下图所示 公务卡产品使用说明书 第 10 页 共 31 页 图 1 5 重新登录 在 系统功能 的主菜单 单击 修改密码 此项操作是修改登录用户的密码 系 统会自动弹出修改密码对话框 如下图 6 2 2 所示 图 1 6 修改密码 先输入旧的口令 后输入和确认新口令 按 确定 按钮后 系统提示修改密码成功 否则会出现相应的提示输入错误 2 22 2 系统配置系统配置 在 系统功能 的主菜单 单击 业务规则 系统管理配置 将设定应用处理的工作方式 公务卡产品使用说明书 第 11 页 共 31 页 图 1 8 系统配置 2 32 3 退出系统退出系统 在 系统功能 的主菜单中 单击 退出 单击后退出公务卡系统 公务卡产品使用说明书 第 12 页 共 31 页 第四部分 基础信息维护第四部分 基础信息维护 1 1 公务卡信息维护公务卡信息维护 在 基础设置 的主菜单中 单击 公务卡信息 单击添加按钮 在下面的录入框中录入公务卡信息 图 1 1 公务卡信息 功能说明功能说明 单位根据办卡信息 对公务卡卡信息进行维护 卡基础信息还可由开卡行提供的 EXCEL 文件导入 也可根据需要手工维护 停用的卡 在还款明细录入界面将不再出现 公务卡产品使用说明书 第 13 页 共 31 页 2 2 收款账号信息维护收款账号信息维护 在 基础设置 的主菜单中 单击 收款账号 单击添加按钮 在下面的录入框中录入收款账号信息 图 1 2 收款账号 说明说明 停用的收款账号 在还款明细录入界面将不再出现 公务卡产品使用说明书 第 14 页 共 31 页 3 3 业务类型维护业务类型维护 在 基础设置 的主菜单中 单击 业务类型 图 1 3 业务类型 3 13 1 功能说明功能说明 系统默认提供三种业务类型 预借现金 透支还款 现金报销 公务卡产品使用说明书 第 15 页 共 31 页 4 4 预警提示设置预警提示设置 在 基础设置 的主菜单中 单击 预警提示 图 1 4 预警提示设置 4 14 1 功能说明功能说明 根据消费日期 报销日期 单位账单日 银行还款日运算免息最低期限 是否该 还款明细报销日期迟于银行最后还款期限前 5 天 并予报警提示 例 某次消费的报销日为 5 月 22 日 而其对应的银行最后还款期限为 5 月 25 日 通过运算得到 不足 5 天 系统提示 报销日离最后还款期限不足 5 天 1 用户拟采用的方式 手工录入消费明细后并不一定马上生成凭证 可能等一个月 的某一天集中生成凭证 在录入和生成凭证期间停留的消费明细需要按照以上预 警日期的要求给于明确提示 提醒日 设定值 还款日减去 5 天 单位可以灵 活设置 在这个提醒日内的标颜色 2 系统设定 单位每月账单日 最后还款日 提醒日 公务卡产品使用说明书 第 16 页 共 31 页 3 系统处理 根据消费日期得到账单日 通过账单日得到还款日 报销日和还款日 比较给出提示 例 单位每月账单日设定为 25 日 最后还款日设定为下个月 15 日 消费日 A 4 月 24 日 则 5 月 15 日之前必须还 免息期 20 天 消费日 B 3 月 26 日 则还款日 5 月 15 日 消费日 C 4 月 26 日 则还款日 6 月 15 日 4 报销日超过还款日也报警提示 包含报销日 还款日情况 但记录颜色不同 5 状态栏中有颜色含义 6 当选中的记录为报警记录时 状态栏中显示报警提示内容 7 报警提示只针对贷记卡 公务卡产品使用说明书 第 17 页 共 31 页 5 5 设置设置 SOCKETSOCKET 接口接口 所谓 socket 通常也称作 套接字 用于描述 IP 地址和端口 是一个通信链的句柄 应用程 序通常通过 套接字 向网络发出请求或者应答网络请求 在 基础设置 的主菜单中 单击 接口设置 图 1 5 SOCKET 接口信息 功能说明功能说明 预算单位要通过 SOCKET 接口来向开卡行查询下载还款明细记录和上卡日期信息 此功能用来设置查询下载还款明细的 SOCKET 接口的 IP 地址和端口 以及获取上卡日 期的 SOCKET 接口的 IP 地址和端口 公务卡产品使用说明书 第 18 页 共 31 页 第五部分 还款明细管理第五部分 还款明细管理 1 1 录入录入还款明细还款明细 单击导航栏 还款明细 组的 未确认报销 项 如下图 公务卡产品使用说明书 第 19 页 共 31 页 单击 增加 按钮 录入界面如下图 1 11 1 功能说明功能说明 1 还款明细录入内容 姓名 卡号 金额 消费日期 报销日期 个人还款账户 收款账号 经济分类 用 公务卡产品使用说明书 第 20 页 共 31 页 途 业务类型 2 录入过程描述 录入姓名后 系统根据基础信息自动列出卡类型 供用户选择 如果只对应一个 卡类型 则默认就是此卡类型 然后根据姓名和卡类型 自动列出卡号供用户选择 如果只对应一个卡号 则默认就是此卡号 卡号确定后 根据维护的基础信息自动填 充卡类型 开卡行编码名称项 如果维护的 收款账号 只有一个 还款明细收款人账号默认取这一个 如果有 多个 则让用户选择 经济分类不能为空 且到底级 款 录入还款明细时 每笔支出选择对应经济科目到款级 生成凭证时 统一选择对 应经济科目款级 其它 用途根据支出具体内容填写 业务类型只能选择 预借现金 透支还款 现金报销 2 2 下载还款明细下载还款明细 在 还款明细 的主菜单中 单击 下载 功能说明功能说明 会计人员依据小票信息从开卡行查询下载还款明细记录 公务卡产品使用说明书 第 21 页 共 31 页 3 3 确认报销确认报销 单击工具栏中的 确认报销 按钮 功能说明功能说明 选中还款明细 确认报销 选择多条记录时 可以双击选中 或者按 Ctrl 单击多选 公务卡产品使用说明书 第 22 页 共 31 页 4 4 排序排序 在 还款明细 的主菜单中 单击 排序 功能说明功能说明 可对还款明细按组合要素进行排序 公务卡产品使用说明书 第 23 页 共 31 页 5 5 生成凭证生成凭证 单击导航栏 还款明细 组的 已确认报销 项 如下图 选中还款明细记录 和对应的计划额度 单击工具栏中的生成凭证按钮 弹出凭证生成界 面 如下图 公务卡产品使用说明书 第 24 页 共 31 页 功能说明功能说明 1 选中还款明细记录 和对应的计划额度 单击工具栏中的生成凭证按钮 弹出凭证生成对话框 2 在凭证生成对话框中选择相应的值 单击 确认 即生成凭证 6 6 追溯还款明细的支付凭证 计划 指标追溯还款明细的支付凭证 计划 指标 单击导航栏 还款明细 组的 已生成凭证 项 如下图 公务卡产品使用说明书 第 25 页 共 31 页 功能说明功能说明 选中还款明细 然后单击下面的标签 支付凭证 计划 指标 即可追溯相应信息 公务卡产品使用说明书 第 26 页 共 31 页 第六部分 支付凭证管理第六部分 支付凭证管理 1 1 打印凭证打印凭证 单击导航栏 支付凭证 标签 如下图 选中要打印的支付凭证记录 单击工具栏上的打印凭证按钮 公务卡产品使用说明书 第 27 页 共 31 页 功能说明功能说明 选中要打印的支付凭证进行打印 打印完毕后 如果成功 则确认 2 2 打印汇总还款信息打印汇总还款信息 单击导航栏 支付凭证 组的 未发送 项 如下图 公务卡产品使用说明书 第 28 页 共 31 页 选中要打印的支付凭证记录 单击工具栏上的打印还款信息按钮 公务卡产品使用说明书 第 29 页 共 31 页 功能说明功能说明 选中支付凭证 单击工具栏上的打印还款信息按钮进行打印公务卡汇总还款信息 3 3 发送发送 单击导航栏 支付凭证 组的 未发送 项 如下图 选中要发送的支付凭证记录 单击工具栏上的发送按钮 功能说明功能说明 发送支付凭证信息财政 发送支付凭证信息给代理银行 发送个人汇总还款信息给开卡行 公务卡产品使用说明书 第 30 页 共 31 页 第七部分 上卡日期第七部分 上卡日期 1 1 获取上卡日期获取上卡日期 单击导航栏 还款明细 标签 然后单击工具栏上的 上卡日期 按钮 如下图 公务卡产品使用说明书 第 31 页 共 31 页 选择请求的方式后 单击 获取 按钮 即可查询上卡日期 功