土地储备中心批文整理及数据建库方案.doc

土地储备批文批文整理及建库方案深圳市通达讯科技有限公司2016年10月17日目录第1章 工作前准备11. 签订保密协议、制定保密措施12. 明确项目工作范围13. 制定项目实施计划1第2章批文整理12.1整理原则12.2整理步骤21.承接登记22.拆分编号23.批文鉴定24.托裱修补25.填写卷皮36.装订还原37.归还批文3第3章 数字化加工31. 定义32. 加工原则33 . 工作流程4第4章 各阶段工作量评估及报价6土地储备中心批文整理及数据建库深圳市通达讯科技有限公司第1章 工作前准备1. 签订保密协议、制定保密措施 在项目开始前，首先要签订保密协议，从制度和法制上约束员工的工作行为。对工作环境和工作设备进行严格要求，非工作设备不允许带入工作场所，任何与工作相关物品出库都需客户检查确认，电子存储相关设备（硬盘、U盘、光盘等）在工作完成后进行分区格式化和物理销毁2. 明确项目工作范围按照客户对移交批文鉴定的具体要求，并结合批文的整理要求，对哪些需要整理、哪些需要复印、哪些需要扫描、要著录哪些额外字段等情况进行明确。3. 制定项目实施计划确定本项目的人员配给、设备投入、岗位设置、服务计划、服务期限等实施计划。第2章批文整理2.1整理原则a) 安全性：保证批文实体的安全和批文信息的安全b) 完整性：在批文的整理和数字化过程中，需要对原来装盒组卷的批文拆分和重新装订，尽量保证其完整性。c) 原始性： 确保批文信息的原始性，保证批文中的任何有效信息保持原样，不覆盖、不损失批文的任何原始信息。2.2整理步骤1.承接登记 项目开始后，首先是要将批文从客户批文库房中转移到加工现场的临时库房。在转移之前，甲乙双方共同在现场完成批文的逐卷清点工作，并登记承接时间、总共卷数、每卷档号、页数等信息，并有双方负责人在清单上签字。清点交接工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出现任何差错。2.拆分编号拆分就是把批文的装订线、装订针等拆除（所有金属物都必须拆除），使批文纸张变为离散的状态。拆分后，对编号进行处理，修改其中的漏编、多编、错编等问题。重新编号一律采用铅笔。3.批文鉴定对如下经常出现的问题进行鉴定：a) 标题有问题：按照三要素的原则对标题进行完善；b) 分件有误：分件不符合要求，如：请示应该在批复之前，实际归档可能把批复放在了请示之前；c) 文件顺序错误：上一件的内容在分件时分到了下一件中；d) 文件混合：几个不相关的事由分为一件。批文鉴定完成后，数字化的著录工作可以开始进行了。4.托裱修补批文破损或者纸张大小不符合规定的，需要进行托裱修补；对于粘贴太紧影响批文原貌的，要用药棉或毛笔蘸水进行无损浸泡，然后取开，无法揭开的保留原貌；对于折皱不平影响扫描质量的原件先进行压平或烫平处理。5.填写卷皮不允许采用打印后贴纸的方式填写卷皮，需要手工填写。由专业填写卷皮工作人员填写，能够保证各项内容写工整、完整，不出现错别字。6.装订还原恢复装订时，我们将尽量做到按照原孔装订，并保持批文整理时的排列顺序不变，严格控制装订质量，做到装订线下齐、安全、无遗漏、顺序无颠倒、无掉页以及卷皮与卷内目录和原文相符等。7.归还批文将经过鉴定、整理，并完成数字化后的批文，移交归还到客户。第3章 数字化加工1. 定义纸质批文数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质批文进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。2. 加工原则1) 保护批文实体2) 保密批文信息3 . 工作流程3.2.1 扫描通过扫描，纸质档案数字化为电子档案。在扫描完成后，对扫描的图像进行第一次质检），主要是检查图像是否漏扫、重扫、图像是否按照规定要求扫描、是否清晰等。3.2.2 图像处理在档案扫描完后，由于各种原因（纸质、装订孔、摆放不齐等）会导致扫描后的图像有倾斜、黑边、黑孔等问题。需经过处理，从而使档案图像清晰、整洁。3.2.3 图像质检1) 图像质检也是对扫描工序的第二次校验，主要对两方面的情况进行检查：2) 图像数量：对处理的图像数量是否同拆分编号的数量一致、图像是否存在重扫、漏扫的情况进行检查。3) 图像质量：对图像是否清晰、可阅读，是否字迹断连、字迹过深，是否达到扫描要求的分辨率和色彩等情况进行检查。4) 对于图像的质检主要由图像组项目组长以人工的方式进行检查。3.2.4 制作目录根据整理的批文资料，制作符合标准的目录，打印出来，然后进行装订。3.2.5 批量挂接批量挂接将扫描图像和著录的条目通过规则进行匹配，并自动将图像上传到客户专用服务器上。3.2.6 数据建库从土地批文中找出批文号，土地坐落面积等信息，存入到数据库中。以便以后方便查阅。3.2.7 装订检查数据，对不满足要求的影像进行重新处理。需要将封面、目录和文件按照顺序排列整齐，装订。对超幅图纸，需要进行折叠规整，避免文件在装订过程受损。将装订好的批文按照顺序存放。3.2.8 归还批文已经装订好准备归还的批文，需要进行登记，填写好批文名称、总页数和备注信息，并请接收人核对并签字确认。第4章 各阶段工作量评估及报价类 别阶 段阶段名称工作天数报价备注第一阶段前期准备工作7个工作日把需要扫描的批文进行整理、同时进行人员组织第二阶段批文整理90个工