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第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司第十四篇后勤物资管理系统部门: 拟定: 核对: 审核: 日期: 目 录第一章 系统登陆61.1 功能61.2 操作步骤61.3 注意事项7第二章 字典维护92.1 物资类别字典92.1.1 功能92.1.2 操作步骤92.1.3 按钮功能102.2 物资代码112.2.1 功能112.2.2 操作步骤112.2.3 按钮功能122.2.4 注意事项132.3 物会对照132.3.1 功能132.3.2 操作步骤132.3.3 按钮功能142.4 基本数据维护152.4.1 功能152.4.2 操作步骤152.4.3 按钮功能162.4.4注意事项162.5 存储仓库和存储库位172.5.1 功能172.5.2 操作步骤172.5.3 按钮功能192.5.4 注意事项192.6 仓库品类192.6.1 功能192.6.2 操作步骤192.6.3 按钮功能212.6.4 注意事项212.7 用户仓库和用户科室212.7.1 功能212.7.2 操作步骤212.7.3 按钮功能232.7.4 注意事项23第三章 管理操作243.1 出入操作243.1.1 功能243.1.2 操作步骤253.1.3 按钮功能273.1.4 注意事项283.2 领用申请283.2.1 功能283.2.2 操作步骤293.3 采购计划343.3.1 功能343.3.2 操作步骤343.4 物资月末盘点383.4.1 功能383.4.2 操作步骤393.4.3 按钮功能403.4.4 注意事项403.5 库存批次维护413.5.1 功能413.5.2 操作步骤413.5.3 按钮功能423.6 采购付款423.6.1 功能423.6.2 操作步骤423.6.3 注意事项433.7 借款管理433.7.1 功能433.7.2 操作步骤443.8 费用管理453.8.1 功能453.8.2 操作步骤453.9 水电煤管理463.9.1 功能463.9.2 操作步骤463.10 三证管理注册登记473.10.1 功能473.10.2 操作步骤473.10.3 注意事项503.11 一次性物资回收录入503.11.1 功能503.11.2 操作步骤503.11.3 注意事项513.12 一次性物资销毁录入513.12.1 功能513.12.2 操作步骤513.12.3 注意事项523.13 植入性材料使用登记523.13.1 功能523.13.2 操作步骤523.13.3 注意事项53第四章 统计报表554.1 功能554.2 操作步骤554.3 按钮功能584.4 注意事项59第五章 消息管理605.1 发送消息605.2 发送文件605.3 留言本615.4 发送史61第六章 实用工具636.1 计算器636.2 数据备份636.3 放大镜63第七章 系统维护657.1 系统设置657.1.1 功能657.1.2 操作步骤657.1.3 管理设置1677.1.4 管理设置697.1.5 征付设置707.1.6 报表设置707.1.7 高级设置717.2 用户组定义717.2.1 功能717.2.1 操作步骤717.2.3 按钮功能727.3 用户定义727.3.1 功能727.3.2 操作步骤727.3.3 按钮功能737.3.4 如何添加一个完整的用户737.4 权限配置747.4.1 功能747.4.2 操作步骤747.4.3 按钮功能757.4.4 注意事项757.5 其他操作757.5.1 修改口令757.5.2 打印机设置767.5.3 重新登录76第一章 系统登陆1.1 功能登录是指在使用本系统前必须通过系统的合法身份检查,如若登录人员为非法(是指未经允许或是无权利使用本系统)人员,本系统将拒绝该登录人员的访问和使用。登录将检查登录人员所录入的操作员代码和口令是否正确,若正确则允许该操作员使用本系统,否则拒绝其访问和使用。这样能够使系统安全、有效的运行,保障系统数据库不会因受非法人员的入侵而使数据遭到破坏。请向系统管理员申请一个用户名,以取得使用该系统的权限。成功登录后,才可使用该系统。1.2 操作步骤 鼠标双击桌面“后勤物资管理”图标,弹出如图15-1所示窗口。图15-1这是系统的启动界面,当系统完成装载后自动切换到系统登录界面如图15-2所示。图15-2选择服务器数据库(除特殊用情况下一般只有一个可用),并输入操作员的用户编号和密码;按Enter键或鼠标点击“确定”按钮。按“取消”按钮则退出登录。登录之后出现如图15-3的主窗口。图15-31.3 注意事项提供给用户的系统默认的操作员和密码在登录之后请尽快改掉,并添加新的用户到系统中去。在第一次登录之后需要用户先对字典进行维护输入(具体请参照字典维护章节),只有字典数据输入完成之后对系统其他部分的操作才有意义。系统登录密码区分大小写,登录时请注意Caps Lock键是否按下。提示:如果你是安装以后的第一次运行或选中了程序启动时运行,则系统会弹出日积月累窗口,该窗口显示了使用本系统的一些技巧,特别是对一些常见的疑点问题进行了解答,所以用户应该仔细阅读。如果你关闭后该窗口,则可以通过点击菜单中“帮助说明日积月累”来打开。第二章 字典维护2.1 物资类别字典2.1.1 功能在进行业务操作之前用户必须进行字典的设置和用户管理权限的设置,只有先完成了这方面的操作。才能顺利的进行系统的其他操作。物资类别字典是为后勤管理的物资进行分类定义的字典,不同医院有不同的分类方法,具体的定义可由医院自己维护。物资类别字典的代码可由用户自由多级分层,并且每层代码长度也不作限制,但同一层代码长度要相同且最底层总长度不能超过最大长度(8位)。系统缺省每层代码长度取2位,并初始化编号。2.1.2 操作步骤在主界面中选择菜单“字典数据物资类别”出现如(图15-4)所示的操作界面图15-4它的上半部分是系统物资类别的树型结构。用户可以自行定义,黑色字体的记录表示它是下面记录的父类,点击它可以对它的子类进行修改,在图的下方所显示的就是该父类的所有字类,用户可以对其进行修改添加删除等一系列的操作。粉红色字体代表子类,点击它可以为其添加子类使其成为父类。(a)添加一个子类:首先选择需要添加子类的父类,在下方的记录类表框中列出该父类中的子类。用户按下“添加”按钮,则在该列表框添加一行记录。供用户进录入。做完操作按保存确认。(b)删除一个子类:选择要删除子类的父类,在先面的类表框中选择子类记录,按“删除”按钮。做完操作按保存确认2.1.3 按钮功能添加(F2)在父类中添加一个子类删除(F3)在父类中删除一个子类保存(F4)保存刚才的操作回复(F5)取消没保存前的操作退出(F4)退出物资类别字典维护操作2.1.1 注意事项如果系统已经为该子类添加了物品代码,用户就不能再为其添加子类了。如果启用管理权限,当用用户定义完物资类别后,并不能直接在物资代码维护中管理该类。用户必须对用户仓库和仓库品类进行设置才能从物资代码中看到该类别。系统中的父类是不能直接被删除的只有先删除了它下面的所有子类,才能把该父类删除。如果用户删除类别时提示输入的数据代码表中不存在,则表示在某些表中引用了你要删除的数据,你只有先删除那些引用的数据才能删除该类别。2.2 物资代码2.2.1 功能物资代码字典是对后勤管理的物资进行定义的字典,这些字典应该定义在指定的底层类别下。物资代码字典的代码由其类别代码加上序号代码组合,序号代码可修改、长度也不限制。系统缺省序号长度为4位,并初始化编号。选择计量单位时,如果需要的计量单位不存在,系统会询问并自动添加到计量单位字典数据表中。当一个物资单码有两个以上的单位时(比如铅笔一盒等于十支),用户可以选择单位对照来进行维护,让系统自行帮我们换算。如图15-5。图15-52.2.2 操作步骤在主界面中选择菜单“字典数据物资代码”出现如(图15-6)所示的操作界面。图15-6该操作界面的上半部分的左侧是用户刚才定义的物资类别,显示的内容受用户的数据权限限制,只有在用户数据权限以内的类别才能显示。上半部分的右侧出现了物资的基本信息供用户填写和修改。在界面的下半部分是该子类中的所有物资记录,用户可以点选它并在基本信息栏中对其进行修改和删除。用户还可以通过定位输入代码直接找到该条记录。(a)添加一条物资代码:首先选择物资代码的物资类别,按“添加”按钮,右侧出现一条空白的记录,当用户填写完内容之后按“保存”确认。(b)删除一条物资代码:首先选择该物资代码的物资类别,按“删除”按钮,当用户填写完内容之后按“保存”确认。(c)修改一条物资代码:首先选择该物资代码的物资类别,可以在右侧的记录栏中直接进行修改,改完后按保存确认。2.2.3 按钮功能添加(F2)在该类中添加一条记录删除(F3)在该类中删除当前记录保存(F4)保存刚才的操作回复(F5)取消刚才的操作打印(F9)打印该条物资代码的单据单位对照(F7)定义换算单位退出(F4)退出物资管理字典的操作2.2.4 注意事项用户只能为最底层的类添加物资代码。用户只能操作他所能管理的仓库中所包含的那些物资,这些物资可以通过先为仓库设置管理的物资类别,然后再为用户选择管理的仓库来调整。2.3 物会对照2.3.1 功能物会对照用于定义一些特殊的物资与会计条目对应情况。一般情况下物资与会计条目的对照是通过物资类别时指定的,但如果用户定义物资类别时没有充分考虑到这个问题则可能在以后的使用中会碰到某类别下的某一物资其对应的会计条目不能使用该类别上的定义,则就必须通过物会对照来特别指定该对照。物会对照中定义的关系优先级最高。即如果某一物品的类别上定义了对应的会计条目,但物会对照中又单独为该物品定义了不同的会计条目,则按物会对照中定义的为准;而如果物会对照中没有定义,但该物品不同层的类别上定义了不同的会计条目,则按最低层次上定义的为准。2.3.2 操作步骤从菜单“字典数据物会对照”中打开窗口,如图15-7。图15-7(a)添加一条字典记录:按“添加”按钮在左侧的记录列表中出现一条空白的记录,用户可以录入数据,完成后按“保存”按钮确认。(b)删除一条字典记录:在记录列表中选择需要删除的记录,按“删除”按钮,完成后按“保存”按钮确认。(c)修改一条字典记录:在记录列表中选择需要修改的记录,直接修改,完成后按“保存”按钮确认。(d)打印字典数据:按打印按钮,把左边记录列表中的所有就记录打印出来。2.3.3 按钮功能添加(F2)添加一条字典单据删除(F3)删除一条字典单据保存(F4)保存修改的操作回复(F5)取消刚才的操作打印(F9)打印当前单据退出(F4)退出字典维护操作 2.4 基本数据维护2.4.1 功能字典的基本数据维护包括计量单位、部门类别、部门科室、外单位、经办员工、付款方式和费用类型。存放了一些操作中需要重复用到的基本数据。(a)计量单位:计量单位字典是定义物资代码字典中用到的计量单位的字典。(b)部门类别:部门类别字典是为医院内部各科室进行分类的字典,一般为行政、医疗、药房、病区等类别。(c)部门科室:部门科室字典是登记医院内部各科室的字典,这些字典定义在具体的部门类别下。(d)外单位字典是登记物品出入中可能经常使用的其它公司、医院等外单位,包括供货商、调买医院等。(e)经办员工字典是登记物品出入中可能要使用的一些员工的信息,包括采购人、领用人等经办人,而这些人一般不属于操作员。(f)付款方式字典是登记物品购入中使用的有关付款方式的信息,比如现金、支票;直接、集中等。2.4.2 操作步骤这六个操作大同小异,选择相应的操作出现不同的界面。点选记录就可以对其进行修改、保存、删除等一系列的操作并能打印单据。图15-8为计量单位字典的操作界面。图15-8(a)添加一条字典记录:按“添加”按钮在左侧的记录列表中出现一条空白的记录,用户可以录入数据,完成后按“保存”按钮确认。(b)删除一条字典记录:在记录列表中选择需要删除的记录,按“删除”按钮,完成后按“保存”按钮确认。(c)修改一条字典记录:在记录列表中选择需要修改的记录,直接修改,完成后按“保存”按钮确认。(d)打印字典数据:按打印按钮,把左边记录列表中的所有就记录打印出来。2.4.3 按钮功能添加(F2)添加一条字典单据删除(F3)删除一条字典单据保存(F4)保存修改的操作回复(F5)取消刚才的操作打印(F9)打印当前单据退出(F4)退出字典维护操作2.4.4注意事项当用户初次登录系统就必需先做好字典的维护工作,因为系统中有许多的数据都是需要调用到字典的。有一些医院使用的后勤物资其字典定义由于受版本和功能的限制可能有的内容没有。2.5 存储仓库和存储库位2.5.1 功能用户完成了部门科室字典的维护之后就需要添加相关的仓库来管理物资,并添加相关的库位来存储物资。(a)存储仓库:存储仓库字典是登记后勤物资管理部门下各仓库的地方,这种字典按需要可以定义成对应到实际的仓库,也可以定义为虚拟的仓库。但不管怎么定义,它们所能管理的物资必须是不交叉的,即如果某几个类别由同一批人管理则就为这几个类别划分一个仓库。存储仓库字典是在部门科室下定义的,但一般只有后勤物资管理部门才有定义存储仓库的必要。(b)存储库位:存储库位字典是登记仓库中存储后勤物资的具体位置的字典,这个字典在物资入库登记时不是必需的。存储库位字典是在存储仓库下定义的。2.5.2 操作步骤这两个操作的界面十分相似,图15-9为存储仓库字典操作界面。图15-10为存户库位字典操作界面。图15-9图15-10(a)添加:用户首先需要选择管理仓库的部门或管理库位的仓库,然后按“添加”按钮添加一条登记仓库或库位的空白记录并输入数据。完成后按“保存”按钮确认。(b)修改:在界面中的存储仓库或存储库位列表中存放着该管理部门或存储仓库管理的相关记录。用户可以直接选择需要的记录并对其进行修改。完成后按“保存”按钮确认。(c)删除:选择需要删除的记录并按“删除”按钮,然后按“保存”按钮确认。2.5.3 按钮功能添加(F2)添加一条记录删除(F3)删除一条记录保存(F4)保存该笔操作回复(F5)取消该笔操作打印(F9)打印当前表单退出(F4)退出当前操作2.5.4 注意事项为管理部门添加存储仓库时要注意该管理部门必须具备管理该仓库的权限。另外只有添加完了存储仓库之后,才能在存储库位中选择相应的存储仓库中为其添加库位。2.6 仓库品类2.6.1 功能仓库物资对照用于定义存储仓库可以管理的物资类别。2.6.2 操作步骤选择菜单“系统维护仓库品类”,出现如图15-11所示的操作界面。图15-11首先在主界面的左侧上方选择存储仓库,这时左下的仓库品类中就会显示出该仓库可以管理物资类别,同时右侧的品类列表就会显示该仓库没有管理的物资类别。(a)添加一条仓库品类:用户可以品类列表中选中物资类别双击或者单击“添加”按钮。则在操作界面的仓库品类就列出了刚才选中的物资类别的代码。表明所选中的仓库可以管理该类别的一切物资。完成后按“保存”按钮确认。(b)删除一条仓库品类:用户可以从仓库品类列表中选中物资类别双击或者单击“删除”按钮。则把该物资类别从仓库品类列表中删除。完成后按“保存”按钮确认。(c)存储仓库中的仓库品类复制:选择一个存储仓库按“复制”按钮。该功能用于在多个仓库间复制。(d)存储仓库中的仓库品类粘贴:在复制好之后,选择一个还没有定义仓库品类的存储仓库(如果该存储仓库的仓库品类中已有内容则不能进行粘贴,除非将它的仓库品类都删除),按“粘贴”按钮,完成后按“保存”按钮确认。2.6.3 按钮功能添加(F2)从品类列表中添加一条物资类别到仓库品类中删除(F3)从仓库品类中删除一条物资类别保存(F4)保存刚才的操作回复(F5)取消刚才的操作复制(F7)复制一个仓库的仓库品类设置粘贴(F8)粘贴一个仓库的仓库品类设置到一个空的仓库设置中2.6.4 注意事项用户必须完善先前的一些基本的字典录入才能顺利的进行该步操作。操作员必须拥有对该仓库品类的操作权限才能在菜单中看到。2.7 用户仓库和用户科室2.7.1 功能字典数据中的用户仓库和用户科室是针对用户数据权限的一种设置,它们赋予了操作员管理仓库和科室的权利。(a)用户仓库:用户仓库对照用于定义操作员可以管理的存储仓库。(b)用户科室:用户科室对照用于定义操作员可以申请管理的部门科室。2.7.2 操作步骤用户仓库对照和用户科室对照界面基本相同,图15-12为用户仓库对照表的操作界面,图15-13为用户科室对照表的操作界面。图15-12图15-13首先选择仓库或科室,就可以在左侧的仓库用户或科室用户中看到可以操作的用户,同时右边用户列表中显示的是没有指定管理该仓库或科室的用户。(a)添加一个用户:操作员可以从右侧的用户列表中选择能够管理该仓库或科室的用户记录。双击该记录或选择该记录并按“添加”按钮。则把用户列表中的这条记录移到了左侧的仓库用户或科室用户中,操作完成后按“保存”按钮确认。(b)删除一个用户:操作员可以从左侧的仓库用户或科室用户中选择需要删除的用户记录。双击该记录或选择该记录并按“删除”按钮。则把仓库用户或科室用户中的这条记录移到了右侧的用户列表中,操作完成后按“保存”按钮确认。(c)复制一个仓库或科室的用户:选择好仓库或科室按“复制”按钮。(d)粘贴一个仓库或科室的用户:在复制好之后,选择一个没有定义用户的仓库或科室(如果该仓库或科室中已经定义了管理的用户则将不能进行粘贴,除非将它的用户都删除),按“粘贴”按钮,操作完成后按“保存”按钮确认。2.7.3 按钮功能添加(F2)把选择的用户添加到管理仓库或科室中去删除(F3)从管理的仓库或科室中删除该名用户保存(F4)保存刚才的设置回复(F5)取消刚才的设置复制(F7)复制一个仓库或科室的操作员记录粘贴(F8)粘贴一个仓库或科室的操作员记录到一个空的仓库或科室中去。退出(F4)退出本次操作2.7.4 注意事项只有事先为用户定义了可以管理的仓库或科室,该用户才能在登录后对该仓库或科室进行操作。如果重新为用户指定了这些数据,则用户必须重新登录才有效。第三章 管理操作3.1 出入操作3.1.1 功能管理操作的出入操作包括物资入库登记、物资领用登记、物资暂估调整、物资直拨登记、物资调卖登记、物资库房抱损、物资入库退回、物资领用退回、物资直拨退回和物资调卖退回。这些操作中都包括填写单据和添加明细记录的功能。(a)物资入库登记:采购员采购物资,仓库保管员根据采购实物登记入库,记收货明细帐、库存帐,并打印入库单。根据入库时不同情况分多种入库方式,包括购入、赠送、暂估、自制等。(b)物资领用登记:各科室材料员根据用料需求开具领用申请,审批后仓库保管员根据该领用申请发放实物,记领用明细帐、库存帐,并打印领用单。根据领用的用途不同分多种领用方式,包括领用、加工等。(c)物资暂估调整:采购员拿到发票后到仓库保管员处对以暂估方式入库的物资做对应的调整入帐操作,并打印调整单。(d)物资直拨登记:采购员采购物资后从仓库直接领用给科室材料员,仓库保管员根据直拨物资只登记直拨明细帐并打印直拨单,不修改库存帐。(e)物资调卖登记:外部单位材料员根据用料需求开具调卖申请,审批后仓库保管员根据该调卖申请发放实物,记外卖明细帐、库存帐,并打印调卖单。(f)物资库房抱损:仓库保管员将存储仓库中由于某些原因没有出库就损耗掉的物资进行报损登记后从仓库中清除。(g)物资入库退回:相对于入库而言,采购员将因某种原因需要退回的物资在仓库保管员处进行入库物资的退外登记后退还给供应商,并打印退外单。(h)物资领用退回:相对于领用而言,各科室材料员拿着因某种原因需要退库的物资到仓库保管员处进行领用物资的内退登记,并打印内退单。(i)物资直拨退回:相对于直拨而言,各科室材料员将因某种原因需要退回的物资到仓库保管员处进行直拨物资的直退登记后退还给供应商,并打印直退单。(j)物资调卖退回:相对于调卖而言,外部单位材料员拿着因某种原因需要退库的物资到仓库保管员处进行调卖物资的外退登记,并打印外退单。(k)物资库存初装系统在正式启用前要将实际物资库存数据盘点后登记到电脑库存中去,以保证其相互一致。在进行初装和盘点前必须封帐,封帐以后所有功能将不能继续,直到解除封帐。3.1.2 操作步骤十个出入操作的操作界面基本相同,当选择了相应的操作就会出现相应的操作界面。图15-14所示的是物资入库的界面。图15-14(a)新添一条单据:选择菜单“数据新单”,或者单击“新单(F1)”按钮。系统将清除输入区中内容并提供一条新单据(出入单号将根据系统设置决定是否自动生成),用户可在该单据上方输入仓库、供应商(或领用科室、调卖单位等)、经办日期等单据头信息,然后按照下面的方法输入明细信息。(b)在单据中添加明细记录:输入完毕单据头信息后,用户可以选择菜单“数据新增”,或者单击“添加(F2)”按钮来新增一条明细记录(如果没有选择存储仓库,该菜单和按钮将不可用)。(c)保存已经填写完毕的单据:如果你新增了一条单据或修改了原有单据的数据你必须保存该笔单据才有效。用户可以通过选择菜单“数据保存”,或者单击“保存(F)”按钮来保存该条单据。注意:在该笔单据保存前必须至少有一条完整的明细记录,否则系统不会保存该笔记录。(d)查询单据:用户可以通过选择菜单“数据查询”,或者单击“查询(F6)”按钮,就出现了如图15-15所示的查询界面。当用户输入完要设置的条件就可以单击“查询(F6)”按钮来执行查询,查找出来的数据在显示在出入操作窗口的左侧供用户选择。 注意:当出入操作窗口中的当前单据不是新单据且没有被修改过时,查询功能才可用。图15-15图15-15中有一些基本的字段供用户查询,点选前面的复选框使其打上勾则该复选框后的文本框将变成可输入状态,这也表示该条件可以设置;如果该复选框不可选且没有打上勾则表示该条件不能设置;但如果该复选框虽然不可选但却打上了勾就表示该条件必须设置。当用户设置完条件之后就可点击“查询(F6)”来执行查询。有些时候用户也许觉得当前设置的条件满足不了查询要求,则用户可以先设置可以设置的一些条件,然后再点击“高级(F8)”按钮来添加高级查询条件,如图15-16。注意:数据查询中的条件和高级查询中的条件是“并且”的关系。图15-16(e) 对已经填写完毕的单据进行修改:需要先找到要修改的单据(可以通过查询,然后从最左边的列表中选取)然后再修改。不过要记得修改完成之后需要保存确认。注意:只有当要修改的单据没有进行其他操作并且是当前时期中时才可以修改。(f)作废一条单据:需要先找到要作废的单据(可以通过查询,然后从最左边的列表中选取)使其成为当前单据,然后再点击“作废”按钮。注意:作废将不可恢复,并且不需要单独的保存,所以操作时请仔细。注意:只有当要作废的单据没有进行其他操作并且是当前时期中时才可以作废。3.1.3 按钮功能添加(F2)在当前单据中添加一条明细记。删除(F3)在当前单据中删除一条明细记录保存(F4)保存当前单据以及它所有的明细记录回复(F5)取消刚才的操作查询(F6)查询符合条件的单据打印(F9)打印该笔单据新单(F1)新增一笔单据作废(F11)使当前的单据作废退出(F4)CTRL+F4退出操作3.1.4 注意事项(a) 出入操作时有许多系统设置项,请在操作前仔细阅读并设置好这些设置。(b) 本系统采用先进先出法但可以调整,所以在领用和调卖时如果当前数据不符合要求,则用户可以双击相应明细记录的序号列来选择其它入库批次。(c) 对于货到但发票没到的明细请在入库时选择“暂估”类型,然后等发票到后再进行暂估调整操作。(d) 在进行调整和退回操作时会弹出窗口让用户选择原来入库或出库时的记录,如果用户关闭了该窗口则可以通过双击相应明细记录的序号列来打开该窗口并重新选择。3.2 领用申请3.2.1 功能领用申请允许科室用户通过电脑向物资仓库申请物资,这种操作不需要仓库用户再进行单独的领用登记。物资管理中的领用申请包括以下几个步骤:科室领用申请、领用申请确认、领用申请审批、申请采购确认、领用申请采购、申请采购记帐和科室申请发放。注意:在这些操作步骤中领用申请确认和申请采购确认、领用申请采购、申请采购记帐功能分别受申请需要确认和申请需要采购这两个系统设置限制,只有选中这两个设置系统才会允许这些操作。注意:申请的物资是否需要领用申请审批还要看该物资是否备库物资,如果是的话则不需要审批,如果不是才需要;一般来讲,备库的物资不需要审批和采购,不备库的物资才需要审批和采购。3.2.2 操作步骤(1)科室领用申请:各科室用户通过各地的电脑录入物资领用申请后向物资仓库发送,并等待审批同意后领用。申请发出后的审批权一般交由物资管理部门审批,并交仓库划单发货。如图15-17。添加申请:选择要申请的科室,然后点击“添加(F2)”按钮新开一条空白记录,用户在此录入申请内容。删除申请:选中要删除的记录,然后点击“删除(F3)”按钮就可以删除该记录。保存申请:如果你新增了一条申请或对申请进行了修改、删除,则你必须保存才有效。点击“保存(F4)”按钮,如果成功则按钮变灰。取消申请:如果你新增了一条申请或对申请进行了修改、删除(必须没有保存)后想取消这些操作,则你可以点击“取消(F5)”按钮,这样你自上次保存以来新增的申请或进行的修改、删除就都将丢失。提交申请:当用户录入完该科室所有的申请并保存确认后,用户还必须提交才有效。点击“提交(F1)”按钮后,系统会将这些申请记录发送给相关人员进行确认、审批或发放。注意:提交是对当前显示的所有记录操作,所以必须保证所有记录录入完整;另外提交将不可恢复。作废申请:如果你在录入申请单后又不需要了,则可以点击“作废(F11)”按钮来作废整张单据。注意:作废操作不可恢复。注意:上面这些操作仅当查看状态为“制定中”时有效,否则将只能查看而不能操作。图15-17如果你要查看提交过的申请,则可以通过选择查看状态来查找。一般来讲,你从什么状态下看到该申请就表示该申请正处于什么状态下。(2)领用申请确认:如果系统启用申请确认,则科室制定的申请提交后就会先发送到相关确认点进行确认。如图15-18。图15-18该确认操作比较简单,用户只要选择要确认的申请科室,系统就会将该科室申请后没有确认的记录显示出来,用户通过设置确认状态为“通过”或“取消”,然后点击“保存(F4)”按钮保存。等能够确认的申请确认以后再点击“提交(F1)”按钮进行提交,系统将把已经设置为通过或取消的已确认记录发送出去进行审批或发放;而对于未确认的记录系统将保持。(3)领用申请审批:如果申请的物资是不备库的,则提交后就会发送到审批点进行审批。如图15-19。图15-19审批操作也很简单,用户只要选择要审批的申请科室来过滤申请记录(如果不选择将显示所有等待审批的记录),再通过设置审批状态为“通过”或“取消”,然后点击“保存(F4)”按钮保存。等能够审批的申请审批以后再点击“提交(F1)”按钮进行提交,系统将把已经设置为通过或取消的已审批记录发送出去进行采购确认或发放;而对于未审批的记录系统将保持。(4)申请采购确认:如果启用采购将可以使用该操作,它主要用于将操作确认中或正在采购中的申请进行请购或请领指定。如图15-20。图15-20在申请采购确认窗口中选择要申请科室和操作状态来过滤申请记录(同样的,如果申请科室不选将显示所有满足操作状态的待确认申请),再选择要进行操作的记录(点中对应记录的选择列使其打上勾;另外每选择到一条记录,下面就会显示该物资的批次信息让你参考),然后点击“请购(F5)”或“库领(F6)”按钮(注意:请购将把这些选中的记录发送到采购点,库领将把这些选中的记录发送到发货点)。(5)领用申请采购:对于领用申请采购分为准备采购和采购中两种状态。当选择准备采购状态时将显示还没有进行采购的记录,用户可以进行订货操作;而如果选择采购中状态时则将显示已经订货的记录,用户可以进行货物到后的验货操作。如图15-21和15-22,其中弹出的小窗口是对选中记录进行订货和验货操作的界面。图15-2115-22订货:采购状态选择准备采购,系统显示等待采购的物资。用户选择要订货的记录,然后点击“订货(F2)”按钮,此时会弹出采购订货窗口。在此窗口中输入订货的供应商和大致的送货时间等信息后确认即可。经过订货的物资将从准备采购中消失而显示到采购中。验货:采购状态选择采购中,系统显示等待验货的物资。用户选择要已到的物资记录,然后点击“验货(F3)”按钮,此时会弹出验货入库窗口。在此窗口中输入到货信息后确认即可。经过验货的物资将从采购中消失并发送到记帐点。注意:这里的验货用于登记实际操作中已经验货并确认有效的物资,并没有进一步的验货和退货操作。(5)申请采购记帐:该操作用于将采购入库的物资进行记帐登记,已修改电脑中的库存。如图15-23。记帐只能同时对一条记录操作。用户可以选择要记帐的记录,然后点击“记帐(F7)”按钮,系统就会将该物资添加到入库记录中。另外,当用户选到一条记录时,系统会在在下面的窗口中将显示需要该物资的申请,如果你需要在入库时指定科室则可以在这些窗口中点中选择列并修改发放数量,然后再进行记帐操作。机选按钮的作用是让系统帮你自动选择要指定的申请。图15-23(5)科室申请发放:该操作用于根据申请向科室发放物资并登记领用记录。如图15-24。图15-24发放时用户可以选择申请科室来过滤记录,如果不选则显示所有的待发放申请。仓库保管员调出相关的申请单后在下面的窗口中选择要发放的批次并录入发放数量(可以跨批次),然后点击“发放(F1)”按钮即可。3.3 采购计划3.3.1 功能采购计划用于管理仓库每个月的物资采购申请,一般有仓库制定后交由物资中心审批并交采购员采购,整个流程包括制定采购计划、采购计划审批、物资计划采购和计划采购记帐。3.3.2 操作步骤(1)制定采购计划:该操作用于登记每个月需要制定的物资采购计划单,一般也称物资申购单,然后提交给物资中心审批。如图15-25。图15-25制定计划时用户先选择存储仓库,然后输入计划标题(采购计划编号自动生成)。等这些输入完毕后,用户就可以通过点击“添加(F2)”按钮添加一条计划明细并输入要采购的物资和数量等信息,或则点击“删除(F3)”按钮来删除不想要的记录。在录入采购计划的过程中,用户可以在输入完任意一条完整的记录后点击“保存(F4)”按钮保存数据,然后再添加或修改。系统提供了一个导入按钮来执行导入操作,被导入的数据将是该仓库中低于库存下限的物资。如图15-26。图15-26等所有采购明细都录入完毕并保存确认后,用户可以点击“提交(F1)”按钮来提交该计划已便审批。如果要查询原来的计划,用户可以在采购计划输入框中输入对应的批号,该批号的规则是4位年+2位月+2位序数(一般情况下序数为00),如20030300和20031200。(2)采购计划审批:仓库制定的采购计划提交后可以通过本操作进行审批,只有审批通过的计划才可以采购。如图15-27。图15-27用户首先选择采购计划,系统会显示出该计划的明细,然后用户对每一条明细进行审批。审批完毕后保存数据,然后点击“提交(F1)”按钮提交采购。如果用户在审批过程中发现重大问题需要退回该计划单到仓库修订,则可以点击“退回(F11)”按钮。注意:提交和退回都不可恢复。(3)物资计划采购:当采购计划审批通过后,用户就可以使用本功能进行采购。如图15-28和图15-29。对于采购状态分为准备采购和采购中。准备采购中显示都是等待采购的物资,还没有订货;而采购中显示的都是已经采购但还没有到货的物资。用户可以选择要采购的仓库来过滤数据,如果不选则显示全部数据。如果选择的是准备采购,则用户通过选择要采购记录,然后点击“订货(F2)”按钮可以进行订货操作。此时会弹出采购订货窗口,用户可以在此输入相关信息,然后确定即可。经过订货的物资将从准备采购中消失而显示在采购中。图15-28如果你选择的是采购中,则用户可以选择记录,然后点击“验货(F3)”按钮进行验货登记。此时会弹出验货入库窗口,用户可以在此输入到货时间、数量、单价等信息,然后确定即可。经过验货的物资将从采购中消失。图15-29(4)计划采购记帐:对于采购入库的物资还需要进行记帐,这样数据才能真正进入库存。如图15-30。图15-30用户首先通过点击对应记录的选择列来选中要记帐的记录,然后点击“记帐(F7)”按钮。此时系统会询问你是否确定要记帐入库时,选是则系统自动完成记帐入库操作。3.4 物资月末盘点3.4.1 功能在每一期的期末对该期库存进行封帐盘存,计算盘盈、盘亏,并提供新一期库存用于登记后面的出入库。库存盘点是每一期都必须执行的操作,要力求及时、准确,一般在上一期期末日期下班后一、二天内完成。盘点时系统会列表显示当前的库存数据,用户可以选择某条物资后查看其在库的入库情况。若用户认为实际库存与电脑库存不符合(不是数据不平),则可以进行盘盈盘亏操作:盘盈的话就相当于一个入库操作,盘亏的话就相当于一个出库操作,所不同的是盘亏盘盈对于每项物资只提供一张单据,且每张单据只有一条记录,其单价格还必须是一个估计价。(如果可以确切地知道盘亏盘盈的原因就可以进行对应的出入库,而不需要盘亏盘盈。)库存盘点时将校验数据、封存上期数据、准备下期数据、修改仓库时期、自动解除封帐等操作。盘点完成以后上一期的数据将不允许再修改。3.4.2 操作步骤选择菜单“出入管理物资月末盘点”出现如图15-31所示的操作界面。其中上面部分是当前的库存信息,下面部分是当前选择记录的入库批次记录。最大操作框中的日期表示的是最后一次出入库的时间,期末设置框中的日期表示当前时期的期末日期。显而易见,期末设置框中的日期应该大于最大操作框中的日期才有效。图15-31(a)对一个仓库进行封帐:首先选择需要盘点的仓库,按“封帐”按钮封存上期数据,这时谁都不能对数据进行出入操作。判断实际数据与电脑数据是否有出入,如果有可以选择盘亏或盘盈对其进行调整。使实际数据与电脑数据保持一致。(b)盘亏操作:如果发现实际数据小于电脑数据,按“盘亏”按钮出现如图15-32的操作界面。图15-32在物资盘亏界面中输入盘亏物资的基本信息,按“确认”返回。(c)盘盈操作:如果发现实际数据大于电脑数据,按“盘盈”按钮出现如图15-33的操作界面。图15-33在物资盘亏界面中输入盘盈物资的基本信息,按“确认”返回。(d)完成盘存:按“完成”按钮,对该仓库进行盘存。(e)按“解封”,当按下“封帐”按钮之后,该按钮自动变成“解封”按钮。按下“解封”按钮,使用户恢复对库出入的操作。3.4.3 按钮功能封帐(F2)冻结该仓库的一切出入操作按钮状态变为解封解封(F2)解除该仓库的封帐操作按钮状态变为封帐盘亏(F4)当实际库存少于电脑库存用户就可以选择盘亏对其进行调整盘盈(F5)当实际库存大于电脑库存用户就可以选择盘盈对其进行调整完成(F7)确认完成盘点操作查询(F6)在当前仓库中选择符合条件的记录退出(F4)退出盘点操作3.4.4 注意事项当用户对一个库进行盘店操作时,为了保证库中数据的正确性,所以需要先对其进行封帐,这时所有用户都不能对其进行出入库处理了。3.5 库存批次维护3.5.1 功能用于管理仓库中物品的上限、下限和有效期限,当所管理的物品超过了这个这个限制系统将发出报警,同时显示在系统中。3.5.2 操作步骤选择菜单“出入管理库存批次维护”,出现如图15-34所示的操作界面。图15-34首先选择需要进行管理的存储仓库。(a)修改物资的上下限:选择上下限管理单选框,选择一条记录,在绿色区域中就可以修改其限制了。完成后按“保存”按钮确认(b)修改物资的有效日期:选择有效期管理单选框,选择一条记录,在绿色区域中就可以修改其限制了。完成后按“保存”按钮确认(c)对存储仓库中的物资进行筛选:选择“显示超限库存”复选框,则把库存中超过有效期限或者即将到限的物资筛选出来。选择“显示为零库存”复选框,则把存储仓库中库存为零的物资筛选出来。(d)在存储仓库中查询指定的记录:选择完仓库后按查询按钮。在随后出现的数据查询窗口中输入数据,并按“查询”按钮进行查询。3.5.3 按钮功能保存(F4)保存刚才的设置回复(F5)取消刚才的设置查询(F6)查符合条件的记录并显示在数据栏中退出(F4)退出操作3.6 采购付款3.6.1 功能采购付款用于登记购入物资的付款信息。一般系统在入库时默认为未付款状态,用户必须在月末付款时进入此功能进行付款登记,这样才能清除入库记录上的未付款标志。如图15-35。3.6.2 操作步骤采购付款有多种付款方法:可以按发票号或单据号单个付款,也可以对所有未付款记录进行一次性登记。选择付款方式:如果按发票号付款则只要“显示所有未付款单据” 按钮未按下且后面的单选框选择了发票号即可,此时用户可以在发票号输入框中输入要付款的发票号就可以检索出对应的所有单据来进行付款操作;而如果按单据号付款则只要在单选框中选择单据号,然后在单据号输入框中输入单据号就可以检索出具体的单据来付款;最后一种就是对所有未付款记录进行一次性登记,要进入这种状态只要按下“显示所有未付款单据”按钮即可。进行付款操作:不管你选择那种方式,在检索出未付款记录后,付款金额框中都会显示这些记录总共要付的钱,且是不可修改的。用户只要选择付款方式和付款日期后(如果是按单据号付款还需要输入发票号),点击“付款(F8)”按钮即可。图15-353.6.3 注意事项在显示的未付款记录中你可能会发现有的记录单价不为零,但数量和金额都为零。这种记录不是表示出现错误,而是表示该单据存在退回记录,且这边显示的金额已经是扣除掉退回物资的金额。3.7 借款管理3.7.1 功能借款管理用于登记物资购入时采用借款方式付款的情况,这种情况是由于商家不同意月末付款,而要求立即付全部或部分货款。如图15-36。图15-363.7.2 操作步骤借款管理分借款、结借和取消三个操作:借款用于登记借款记录,结借用于对借款进行结转操作,取消用于取消借款记录。借款:点击借款按钮,系统弹出借款登记窗口,如图15-37。用户需要选择对应的采购单号、借款金额和出借方式等数据,然后点击确认按钮即可。注意:借款必须对照到指定的入库单据上,所以必须将所有属于该次借款范围内的物资输入在同一入库单据上。图15-37结借:选择要结借的借款记录,然后点击结借按钮,系统将弹出结借登记窗口,如图15-38。用户需要输入发票号等数据,然后点击确认按钮即可。在结借登记窗口中大红显示的结借金额表示需要付给商家的剩余货款;而蓝色中显示的是所有要一同处理的借款单据号(即同一入库单据可能存在多次借款)。图15-38取消:选择要取消的借款记录,然后点击取消按钮,系统会询问是否确认取消,点是则该笔借款记录将被作废。3.8 费用管理3.8.1 功能费用管理用于登记科室使用的一些费用情况,主要方便成本核算。如图15-39。3.8.2 操作步骤输入费用:选择缴费时期,然后点击添加按钮,系统会提供一空白记录。用户需要输入使用部门、费用类型和金额等信息,然后点击保存按钮保存数据。如果该时期内所有部门的所有费用都已经全部输入,则用户需要点击完成按钮来结束费用的输入。注意:经过完成的时期其费用将不可再修改。图15-393.9 水电煤管理3.9.1 功能水电煤管理用于登记医院使用的水电煤情况,已方便成本核算。如图15-40。图15-403.9.2 操作步骤该部分的操作同费用管理,只不过不需要选择科室,且费用类型只有水、电、煤可选(而且每一期必须全部选入)。输入费用:选择缴费时期,然后点击添加按钮,系统会提供一空白记录。用户需要输入费用类型、单据号、数字、单价、金额等信息,然后点击保存按钮保存数据。如果该时期内三种费用都已经全部输入,则用户需要点击完成按钮来结束费用的输入。注意:经过完成的时期其费用将不可再修改。3.10 三证管理注册登记3.10.1 功能三证管理注册用于登记供应商提供的物资所注册的三证信息,包括生产经营许可证、产品注册证、卫生许可证。该

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