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演示文稿软件PowerPoint2000 1 2 感受PowerPoint的魅力 公司培训广告学术报告销售统计报告授课 数学 多媒体教学演示制作动感宣传片新年贺卡 3 PowerPoint2000的知识结构 演示文稿基础制作幻灯片控制演示文稿的外观演示文稿的动画效果和动作设置播放和打印演示文稿演示文稿的打包及网上发布 第一讲演示文稿的编辑 4 5 5 1基础知识 一 创建演示文稿用 内容提示向导 创建用 设计模板 创建用 空演示文稿 创建二 打开演示文稿三 保存演示文稿保存新建的演示文稿 文件 保存 另存为 对话框 设置想保存演示文稿的驱动器和文件夹 在 文件名 文本框中键入所需的文件名 不用带扩展名 PowerPoint自动为文件加上 ppt扩展名 保存已有演示文稿的修改 则使用选择 文件 菜单中的 保存 命令 或单击 常用 工具栏上的 保存 按钮 6 PowerPoint视图 普通视图包含三个区 大纲区 幻灯片区和备注区 大纲区 可组织和开发演示文稿中的文本内容 可键入演示文稿中的所有文本 然后重新排列项目符号 段落和幻灯片 幻灯片区 只显示一张幻灯片 可以查看单张幻灯片中的文本外观 可以在单张幻灯片中添加图形 图像 动画 影片和声音等 并能创建超级链接 备注区 使用户可以添加与观众共享的演说者备注或信息 可在每张幻灯片下面的备注栏内输入文字 而它们不会出现在幻灯片上 但可以打印出来 作为讲演者的讲稿使用 7 大纲视图大纲视图只显示演示文稿的文本部分 不显示图形对象和色彩 当创作者暂时不考虑幻灯片的构图 而仅仅建立贯穿整个演示文稿的构思时 通常采用大纲视图 使用大纲视图是整理 组织和扩充文字最有效的途径 8 幻灯片视图在该方式下 可以 为逐张幻灯片添加标题 正文使用绘图工具画出各种图形 制作图表 组织结构图对幻灯片的内容进行编排与格式化操作在幻灯片中添加图形 影片和声音创建超级链接及添加动画还可以改变幻灯片的显示比例 放大幻灯片的某部分以便做细致的修改 9 幻灯片浏览视图在幻灯片浏览视图中 屏幕上可以同时看到演示文稿的多幅幻灯片的缩略图 这样 就可以很容易地在幻灯片之间添加 删除和移动幻灯片以及选择幻灯片切换效果 幻灯片放映视图以全屏幕方式放映幻灯片 能看到对幻灯片演示设置的各种放映效果 10 5 2制作幻灯片 创建和组织幻灯片编辑幻灯片格式化幻灯片使用对象幻灯片中的其他信息 11 创建和组织幻灯片 添加新幻灯片在演示文稿中创建新幻灯片选择一张幻灯片 单击工具栏 新幻灯片 按钮 选择一种版式 单击 确定 可在当前幻灯片后创建一张新的幻灯片 将已有演示文稿的幻灯片复制到当前演示文稿中打开目标演示文稿 选择一张幻灯片 选择 插入 菜单的 幻灯片 从文件 命令 在 搜索演示文稿 选项卡中选定要复制的幻灯片 单击 插入 按钮或者单击 全部插入 按钮 12 浏览和组织幻灯片浏览幻灯片在普通视图中 在幻灯片区中 单击滚动条下端的 上一张幻灯片 按钮或 下一张幻灯片 按钮或者拖动滚动条 就可以方便地更换当前幻灯片 在大纲区中 直接单击某一幻灯片的编号 图标或其文字 就可以将其切换为当前幻灯片 13 选择幻灯片如果选择单张幻灯片 用鼠标单击它即可 如果选择多张幻灯片 可按住Shift键 再单击要选择的幻灯片 删除幻灯片用鼠标选择要删除的幻灯片 然后按下键盘上的Del键 或单击 编辑 菜单中的 删除幻灯片 命令即可 如果误删除了某张幻灯片 只需要使用 常用 工具栏中的 撤消 按钮 就可恢复 14 复制幻灯片复制方式有两种 一种方式是使用幻灯片副本 另一种是使用 复制 和 粘贴 命令 用幻灯片副本复制时 选择需要复制的幻灯片 单击 插入 菜单的 幻灯片副本 命令 用 复制 和 粘贴 命令时 选择需要复制的幻灯片 单击 编辑 菜单的 复制 命令 或单击工具栏上的复制按钮 再将指针移到要粘贴的位置 最后单击 编辑 菜单的 粘贴 命令 或单击工具栏上的粘贴按钮 15 移动幻灯片移动幻灯片可以用 剪切 和 粘贴 命令来改变顺序 其操作步骤与使用 复制 和 粘贴 命令相似 只不过用 剪切 命令代替 复制 命令 另一种快速移动幻灯片的方法是 切换到幻灯片浏览视图 选择要移动的幻灯片后 按住鼠标左键 拖动幻灯片到需要的位置 松开鼠标左键 即可将幻灯片移到新位置 16 隐藏幻灯片选择欲隐藏的幻灯片 然后在 幻灯片放映 菜单中选择 隐藏幻灯片 命令即可 隐藏的幻灯片 在放映时不会出现 如果要取消隐藏 在幻灯片浏览视图中 选择隐藏的幻灯片 然后在 幻灯片放映 菜单中选择 隐藏幻灯片 命令即可 17 5 2 2编辑幻灯片 1 在幻灯片视图中添加文字 制作标题幻灯片标题幻灯片常用于演示文稿的首页 即第一张幻灯片 标题幻灯片含两个占位符 分别是演示文稿的标题和副标题 建立项目清单式幻灯片演示文稿中用得最多的是项目清单式幻灯片 3 建立其它版式的幻灯片 18 2 移动和复制幻灯片中的文本 移动和复制幻灯片中的文本与在Word中移动和复制文本基本相似 只是需要区分移动和复制的文本是整个文本框还是其中的一部分 如果移动或复制整个文本框 在选择时要单击文本框的边框 选中整个文本框 否则需要在文本框内选择文本 这与Word中在正文区选择文本的操作相同 在大纲区的文本编辑操作与Word的大纲视图下的操作相同 19 5 2 3格式化幻灯片 1 设置字体格式选定文本 选择 格式 菜单中的 字体 命令需要特殊说明的是 新对象默认值 复选框 如果选中该选项 则此后添加文本框时 其中字体的格式就采用该对话框中的设置 2 设置文本的段落格式 设置段落的缩进格式在PowerPoint的幻灯片区中 可以通过标尺来设置段落的缩进格式 如果窗口没有显示标尺 则可以通过选择 视图 菜单中的 标尺 命令显示标尺 操作方法与Word相同 分别用来设置首行缩进 左缩进 悬挂缩进和右缩进 与Word不同的是如果选定的文本包含两层或更多层带项目符号的文本 则水平标尺将会显示用于每层的缩进符号 20 设置行距和段落前后的空间在PowerPoint中没有 段落 格式命令 设置段落的行距和段落前后的空间使用 行距 命令 首先选中欲设置格式的段落 然后单击 格式 菜单的 行距 命令 弹出 行距 对话框 在 行距 对话框中 将行距 段前和段后数值框设置好后 单击 确定 按钮即可 设置段落的对齐格式段落对齐格式指的是段落在文本占位符中的对齐位置 在PowerPoint中段落的对齐格式有四种 左对齐 居中对齐 右对齐 分散对齐 段落对齐格式设置的操作与Word中的操作相同 3 使用项目符号和编号操作方法同Word 21 5 2 4使用对象 1 插入声音和影像对象 插入声音文件在幻灯片视图中选择幻灯片 插入 菜单 影片和声音 命令中相应的级联菜单声音插入完成后 可根据需要选择是自动播放还是单击时播放 插入影像文件在幻灯片视图中选择幻灯片 插入 菜单 影片和声音 命令中相应的级联菜单 用户可以使用 剪辑库 中的影片 可以使用文件中的影片 插入视频文件后 将会出现相应的图标 用户可根据需要选择是自动播放还是单击时播放 22 2 组织结构图选择幻灯片 插入 菜单 图片 组织结构图 打开 组织结构图 程序窗口每个矩形代表一个职位或部门 单击选中该矩形 再单击矩形中的文字 就进入文本编辑状态 工具栏列出了添加部下 同事 经理 助理四种关系的按钮 还提供了 图框 线条 图表 文本 四个专业菜单用于美化组织结构图 制作完成后 选择 文件 菜单的 关闭并返回演示文稿 命令返回PowerPoint 23 3 插入图片或自选图形组织结构图的形式不免有些简单和呆板 我们可以利用 绘图 工具栏 描绘出更加生动的组织结构图 24 4 插入表格用插入菜单插入导入word中的表格纯表格的文件导入单击 插入 对象 打开 插入对象 对话框 由文件创建 找到所需的word表格文件 单击确定 效果有时不好 表格不清 插入文档中所含的表格打开表格所在的文档 选中表格 单击 复制 命令 返回到演示文稿中 使用 粘贴 命令 25 导入excel表格单击 插入 对象 打开 插入对象 对话框 由文件创建 找到所需的电子表格文件 单击确定 26 5 插入图表用 插入 菜单中的 图表 命令打开保存的工作薄 选中已创建的图表 单击 复制 回到幻灯片中 单击 选择性粘贴 27 5 2 5幻灯片中的其他信息 1 在幻灯片中添加和更改幻灯片编号 日期 时间或页脚文本 视图 菜单 页眉和页脚 弹出 页眉和页脚 对话框 选择 幻灯片 选项卡 选中 日期和时间 复选框时 同时要在 自动更新 和 固定 之间单选其一 在选择固定日期时 还需要在文本框中输入固定的日期 这样页脚上就会显示选择的日期和时间 选中 幻灯片编号 复选框 幻灯片的页脚将显示幻灯片的编号 选中 页脚 复选框 将在页脚显示对话框中 页脚 复选框下面单行文本编辑框中的文本 选中 标题幻灯片中不显示 复选框 则标题幻灯片不显示页眉和页脚 28 2 更改页眉页脚的位置和外观 视图 菜单 母版 幻灯片母版 选择页眉或页脚 将其拖动到新位置或更改其文本属性 即可方便地更改它们的位置或外观 修改完毕 单击工具栏的 关闭 按钮 切换到普通视图 PowerPoint即可将所做的改变反映到幻灯片中 3 更改幻灯片的起始编号和大小 文件 菜单 页面设置 弹出 页面设置 对话框 在 幻灯片起始编号 数值框中指定一个数值 即可以改变幻灯片的起始编号 另外 通过该对话框 还可以设置幻灯片的大小 29 小结制作幻灯片 创建 空演示文稿 内容提示向导 设计模板 浏览和组织 在普通视图和浏览视图中选择 移动 复制 删除 隐藏幻灯片 编辑加文本移动和复制文本格式化字体段落 缩进方式 行距和段落间距 对齐方式 使用项目符号和编号使用对象声音和影片组织结构图自选图形和图片表格和图表 30 练习 参考 江汉湖群的环境演变和未来发展趋势 演示文稿的内容 建立演示文稿 保存在A盘根目录下 命名为 演示文稿作业 第二讲控制演示文稿的外观 31 32 5 3控制演示文稿的外观 5 3 1基本概念5 3 2使用模板5 3 3使用幻灯片母版5 3 4更改配色方案 33 5 3 1基本概念 控制幻灯片外观的方法有三种 应用设计模板 母版和配色方案 1 配色方案用户可以对幻灯片的文本 背景 填充以及强调文字等进行重新配色 在PowerPoint中 配色方案由8种颜色组成 用户可以挑选一种配色方案用于个别的幻灯片或整个演示文稿的所有幻灯片 也可以自己重新定义新的配色方案 2 母版母板用于设置文稿中每张幻灯片的预设格式 这些格式包括每张幻灯片标题及正文文字的位置和大小 项目符号的样式 背景图案等 在PowerPoint中 母版有幻灯片母版 标题母版 备注母板和讲义母板四种类型 母版实际上是某一类幻灯片 如标题幻灯片等 的样式 如果用户更改了演示文稿中的幻灯片母版 则会影响所有基于该母版的演示文稿中的幻灯片的格式 34 3 设计模板在设计模板中 包含了配色方案 具有自定义格式的幻灯片母版和标题母版以及字体样式 向演示文稿应用设计模板时 新设计模板的幻灯片母版 标题母版和配色方案将取代演示文稿原来的母版和配色方案 并且在应用了设计模板之后 用户在演示文稿中所添加的每张新幻灯片都会拥有相同的自定义外观 PowerPoint提供了大量经过专业设计的模板 用户也可以创建自己的设计模板 35 5 3 2使用模板 PowerPoint向用户提供了两种模板 即设计模板和内容模板 1 应用设计模板 格式 菜单 应用设计模板 在弹出的 应用设计模板 对话框中选择一合适模板 则整个演示文稿的幻灯片都按照选择的模板进行改变 2 创建设计模板首先打开现有的演示文稿 或使用设计模板创建作为新设计模板的演示文稿 对演示文稿进行必要的修改 使其符合需要 然后 选择 文件 菜单的 另存为 命令 弹出 另存为 对话框 在 保存类型 选择框中选择 演示文稿设计模板 为该模板选择保存的位置 最后单击对话框中的 保存 命令按钮 即可完成设计模板的创建工作 36 3 如何撤消所用的设计模板打开幻灯片母板 将母板中的有关内容删除创建一个空白的设计模板 然后应用 37 5 3 3使用幻灯片母版 母版可分为四类 幻灯片母版 标题母版 讲义母版和备注母版 1 幻灯片母版最常用的母版就是幻灯片母版 因为幻灯片母版控制的是除标题幻灯片以外的所有幻灯片的格式 视图 菜单 母版 幻灯片母版 进入 幻灯片母版 视图 幻灯片母版上有五个 占位符 分别用来更改文本格式 设置页眉 页脚 日期及幻灯片编号 向母版插入对象以确定幻灯片母版的版式 38 2 标题幻灯片母版标题幻灯片母版控制的是演示文稿中采用标题版式的幻灯片 它必须是 新幻灯片 对话框中的第一种 标题幻灯片 版式建立的 视图 菜单 母版 标题母版 出现 标题幻灯片母版 然后进行所需格式的设置 注意 标题母版 只有采用了设计模板时才是可用的 3 讲义母版讲义母版用得的不多 主要用于控制幻灯片以讲义形式打印的格式 4 备注母版主要供演讲者备注使用的空间以及设置备注幻灯片的格式 39 背景的使用 可以使用 背景 命令来改变所有幻灯片或某一张幻灯片的外观 方法 格式 背景 40 5 3 4更改配色方案 1 配色方案原理配色方案是用于演示文稿的八种协调色的集合 也可用于图表和表格或对添至幻灯片的图片重着色 每个设计模板均带有一套配色方案 要选择方案 请单击 格式 菜单中的 幻灯片配色方案 命令 用户可以在配色方案对话框中选择 标准 选项卡 选择某一配色方案 也可以在 自定义 选项卡中对幻灯片的各个细节定义自己喜欢的颜色 应用了一种配色方案后 其颜色对演示文稿中的所有对象都是有效的 您所创建的所有对象的颜色均自动与演示文稿的其余部分相协调 41 2 更改配色方案的颜色 格式 菜单 幻灯片配色方案 自定义 选项卡 在 配色方案 下面单击需要更改的颜色 再单击 更改颜色 单击 标准 选项卡直接从调色板中选择 如果要将配色方案连同演示文稿一起存盘 请单击 添加为标准配色方案 如果要将新的颜色应用到当前幻灯片 请单击 应用 如果要应用到演示文稿中的所有幻灯片 请单击 全部应用 42 3 将一张幻灯片的配色方案应用于另一张在幻灯片浏览视图中 选择一张具有所需配色方案的幻灯片 单击常用工具栏的 格式刷 按钮 单击其他幻灯片 即可对其应用此配色方案如果希望对多张幻灯片着色 则应在选择一张具有所需配色方案的幻灯片后 双击 格式刷 按钮 着色完成后 按Esc键即可终止 格式刷 命令按钮拾取配色方案 第三讲动画效果和动作设置 43 44 关于动画和切换效果 切换是一些特殊效果 可用于在幻灯片放映中引入幻灯片 您可以选择各种不同的切换并改变其速度 也可以改变切换效果以引出演示文稿新的部分或强调某张幻灯片 动画是可以添加到文本或其他对象 如 图表或图片 的特殊视听效果 如果观众使用的语言习惯是从左到右进行阅读 那么可以将动画幻灯片设计成从左边飞入 然后在强调重点时 改为从右边飞入 这种变换能吸引观众的注意力 并且加强重点 45 5 4演示文稿的动画效果和动作设置 5 4 1设置幻灯片动画效果5 4 2设置幻灯片切换效果5 4 3超级链接和动作设置 46 5 4 1设置幻灯片动画效果 1 用 幻灯片浏览 工具栏设置动画效果切换到幻灯片浏览视图 选择幻灯片 单击 幻灯片浏览 工具栏中的 预设动画 选择框的下拉箭头 选择一种动画效果 同时幻灯片缩略图的左下角也出现了预设动画的标志 47 2 用 动画效果 工具栏设置动画效果切换到幻灯片视图 单击格式工具栏的 动画效果 命令按钮 出现动画效果工具栏 选择要进行设置的对象 单击工具栏中间的八个动画效果中的一个 如果有必要 通过动画顺序下拉列表框调整对象的出场顺序 另外一个快速创建动画的方法是在选定要动画显示的对象之后 选择 幻灯片放映 菜单中的 预设动画 命令 从出现的级联菜单中选择需要的动画效果 48 3 自定义动画在幻灯片视图下 显示要设置动画的幻灯片 单击 幻灯片放映 菜单中 自定义动画 命令 打开 自定义动画 对话框 单击 顺序和时间 标签 在 检查动画幻灯片对象 列表框中 选择要动态显示的对象 在 启动动画 框中选择需要播放动画的选项 该对象会出现在 动画顺序 列表框中 选择 效果 标签 在 动画和声音 框中选择对象所需的选项 在一张幻灯片上对多个对象设置动画效果后 播放动画时对象按 动画顺序 列表框中的顺序出现 用户可以根据需要在 顺序和时间 标签中对动画顺序进行修改 49 5 4 2设置幻灯片切换效果 切换到幻灯片视图或幻灯片浏览视图 选择幻灯片如果在幻灯片浏览视图中 则选择 幻灯片浏览 工具栏中的 幻灯片切换 按钮 如果在幻灯片视图下 则选择 幻灯片放映 菜单下的 幻灯片切换 命令 打开 幻灯片切换 对话框在 效果 列表框中 选择切换效果 在 速度 区中可选择切换速度 在 换页方式 区中选择换页方式 可以在 声音 列表框选择所需的声音 要将切换效果应用到所选择的幻灯片上 可单击 应用 按钮 要将切换效果应用到所有的幻灯片上 可单击 全部应用 按钮 50 5 4 3超级链接和动作设置 利用超级链接技术和动作设置 可以制作具有交互功能的演示文稿 1 超级链接选中用作超级链接标志的文本 图形等对象 单击 常用 工具栏上的 插入超级链接 按钮 打开 插入超级链接 对话框 在 链接到 选择区选择链接指向的类型 选定对象后单击 确定 按钮退出 超级链接就创建好了 若要编辑或删除已建立的超级链接 可以在幻灯片视图中 用鼠标右单击用作超链接的文本或对象 在弹出的快捷菜单中选择 超级链接 命令 再从其子菜单中选择 编辑超级链接 命令或选择 删除超级链接 命令 在文稿演示过程中 把鼠标指针移到链接标志上时 指针就会变成手形 此时单击鼠标就可以实现跳转或者打开文档或网页 51 2 动作设置演示文稿放映时 由演讲者操作幻灯片上的对象去完成下一步某项既定工作 称这项既定的工作为该对象的动作 选定要设置动作的对象 幻灯片放映 菜单 动作设置 出现 动作设置 对话框 在 单击鼠标 选项卡中选择 超级链接到 单选按钮 单击下拉按钮 展开 超级链接 列表 从中选择超级链接的对象 若选择 运行 单选按钮 则表示放映时单击对象 会自动运行所选的应用程序 用户可在文本框中输入所要运行的应用程序及其路径 也可以单击 浏览 按钮选择所要运行的应用程序 鼠标移过 选项卡 是表示放映时当鼠标指针移过对象时发生的动作 其动作设置的内容与 单击鼠标 选项卡完全一样 52 第四讲播放和打印演示文稿 5 5 1设置放映方式5 5 2放映演示文稿5 5 3打印演示文稿 53 5 5 1设置放映方式 幻灯片放映 菜单 设置放映方式 打开 设置放映方式 对话框 提供了三种播放演示文稿的方式 演讲者放映 此选项可将演示文稿全屏显示 这是最常用的方式 通常用于演讲者播放演示文稿 在这种方式下 演讲者对演示文稿的播放具有完整的控制权 观众自行浏览 选择这种方式播放演示文稿 幻灯片会出现在计算机屏幕窗口内 并提供命令在放映时移动 编辑 复制和打印幻灯片 展台浏览 是指自动运行演示文稿 54 自定义放映 一个演示文稿可能要包含很多张幻灯片 这些幻灯片可能在不同的时间和场合有选择地播放 此时我们就可以自己来定义在何时播放哪些幻灯片 方法 幻灯片放映 菜单 自定义放映 命令 55 5 5 2放映演示文稿 1 直接放映单击 幻灯片放映 命令按钮 即可进入幻灯片放映视图 并根据设置的放映方式从当前幻灯片开始播放演示文稿 在幻灯片放映视图中 幻灯片以全屏幕方式显示 且一直保持在屏幕上 直到用户单击了鼠标或敲击了键盘上相应的键为止 2 放映过程控制的快捷菜单在幻灯片放映视图中单击鼠标右键 可弹出控制放映过程的快捷菜单 演讲者利用这些命令可以轻松控制幻灯片的放映过程 56 5 5 3打印演示文稿 1 打印透明胶片通过将幻灯片打印为黑白或彩色透明胶片 可以创建使用投影机幻灯片的演示文稿 打开打印机 装上带有至少六张胶片的纸盒 转换到普通视图 选中第一张幻灯片 文件 菜单 页面设置 打开 页面设置 对话框 单击 幻灯片大小 框右侧的箭头 从下拉列表中选择 投影机幻灯片 从 文件 菜单中选择 打印 命令 打开 打印 对话框 在对话框底部选择 纯黑白 复选框 如果打印机能够处理灰色阴影 选择 灰度 复选框 PowerPoint将为演示文稿中所有选中的幻灯片打印一个透明胶片 57 5 5 3打印演示文稿 2 纸张打印输出为进一步阐述演示文稿 可向观众提供讲义 讲义是指在一页纸上打印两张 三张或六张幻灯片的缩图 还可以为观众打印演讲者备注 方法是在 打印 对话框中 选择 打印内容 中的 讲义 或 备注页 打印演示文稿时 也可以只打印大纲 包括幻灯片标题和主要观点 此外 还可使用 文件 菜单中 发送 子菜单下的 MicrosoftWord 命令将幻灯片图像和备注发送到MicrosoftWord中 然后使用Word功能增强其外观效果 58 5 6演示文稿的打包及网上发布 5 6 1演示文稿的打包5 6 2演示文稿的网上发布 59 5 6 1演示文稿的打包 要想将编辑好的演示文稿在其他计算机上进行放映 可使用PowerPoint的 打包 功能 1 打包演示文稿打开要打包的演示文稿 文件 菜单 打包 命令 弹出 打包向导 对话框 用户可以根据向导提示来完成打包设置 完成后自动创建pngsetup exe和pres0 ppz文件 2 解开打包的演示文稿打开 资源管理器 双击运行pngsetup exe文件 选择解包后的演示文稿保存的文件夹 解包完成后 系统会询问是否立即运行演示文稿 可根据需要进行选择 60