应付模块最终用户操作手册

1 DO 070 汇源集团汇源集团 OracleOracle ERPERP 项目项目 最终用户培训手册最终用户培训手册 应付帐款应付帐款 文档作者 刘大斌 创建日期 2003 03 01 确认日期 2003 03 18 控制编码 HY DO070 AP 1 0 当前版本 1 0 审批签字审批签字 项目经理 项目经理 项目经理 项目经理 拷贝数量 2 文档控制文档控制 更改记录更改记录 日期作者版本更改参考 2003 03 18刘大斌刘大斌1 0没有前面的文档没有前面的文档 审阅审阅 姓名职位签字 分发人员 编码姓名地点和位置 1 2 3 4 3 目目 录录 文档控制文档控制 2 更改记录更改记录 2 审阅审阅 2 第一章第一章 基本设置基本设置 4 第二章第二章 供应商供应商 9 第三章第三章 发票管理发票管理 14 第四章第四章 付款付款 27 第六章第六章 资产集成资产集成 34 第七章第七章 过帐并关闭会计期过帐并关闭会计期 36 第八章第八章 报表及查询功能报表及查询功能 39 4 第一章第一章 基本设置基本设置 付款条件付款条件 在 付款条件 窗口 您可以定义对发票指定的付款条件 以在提交发票 审批 时自动创 建已计划付款 您可以定义付款条件来创建多个已计划付款行和多个折扣层 您可以创 建无限多个付款条件 付款条件具有一个或多个付款条件行 每行可以创建一个已计划付款 每个付款条件行 和每个对应的已计划付款均具有基于某月特定日 如该月 15 日 或添加至条件日期的 天数 如条件日期之后的 14 天 的到期日或折扣日期 每个付款条件行还定义了已计划付款的到期额和折扣额 在定义付款条件时 您可以按 百分比或按固定金额来指定付款额 在定义付款条件以后 您可以选择应付款管理系统自动对输入的供应商和供应商地点指 定的默认系统付款条件 要定义付款条件 请执行以下步骤 路径 设置路径 设置 发票发票 付款条件付款条件 1 在 付款条件 窗口中输入唯一付款条件名称和说明 2 输入有效日期自何时开始 尽量把年份定地早一点 以便将早期的数据输入 3 如果您要在某日期之后注销此付款条件 请在 有效日期 至 字段中输入此日期 4 输入每个付款条件行 输入以下其中一项来确定已计划付款的到期发票比例 到期百分比到期百分比 必输 必输 天数天数 必输 必输 5 保存 发票允差发票允差 5 使用 发票允差 窗口 您可以定义允许发票和税务信息之间差异的匹配允差和税允差 您可以同时定义百分比允差和金额允差 允差将确定应付款管理系统是对发票应用匹配挂起还是应用税挂起 在您对具有税额的 发票提交审批时 应付款管理系统将检查实际发票税额与计算的税额是否在您定义的允 差内相等 如果您使用百分比允差 应付款管理系统将依据含税的发票额计算允差 例如 您输入 面值为 108 的发票 其中税率为 8 您可以具有 10 的税允差 您可以输入 8 至 8 80 之间的任何税分配额 而不会对发票应用税差异挂起 如果您输入零作为百分比允差并为该允差启用此复选框 则应付款管理系统会将此允差 认作无限大 且始终不会对发票应用相应的挂起 如果需要低允差 您可以输入非常小 的百分比值 如果差异超出了您定义的允差 则在审批过程中 应付款管理系统将对发票应用挂起 要设置发票的允差层 请执行以下步骤 路径 设置路径 设置 发票发票 发票允差发票允差 在 发票允差 窗口中 为您要执行的每个允差选定此复选框 并为与采购订单匹配的事 务处理和发票税输入允差层 如果您未安装采购系统 则仅在税区域输入允差 以本位 币输入所有金额 税税 税税 对于销售 抵销和自定义税种 审批 将依据具有相同税名的项目分配总额来验 证您对特定税名的发票分配输入的税额 如果您输入税分配的隐含税率不同于为特定税 名输入的税率 包括您定义的税允差 审批 将对发票应用税差异挂起 税额范围税额范围 您允许的实际发票税额与计算发票税额之间的差额 定义银行定义银行 您可以定义银行或结算行 在银行帐户中您可以根据该帐户的用途来选择是内部银行或 供应商银行还是客户银行 要输入基本银行 请执行以下步骤 路径 设置路径 设置 付款付款 银行银行 6 1 在 银行 窗口中 输入所有基本银行信息 银行名称 分行名称 以及地址 2 选择 银行 作为结算机构 3 保存您所做的工作 定义内部银行帐户定义内部银行帐户 您可以定义内部银行帐户来定义您作为帐户持有人的银行帐户 Oracle 应收款管理系统 使用内部银行帐户来接收客户的付款或者向供应商支付资金 要定义收款的基本银行帐户 请执行以下步骤 设置设置 付款付款 银行银行 银行帐户 银行帐户 B 1 在 银行 窗口中查询现有的银行 7 2 选择 银行帐户 按钮 输入银行帐户名和银行帐号及币种 并输入帐户类型 3 选择 内部帐户使用 4 在 GL 帐户 区域中输入 现金帐户 6 保存您所做的工作 现金现金 输入您要与银行帐户关联的现金帐户 此帐户必须为资产帐户 在您创建付款时 应付款管理系统将创建会计分录来贷记此现金帐户 进行定义和维护应付款管理系统付款单据的程序定义和维护应付款管理系统付款单据的程序 附 附 定义和维护应付款管理系统付款单据的程序 使用 付款单据 窗口以定义内部银行帐户的付款单据 付款单据的实例有支票或电子付 款 在使用银行帐户来创建发票付款之前 您必须至少创建一个付款单据 您可以为内 部银行帐户创建任意多的付款单据 在您定义付款单据时 您仅能选择使用与银行帐户相同币种的付款格式 如果银行帐户 是多币种银行帐户 则您可以选择外币付款格式或多币种付款格式 要定义付款单据 请执行以下步骤 设置设置 付款付款 银行银行 银行帐户 银行帐户 B 付款单据付款单据 8 1 在 银行帐户 窗口中查询支出银行帐户 选择 应付款单据 以定位至 付款单据 窗口 2 输入付款单据名称 此名称在银行帐户中是唯一的 选择支出类型和付款格式 3 在 附加信息 区域中 在 上次使用单据编号 字段中输入您用于付款单据的最后付款 单据编号 在 上次可用单据编号 字段中输入可用于付款单据的最后付款单据编号 4 保存您所做的工作 定义外币银行帐户 参照内部银行 定义外币银行帐户 参照内部银行 要定义外币银行帐户 请执行以下步骤 1 定义收款或支出的基本银行帐户 如果您要定义支出的银行帐户 请在 应付款系统选项 区域中输入已实现收益和已实现 亏损帐户 2 保存您所做的工作 9 第二章第二章 供应商供应商 设置外部供应商设置外部供应商 在 供应商 窗口中设置供应商 以记录向您提供货物或服务的个人或公司信息 您也可 以输入需要报销费用的员工 在输入供应商时 您也可以记录一些信息作为参考 如联 系人姓名或供应商为您指定的客户编号 要输入基本的供应商信息 请执行以下步骤 路径 供应商路径 供应商 录入录入 1 在 供应商 明细窗口中输入唯一的供应商名称 按公司编码规则输入供应商编码 可选 在 纳税人标识 字段中输入供应商的纳税标识号 例如 个人的社会保险编号 公司或合伙企业的标识号 纳税标识 可选 如果您正输入增值税供应商 请在 纳税登记编号 字段中输入增值税 VAT 登记编号 如果您要防止某日期之后此供应商的发票或采购订单的输入 请输入失效日期 2 在 供应商 明细窗口的附加信息中选择 分类 确定供应商类型 在 控制 中 发票匹配选项中选择采购定单 在 付款 中选择付款条件及支付组 3 要在 供应商 明细窗口的 地点 区域中输入供应商地点 请选择地点按钮 以定位至 供应商地点 窗口 路径 供应商路径 供应商 录入录入 地点 地点 S 10 输入供应商地点名称和地址 地点名称不会出现在您向供应商发送的单据中 您可以在 事务处理输入期间从值列表中选择供应商地点时将其用作参考 输入您要在相应区域记 录的任何附加供应商地点信息 如果供应商信息对为供应商所输入的 它的新供应商地 点自动默认 则您可以改写这些默认值 3 在 会计会计 中定义供应商的负债 预付款的总帐科目 负债帐户负债帐户 供应商地点发票的负债帐户和说明 多达 240 个字符 供应商默认值是负 债帐户的财务系统选项 在您创建默认的负债帐户时 应付款管理系统将对输入的每个 供应商默认此负债帐户 您可以改写此默认值 在您输入发票时 应付款管理系统将自 动对发票默认供应商地点的负债帐户 您也可以改写此默认值 预付款帐户预付款帐户 供应商发票的预付款帐户和说明 多达 240 个字符 供应商默认值是预 付款帐户财务系统的选项 11 控制区域 控制区域 通过对供应商地点而非每张单个发票应用挂起 您可以防止支付多个供应商发票 您可 以为供应商地点启用多种类型的供应商相关挂起 应付款管理系统同时在供应商层提供 了这些选项 但它仅使用这些值来提供您所输入的新供应商地点的默认值 您在 供应商 地点 启用的选项可以控制应付款管理系统的处理过程 挂起所有付款挂起所有付款 最具有限制性的供应商地点挂起 通过选定供应商地点的 挂起所有付款 您可以防止供应商地点被选定用于在付款批期间付款或快速付款 在撤消选定供应商地 点的 挂起所有付款 选项之前 您不能支付供应商地点的发票 注意 注意 如果在供应商地点启用 挂起所有付款 选项 由于它是供应商挂起而非发票挂起 因此 发票窗口 中的 挂起 字段并不反映此选项 挂起未匹配发票挂起未匹配发票 如果您为地点启用此选项 则应付款管理系统将对 项目 类型分配未匹 配采购订单的发票应用 要求匹配 挂起 除非按会计代码组合的分配总和为零 应付 款管理系统将在 审批 期间对发票应用挂起 您不能在释放挂起之前支付发票 您可以 通过将发票与采购订单匹配并重新提交 审批 来释放此挂起 或者在 发票工作台 的 挂 起 窗口人工释放挂起 默认值是您在 财务系统选项 窗口中选择的 挂起未匹配发票 选项 但如果这是系统在 发票导入 期间自动创建的供应商 则默认值是您在 应付款管理系统选项 窗口的 费用 报表 区域中定义的 挂起未匹配的费用报表发票 选项 挂起将来发票挂起将来发票 如果启用了此选项 应付款管理系统将自动对为该地点输入的所有新发票 包括 EDI 发票 应用 供应商 挂起 应付款管理系统可以在您保存发票时应用此挂 起 您仍可以支付先前为供应商地点输入的发票 您可以在 发票工作台 的 挂起 窗口 人工释放挂起 如果不再挂起供应商地点的将来发票 请撤消选定此供应商地点选项 挂起原因挂起原因 您要对发票应用发票挂起的原因 发票限额发票限额 如果输入的供应商地点发票超过您指定的发票限额 则应付款管理系统将在 审批 过程中对发票应用 金额 挂起 您可以通过调整发票额来释放挂起 或者在 发票 工作台 的 挂起 窗口人工释放挂起 发票税区域发票税区域 在计算层选择 行 并允许改写计算层 舍入规则选择 四舍五入 设置员工供应商设置员工供应商 必须先录入员工 在录入类型为员工的供应商 必须先录入员工 在录入类型为员工的供应商 1 路径 员工路径 员工 输入员工输入员工 12 将员工输入为供应商将员工输入为供应商 在支付员工的费用报表之前 您必须将员工输入为供应商 要以人工输入方式将员工作 为供应商输入 请在 供应商 窗口的 分类 区域中选择员工作为供应商类型 然后输入 员工姓名或编号 2 路径 供应商路径 供应商 录入录入 供应商供应商 录入 录入 B 地点 地点 13 检查重复的供应商检查重复的供应商 本操作适用于查询是否有重复的供应商 其它 请求 运行 定期提交以下报表 供应商报表供应商报表 列出供应商的详情 报表提供多个选择标准并按字母顺序列出供应 供应商审计报表供应商审计报表 列出其名称与指定的字符数相符的活动供应商 而不区分大小写 空 格和特殊字符等 此报表列出每个可能重复供应商的所有地点 建议建议 要避免在系统中输入重复的供应商 最好设立和使用供应商标准命名惯例 并限 制可输入新供应商的人数 14 第三章第三章 发票管理发票管理 输入发票批输入发票批 路径 发票路径 发票 录入录入 发票批发票批 发票批是发票的集合 使用发票批可通过跟踪控制发票数和总额与实际发票数和总额 由发票输入产生 之间的差异以获得最大的准确度 易于联机查找批并复核创建此批 的人的名称和日期 建议 建议 如果您按批名对实际说明文件进行归档 系统化的命名惯例将使检索易于进行 要输入发票批 请执行以下步骤 1 在 发票批 窗口中输入唯一批名 此批名将显示在报表中 并有助于您联机查找批 2 在 控制计数 字段中输入批中的发票数 可选 在 控制总额 字段中输入批中的发票总额 可选 应付款管理系统将跟踪控制计数和总额与您输入发票时的实际计数和总额之间的差异 警告 警告 如果存在不一致 应付款管理系统将在您退出批时发出警告 但并不阻止 审批 和批内单个发票的付款 您可以立即进行更正 或者稍后调整发票批 2 选择 发票 按钮 然后输入发票 输入标准发票输入标准发票 要输入标准发票 请执行以下步骤 发票发票 录入录入 发票批发票批 发票发票 15 1 在 发票 窗口中选择类型为 标准 的发票 2 输入供应商或供应商编号 地点 3 通过选择 TAB 输入发票日期或接受应付款管理系统的默认值 当天日期 如果 您输入了将来期间内的日期 应付款管理系统将在 审批 过程中使 将来期间 中的发票 处于挂起状态 根据应付款管理系统选项和默认值的设置方式 应付款管理系统也许将使用您输入的发 票日期作为发票 条件日期 和 GL 日期 默认值 如果 GL 日期的基准 应付款选项设置为发票 日期 您必须输入在打开或将来期间 内的发票日期 4 输入供应商传发送给您的发票的 发票编号 或通过选择 TAB 接受应付款管理系 统默认值 当天日期 应付款管理系统不允许您为相同供应商输入重复的发票编号 注 输入包括税 运费和杂项费用的全部发票额 5 单击 TAB 按钮 打开 发票信息与现金流量代码相匹配 窗口 点击 确定 16 6 打开 发票类型 值列表 选择相应的发票类型 完成与现金流量代码匹配过程 然 后 单击 确定 按钮保存 17 7 输入发票的说明 此说明将显示在付款单据中 并且可能出现在总帐中 8 选择 分配分配 然后人工输入行 发票分配发票分配 发票发票 录入录入 发票批发票批 发票发票 分配分配 1 在 发票 窗口中选择发票 然后选择 分配 以定位至 分配 窗口 2 选择分配类型 为您订购的货物或服务选择 项目 为发票上除运费或税以外的其它 费用选择 杂项 输入分配额和 GL 借方帐户 如费用等 3 分配 GL 日期的默认值是您输入的发票 GL 日期 您可以改写此默认值并将分配 GL 日期更改为打开或将来期间内的任何日期 应付款管理系统将使用 GL 日期 来 确定创建分配日记帐分录的时间 18 4 打开 发票分配 窗口 选择 发票分配行与现金流量代码 项目 如果一张发票对应一项现金流量代码 在发票头信息已经选择了发票类型前提下 这里 可以不进行选择 系统将默认与发票类型相匹配的现金流量代码 如果一张发票对应 了多项现金流量代码 那么 发票类型与分配行不匹配的现金流量代码必须选择 发票 类型与分配行相匹配的现金流量代码可以不选择 5 以相同方式输入税或运费或杂项的分配 在做税分配时 可以按 计税 按钮来代替手工输入 如果分配总额不等于发票总额 应付款管理系统会在发票 审批 过程中将发票标记为 分 配差异 挂起 6 保存您所做的工作 联机提交发票审批联机提交发票审批 1 回到发票窗口 19 2 按 活动 按钮 进入发票活动 选择 审批 按确定 此时发票窗口状态显示 批准 3 保存您所做的工作 审批 将验证有关输入发票的匹配 税 期间状态 汇率和分配等信息 并自动将挂 起应用于例外发票 如果发票具有挂起 您可以通过更正导致 审批 应用挂起的例外 信息并重新提交 审批 来释放挂起 通过更新发票或采购订单或更改 发票容限 来 更正例外信息 应付款管理系统将在例外信息不再是问题时自动释放挂起 即使没有解 决匹配差错 您也可以人工释放某些发票挂起 您可以在 发票挂起 窗口中执行此操 作 创建会计分录创建会计分录 1 在发票窗口 按 活动 选择 创建会计科目 确定 2 在菜单 工具 中选择查看会计方法 可以看到次笔发票入帐的分录 3 保存 20 输入贷项输入贷项 借项通知单借项通知单 要输入贷项 借项通知单 请执行以下步骤 1 在 发票 窗口中输入 贷项通知单 或 借项通知单 发票类型 输入负发票额和所有基 本发票信息 请参阅 输入基本发票输入基本发票 如果适用 请输入 即期付款条件 2 通过选择 分配 按钮并人工输入分配 请参阅后面介绍 输入发票分配输入发票分配 3 保存您所做的工作 4 审批 21 5 创建会计分录 6 进入发票活动窗口 选择 完全支付 来体现退款 7 进入付款窗口 可以看到付款的类型为 退款 输入银行帐户 单据编号 付款额 会自动 显示 8 按 活动 按钮 创建会计分录 确定 保存 9 查看会计方法 输入预付款输入预付款 要输入预付款 请执行以下步骤 发票发票 录入录入 发票发票 1 在 发票 窗口中选择 预付款 作为发票类型并输入所有基本发票信息 请参阅 输入输入 基本发票基本发票 在输入分配之前 请继续进行以下两个步骤 22 2 选择一个预付款类型 临时临时 在审批和支付预付款之后 您可以对发票核销此预付款 永久永久 您不能对发票核销此预付款 3 可选 输入采购订单编号以仅对与此采购订单匹配的发票核销预付款 您也可以更改结算日期 应付款管理系统不允许您在此日期之前对发票或费用报表核销 临时预付款 4 以人工输入分配 请参阅 输入发票分配输入发票分配 4 使用审批其它发票的方式审批预付款 5 创建会计分录 6 保存您所做的工作 修改计划付款修改计划付款 路径 发票 查找 选择需要修改的发票 计划付款 1 进入计划付款窗口 拆分付款计划进入计划付款窗口 拆分付款计划 2 保存保存 发票审批发票审批 在支付或过帐发票 包括预付款 之前 您必须使用以下三种方法之一来提交用于发票 的 审批 通过使用 发票活动 窗口进行联机提交 请参阅 联机提交发票的审批联机提交发票的审批 通过使用 发票批 窗口中的 审批 按钮进行联机提交 请参阅 联机提交发票批的审批联机提交发票批的审批 通过从 提交请求 窗口提交应付款管理系统审批程序进行批提交 请参阅 应付款审批应付款审批 程序程序 提交发票批联机审批 提交发票批联机审批 要提交发票批联机审批 请执行以下步骤 23 1 在 发票批 窗口中 查找包含您要提交 审批 发票的发票批 如果要提交多个批的 审 批 请在 发票批 窗口中选择这些批 2 选择 审批 应付款管理系统提交 审批 来复核您选择的每个发票批中的每张发票 在 发票挂起 窗口中 您可以复核应付款管理系统应用的任何发票挂起和释放 应付款管理系统审批程序 应付款管理系统审批程序 您可以通过自动审批重新提交使审批周期自动化 并在 提交请求 窗口中定义应付款管 理系统审批程序的提交选项 您可以指定提交 审批 的间隔 并且应付款管理系统将使 用指定的参数来提交 审批 直到指定的 终止重新提交 日期为止 要提交对批的 审批 请执行以下步骤 1 在 提交请求 窗口中选择 应付款管理系统审批 作为请求名称 然后输入您选择的参 数 选择 确定 2 选择 提交 按钮以提交请求 应付款管理系统审批程序参数 选项选项 应付款管理系统用于为 审批 选择未审批发票的选项 全部全部 为所有发票提交 审批 应付款管理系统将复核 审批 尚未审批 或您未使用 发 票挂起 窗口人工释放匹配挂起的所有发票分配 新建新建 仅处理在最后一个 审批 之后输入的发票分配 审批 仅复核它尚未测试的发票分 配 在您为新发票提交请求时 审批 并不释放已挂起的发票分配 建议 建议 输入 全部 以确保您释放发票中的所有现有挂起和标记新挂起 在进行自动付款 之前提交 审批 可以更新所有发票的授权状态 发票批名发票批名 应付款管理系统将复核您选择的发票批中的发票 仅在您启用了 使用批控制 应付款管理系统选项时 应付款管理系统才允许您输入此字段 起始起始 终止发票日期终止发票日期 您要审批的发票范围的起始 终止日期 审批 将复核具有您指定范 围内发票日期的发票 供应商名称供应商名称 应付款管理系统仅复核您所选择的供应商的发票 支付类别支付类别 应付款管理系统仅复核您所选择的 支付类别 中的发票 发票编号发票编号 应付款管理系统仅复核您所选择的发票 输入者输入者 输入发票的人员用户标识 应付款管理系统将复核此人输入的所有发票 取消发票取消发票 1 进入发票窗口 选择要取消的发票 2 按按 活动活动 按钮 选择取消发票 确定按钮 选择取消发票 确定 24 挂起和释放挂起和释放 应用挂起应用挂起 使用以下三种类型的挂起可以防止发票付款 发票挂起发票挂起 您可以使用 发票工作台 的 发票暂挂 窗口 人工将一个或多个发票 挂起原因审批 暂挂 应用于发票 已计划付款挂起已计划付款挂起 通过在 发票工作台 的 已计划付款 窗口中将一个或多个已计 划付款标记为挂起 您可以挂起部分发票上的付款 供应商挂起供应商挂起 在 供应商地点 窗口中 您可以启用 挂起所有付款 挂起将来 发票 或 挂起未匹配发票 等选项 您也可以选择为供应商地点指定一个 发票 限额 要将挂起应用于发票 请执行以下步骤 25 1 在 发票 窗口中查找发票 2 选择发票 然后选择 暂挂 按钮以定位至 发票暂挂 窗口 通过从值列表选择 挂起名 以应用挂起 3 保存您所做的工作 要将挂起应用于已计划付款 请执行以下步骤 1 在 发票 窗口中查找发票 2 选择发票 然后选择 已计划付款 按钮以定位至 已计划付款 窗口 要挂起已计划付 款 请选定 挂起 选定 挂起 复选框以后 您将无法支付已计划付款 直至通过再次 选定此复选框来删除挂起 3 保存您所做的工作 要应用供应商地点挂起 请执行以下步骤 通过将挂起应用于供应商地点而非每个单独的发票以防止多个供应商发票的付款 对于 一个供应商地点 您可以启用多种类型的供应商相关挂起 应付款管理系统同时在 供应 商 层提供了这些选项 但该系统将仅使用这些值来提供您输入的新供应商地点默认值 您在 供应商地点 启用的选项可以控制应付款管理系统的以下处理 挂起所有付款挂起所有付款 此为最具有限制性的供应商地点挂起 通过在 供应商地点 窗口的 控制 区域中选定 挂起所有付款 您可以防止在付款批或快速付款期间选定付款的供应商地 点 在撤消选定供应商地点的 挂起所有付款 选项之前 您不能为供应商地点支付发票 发票限额发票限额 如果为供应商地点输入的发票超出了您指定的发票限额 则应付款管理系统会 在 审批 过程中将 金额 挂起应用于发票 您不能在释放挂起之前支付发票 您可以通 过调整发票额来释放挂起 或在 发票挂起 窗口中人工释放挂起 挂起未匹配发票挂起未匹配发票 在为地点选定此选项以后 如果您不将发票与采购订单匹配 而是人工 或通过分配集输入分配 则 审批 过程中 应付款管理系统将在发票上标记 要求匹配 挂起 您不能在释放挂起之前支付发票 您可以通过将发票与采购订单匹配来释放此挂 起 或在 发票挂起 窗口中人工释放挂起 挂起将来发票挂起将来发票 在为地点选定此选项以后 应付款管理系统会自动将 供应商 挂起应用于 为此地点输入的所有新发票 应付款管理系统可以在您保存发票时应用此挂起 您仍可 26 以支付先前为供应商地点输入的发票 您可以在 发票挂起 窗口中人工释放挂起 当您 不再需要挂起供应商地点的将来发票时 请撤消选定此选项 释放暂挂释放暂挂 您可以人工释放以下三种类型的暂挂 释放发票中的暂挂 要释放发票中的暂挂 请执行以下步骤 1 在 发票 窗口中查找您要释放暂挂的发票 3 选择 暂挂 按钮以定位至 发票暂挂 窗口 通过选择 释放名 来释放暂挂 您可以从 定义的具有类型 发票释放原因 的所有发票审批中进行选择 3 保存您所做的工作 释放已计划付款暂挂 要释放已计划付款暂挂 请执行以下步骤 1 在 发票 窗口或 发票暂挂 窗口中选择 已计划付款 按钮以定位至 已计划付款 窗口 2 取消选定 暂挂 复选框以释放已计划付款中的暂挂 3 保存您所做的工作 释放供应商暂挂 要释放供应商暂挂 您可以 要释放发票中的 供应商 要求匹配 和 金额 暂挂 请参阅上文 释放发票中的暂挂 要释放供应商地点的 暂挂所有付款 选项 只需撤消选定 供应商地点 窗口中的选项 27 第四章第四章 付款付款 快速付款支付发票快速付款支付发票 您可以创建并打印计算机生成的付款 以支付供应商的一个或多个发票 您也可以创建 支票并将其保存 以便稍后打印 如果您使用 EDI 出站付款格式并使用 Oracle EDI 网关 则可以创建电子快速付款 在创建快速付款时 您可以不考虑付款条件和到期日选择发票 例如 您可以为未到期 的发票创建快速付款 要创建快速付款 请执行以下步骤 1 在 付款 窗口的 类型 字段中选择 快速 输入您要用于支付付款的银行帐户 如果使用具有多币种付款单据的多币种银行帐户 您也可以更改付款币种 输入付款单据日期 此日期必须在打开或将来期间 2 输入供应商名称或编号 并输入供应商地点 3 如有必要 可以在币种后面 中输入真实的付款单据编号 4 选择输入 调整发票以定位至 选择发票 窗口 选择要支付的发票 通过与采购发票的匹配 同时也完成了付款额与现金流量代码相匹配的过程 选择 发票概览 以复核有关发票的详情 可选 5 返回至 付款 窗口 应付款管理系统将自动输入付款额 7 选择 活动 以定位至 付款活动 窗口 8 创建会计分录 9 保存您所做的工作 28 记录人工付款和电汇记录人工付款和电汇 如果您在应付款管理系统外部创建付款 如使用键入支票或电汇 您可以在应付款管理 系统中记录付款和更新已支付的发票 此外 您可以使用此方法来支付使用结算付款方 法的发票 使用人工付款 您可以改写应付款管理系统的某些付款控制 为多个独立支付发票记录 单一付款 记录与任何付款方法类型 电子方法除外 关联的发票付款 支付启用了 暂 挂所有付款 选项的供应商发票 要记录人工付款 请执行以下步骤 付款付款 录入录入 付款付款 1 在 付款 窗口中选择人工类型 输入用于付款的银行帐户 输入使用记录或组合支出类型的付款单据名 并输入付款单据编号 2 在 付款 窗口中输入供应商名称或编号 并输入供应商地点和输入付款额 3 选择输入 调整发票以定位至 选择发票 窗口 选择您要支付的发票 您可以选择发票 概览以查看有关发票的详情 付款付款 录入录入 付款 付款 B 输入 输入 调整发票调整发票 29 5 保存您所做的工作 应付款管理系统将记录付款并将发票的状态更新为 已付 对发票核销预付款对发票核销预付款 您可以对已付款并审批的预付款进行核销 在对发票核销预付款之后 应付款管理系统将以核销金额自动创建预付款的负分配和计 划付款 应付款管理系统还将从预付款的可用金额扣除相当于核销额的金额 您可以在 发票概览的 金额 字段中查看预付款的原始额 应付款管理系统将更新由预付款支付的 发票状态 以反映发票是通过预付款核销支付的 您可以在发票工作台的 付款 窗口中 复核预付款和预付款的核销发票的所有付款信息 您可以选择发票并对其核销预付款 或选择预付款以将其核销至发票 要对发票核销预付款 请执行以下步骤 1 在 发票 窗口中 查询预付款或与预付款匹配发票 2 选择 活动 按钮并选定 核销 撤消核销预付款 复选框 选择 确定 发票发票 录入录入 发票 发票 B 活动 活动 30 如果您已初始化查询发票 应付款管理系统将显示您可以用来核销发票的所有可用预付 款 如果要限制可用选项 请输入查询或使用 查找要核销的预付款 窗口 通过在 查询 窗口中选择 查找 选择您要核销的所有预付款 输入发票的核销额 您也可以更改 GL 日期 此日期也即 您在核销预付款时应付款管理系统创建的冲销预付款分配的会计日期 要查看有关预付 款的详情 请选择预付款 然后选择 发票概览 如果您已初始化查询预付款 应付款管理系统将显示所有已审批但未全额支付的发票 您可以对此发票核销预付款 如果要限制可用选项 请输入查询 或通过从 查询 窗口中选择 查找 以使用 查找要核销的发票 窗口 31 选择需要对其核销预付款的所有发票 输入每个发票的核销额 您也可以更改 GL 日期 此日期也即您在核销预付款时应付款管理系统创建的冲销预付款分配的会计日期 要查 看有关发票的详情 请选择发票 然后选择 发票概览 如果要审批应用产品将创建的新预付款分配 并且启用了 允许联机审批 应付款管理系 统选项 请选择 审批 如果您未启用 允许联机审批 应付款管理系统选项 您可以从 提交请求 窗口提交 审批 3 核销 撤消核销 按钮以对发票核销预付款金额 并保存您所做的工作 4 退回发票窗口 更新数据 重新审批被核销的发票 5 创建会计分录 6 查看会计方法 7 保存 调整付款调整付款 更新付款 更新付款 您可以在过帐之前随时更改为人工付款选择的发票 但必须是未过帐付款 要调整为人工付款选定的发票 请执行以下步骤 1 通过使用 付款概览 窗口或以输入模式打开 付款 窗口并查询付款来联机查找付款 2 在 付款 窗口中选择付款并选择 输入 调整发票 按钮以定位至 选择发票 窗口 8 选择与付款错误关联的发票 并选择 冲销付款 按钮 应付款管理系统将为您选定 的每张发票创建负行 32 4 在新行中输入您要使用人工付款支付的每张发票 发票付款总额必须等于您为人工付 款输入的付款额 如果您要查看关于发票的详细信息 请选定发票 然后选择 发票概览 5 保存您所做的工作 以使应付款管理系统将已冲销发票的状态重置为 未付 并将选 定的发票重置为通过人工付款支付 更新付款限制 调整预付款项 调整预付款项 您不能调整用于支付已核销发票的预付款的人工付款 不能更新已结或已撤消付款 不能更新已结或已撤消付款 您不能随意更改已结或已撤消的付款 撤消付款撤消付款 在撤消付款之后 应付款管理系统将自动冲销会计和付款记录以使总帐具有正确的信息 并使已付发票的状态重置为 未付 同时 应付款管理系统也将冲销由付款记录为 已付 外币发票的所有已实现损益 在撤消付款之后 您可以选择需要应付款管理系统对由撤消付款所支付发票采取的活动 您可以选择将发票暂挂 取消发票或不对其采取任何活动以使之可用于付款 如果您为供应商地点启用 允许利息发票 选项 则在撤消供应商地点的过期付款时 应 付款管理系统将自动冲销所有相关的利息发票 注意 注意 由于您不能对无效付款再进行撤消 因此您应将要撤消的付款保留或在将其记录 为无效之前证明付款已取消 您可能还需要在撤消付款之前复核由该付款支付的发票 以确保您撤消正确的付款 您可以在发票工作台复核这些发票 要撤消付款单据 请执行以下步骤 1 联机查找付款 并从 付款 窗口中选择付款 然后选择 活动 按钮 2 在 付款活动 窗口中选择 撤消 复核并更改 可选 您需要应付款管理系统用于会 计分配的撤消日期和 GL 日期 9 创建会计分录 33 4 保存您所做的工作 撤消付款限制 由其它付款支付发票 由其它付款支付发票 在您撤消付款时 如果相关发票已由另一付款部分支付 则您不 能取消此相关发票 相反 在您选择 取消发票 时 系统将以 发票取消 状态暂挂发票 以供您参考 您可以在 发票暂挂 窗口中人工释放暂挂 取消相关发票取消相关发票 如果您尝试通过使用 取消发票活动 来取消已由其它付款部分支付的发票 则应付款管理系统将以 发票取消 状态暂挂发票而不是删除发票 此暂挂可人工释放 已结付款 已结付款 您不能撤消银行已结算的付款 预付款 预付款 您不能撤消用于支付对发票核销的预付款的付款单据中的付款 您必须首先撤 消核销所有预付款 然后才可以撤消付款 34 第六章第六章 资产集成资产集成 您可以在 Oracle 应付款管理系统中输入资产项目的发票 并将指定的分配导入 Oracle 资产管理系统中的接口表 然后 您可以从 Oracle 资产管理系统中的分配创建资产 前提条件 安装 Oracle 资产管理系统 对应付款管理系统指定您用于 Oracle 资产管理系统公司帐簿的相同帐套 如果您要使用 Oracle 库存管理系统和 Oracle 采购管理系统 请设置具有资产类别 的项目 要记录发票分配作为资产 请执行以下步骤 1 在 发票汇总 中输入发票 选择 分配 按钮 2 通过输入分配说明 此说明将被导入资产管理系统 注 1 对于固定资产采购发票会计科目选择为 固定资产 AP 向 FA 中转科目 2 对于在建工程采购发票会计科目选择为 在建工程 AP 向 FA 中转科目 3 对于低值易耗品采购发票会计科目选择为 费用科目 同时启用 按资产跟踪 复选框 3 审批发票 4 过帐发票 5 提交创建资产成批增加程序 创建资产成批增加 流程会将有效发票分配和相关折扣 从应付款管理系统发送至资产管理系统中的接口表 注 按适合固定资产解决方案 先运行创建至 低值易耗品账簿 的创建资产成批增加程序再运行创建至 固定资产账 簿 的创建资产成批增加程序 其他其他 请求请求 运行运行 35 6 在资产管理系统中准备成批增加 7 在 Oracle 资产管理系统成批增加 窗口中复核成批增加 36 第七章第七章 过帐并关闭会计期过帐并关闭会计期 应付款管理系统可以将发票和付款事务处理的会计信息传送至应付款管理系统总帐接口 表 在提交此程序时 您可以选择传送发票 付款或所有 发票和付款 事务处理 发 票会计分配通常借记费用或资产帐户 并贷记发票的 AP 负债帐户 付款会计分配通常 会借记负债帐户 并贷记现金帐户 在您创建付款时 应付款管理系统还可以创建发票 与付款时间之间的已得折扣和外汇损益分配 在您使用 Oracle 现金管理系统调节付款 时 应付款管理系统还可以创建付款与调节时间之间的现金结算 银行手续费 银行差 错和外汇损益分配 系统总帐接口表 然后您可以使用总帐来创建和过帐日记帐分录 要创建 Oracle 总帐管理系统的日记帐分录 请执行以下步骤 1 在 提交请求 窗口中选择 请求类型 并选择 应付款管理系统会计核算流程 及 应 付款管理系统传送至总帐管理系统 路径 其他路径 其他 请求请求 运行运行 2 输入报表参数 3 选择 确定 在 提交请求 窗口中选择 提交 4 应付款管理系统将自动打印应付帐款日记帐分录审计报表 此报表显示了每批日记帐 分录的总数和总额 如果在过帐期间存在例外项目 应付款管理系统还将打印应付帐款 日记帐分录例外报表 如果您要核实发票总额与发票分配总额是否相等 请提交 已过帐发票登记 如果您要复核特定期间的已过帐付款 请提交 已过帐付款登记 如果您要复核未付应付帐款负债 请提交 应付帐款试算表 报表 如果您要了解供应商应付款帐龄 请提交 发票帐龄报告 报表 如果您要了解资金需求 安排付款 请提交 现金需求报表 要控制应付会计期 请执行以下步骤 37 应付款管理系统允许在打开会计