办公管理制度729.doc

办公管理制度729 办公管理制度批准审核编制日期日期日期文件编号YSL-ZZ-08-|文件版次A.0|撰写部门雅士利（郑州）品管部受控印章文件类别程序文件页码第1页共5页部门文件编号YSLZZ08-发行日期编写文件名称办公管理制度文件版次A.0审核更改记录更改状态更改说明更改人批准人更改日期1目的为保证品管部办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。 2适用范围适用于品管部所有员工。 3职责行政文员文字电脑处理；品管部收文、发文记录与文件资料的管理；负责请假条、加班申请/调休单的与汇总后上交人力资源部；品管部办公用品的申请、领取和发放；劳保用品的申领和发放；复印文件、会议召集、接待来访人员等其它日常办公事务。 完成领导交办的其它工作。 4内容4.1日常事务的处理4.1.1表单的处理参照人力资源相关规定规定4.1.1.1考勤异常根据人力资源部下发的出勤证明条填写，由部门经理审核签批后再交总经办由总经理审核签批，最后交至人力资源部。 4.1.1.2请假根据人力资源部下发的职员假期申请单、职工假期申请单填写，按照人力资源部请假制度由部门经理或总经理签批后交至人力资源部4.1.1.3加班、调休单；根据人力资源部下发的加班/调休申请单填写，由部门经理签批交总经办签批后，交至人力资源部。 4.1.2表单的处理4.1.2.1车辆使用填写车辆使用申请单交由司机队长安排；参照行政部车辆管理规定4.1.2.2部门内如有灯管、门锁、桌、椅、电话线路等异常时，填写维修申请单，交于行政部处理；参照行政部维修管理规定4.1.3物品的处理4.1.3.1办公用品的请购每个月的25号前预算下一个月所需要的办公用品，填写办公用品需求计划表（参照行政部办公用品管理规定)，由部门经理签字后交到行政部；4.1.3.2劳保用品的申请每月25前预算下一个月所需要的劳保用品并填写劳保用品需求计划表，交到行政部；4.1.3.3其它物品的审购如不在办公用品需求计划表及劳保用品续期计划表的范围之内的物品（例如电脑、电脑桌、椅子、排插等），直接填写申购单由部门经理审核后交到总经办再由总经理签文件类别程序文件页码第2页共5页部门文件编号YSLZZ08-发行日期编写文件名称办公管理制度文件版次A.0审核更改记录更改状态更改说明更改人批准人更改日期批，最后交到采购部进行采购。 4.1.3.4员工餐卡管理提前一天到行政部报餐。 4.1.3.5物品的领用填写仓储物流部下发的领料单4.1.4费用的处理4.1.4.1报销本部门通讯费根据财务部下发的部门通讯补贴明细表填写，交到财务部进行报销。 4.1.4.2付款?本部门所签合同项目款以及其他需付款项均应填写由财务部下发的付款申请单有总经理审批后交与财务部。 ?本部门项目预算款根据财务部下发的郑州项目预算表填写，由部门经理签字后交到财务部审批。 4.1.5内、外部信息的及时传递；4.1.6会议安排（周会、月会、内部讨论会、培训等）；4.1.7其它4.1.7.1部门内、外部的工作协调；4.1.7.2协助/配合部门经理处理其它日常事务，按时完成领导交办的任务；4.1.7.3跟进部门内、外工作的落实；4.1.7.4文件资料的输入、打印、复印、传真、接收；4.1.7.5文员之前的相互协助；4.2文件管理4.2.1管理性文件4.2.1.1文件资料的接收、归档、回收、保管、报废；归档资料必须符合下列要求?文件材料齐全完整；?根据档案内容合并、立卷；?根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 4.2.1.2文件资料的传阅、借阅工作；档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示部门领导。 4.2.1.3电子文档的管理；内部文件管理流程收发文件审查编号审查编写规范打印文件下发文件文件存档外部文件管理流程外部收文文件文件存档清退文件存档文件销毁借阅流程提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁4.2.2部门内部文件4.2.2.1归档范围文件类别程序文件页码第3页共5页部门文件编号YSLZZ08-发行日期编写文件名称办公管理制度文件版次A.0审核更改记录更改状态更改说明更改人批准人更改日期?重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 ?本部门对外的正式发文与有关单位来往的文书。 ?本部门的各种工作计划、总结、报告、签呈、备忘单、会议记录、统计报表及简报。 ?本部门与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 ?本部门的大事记及反映本部门重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 4.2.2.2归档要求?档案质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 ?归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 ?在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、审核与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 ?不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 ?档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 ?案卷封面，应逐项按规定用黑色水笔书写，字迹要工整、清晰。 ?分类建立电子档案目录，便于查阅4.2.2.3文件资料的传阅、借阅工作。 ?部门档案只有公司内部人员可以借阅，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 ?建立档案出入台账，建立借、查、阅登记簿；?档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 ?必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 ?不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 ?必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 ?不准转借，必须专人专用。 ?用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 4.3办公用品的管理4.3.1办公用品分为固定资产、办公易耗用品和办公耐用物品。 ?固定资产主要指桌椅、公文柜、电脑、无线网卡、U盘、电话机、打印机、复印机等。 固定资产要遵文件类别程序文件页码第4页共5页部门文件编号YSLZZ08-发行日期编写文件名称办公管理制度文件版次A.0审核更改记录更改状态更改说明更改人批准人更改日期守固定资产管理制度。 ?办公易耗品包括打印纸、便签纸、标签纸、便利帖、胶带、橡皮擦、回形针、大头针、修正液、签字笔、圆珠笔、铅笔、笔记本、工作日志、A4纸、复写纸、印油、订书钉、档案袋、拉链袋、纸杯等。 ?耐用物品包括剪刀、直尺、电池、粘钩、订书机、起钉器、计算器、白板笔、记号笔、档案盒、拉链袋、刀片、票据夹、长尾夹、文件夹、文件筐等。 4.3.2员工对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。 对于易耗品第二次发放起，必须以旧换新。 4.3.3每位员工须建立个人领用记录。 4.3.4办公用品为办公所用，不得据为己有，挪作私用，不得利用办公设备干私活、谋私利。 不得将办公用品随意丢弃废置。 精心使用办公设备，认真遵守操作规程。 4.3.5办公室用品的发放领用规定:根据用品分类，进行不同的领用方式?固定资产:由部门经理同意后，方可领用。 ?易耗品遵照以旧换新的原则直接向办公物品保管员签字领用。 ?耐用物品由部门经理同意后方可向办公物品保管员领用。 4.3.6新员工入职每人依据岗位不同配置办公用品。 4.3.7个人领用办公用品耐用物品应据实际需要经部门经理同意后后由办公室文员发放，并将领用记录表留存备案。 每半年将此备案表报部门经理审签。 4.3.8部门文员须建立和登记办公用品记录，定期核查领用物品登记，做好办公用品的购置，发放和库存管理。 ?部门文员必须定期和不定期盘点，查对记录与实物，保证两者相符。 ?部门文员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。 ?部门文员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保证合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。 4.3.9办公用品的交接和收回员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收。 4.3.9.1移交人需逐项列出物品清单，部门文员清点核对记录确保办公用品损耗程度，书面标明，由部门经理审核后移交接收人。 4.3.9.2部门文员需根据清单核实填写办公用品交接表存档备查。 4.4违纪处