商务合同签订十项注意

一 签订书面合同的好处一 签订书面合同的好处 合同有多种形式 我们认为合同应以书面的形式签订为最好 签订书面合 同的优点 首先 它是双方存在合同关系的重要证据 有利于保护双方的权益 其次 避免双方履行过程中产生争议 第三 产生纠纷后 便于诉讼程序的举 证 合同签订前 要认真审查合同名称与合同内容是否一致 使用合同统一文 本 如果对合同性质了解不细 会出现张冠李戴的事情 无疑为合同以后的履 行增添了麻烦 不利于以后出现纠纷的解决 如感到有疑问应咨询律师等专业 人员 二 合同签订前应做好二 合同签订前应做好 三个审查三个审查 1 合同签订前对合同相对方基本情况的审查 收集 保留文件包括 营业执照复印件 资质证明 授权委托书 详细记 录其身份证号码 住址 地址 电话等 如果合同相对方是个人 应详细记 录其身份证号码 家庭住址 电话 了解这些信息有利于我方更好地履行合同 同时 当出现纠纷的时候 有利于我方的诉讼和法院的执行 如果合同上只有 对方姓名和电话 没有其他任何信息 你又无从查询 出现纠纷后 诉状或者 仲裁申请书就没法写 受理机关将无法送达法律文书 我方权利当然就不会得 到保护 律师建议 把自然人的身份证件作为合同的附件 注明对方的住址和通讯 方式 如果对方是公司 那么就要把公司的经常营业地注明 公司的通讯电话 注明 2 审查合同相对方有无签约资格 资格审查也就是审查合同相对方的民事权利能力和民事行为能力 合同法 第九条 当事人订立合同 应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力 当 事人依法可以委托代理人订立合同 我国法律对某些行业的从业资格做了限制 性规定 没有从业资格的单位和个人不得从事特定的业务 如果我方与没有资 格的主体签订此类合同将给我方带来经济损失 合同法第五十八条 合同无效 因该合同取得的财产 应当予以返还 不能返还或者没有必要返还的应当折价 补偿 有过错的一方应当赔偿对方因此所受的损失 双方都有过错的 应当各 自承担相应的责任 如对方是单位的律师建议要特别注意对方签合同的工作人 员是否有单位的授权 保存对方的授权委托书 审查合同公章与签字人的身份 确保合同是有效性 如果对方公章为法人的分支机构公章或内设机构 应要求 其提供所属法人机构的授权书 对方在合同上签公章 并不能保证合同是有效 的 还必须保证合同的签字人是对方的法定代表人或经法人授权的经办人 如 对方签字人是企业的法人代表 那么在签订合同之前 应要求对方提供法人代 表身份证明 营业执照副本或工商行政管理机关出具的法人资格证书 如对方 仅系企业的业务人员 则还应让其提供企业及其法人代表的授权委托书 合同 书 业务人员自身的身份证明以及财产担保书等相关证明文件 切忌仅凭对方 提供的银行账户 合同专用章等不全面 不规范的文件就与其签订合同 同时 也应该从根本上杜绝那种仅凭老关系 熟面孔或熟人的介绍就与对方签订合同 的做法 律师提示 法定代表人 和 法人代表 有着本质上的法律区别 法律 意义上的主体分为自然人和法人 自然人指个人 法人就是指单位 公司的法 定代表人只能是董事长 经理 一人 不能写其他人 而 法人代表 则不同 每一个公司员工只要取得公司授权书都可以作为法人代表 公司员工可以是 法人 的授权代表 但不是法定的 法人 代表 这一点极易混淆 请大家 注意 3 调查相对方的商业信誉和履约能力 如有可能尽量对相对方进行实地考察 或者委托专业调查机构对其资信情 况进行调查 对于标的额较大的合同应派人进行落实 这样可以很大程度地减 少纠纷 为了避免上当受骗 签约前应尽可能通过信函 电报 电话或直接派 人上门了解等方式对对方的资信情况进行仔细的调查 切实掌握与了解对方的 真实身份和履约能力 律师建议 对于那些信誉有疑问的单位和个人 最好让他提供担保 这样 减少合同履行的风险 三 合同的主要条款三 合同的主要条款 订立合同时 要力争做到用词准确 表达清楚 约定明确 避免产生歧义 对于重要的合同条款 要仔细斟酌 最好是参考一些标准文本并结合交易的实 际情况进行增删 对于重要的合同应请专业律师审查防患于未然 对合同条款 的审查 不仅要审查文字的表述 还要审查条款的实质内容 合同法规定的条款 合同法第十二条合同的内容由当事人约定 一般包括 以下条款 1 当事人的名称或者姓名和住所 2 标的 3 数量 4 质量价 款或者报酬 5 履行期限 地点和方式 6 违约责任 7 解决争议的方法 当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同 律师提示 需特别注意以下条款 1 规格条款 对于多规格产品尤其要注意 我们在与客户协商的时候 要 对各型号产品的具体规格做出说明 同时详细了解客户的需要 避免供需之间 出现差错 2 质量标准条款 根据我方的产品质量情况明确约定质量标准 并约定质 量异议提出的期限 同时应认真审查合同中约定的标准和客户的需求是否一致 合同法 第 125 条规定 当事人对合同条款有争议的 应当按照合同所使 用的词句 合同的条款 合同的目的 交易习惯以及诚实信用原则 确定该条 款的真实意思 3 包装条款 对于购货方提出的特殊包装方法应当引起足够的重视 4 交付方式条款 如果货物送往本地 当明确约定送货地点 这关系到纠 纷处理时法院的管辖 如果货物送往外地 则尽量不要写明 而应争取约定由 本地法院管辖 律师建议 合同中应列明收货方的经办人的姓名 这样做的目的是防止经 办人离开后 对方不承认收货的事实 给诉讼中的举证带来困难 企业人员的 变动较为频繁的企业 如建筑企业 小的私营企业 当对方更换新的经办人 时 应当要求对方提供授权委托书 5 付款条款 应明确约定付款的时间 模棱两可的约定会给相对方找到拖 延付款的理由 以下付款时间的表述就有不足之处 A 甲方收到货物后付款 应更正为 甲方收到货物后 日内付款 B 检验合格后付款 应更正为 检验合格后 日内付款 6 违约责任条款 如果合同由相对方草拟 则应当注意审查有无不平等的 违约责任条款和加重我方责任的违约责任条款 7 争议处理条款 在合同中明确管辖法院 可以避免在诉讼管辖问题上耗费时间和精力 在 签订合同时 双方一般比较友好 比较容易达成一致意见 如果事先确定了管 辖法院 就不必在以后为争管辖法院而斗的你死我活了 1 诉讼管辖地争取在我方所在地法院起诉 诉讼管辖地的约定要明确 约定管辖的法院应依照 中华人民共和国民事 诉讼法 第 25 条约定 只有以下五个地方的法院可供当事人协议管辖 原告所 在地 被告所在地 合同签订地 合同履行地 标的物所在地 但是不得违反 专属管辖和级别管辖的规定 约定管辖常见的错误有 a 表述不清楚 容易产生岐义 如 如果发生争议 可由双方各所在地 法院管辖 b 约定由上述五个地方以外的法院管辖 c 约定违反了级别管辖的规定 如普通案件约定由某地中级人民法院管辖 d 约定违反了专属管辖的规定 律师提示 明确合同签订地 很多精心设计合同纠纷从实质上看都是合同 诈骗 都涉嫌构成犯罪 对于涉嫌经济诈骗案件的受害人 首先应当到公案机 关报案 而不是到法院诉讼 因为法院一经受理 合同诈骗案件就变成了普通 的经济纠纷 但是 一些骗子们往往精心设计管辖权 使人们到本地公安机关 报案时 发现本地公安机关没有管辖权 合同签订地条款的约定 对于追纠骗 子的刑事责任和挽回自身经济损失有着重要的意义 我国的刑法规定 刑事案件由犯罪地的公安机关管辖 合同诈骗的犯罪地 包括合同签订地点 合同的履行地点 由于合同履行地往往在对方的所在地 所以没有意义 只有约定合同签订地点 根据最高法的司法解释 凡书面合同 写明了合同签订地点的 以合同写明的为准 未写明的 以双方在合同上共同 签字盖章的地点为合同签订地 双方签字盖章不在同一地点的 以最后一方签 字盖章的地点为合同签订地 所以在合同上明确地将签订地注明为本地或作为 最后一方签字 以取得本地公安机关对涉嫌犯罪案件的管辖权 2 如果采用仲裁的方式 仲裁条款要明确约定某一个仲裁机构 而且该 仲裁机构必须客观存在 否则将导致条款无效 有的合同在约定仲裁事项时 只是笼统地写一旦发生纠纷在甲方 或乙方 所在地仲裁部门解决 这样的仲 裁条款只是约定了仲裁地点而对仲裁机构没有约定 实际上不具有任何法律效 力 根据仲裁法的规定 当事人在订立仲裁协议或约定仲裁条款时 应当选定 仲裁委员会 所以对仲裁机构必须写具体的名称 如果没有写具体名称 发生 纠纷后只能由当事人协商签订补充协议予以明确 协商不成原仲裁协议或合同 仲裁条款无效 我国仲裁机构设立的原则 仲裁法 第十条规定 仲裁委员会可以在直 辖市和省 自治区人民政府所在地的市设立 也可以根据需要在其他设区的市 设立 不按行政区划层层设立 可以看出 县一级人民政府所在地不设立仲裁 机构的 8 货物所有权保留条款 在约定相对方未完全付款或合同履行不符合约定 货物的所有权仍归我方的情况下 我方可以基于物权而拥有请求返还 请求损 害赔偿等权利 法律解释 关于所有权保留条款 作为交付的条件 供应商可以规定保留 货物的法定所有权 直到购买者付清全部货款后所有权才转移给购买者 在英 国 销售合同中的所有权保留条款被称为罗马尔帕条款 它源自于 1976 年的 一个重要的法庭判例 这个判例被全世界广泛应用 所有权保留条款可以有限 的预防对方的破产清算风险 随着我国市场经济的发展与规范 破产清算也会 渐渐增多 但是 所有权保留条款也有其局限性 1 不能应用于提供服务的贸易 除非货物作为服务的一部分而提供 2 供应商不能要求归还已经制造成其他产品的货物 比如 砖已经造成了 房子情况 3 供应商不能对已经被对方出售的货物主张所有权 比如 超市已经将 商品卖出 4 供应商必须能够识别货物 并能证明为原物 四 合同签订时的注意事项四 合同签订时的注意事项 1 相对方应加盖其单位的公章 或者相对方的经办人应提供加盖了其单位 公章的签约授权委托书 律师建议 a 对方的授权委托书应该由我方保存 以便在发生纠纷时作为 证据 b 如果对方是加盖分公司 部门的印章或者是部门经理 业务人员等都需 要明确的授权委托书 2 加盖的公章应清晰可辨 3 合同文本经过修改的 应由双方在修改过的地方盖章确认 4 争取取得相对方的营业执照复印件 五 合同担保问题 五 合同担保问题 为了防范风险 在与相对方签订合同的时候 应尽量取得对方提供的担保 关于担保应注意以下几个问题 1 担保合同的当事人 担保人不一定是本合同的一方当事人 在保证担保 合同中 担保人只能是本合同以外的第三人 2 哪些财产可以用于提供担保 依照 担保法 第三十七条规定 下列财产不得抵押 一 土地所有权 二 耕地 宅基地 自留地 自留山等集体所有的土地使用权 担保法关于 该款有除外规定 三 学校 幼儿园 医院等以公益为目的的事业单位 社 会团体的教育设施 医疗卫生设施和其他社会公益设施 四 所有权 使用权 不明或者有争议的财产 五 依法被查封 扣押 监管的财产 六 依法不得 抵押的其他财产 律师提示 我国法律对某些财产的抵押规定必须经过登记合同才能生效 如 土地使用权 城市房地产 乡 镇 村企业厂房等建筑物 林木 航空器 船舶 车辆 企业的设备和其他动产等 3 哪些人不可以做为保证担保的保证人 国家机关 学校医院等以公益为目的的事业单位社会团体 以及企业法人分 支机构职能部门 不得为保证人 但是 企业法人的分支机构有法人的书面授 权的 可以在授权的范围内提供保证 4 定金条款 a 应明确所缴款项的性质是 定金 定金条款应写明 定金 字样 最高院关于适用 担保法 若干问题的司法解 释第 118 条规定 当事人交付留置金 担保金 保证金 订约金 押金或者订 金等 但没有约定定金性质的 当事人主张定金权利的 人民法院不予支持 b 定金不得超过主合同标的额的百分之二十 担保法 第九十一条规定 定金不得超过主合同标的额的百分之二十 第八 十九条规定 给付定金的一方不履行约定的债务的 无权要求返还定金 收受 定金的一方不履行约定的债务的 应当双倍返还定金 对于超过百分之二十的 部分 可以作为预付款 可以要求返还 但不具备定金的性质 六 合同签订后要注意归档 保管六 合同签订后要注意归档 保管 1 将其复印件交由履行部门存查 保证依约履行 2 及时归档保管 以免丢失 3 公司应当制定合同管理制度 对合同进行规范管理 七 合同的履行过程中的风险防范七 合同的履行过程中的风险防范 合同的履行过程会有许多不能确定的因素 双方可能会对合同进行变更 一方可能会违约 可能会因不可抗力而导致合同不能履行等等 买卖合同履行送货义务时 必须由合同中注明的经办人签收货物 或者由经 对方书面授权的其他人签收 忠正公司在送达评估书 送达通知 函件等书 件时 实践中 履行过程的风险很多的是来自对方的履约情况和在履行过程中 相关证据的缺失 一 接收支票时应注意的事项 支票付款的情况下 有可能是购货方用别的单位的支票支付货款 实践中 只要支票是真实有效的 一般都可以接受 接收支票当时应重点审查以下内容 避免银行退票带来的麻烦和损失 1 收款人名称是否正确 2 书写是否清楚 字迹是否潦草 3 大小写的金额是否一致 4 大写数字是否正确 如 参 和 叁 一般的银行对于这两个字不 会特别注意 但是实践中有过因此字书写错误而遭退票的案例 5 印鉴 公章和法定代表人印章 是否清晰 6 如果是经过背书的支票 应审查背书是否连续 7 有无伪造变造的痕迹 二 出具收据和接收收据时的注意事项 经营过程中如果对方要求先出发票并挂帐 应当让对方出具收条 并一定 要在收据中注明 以上款项未付 这样做 该张收具就同时具有欠款确认书 的作用 对于其他的收具也应将有利的相关信息都包含进去 八 出现纠纷时的处理方法八 出现纠纷时的处理方法 1 应本着友好协商的态度来处理问题 这样有利于我方收集到有利的证据 一旦起了冲突和争执 对方往往采取不合作的态度 从而使事情陷入僵局 2 签订还款协议注意事项 在协议中已应当写明对方承认的欠款数额 还 款的具体时间 回避双方还有争议的其他事项 约定如果首次还款期满仍不依 约还款 则视为全部到期 约定如果对方不依约付款 则由我方所在地法院管 辖 协议还应加盖欠款单位的公章 九 履行风险的防范手段九 履行风险的防范手段 1 注意应收账款形成后债务方经营状况 履约能力的监控 债权方往往在欠款产生后忽视对债务方的经营状况进行必要的了解和监测 以为欠款还钱是天经地义的事 只要欠款到期收钱就行了 导致很多欠款到期 后不是债务方生产经营状况发生严重恶化 面临倒闭 就是债务方早已人去楼 空 在这种情况下要将全部欠款顺利收回 其难度可想而知 债权方如果在欠 款产生后对债务方的经营状况进行必要的了解和监测 一旦发现债务方的经营 状况严重恶化 或出现转移财产 抽逃资金 或有丧失 可能丧失履行债务的 能力等情况 则应当采取必要的因应措施 如按照合同法的要求行使同时履行 抗辩权 先履行抗辩权和不安抗辩权 中止自己的履行 要求对方提供相应的 担保 1 中止履行的条件 合同法 第六十八条 有确切证据证明对方有 下列情况之一的 可以中止履行 一 经营状况严重恶化 二 转移财产 抽 逃资金 以逃避债务 三 丧失商业信誉 有丧失或者可能丧失履行债务能力 的其他情形 对于分批送货分批付款方式 如果对方某批货款没有如期支付时应以充分的重 视 如果继续送货 可能会受到更大的损失 当然 是否中止合同的履行应视 具体情况而定 不能一概而论 2 解除合同的条件 合同法 第九十四条 有下列情形之一的 当 事人可以解除合同 一 因不可抗力致使不能实现合同目的 二 在履行期限 届满之前 当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务 三 当事人一方迟延履行主要债务 经催告后在合理期限内仍未履行 四 当事人 一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的 五 法律规定 的其他情形 2 据的收集 保护和举证 根据我国民事诉讼法规定 民事诉讼实行谁主张谁举证的原则 如果当