档案数字化加工合同

1/13档案数字化加工合同档案数字化加工保密协议甲方：乙方：广州汇久信息科技有限公司鉴于乙方为甲方提供档案数字化加工服务，为在项目实施期间保证档案原件安全和项目实施期间以及实施完成以后保护因工作需要接触到的甲方档案信息秘密等有关事项，经友好协商，达成如下条款，双方共同遵守：一、双方确认：在项目实施期间，因工作需要接触到甲方的纸质档案、声像档案、实物档案、档案目录以及电子文件等，乙方必须保守机密，不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。乙方同时提供一切必要的方式和采取一切必要的行动，协助甲方保证档案安全和保守档案秘密。二、项目实施期间，乙方必须遵守甲方规定的任何成文或不成文的保密规章、制度，履行相应的保密职责。甲方的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处，乙方亦应本着谨慎、诚实的态度，采取任何必要、合理的措施，维护其于项目实施期间接触到的任何属于甲方或者虽属于第三方，但甲方承诺有保密义务的档案相关材料，以保证其机密性。2/13三、除了项目实施期间必要的工作需要之外，乙方承诺：未经甲方同意，不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方知悉属于甲方或者虽属于第三方,但甲方承诺有档案信息秘密及与档案信息相关的信息的保密义务，也不得在项目实施期间必要的工作之外使用这些秘密信息。四、双方同意，乙方在项目完成后仍对其在为甲方档案数字化期间接触、或因接触而知悉的属于甲方或者虽属于第三方，但甲方承诺有保密义务的档案信息秘密和其他与档案数字化加工相关的信息，承担如同任职期间一样的保密义务和不得以任何方式泄露的义务。乙方在项目完成后承担保密义务的期限为无限期保密，直至甲方宣布档案公开或者档案信息实际上已经公开；乙方同意就项目完成后所承担的保密义务，甲方不再向乙方支付任何保密费用。五、乙方承诺，在为甲方实施纸质档案数字化加工期间，不得擅自使用任何属于他人的技术秘密或其他商业秘密信息，亦不得擅自实施可能侵犯他人知识产权的行为。若乙方违反上述承诺而导致甲方遭受第三方的侵仅指控时，乙方应当承担甲方为应诉而支付的一切费用；甲方因此而承担侵权赔偿责任的，有权向乙方追偿。上述应诉费用和侵权赔偿可以从乙方的项目款中扣除。3/13六、乙方在项目实施期间，按照甲方的明确要求或者为了完成甲方明确交付的具体工作任务必然导致侵犯他人知识产权的，若甲方遭受第三方的侵权指控，应诉费用和侵权赔偿不得由乙方承担或部分承担。七、乙方因项目实施工作上的需要所持有或保管的一切记录着甲方档案信息的文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、磁盘、仪器以及其他任何形式的载体，均归甲方所有，而无论这些秘密信息有无任何价值。若记录着秘密信息的载体是由乙方自备的，则视为乙方已同意将这些载体物的所有权转让给甲方。甲方应当在乙方返还这些载体时，给予乙方相当于载体本身价值的经济补偿。八、乙方应当于项目实施完成时，或者于甲方提出请求时，返还全部属于甲方的财物，包括记载着甲方秘密信息的一切载体。但当记录着秘密信息的载体是由乙方自备的，且秘密信息可以从载体上消除或复制出来时，可以由甲方将秘密信息复制到甲方享有所有权的其他载体上，并把原载体上的秘密信息消除。此种情况乙方无须将载体返还，甲方也无须给予乙方经济补偿。九、本协议所提及的档案秘密信息，包括但不限于：档案、档案中记载的人名、档案中记载的事件、纸质档案本身、其它载体的档案、档案目录、档案电子原文、档案4/13电子化处理扫描文件加工前的文件、档案电子化处理扫描文件加工后的文件、档案的封皮、加工过程中的数据库、加工档案整理记录、加工档案整理报告、档案检验报告、项目备忘录、技术文档、相关的函电等。十、因本协议而引起的纠纷，如果协商解决不成，任何一方均有权提起诉讼。双方同意，选择甲方所在地的、符合级别管辖规定的人民法院作为双方合同纠纷的第一审管辖法院。上述约定不影响甲方请求知识产权管理部门对侵权行为进行行政处理。乙方的违约行为给甲方造成损失的，乙方应当赔偿甲方的损失。十一、本协议自双方签字或盖章完成之日起生效。十二、本协议如与双方以前的口头或书面协议有抵触，以本协议为准。本协议的修改必须采用双方同意的书面形式。十三、双方确认，在签署本协议前已仔细审阅过协议内容，并完全了解协议中各条款的法律含义。甲方：乙方：住址：地址：电话：电话：代表代表年月日年月日档案室、档案馆5/13馆藏档案扫描、数字化加工整体解决方案目录第一节质数字化加工作业前期准备?1一、数字化工作人员准备?1二、数字化工作软件、硬件准备?4三、确定数字化内容、数量及用户需求?5第二节数字化加工流程及主要技术方案?6一、入库提卷、拆卷?6二、标引著录?7三、档案扫描?8四、图像处理?11五、全文OCR、生成双层pdf、板式还原及格式?12六、总质检?14七、批量挂接?15八、还卷及数据备份提交?15第三节质量控制方案和保证措施?17一、加工质量保障措施?17二、多环节，多层次的质量检查体系?17三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终6/13级保障?19第四节安全保密控制?21保密协议?22第五节售后服务?24项目背景随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。在数字化信息资源建设中，很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化，使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件，最终将其应用于数据库存储，或通过CD-ROM、Internet网进行出版，或上传数字档案馆供用户使用。以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫7/13描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。第一节数字化加工作业前期准备一数字化工作人员准备1.甲方人员职务：现场交接管理人员人数要求：一名专业要求：为学校档案馆负责档案管理工作的技术或管理人员。职责范围：.负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。.负责监督乙方规范化加工。随时把握乙方加工进度并进行协调。.及时关注并抽查乙方加工质量代表甲方与乙方进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。2乙方人员管理人员主要为：熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙方负责人。8/13工程技术人员主要为：熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙方技术部技术支持工程师。数据采集作业员主要为：了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙方数字化制作部工作人员。人员安排见表3-1数字化工作软、硬件准备1配备硬件数量及档次要视数据采集工作情况及数据量大小。二.纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法1总则为了规范纸质档案数字化加工项目验收管理，确保档案安全和项目质量达到有关要求和标准，特制定本办法。本办法适用于广西各级党政机关、人民团体。2对象、依据及前提条件各级档案行政管理部门根据相关规定接受本级行政区域内业主单位委托组织纸质档案数字化加工项目的验收。9/13依据档案数字化加工项目合同书、合同附件、有关技术说明文件及规范的验收资料，按照国家和地方的相关法律、法规、国家标准、行业标准、地方标准进行验收。项目验收的前提条件项目按照合同要求全部完成，并满足使用要求；各个分项全部预验收合格；已通过自治区档案局指定软件综合应用测试；各种验收资料完备，符合合同内容；经过相关主管部门和项目业主同意；合同或合同附件规定的其他验收条件。3验收内容分项验收：对纸质档案数字化加工项目分项进行验收，包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据备份等。验收以抽检的方式检查已完成数字化加工的所有档案和数据，抽检的比率不得低于档案和数据总量的5%。验收指标：以下分项抽检标记为“不合格”：未按数字化加工要求拆装、处理档案，档案破损、页码顺序错误、页数不清、目录不实；扫描档案技术指标错误，扫描、处理图像文件不完整、不清晰、不反映档案原貌以及有缺页、漏页、重页、顺序颠倒等质量问题；图像文件存10/13储格式、命名未按规范要求；目录建库数据格式不符合规范要求，著录项目不全、内容不准确规范，不能与图像数据库批量、快速挂接以及数据挂接错误的；数据备份不当造成数据丢失、错误，成品数据未进行多套备份。验收抽检的合格率达到95%以上时，予以验收“通过”。合格率=合格的文件数被抽检文件总数100%。4验收程序验收程序预验收项目竣工后经测试和试运行合格，项目承担单位根据合同、招标书、计划任务书，检查、总结项目完成情况后向项目业主提出预验收申请。项目业主和项目承担单位组成初验小组，对项目的各项工作进行全面检查。项目承担单位提供材料：预验申请书、完成工作报告、项目总结报告。验收申请：预验收合格后，项目业主根据合同、招标书、任务书，检查、总结项目组织实施和完成情况后向本级档案行政管理部门提出验收申请，并提交规范的验收方案。11/13经过审核，材料齐全，则由本级档案行政管理部门会同相关部门组织验收。验收组成员由本级档案行政管理部门和相关部门以及项目业主的管理人员、专业技术人员共同组成。验收时按照相关验收内容及标准进行，验收后提交验收报告。验收形式：采用会议与现场测试相结合的形式。验收步骤业主单位作项目工作、试用情况及预验收报告；承担单位作关于项目加工、技术、自检情况及竣工情况的报告；验收组进行现场检查和测试；验收组对项目进行全面评价并给出验收意见；验收组组长宣读验收意见。验收签字：经过验收形成验收报告，验收组成员签字，并提交本级档案行政管理部门以及相关部门和项目业主存档。5验收结论验收结论分为：验收合格、需要复议和验收不合格三种。符合纸质档案数字化加工标准规范、目录数据库与全文数据库正常挂接、任务按期保质完成、经费使用合理的，视为验收合格；由于提供材料不详，或目标任务完成不足80%，而又难以确定其原因等导致验收结论争议较12/13大的，视为需要复议。项目凡具有下列情况之一的，按验收不合格处理：未按项目考核指标或合同要求达到所预定的主要技术指标的；所提供的验收材料不齐全或不真实的；项目的内容、目标或技术指标等已进行了较大调整，而未得到相关单位认可的；项目实施过程中出现重大问题，尚未解决和作出说明，或实施过程及结果等存在纠纷尚未解决的；没有对数据、相关系统或设备进行试运行，或者试运行不合格；项目经费使用情况审计发现问题的；违反法律、法规及相关标准