业主洽谈会会议流程

*小区业主洽谈会 -会议流程安排 一会议通知二会场预约布置三会议具体安排四会议中的具体安排五会后工作六整理会议纪要七突发事件处理八会议总结一.会议通知：1.会议电话通知：会议开始前一天（*年*月*日）由*、*、*、*通知业主会议时间和地点，包括会议的具体时间和会议主题。统一邀约对话如下：邀约方：您好，请问是*先生/女士么？我们受*委托，通知您于*年*月*日下午两点整，到*酒店会议室参加关于*小区物业有关问题的业主洽谈会，到会业主均有礼品相赠，请您务必按时参加。酒店具体地址为*路*号，随后我们会发短信给您，请您注意查收。感谢您的配合，再见。 全部通知完毕后，统计电话无法打通或有事不能到场的业主人数及房号，报告给相关责任人。2.相关人员、物资准备 会议前客服、保安人员提前一小时到场；具体安排：保安*名（会场门口*名，会场内*名维护现场会议秩序，处理及协调发生的突发事件）；物业客服人员*名（协助礼品发放、现场问题解答、会务及现场协调等事宜）； 主持人的人员确定，服装及会议内容准备； 会议演讲稿及PPT准备； 企业介绍资料及投票单准备； 会议礼品及矿泉水的购买； 投票箱、签字笔、签到本、桌牌准备；二.会场预约布置 1、会议地点：*酒店会议室 2、时间：*年*月*日（周日）*:00-*:003、会场布置.工作人员提前到场规划及协助酒店人员摆放桌椅，检查话筒、投影仪、音响等设备是否能正常使用；.协调酒店人员在酒店入口处及会议室门口摆放水牌，酒店门口书写会议名称、会议楼层及会议室房间号，如：“*小区业主洽谈会在本酒店*楼*厅召开，会议室门口书写欢迎语及会议名称，如：“欢迎*小区业主前来参加业主洽谈会”。. 安排办公室人员记录大会会议内容. 准备大会会议要用的物品如照相机等，确保会议的顺利进行。.准备安保人员在会议室门口及会场内部维持现场秩序，并应对突发事件；.准备业主到场礼品进行规整摆放，配备礼品发放员*名，在会议结束后，业主出场时进行礼品发放。 三会议具体安排13:00-14:00 前往会议地点 14:00-15:00 召开*小区业主洽谈会 四会议中的具体安排第一项 客服引导到场业主签到并领取矿泉水及选票资料第二项 会议正式开始，主持人致辞致辞：非常感谢大家百忙之中能够参加有关*小区停车费及其他切身服务的相关事宜探讨大会，首先呢，欢迎领导XXX讲话。第三项 1、*小区领导致辞 2、2个业主代表分别讲话 3、领导小结第四项 主持人宣布开始投票（*名客服人员协助业主进行投票填写并进行路线引导） 第五项 整理票数，公布投票结果，如无异议宣布会议结束，告知业主们在会议门口领取礼品。感谢到会。备注：出口处前后各一个，共2个，每个出口安排*个保安、*个客服负责发放礼品。五、会议后期1、调研表整理及分类交至相关部门；2、投票签字整理与分类交至相关部门；六整理会议纪要由办公室人员记录会议内容，会议结束后交给办公室主任存档，电子版（word文档）和书面文件（A4纸）两种。七、突发事件处理会议期间如有滋事有情绪的业主由工作人员带下去进行情绪安抚和洽谈。八会议总结1.制作会议总结2.交流会议过程中成