HSE管理体系内部审核——实施（4）

hsehse 管理体系内部审核管理体系内部审核 实施实施 4 4 审核组在完成了全部准备工作以后 就可按预先约定的日期和 时间到受审核方实施审核 实施审核的步骤和这个阶段工作内 容主要有以下几项 1 召开一次简短的首次会议 2 进行现场审核 3 确定不符合项并编写不符合报告 4 汇总分析审核结果 5 召开末次会议 宣布审核结果 6 编写审核报告 以下对这些工作内容逐项加以说明 1 召开首次会议 首次会议是由审核组长召开的一次会议 首次会议应包括以下 内容 1 向受审核部门介绍审核组成员 2 评审审核范围 目的和计划 共同认可审核进度表 3 简要介绍审核中采用的方法和程序 4 在审核组和受审核部门之间建立正式联络渠道 5 确认已具备审核组所需的资源与设备 6 确认末次会议的日期和时间 7 审查审核组工作开展中的现场安全条件和应急程序 这些也是审核组长应在首次会议发言的主要内容 内部审核的 首次会议无论在内容和召开形式上都可适当简化 受审核方的 领导 受审部门人员及陪同人中应参加首次会议 如领导不能 亲自参加 必须指定代表参加 2 现场审核 首次会议后应立即入现场审核 现场审核是审核员寻找客观证 据的过程 是整个审核工作中最重要的环节 所以要认真做好 在现场审核中 一般要注意以下几点 1 审核组长要控制审核的全过程 控制审核进度 审核计划 气氛 纪律 客观性 审核结果 2 要科学地选择样本 选择样本时应考虑到部门 hse 问题的 复杂性 一般来说 企业的目标 指标的完成情况和重大风险 因素及对风险削减的控制情况在审核中都应涉及到 在对文件 数据抽样时要体现随机过程 3 充分利用检查表 在准备阶段 审核员已经付出很多精力 编制检查表 并且在编制检查表的过程中已经审阅了体系文件 已经有了针对性 因此在审核时应充分利用检查表 不要轻易 偏离检查表提问题 当然也要注意不能过分信赖检查表 真正 找出不符合的原因还需要进行跟踪提问 4 当发现不符合时 应追根溯源 有的不符合项问题比较复 杂 不能光从表现现象判定 要从多方面取证 5 受审核方共同确认事实 当发现不符合时 审核方应尽量 征得受审核方的认可 并使受审核部门同意采取纠正措施 如 果受审核部门确实有真实的客观证据能够推翻某个不符合项 审核方应撤消该不符合 6 始终保护审核员应遵守的诫律 审核员在整个审核过程中 都应保持客观 公正 认真 明确 有礼貌和为受核方保密 3 确定不符合和编写不符合报告 hse 管理体系审核中的不符合是指那些违背审核准则的审核发 现 对审核中收集的客观证据进行归纳 分析 比照约定的审 核准则 即可确定不符合项 通过不符合项有以下几种情形 1 体系性不符合 hse 管理体系文件没有完全达到 sy t6276 1997 标准的要求 即文件的规定不符合标准 2 实施性不符合 hse 管理体系实施未按文件规定执行 即 运行实施不符合文件规定 3 效果性不符合 体系运行结果未达到计划的目标 指标 即效果不符合所建立的目标 4 法规性不符合 体系运行的 hse 行为未达到 hse 法律 法 规和其他要求的规定 即 hse 行为不符合法规要求 根据审核结果与审核准则相偏离的严重程度 以及不采取措施 带来的可能后果的严重性 可将不符合分为两类 严重不符合 和一般 轻微 不符合 编写不符合报告 是内审员必须掌握的基本技能 例 4 不符合 示例 以供参考 例 4 不符合报告 见表 4 审核结果的汇总分析 有了若干份不符合报告 还不能在末次会议上对审核发表结论 性意见 还应对审核的结果作一次汇总分析 汇总分析可以在 末次会议前召开一次全体审核组成员会议上进行 以便以受审 部门的健康 安全与环境管理工作做一次总体评价 汇总分析可以考虑以下几个方面 1 从发现的不符合项入手 分析不符合项的总数中严重不符 合 一般不符合各有多少项 如果审核是按部门进行的 则列 出其不符合项涉及哪些要素 其中哪些要素最多或最严重 有 了这些数据 大致可以说明这个部门的薄弱环节是什么了 2 从历史和趋势入手 将上次审核发现的不符合的总数及其 构成与这次相比较来看体系是在持续改进不是退步 从对上次 纠正措施完成的情况及有效性的分析也可看出管理进步和不足 的情况 在这些汇总分析的基础上呆以总结成整个体系的建立 实施上 有哪些薄弱环节及其严重程度 从而得出整体性的结论性意见 5 召开末次会议 在现场审核即收集证据及做出审核发现之后和编写审核报告之 前 审核员应与企业的管理者和受审部门的负责人员举行末次 会议 其主要目的是向受审核部门介绍审核发现 能使他们清 楚地理解和认识审核发现的事实根据 末次会议的内容如下 1 与会者签到 审核组 受审核部门 与会者在表格上签名 2 重早审核目的 审核范围和审核准则 3 总结 审核组长对企业的 hse 管理体系实施的有效性做出 基本评价 提出体系运行的薄弱环节和不符合要点 4 宣读不符合报告 审核组长 也可以是审核员 宣读不符 合报告 并提醒受审核部门是否理解不符合事实 5 说明抽样的局限性 审核组长应说明审核是一种抽样活动 带有一定的风险性和局限性 发现不符合项的部门未必是惟一 的存在不符合的部门 其他存在不符合项的地方也可能未被查 到 要求受审核方举一反三 改进 hse 管理体系 但审核组应 力求使审核结果公正 客观和准确 6 澄清 应让受审核部门有机会对于不符合项提出意见 包 括某些措词修正 审核组在可能情况下应表现一定灵活性 考 虑意见的接受 7 纠正措施要求 审核组长应提出对纠正措施的要求 包括 纠正措施完成期限和追踪验证或监督审核方式的要求 8 领导表态 在末次会议上企业的领导可就审核结论和纠正 措施要求和作简短表态 适当说明今后的打算 9 末次会议结束 当末次会议所有议程完成 受审核方没有 任何异议时 审核组长可宣布末次会议结束 在末次会议上审核组长应就整体 hse 管理体系的有效性 适宜 性 充分性做了总体评价和结论 结论应全面总结健康 安全 与环境管理工作的成绩和问题 6 编写审核报告 审核报告由审核组长编写 或在审核组长的指导下审核组成员 编写 审核组长对审核报告的准确性与完整性负责 审核报告 涉及的项目应为审核计划中所决定的 编写过程中如欲对此有 所变动 应取得有关各方的一致同意 审核报告应包括审核发现的概要 报告中包含下列内容 1 审核目的 范围和计划 2 审核组成员和受审部门 3 审核的持续时间和日期 4 审核所依据的文件 5 审核过程的简介 包括审核期间遇到障碍 6 不符合项目的数量 分布 将全部不符合项作为报告的附 件 7 审核结论 如 hse 管理体系对审核准则的符合情况 体系是否得到了正确的实施与保持 内部管理评审过程是否足以确保 hse 管理体系的持续适用性 与有效性 8 审核报告的分发清单 7 纠正措施及其跟踪 1 纠正措施及其跟踪的重要性 在内审中纠正措施具有特别重要的意义 内审的重点在于发现 体系的问题加以纠正 使体系得到不断改进 因此内部审核在 现场审核完成及审核报告发表后 审核组和管理者代表仍要花 许多精力促进纠正措施计划的有效实施 审核组应对纠正措施 的实施情况追踪 其重要性在于 1 使受审部门对已形成的不符合项进行清理和总结 彻底解 决过去出现的问题 防止 hse 管理体系运行受到影响 2 监控受审部门对现存在的不符合采取的措施 防止其滋生 蔓延或进一步扩大 造成更大的不良后果 3 最重要的督促受审部门认真分析原因 防止再发生 立足 于改进 hse 管理体系 为未来体系的运行创造良好的条件 2 纠正措施的跟踪原则 纠正措施的跟踪是 hse 管理体系内部审核的重要阶段 其原则 是 1 所有在审核中发现的不符合项 必须由受审部门切实采取 纠正措施 内审员进行跟踪验证 形成闭环 2 根据不符合的性质或程序 可采用不同的纠正措施 跟踪 验证方式 对受审部门再次组织部门要素的现场审核以检查纠正措施的 效果 这适用于严重不符合项或只有到现场才能验证的轻微不 符合项的纠正措施跟踪 受审部门提交纠正措施的实施记录 审核员据此验证其是否 已完成 这适用于一般不符合项的纠正措施跟踪 在下次内部审核时再予复查 这适用于短期内