管理流程及管理制度全案9电脑信息化资讯管理【22】.doc

管理流程及管理制度全案9电脑信息化资讯管理【22】 玖、计算机化信息管理作业玖、计算机化信息处理作业目录页次 一、信息处理部门之功能及职责划分E01?1 二、系统开发及程序修改控制E02?1 三、编制系统文书之控制E03?1 四、程序及数据存取之控制E04?1 五、数据输出入之控制E05?1 六、数据处理之控制E06?1 七、档案及设备之安全控制E07?1 八、硬件及系统软件之购置、使用及维护控制E08?1 九、系统复原计划制度及测试程序之控制E09?1附表附表附表名称页次E01使用者计算机信息需求申请表E02-3E02信息部门文件调阅登记表E03-2E03软件使用申请表E04-2E04信息人员移交程序表E04-3E05问题记录处理单E05-3E06个人计算机记录卡E08-3 一、信息处理部门之功能及职责划分E01 一、本作业程序适用于信息部门之功能并清楚划分信息部门之职责作业。 二、本作业程序之功能单位?依本公司现行组织系统及职掌划分如下:信息单位 三、信息单位之工作范围及职责划分如下: (一)部门功能:1.负责全公司计算机化相关事宜与设备之规划及辅导推动;并以最少之人力资源发挥计算机化之最大效能，同时提供各部门最及时之信息。 2.计算机应用系统规划、开发与辅导上线:2.1.新应用系统规划、开发、软件包之选用，新系统测试过程控制。 2.2.配合上线，辅导使用者配合计算机应用系统订定作业规范。 2,3.已开发之应用系统之功能扩充及更新等之维护。 3.设备规划与管理:3.1.总管理部年度计算机化相关设备采购预算之编制与执行暨控制。 3.2.各事业部计算机化相关设备采购预算之执行。 3.3.计算机化相关设备之选购及装设。 3.4.计算机化相关设备之送修维护及保养。 3.5.计算机化相关设备定义如下(含软硬件):与公司业务有关之应用系统(如采购、销售、生产等)数据库系统(如Dbase4,Oracle等)一般办公室自动化软件(Word,Excel,lnter,Browser等)与信息流通有关之硬件配备(如网络设备，个人计算机，服务器主机等)与上项硬设备有关的一般计算机操作系统软件(如DOS,NT等)4.作业管理:4.1.信息部门档案及相关书籍文件管理。 4.2.辅导软件上线时，协助使用者使用计算机软硬件。 4.3.辅导软件上线时，公司人员计算机化之教育训练。 4.4.软件合法性管制与病毒防制。 4.5.系统复原计划管理。 (二)职责划分:信息单位各成员工作职责划分，以工作分配为准。 E01-1 二、系统开发及程序修改控制E02 一、本作业程序适用于系统开发控制之整体性规划作业。 二、本作业程序之功能单位?依本公司现行组织系统及职掌划分如下: (一)信息单位 (二)申请单位 三、内容: (一)各单位申请开发计算机化系统或修改系统程序之程序:1申请单位应先以非正式方式(如口头说明或电子邮件讨论)与信息单位初步沟通需求，经信息单位评断可进行后，即可填写使用者计算机信息需求申请表(Request ForMIS Services)(附表E01)正式提出需求。 2申请单位需详填使用者计算机信息需求申请表，详细描述需求之目的、功效及内容，以及预估未来之效益及成本，并检附可能所需之屏幕/报表格式或流程，并由单位主管认可签核后交信息部门。 3信息部门主管经了解后，给予评估意见并考虑可能影响单位后，指定信息单位负责人员。 若会影响其它部门，需与各相关单位及原申请单位开会商讨以认可，或修改原需求申请内容。 4信息部门主管须预估工时，若需要购置其它非年度预算内之软硬件，或购置金额超过原预算金额者，须依预算作业申请预算据以执行。 5若决定停止此项目，信息单位负责人员需详细记录原由并将文件备份存盘备查，并需将文件原稿交还原申请单位且详细说明停止原因。 6若决定进行，使用单位需指派专人及单位主管与信息单位负责人员组成系统导入小组，并明定导入小组各人职责及开发时程，于申请表中载入预估开始日期及完成日期。 7系统导入小组依系统开发及项目管理程序进行项目，并定期报告实际作业情况，摘要汇总于申请表。 8结束后请使用者签章验收，载入实际完成日期于申请表中，并附上系统文件后存盘备查。 E02-1 (二)信息单位系统开发及项目管理程序:l需求分析及可行性研究:详细了解使用者需求，并考虑整体信息系统架构分析其可行性。 2系统分析与初步系统设计:分析现有作业并规划未来作业程序，对于系统输出入与主要功能，及数据库结构等进行初步设计，并确定软硬件规格。 3系统设计(内部进行或委外开发):依据初步设计规格，考虑专业性及评估信息单位人力负荷后，决定自行设计或委外开发。 3.1自行设计步骤:细部设计(含测试计划，转换计划，训练计划及验收标准)程序设计/测试系统整合性测试系统程序/测试文件撰写3.2委外开发步骤:调查市场类似之软件包评估软件包适用度决定购买或项目外包开发依采购作业发包执行之4信息单位辅导使用单位进行功能性测试:导入小组依测试计划进行作业流程Walkthrough。 5文件与操作说明编撰:信息单位汇总系统开发文件，并辅导各相关使用单位明文订定与作业流程之配合方式与权责(含使用者权限及各单位数据输出入方)。 此作业流程文件正本由使用单位保存一份以遵循执行之，副本由资讯单位保存以参考追踪之。 6辅导上线:导入小组依作业流程说明，辅导使用单位上线使用系统。 7维护与评估:日后为配合公司业务变动，需要修改作业流程及系统程序时，相关单位得仍遵循前述办法提出需求，以确保信息系统完整性。 E02-2 三、编制系统文书之控制E03 一、本作业程序适用于系统文件及各式计算机软件做统一的管理作业。 二、本作业程序之功能单位?依本公司现行组织系统及职掌划分如下:信息单位 三、内容: (一)文书管理之编号原则如下:XX99999XX为性质分类十.MD:(Media)软件媒体BK:(Boo)书籍SD:(System Documentation)系统文件9999为序号 (二)信息单位所有文书均需列册管理，软件媒体应存放于防潮防晒场所。 (三)配合计算机应用软件之项目开发文件，应依系统别归类各式文件。 期使他人易于了解系统开发与修改原由及过程。 (四)当文件发生追加或变更时，应立即更新内容，人员离职时需会同人事单位确实办好清点移交手绩。 (五)其它单位借调文件时，信息人员应考虑文件之价值，若损毁后无法再取得则应制作一备份借给申请单位，不得将原件借出，并应注意写保护。 各文件之出借应确实登记于信息部门文件调阅登记表(附表E02)，并应按时归还，若欲续借仍需再次登记。 如不当毁损得依照价赔偿或报废方式办理。 E03-1 四、程序及数据之存取控制E04 一、本作业程序适用于程序及数据之存取控制之作业。 二、本作业程序中之功能单位?依本公司现行组织系统及职掌划分如下:信息单位 三、内容: (一)密码管制:1每位使用者都有独自的使用代码和密码。 新进员工应做工作职掌及内容填写软件使用申请表(附表E03)经主管签核后，送交信息单位设立代码及密码。 2取得使用权后第一次执行时应变更密码，尔后应定期自行更改密码。 (原则上在80日内需更改密码一次)3平时若觉得密码已有泄漏之虞，则立即进行变更。 4密码持有者无论任何理.由不得泄漏给他人知道。 若因密码泄漏而资料糟篡改?一律由密码持有人负全责。 5重要机密性文书档案使用者应设密码保护之。 (二)权限管制:1使用权限之设定，依据内部管理规章制度之权责划分及职位工作说明办理。 2使用者调职或离职前，人事单位应通知信息人员变更或停止其使用权限，以避免数据遭蓄意破坏。 3针对每一编制内人员订定使用权限，列入核决权限依据。 4严禁一般使用者存取或修改原始程序，未经授权亦不得直接进入数据库修改数据，原则上一律由执行档进入操作。 (三)操作注意事项:1使用者用完计算机或需暂离位置时需离线，以避免他人纂改数据。 2凡公司业务上所用之非数据库之文书档案，应存放于网络主机上指定的目录区，以方便工作替换时易于存取。 (四)信息人员替换交接程序:信息人员离职时需先填写离职申请书，经主管核准并办理移交手续后，方可离职。 信息人员移交程序表(附表E04)需由各指派之交接人签名，作业才算完成。 E04-1 五、数据输出入之控制E05 一、本作业程序适用于计算机系统有关输出入数据之控制作业。 二、本作业程序中之功能单位?依本公司现行组织系统及职掌划分如下:信息单位 三、内容: (一)输入数据管制:l使用者应自行负责权限内所属数据之正确性与实时性。 使用单位主管应确保具有关键性之操作能由有适当训练的成员完成之，并负责系统运作之结果。 2使用单位人员异动时，使用单位主管需注意交接时，应清楚交待系统之功能与操作，(旧使用者需负责训练新使用者)，以确保数据之正确性与实时性。 3数据输入后应打印出凭证供查核以确定输入数据之正确性，若为计算机套表之异动单据(如出货单、发料单等)可直接用以查核。 若为其他基本数据(如客户数据，厂商数据等)，于第一次设定后，需印出明细供查核，日后不得任意变更，需变更时需有签核文件辅证。 4系统运作参数的设定，必须经过所有相关单位与信息单位审核后方得变更。 5系统设计时需考虑具有主键值之控制功能，藉由主键数据完成相对资料的自动插入，并确保数据关联性之完整。 6系统设计时需注意明订各字段数据之范围，以防止使用者误入不合理之资料。 7于各项有划分时点(如月结)之作业时，需在时点之前完成各项异动输入，透过各式检核表检查无误后，即可进行时点划分动作，藉以冻结时点以前之异动，避免再去修改影响帐务。 8发现异动数据漏失有误，且使用者无法判断原因时，应立即通知信息单位判定原因，以期加强教育操作者或设法改善数据与系统稳定性。 (二)输出数据管制:1系统设计时应检核验算各项数据之平衡性。 2报表之输出需符合标准表头格式。 3凡属于财务支付凭证?应严加控制。 E05-14机密性报表(如薪资明细)应由专人完成，若不需保存者需适当毁损。 5输出数据分送前应复核其正确性方得送出。 6稽核部门与信息部门对各系统之各项数据(如系统参数、基本数据、异动数据等)，应采定期或不定期之稽核作业。 如因无法控制之情况(如当机)导致数据有误，而使用者权限内无法修正时，或资料输入错误需特别修改主档时，使用者得填写(问题记录处理单(附表E05)向信息单位提出申请修正之。 E05?2 六、数据处理之控制E06 一、本作业程序适用于确保数据处理的正确性与完整性之作业。 二、本作业程序之功能单位?依本公司现行组织系统及职掌划分如下:信息单位 三、内容: (一)硬件控制:1计算机设备之启动、使用及关机均需依作业规范进行。 2网络主机应由信息人员或信息单位指派之使用者负责启动及关机，其它人员禁止擅动主机设备。 (二)病毒管制1设备及软件保管人，对其所属之软件应善尽保管之责，如发现执行时，画面异常或执行速度明显缓慢，得进行病毒侦测工作，并立即通知资讯单位，判断是否感染病毒。 2除日常作业所需之备份磁盘、磁带外，尽可能将磁盘、磁带写保护。 3原则上尽量勿使用来路不明之媒体。 由外界(lnter,BBS)所下载之软体或文件，需先确认无毒后，方得使用。 4若经信息中心发现病毒散播而导致系统混乱者?得依管理办法议处。 (三)系统软件控制:l网络主机与个人计算机之系统软件安装、使用、保密、更新及病毒处理等管理控制依作业规范规定办理2各软件之特殊参数设定及执行程序经信息人员设定后，不得任意更改，以确保作业正确性。 3各系统软件应依规定定期保存备份，并妥为保管储放。 4应选择能保存日志文件(LOG FILE)之系统软件，以便追踪系统运作及错误讯息之查核。 (四)应用软件控制:1确实执行权限控制，以确立数据完整性权责及确保数据隐密性。 2应用系统选用或设计时，应考虑能详细记录异动之使用者、时间及内容(Transaction Logor AuditTrail)，以便日后稽查。 E06-13对于数据输入、输出及处理过程应透过应用程控予以检核(范围检核、总数检核等)，并将不合理或遗漏之数据加以处理，或警示使用者，以减少问题发生降低错误率。 4应用系统选用或设计时，应考虑重要数据异动处理前后，系统应有明确及适当程序来备份数据，并能于异动(Begin TransactionEnd Transaction)未能完全完成时能将备份数据转回，以防止处理过后错误的数据无法修正，或需要繁杂的修改程序。 5于执行应用软件时若有错误，应立即通知信息人员查出原因。 6外购之应用软件使用不得逾越采购合约之规定，并定时统计使用数量重新核对，不得超过所规定之使用数量。 7所有应用软件之安装、保密、更新、备份均需依作业规范规定办理。 E06-2 七、档案及设备之安全控制E07 一、本作业程序适用于计算机档案及设备的安全性作业。 二、本作业程序之功能单位?依本公司现行组织系统及职掌划分如下:信息单位 三、内容: (一)档案安全管理1磁盘驱动器及网络伺服机内之目录及档案，应经常作管理，将不需要之档案或目录清除。 2资料备份2.1使用者需自行备份个人工作站之磁盘数据，网络主机中之数据由信息单位统一备份。 2.2主机中之数据备份需做到每日(星期一至星期四保存一星期)，与每周(每星期五备份每月第几周保存4-5周)之备份。 2.3应用系统之重要动作前(如月结)，需先作备份，此备份需保留至少一个月。 2.4主机操作系统之备份需每三个月进行一次。 2.5各备份磁带需标明备份时间与数据内容及保留期限，并存放于指定位置。 2.6数据回复时应先回存至测试目录区，测试无误后才得放入正式作业目录区。 2.7除磁带备份外，信息单位应规划其它辅助之备援方式(如Mirroring，Duplexing,Cross-LAN Backup)，以期使数据安全性提高并缩短系统回复时间。 3资料重整3.1定期重整:数据库中一律保存三年以内数据。 信息单位应每月定期重整数据库，将过期之数据清除，以节省数据库使用空间及增加系统运作效能。 3.2不定期重整:对交易历史文件数据，需视情况不定时重整，以增加存取速度。 若索引文件有误，亦需立即重整以确保数据正确。 E07-1 (二)设备安全管理1除信息人员外，一般人员未经信息单位核准，不得擅动网络主机设备。 2机房内应有良好空调设备，并应保持整齐清洁，除设备外不得堆放杂物(如报表纸、文具、私人用品等)。 3各项设备应彻底固定，避免地震滑动。 4机房内各设备(尤其网络主机)之电源，应确定接上不断电系统(UPS)，以免电源突然关闭时造成数据毁损。 5各重要设备之关机及开机步骤应详细记录说明，以信封封好置于固定位置，以免电源突然关闭，而无信息人员在场时，一般人员可取得并遵循处理之。 于一般人员处理后，信息人员到场后需立即更改相关密码，并进行后续处理。 6各重要设备发生异常状况时，负责处理之人员需将发生原因、出现之讯息、处理与解决方式详细记录于信息单位技术数据文件中，以备查阅。 7个人计算机(PC)一律由保管人负责设备之安全。 E07-2 八、硬件及系统软件之购置、使用及维护控制E08 一、本作业程序适用于计算机硬件及系统软件之维护作业。 二、本作业程序之功能单位?依本公司现行组织系统及职掌划分如下:信息单位 三、内容: (一)采购作业1编列预算:信息单位在拟定信息方针后，依管理规章之预算编制办法，统筹编定各事业部之年度预算，于呈报董事会决议通过后交付执行。 2执行预算:由各事业部人员，依据管理规章之预算执行作业，实际填写执行预算呈核表，需先送信息单位及相关单位签注意见后，再依核决权限呈核执行之。 3请购作业:由各单位人员，依管理规章之请购作业，填写请购单后送信息处签注意见后，依核决权限呈核后，送采购单位，执行议价与订购。 4议价与采购作业:采购单位根据请购单之内容，依管理规章之采购作业进行之。 5验收作业:厂商送达之物品，由采购单位人员依照管理规章之验收作业填写验收单后，需连络使用单位及信息单位会同验收。 信息单位在验收规格且安装测试无误后签回采购单位，依核决权限呈核验收。 (二)软件标准化与合法化1办公室(0A)软件，由信息中心统一选定软件及文件交换格式，往来之电子邮件或媒体均采用此共同格式。 信息处决定升级统一软件时，将发文通知各单位。 2各单位不得自行升级共享之OA软件，以防档案格式不符，无法共享，造成困扰，或造成系统不稳定，增加工作负担。 委外打字之档案格式，亦需要求厂商必须配合公司订定之软件版本。 若使用者自行升级而导致上述问题，由使用者自行设法解决。 3为尊重智能财产权，除使用公司所购买之软件外，得拒绝一切非法拷贝之软件，若经查举得报告其直属长官，并追查软件。 为统寿计算合法使用付费人数，使用者不得任意装设外购之软件，需填写软件使用申请表申请。 若经外部机关查获使用非法软件，由装设者及使用者负全责，依管理办法议处。 E08-1 (三)硬件管理l记录:办公室使用之个人计算机硬件之规格需详细登载于个人计算机档案记录卡(附表E06)。 个人计算机记录卡由信息中心统一保存以利查阅。 若有变动应立即更新之。 2盘点:配合公司盘点作业施行，盘点之依据为财产目录及资产登记卡及个人计算机档案记录卡。 盘点结果如有帐、物不符，行政处应查明原因拟订处理方式，依核决权限呈请核定后依管理规章办理。 3移交:原个人计算机设备保管人于调职或离职时，应知会信息单位计算机设备交接结果。 4折旧:使用单位所使用之设备，如果不堪修复或不含修复之经济效益者，得依照管理规章之处分作业或出售作业，将该设备进行处分。 5更新:使用单位所使用之设备，如果进行设备升级或更新后，仍具相当使用价值时，可通知信息单位评估，进行更新。 6保养:使用单位平时需负起保养责任，经常保持设备清洁。 信息单位可视情况不定期安排保养时间，将各项设备巡视一遍，以了解设备之使用情形，并协助使用单位将平日易发生之故障排除。 7维修:使用单位如发现设备无法正常使用，尽速通知信息单位了解状况，信息单位可根据设备保管人之说明，先行判断可能原因，如有必要得请使用单位送至信息单位修护或前往维修。 若需送往厂商维修，使用单位需填写请购单，依采购作业办理之。 重要设备故障如为网络主机等，使用单位可征得信息中心之同意，请设备供货商先行进行抢修。 若使用单位擅自更动计算机内装软硬件及设定而导致无法正常使用时，资讯单位不负修复之责。 8各事业部须指派专人负责一般之维修，信息处负责训练此人员做为信息单位在各事业部之窗口，遇有需维修设备需先由事业部之专人处理之，若无法处理则得移送信息处处理之。 (四)其它与整合性信息系统无关之计算机相关设备，信息单位可协助并给予必要之咨询服务，但不负责上述维护等工作E08-2 九、系统复原计划制度及测试程序之控制E09 一、本作业程序适用于系统复原计划之作业。 二、本作业程序中之功能单位?依本公司现行组织系统及职掌划分如下:信息单位 三、提供系统复原计划，以期及时且有秩序地恢复，并确保数据恢复时之完整性。 内容: (一)平日应确实遵循执行各项备份作业及安全控制。 (二)各主机及联机硬设备之复原步骤需详细说明记录，置于固定位置，并每半年定期演