工作流使用管理办法

ITIT 通知 通知 20122012 015015 号号 湖湖北北 X XX XX XX XX XX XX XX XX XX X 产产业业集集团团 关于修订印发关于修订印发 工作流使用管理办法工作流使用管理办法 的通知的通知 各单位各单位 部门 部门 为减少工作流使用不当的情况发生 从而提高工作流审批效率及企业信息 化实施水平 我部门制定了 工作流使用管理办法 根据该办法前期执行的 实际情况 经征求各方面意见后 我部门对部分条款进行了修改和完善 现将 修订后的 工作流使用管理办法 见附件 印发 请各单位认真组织学习 修订后的 工作流使用管理办法 自 2012 年 8 月 20 日实施 望各单位 部门遵照执行 特此通知 信息中心 二 一二年八月十九日 ITIT 通知 通知 20122012 015015 号号 工作流使用管理办法工作流使用管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为推进企业信息化建设的顺利实施 规范 OA 系统工作流的管理 明确公司工作流使用的要求 达到提高工作及管理效率的目的 特制定本办法 第二条第二条本办法适用于湖北 XX 建筑装饰工程有限公司 以下简称集团公 司 及子公司所有员工 第二章第二章工作流的定义工作流的定义 第三条第三条 工作流 OA 内置的流程子系统 可实现各类工作的申请 审批 会签 登记 查询等环节的管理 可将协同工作的过程进行记录 便于日后审 核与查询 并实现业务数据的规范化录入 查询 统计和存档 OA 的工作流系 统由表单和流程两个重要元素构成 第四条第四条 表单 是与工作相关的数据的载体 相当于现实工作中的纸质工 作单 工作单上的手写数据通过表单上的各类控件得以体现 除表单以外 我 们还可以通过公共附件或会签区传递一些数据和信息 以便更好的完成工作流 程 第五条第五条 流程 是工作过程和环节的描述 流程由工作的多个步骤组成 每一步由指定的经办人填写指定的表单控件 第三章第三章工作流的发起工作流的发起 第六条第六条 为节约办公耗材 提高工作效率 实现信息化的有效推广 经集 团公司审核通过的工作流禁止采用纸质操作 第七条第七条 各员工需认真学习各工作流的作用及适用范围 在发起流程时 需选择与该工作相对应的工作流 第八条第八条 对于明确指定了对应发起人的流程 IT 类 盖章类 物业服务类 ITIT 通知 通知 20122012 015015 号号 等 当其他人员需要申请该工作流时 需和具有相应申请权限的人员进行对 接 委托该人员进行流程的申请 第九条第九条 工作流的表单需严格按照规定格式填写完整 因表单内容填写不 完整 不规范或填写错误所造成的一切后果由本人承担 第十条第十条当某项工作的工作流还在办理中时 不得发起多条工作流重复进 行办理 第十一条第十一条 当申请人新建工作流后 需在 3 天内将流程转交至下一步经主 办人或删除掉 不得将新建的工作流滞留而占用系统资源 第四章第四章 工作流的转交和办理工作流的转交和办理 第十二条第十二条 工作流在进行转交时 只允许选择一个经办人 且经办人必须 选择正确 第十三条第十三条 流程转交时可选择 OA 内部短信 手机短信 邮件等方式提醒 下一步骤经办人 发起人或全部经办人 流程的办理人需根据实际情况选择相 应的提醒方式 无特殊原因不得提醒全部经办人 第十四条第十四条 流程转交时可以在 更多操作 中选择 公告通知 内部邮 件 的方式将流程信息进行传阅 但不允许将流程信息传阅给与该工作无关的 人员 第十五条第十五条 当流程经办人收到被转交的流程后 需及时将流程进行办理 进行办理 可以将流程可以将流程结束或转交至下一步经办人 但不得长期滞留 普通流程的办理时 间不得滞留超过 3 天 需提供相关纸质文档方可办理的流程不得滞留超过 5 天 第十六条第十六条 凡享有集团公司手机补贴的人员在办理流程时 必须在严格规 定的期限内办理完工作流 因工作流滞留而导致的一切后果由本人负责 第十七条第十七条 各单位信息化小组成员需对本单位人员办理的工作流进行时刻 的清查与督促办理 因信息化小组成员督办不当或未进行督办而导致的工作流 办理滞后 则信息化小组成员也需要承担部分责任 ITIT 通知 通知 20122012 015015 号号 第十八条第十八条 主办人在办理流程时需仔细查看表单内容 会签区意见及附件 信息 因主办人疏忽而导致的一切后果由主办人承担 第十九条第十九条 当主办人办理工作流需将流程回退时 需在表单上写明回退原 因 第二十条第二十条 有下列情形之一的 主办人可直接结束流程 一 违反本办法第七条 第九条 第十二条规定的 二 需提供相关纸质资料方可办理的工作流 经该步骤主办人提醒后超 过 4 天仍不提交相关资料或资料提交有误的 三 该步骤主办人审核不通过且注明了原因的 第五章第五章 工作流的废弃删除工作流的废弃删除 第二十一条第二十一条 需废弃删除的工作流可在 IT 类工作流中发起 废弃工作流 删除申请 流程 让系统管理员进行删除 第二十二条第二十二条 在工作流执行中 有本办法第九条 第十二条的情形且主办 人无权结束流程时 主办人可申请废弃该工作流 第二十三条第二十三条 因实际工作变更而未通知系统管理员更改工作流导致无法继 续执行的流程 主办人可申请废弃该工作流 第六章第六章 监督与考核监督与考核 第二十四条第二十四条 信息中心负责集团公司及子公司工作流使用管理办法实施的 监督管理 第二十五条第二十五条 各单位 部门或者个人对违反本办法的行为都有权举报 经 信息中心核查属实 对举报人员给予 20 100 元奖励 第二十六条第二十六条 明文规定必须使用工作流系统操作的工作仍使用纸质操作的 给予工作发起人 50 元以上罚款 若该纸质操作的工作被接收并办理 则给予 所有工作接收人 30 元以上罚款 第二十七条第二十七条 选择错误流程办理工作的 给予流程发起人 50 元以上罚款 ITIT 通知 通知 20122012 015015 号号 并给予流程办理中所有审核通过的经办人 30 元以上罚款 第二十八条第二十八条 不按规定格式填写表单信息 以及信息填写错误或不完整的 工作流 未造成经济损失的给予流程发起人 30 元以上罚款 并给予流程办理 中所有审核通过的经办人 20 元罚款 造成经济损失的由集团公司领导根据实 际情况给予相应处罚 第二十九条第二十九条 同一工作发起多条流程同时执行办理的给予流程发起人 30 元以上处罚 第三十条第三十条 申请人申请流程后 3 天之内未进行转交或删除该工作流 经 系统管理员核查属实的给予流程发起人 20 元 条的罚款 第三十一条第三十一条 对于工作流办理滞后的情况 若该步骤的经办人无手机补助 权限则予以 20 元 条的罚款 若经办人有手机补助权限则予以 40 元 条的罚款 第三十二条第三十二条 因信息化小组成员未能进行有效督促导致的工作流滞后 则 予以信息化小组成员 10 元 条的罚款 第三十三条第三十三条 因经办人未认真审查表单内容 会签意见 附件信息而导致 流程办理错误 视情节严重程度给予流程经办人 20 100 元罚款 第三十四条第三十四条 流程回退时 经办人未告知对方且未在表单上写明回退原因 导致工作办理受阻时 予以流程经办人 20 元以上罚款 第三十五条第三十五条 违反本办法第十二条 第十三条 第十四条规定 有人提出 投诉且经查属实的给予流程经办人 20 50 元罚款 第七章第七章 附则附则 第三十六条第三十六条 本办法由信息中心制定 并负责解释 后期将根据实际情况 予以修订完善 第三十七条第三十七条 各单位 部门根据本单位 部门工