学生事务管理服务中心制度

建筑工程与艺术设计学院建筑工程与艺术设计学院 学生事务管理服务学生事务管理服务 中心制度中心制度 建筑工程与艺术设计学院团总支建筑工程与艺术设计学院团总支 学生会办公室学生会办公室 第一章第一章 总则总则 第一条 学生事物管理服务中心为建筑工程与艺术设计学院团总支学生会 办公室负责管理的基础职能机构 在学院党总支的领导下 团总支的指导下开 展工作 本中心主要工作有 全面及时地了解广大同学的生活 学习情况 给学 生提供教务 就业创业 学生注册充磁 四六级英语考试 八大员二次补考报 名等信息咨询 并维护广大学生的正当权益 根据贫困生情况开展贫困生工作 为贫困生提供各种必要的帮助和服务等 为进一步规范湖南工学院建筑工程与 艺术设计学院学生事务管理服务中心 以下简称中心 的管理 提升中心的服 务质量与服务品位 全面发挥中心作为全院学生会工作示范点的示范作用 努 力把中心打造成 全院教育系统为民服务 的示范窗口 特制订本制度 第二章第二章 组织架构组织架构 第二条 组织架构及职能 一 本中心设主任一名 副主任两名 干事若干名 二 本中心领导职责 1 主任 副主任 职责 1 传达学校学院有关中心的方针 政策和精神 组织 协调 管理好下 属完成学院布置的任务 2 总体负责和监督本中心组织活动和中心日常工作 制定工作计划 组 织 策划中心的各项活动 并及时将工作情况以书面或口头形式汇报给团委老 师 学生会主席及分管副主席 3 主持召开本中心工作会议 并组织中心成员参加学生会全委会及其他 重要会议 4 监督本中心的各项规章 制度及既定工作计划的执行和实施情况 2 干事职责 1 严格遵守中心的规章制度 2 参加中心例会和中心会议 完成主任所下达的任务 3 对中心的建设发展提出合理化建议 第三条 权利与义务 一 本中心成员享有大学生应有的一切权利 认真履行大学生应承担的 一切义务 二 本中心主任可以对中心成员的工作做出指示和决策 各成员对中心 工作和活动有监督和负责的义务 三 本中心干事在工作和活动中享有以下权利 1 参与权 2 提出方案权 3 对决策委员会做出的决策 有提出置疑的权利 4 学生干部享有的其他权利 四 本中心干事在工作和活动中享有以下义务 1 服从本中心安排 对分配的工作认真执行的义务 2 按时出勤 参加会议的义务 3 按时上交工作总结的义务 4 维护本中心正当利益和名誉的义务 5 学生干部应承担的其他义务 第三章第三章 管理制度及规定管理制度及规定 第四条 办公用品管理制度 一 仓库管理制度 1 仓库是物品保管重地 除仓库管理人员的因业务 工作需要的有关人员 外 任何人未经许可不准进入仓库 2 除因工作需要进入的管理人员以外 任何人不可独自进入仓库 有相关 需要必须由管理人员陪同 3 任何进入仓库人员不得携带火种等危险物品 不得嘻戏打闹 大声喧哗 4 任何人进入仓库不得私自拿取仓库物品 必须服从仓管制度的管理 5 仓库内存放的易燃易爆物品必须采取相应措施 符合消防规定 6 仓库内不得存放私人物品 如确实需要临时存放必须经管理人员同意 7 对违反以上规定者将视情节轻重给予处罚 8 此规定从即日起执行 二 物品入库制度 1 物品入库制度是为了确保采购物品的质量 及时有效的提供快捷方便的 服务 2 物品入库时需要在 办公用品入库登记表 登记 日期 名称 数量 品种规格 单价 供应商电话 等信息 3 物品入库时 仓管员须检验所购物品的数量 名称 规格并对查验的仓 库物品进行签字确认 4 仓库管理员应对入库的物品进行分堆存放 编号 以便于核对数量 并 注意每次入库后都要做好室内的卫生清洁工作及入库以后的物品保管 5 设备工具入库后 必须详细记录采购情况 入库时间及保修日期等 并 将随机文件复印存档 以备日后维修之用 三 物品领用制度 1 物品领用指仓库的各类物品的借出 使用 物品的领用必须通过规定的 流程 2 物品领用实行实名领取 在领取时要凭领取单上领用相关物品 并在领 用登记表上做好登记 其他部门在无单领用时 需经办公室同意方可 3 如领用的物品在使用过程中有剩余 损坏的情况 领用人应将多领物品 退回仓库 将已损物品自行购买补入库或原价赔偿 仓管人应认真进行核对登 记 4 领用物品时 除维修组及管理人员外 其他部门在领用物品时必须由部 门负责人签字进行领用 5 如在紧急情况下 可先进行领用 事后补办相关手续 四 物品采购制度 1 物品采购制度是为了保证质量的前提下 采购价廉物美实用的物品 2 月计划的采购量必须严格按照申购单上物品的名称 数量 规格等进行 购买 临时小型采购量必须按临时填制申购单上的内容购买 严禁私自主张多 买或少买 3 采购物品时必须遵循 货比三家 的原则 在保证物品质量的前提下 尽可能挑选物美价廉且有诚信的供货商供货 4 采购的物品必须说明保用或保修期等内容 以便发生问题可以及时的进 行处理 并可节约不必要的费用支出 5 购买物品结算时 费用在 3000 元以下的可进行现金付款 超过 3000 元 以上的应开具支票付款 6 购买的物品必须开具有效发票 特别情况的 例如 水泥 沙等无发票 物品必须开具有效的第二联购货收据 7 若遇设备 系统发生故障急需采购物品 费用在 200 元以下的 虽获得 经理批准后 方可支取备用金 费用在 200 元以上的物品必须由经理上报总经 理批准方可购买及使用备用金 8 任何人不得利用工作之便 从中获取不义之财 或故意提高物价 获取 高额回扣等贪污行为 如若发现有此行为者将对其做出严肃处理 第五条 值班管理 一 各部门值班人员应根据 建筑工程与艺术设计学院学生事务服务中 心值班表 按时到学生事务服务中心值班 不可无故缺勤 二 值班人员到达值班地点后及值班结束后需在 值班登记簿 上签到 以便日后考核个人表现 不签到者视为缺勤 三 值班人员若因特殊原因无法出勤 事前需提交书面请假申请于办公 室主任 经审批通过后方可生效 否则视为无故缺勤 四 值班人员于值班过程中要积极热情的接待来访者 努力解决来访者 的问题 值班人员在值班过程中不可大声喧哗 不得干扰他人工作 不得处理 私事及接待私人来访 值班期间不可有谈恋爱 抽烟等不良行为 五 值班人员应处理好学生服务中心的临时事务 并及时向相关负责人 汇报 六 值班人员值班完毕待到下一名值班人员到后方可进行值班交接 最 后一大节课值班的值班人员值班结束后要做到人走灯灭 及时关闭空调 排气 扇 电脑等电源 厉行节约 第六条 例会制度 一 中心例会由团总支学生会办公室举办 采取每周一次小会每月一次 大会 若有特殊情况可另行通知 会议时间为每周一晚 9 00 地点在建工楼会 议室 二 会议实行签到制 不得迟到 早退与旷会 有事不能参加会议时应 提前向中心负责人请假 三 本中心定于每周参加团总支学生会召开的例会 办公室要做好会议 记录 四 各中心负责人应在会上向大家通报上一阶段的工作成绩 存在的问 题及解决办法 并提出下一阶段的工作设想 第七条 请假制度 一 因事 因病不能值班的 应向办公室主任请假并找好替班人员 否 则不予准假 二 因事 因病不能参加中心例会的 应向中心主任请假 三 以上两种情况需请假的 应详细填写 学生事务服务中心学生干事 请假单 经相关负责人签字后生效 四 每月月底 办公室应统一收集中心干事的请假单 将请假情况汇总 在 学生事务服务中心月度考勤统计表 中 第八条 绩效考核制度 一 考核目的 1 绩效考核在于通过对干事一定时期的工作表现和能力的考核 把握每一 位干事的实际工作状况 以改善干事的工作表现 提高其工作满意度和成就感 2 考核的结果主要是用于工作反馈 职务调整 奖励表彰等 同时也可促 使干事有计划地改进工作 以保证中心工作的高效开展 二 考核原则 1 实事求是地反映和认可各干事对中心工作的贡献 2 考核应以确认的事实或者可靠的材料为依据 3 考核应以规定的考核内容及其事实为依据 4 考核应坚持公开原则 每位干事应了解自己的详细考核结果 三 适用范围 本制度除下列人员外适用于全体干事 1 处于考察期的新学生干事 2 因私 因病 因伤而缺勤三日以上的干事 四 考核者的职责 1 必须根据日常工作中观察到的具体事实作出评价 2 在考核的过程中 要注意加强上下之间的沟通与能力开发 通过被考核 者填写的绩效考核表 了解被考核者的自我小结及对中心的意见和建议 以便 上下之间相互理解 3 应根据考核评论的结果 对被考核者进行一定的工作指导 五 考核时间 考核时间为每月 25 日 遇到重要节假日延后 六 考核一般程序 1 各干事根据本人的实际工作情况 认真填写 学生事务服务中心学生干 事考核登记表 2 每月召开中心例会时 由中心负责人进行打分 并由团总支主席团统筹 确定优秀成员名单 3 中心负责人应在考核结束后 与干事进行面谈 并提出改进意见 4 每学期中心召开民主评议会 中心成员进行分别述职并考核 七 考核分值 绩效考核总分为 100 分 其中中心负责人意见 40 分 包括包括出勤状况 10 分 工作努力度 10 分 工作态度 10 分以及工作创新度 10 分 主席团意见 30 分 单位负责人意见 30 分 八 绩点的确定 1 根据干事的最终绩效考核分数的排名 前 30 将评为优秀干事 2 具体绩点分布 参见下图 绩点分布范围绩点等级具体绩点数 20 A 等级 0 8 30 B 等级 0 5 50 C 等级 0 2 九 考核表的保管和查阅 1 考核表的保管 考核表由办公室负责保管 2 考核表的查阅 如干事需要查阅自己的有关绩效考核内容时 可以向办 公室提出查阅要求 第九条 缺勤处理办法 一 本办法的缺勤包括日常值班缺勤和例会缺勤 二 在工作中迟到 早退的 按缺勤一次处理 三 在未批准的情况下擅自离岗的 按缺勤两次处理 四 每学期缺勤次数达到 3 次的 将予以辞退 第十条 辞退管理办法 一 达到以下情况之一的 将予以辞退 1 严重违反中心管理制度 经教育或警告无效的 2 试用期的学生干事 因考核不合格的 3 每学期考核不合格的 二 辞退需提前书面通知其本人 并且办妥离职手续和相应交接手续 1 缴还所领用或保存使用的公共物品 图表 钥匙等 2 认真交接本人所承担的工作 含已完成及未完成的工作及数据的纸质稿 及电子档 3 其他应移交的工作 第四章第四章 职能范围和日常工作具体事项职能范围和日常工作具体事项 第十一条 职能范围 1 日常教学管理事务服务 2 就业创业服务 3 心理健康教育事务及管理服务 4 安全维稳教育管理服务 5 奖助勤贷管理服务 6 政策法规咨询服务 7 学生日常学习生活设施维护维修服务 8 学生技能考证及学历提升服务 第十二条 日常工作具体事项 一 学生注册充磁 网上注册学院每学期期初在规定时间内审核符合注册条件的学生 并登陆 教务系统客户端 对符合注册条件的学生予以网上注册 学生证注册以班级为 单位将网上注册完毕学生的学生证收齐 在规定时间统一到学生服务中心处盖 章注册 充磁一般安排在每学年第一学期与学生证注册盖章同时进行 充磁流 程以班级为单位将学生证收齐 统一到交至学生服务中心进行充磁 二 四六级英语考试及八大员二次补考报名 1 四六级英语考试报名 大学英语四六级考试每年开考两次 即上半年一次 下半年一次 每年上 半年报名预计为 2 月底至 3 月底 下半年报名时间预计为 8 月底至 9 月底 因 每年全国各大高校报名时间不一致 报考生要时刻关注我校报名通知或主动咨 询教务处避免错过报考时间 四六级英语考试报名以班级为单位统计报名人数 并收齐报名费在统一时间内交至学生服务中心 2 八大员二次补考报名 湖南省建筑八大员第二次考试网上注册时间一般为 5 月中旬至 6 月中 旬 资格审查时间一般为 6 月底 考试时间约为 7 月初至 8 月中旬 需要 参加八大员二次补考报名的同学要时刻关注八大员二次补考报名通知或主 动咨询教务处避免错过报考时间 因八大员考试报名费用较高 所以八大 员二次补考报名以个人为单位在统一规定的时间内自行把报名费交至学生 服务中心 3 办理借书证及借书证遗证补办 学生入学注册后 每人一张一寸照片 在照片后面写上姓名 专业 年 级 由各班班长收齐后 集中交到学生服务中心 由学生服务中心统一交 到图书馆 图书馆将借书证办理完毕 各班班长到学生服务中心领取各班借 书证发放到学生手中 借书证的补办需带本人有效证件到学生事务服务中心 补办借书证需交纳补证费 10 元 经学生事务中心核实情况后补发新证 如 原证找回应立即将旧证交回办证处 补证费不退 读者等待补