办公室6S管理规定.doc

精品文档办公室6S管理规定1 总则为给员工创造一个干净、整洁、舒适、和谐的工作场所和空间环境，使公司的办公室管理提升到一个新层次，针对公司目前现有情况，特制订本管理规定。2 适用范围本管理规定适用于公司全体员工。3 整理3.1 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部及时销毁，必要文件及时整理归档。3.2 每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一整理归档。3.3 每月对各中心所辖区域的物品、设备、空间作盘点，并区分其“要”和“不要”。分类如下：A 设备：电脑、文具、书籍等;B 空间：文件柜、桌椅、储物箱等;C 物品：个人用品、装饰品等。附：常用程度 使用频率 处理方法低：过去一年都没有使用且不能再使用的物品丢弃。中：过去6个月中只使用过一次的物品；一个月使用一次的物品集中存放（例如归档或存放在库房中）。高：一周使用一次的物品；每天都使用的物品；每小时都要使用的物品，放置在办公桌或随身携带。4 整顿4.1 办公桌：桌面除文件、电脑、键盘、鼠标、座机、手机、水杯、文具用品、记事本、花卉外，不允许放置其他物品。一般的常用品如笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置于笔筒内或办公桌上某一处区域。电脑线、网线、电话线有序放置；人员离开半小时以上应将桌面收拾干净后方可离开。4.2 抽屉：抽屉里尽量不放经常使用的办公用品。可充分利用最下层抽屉，放置如A4的文件、资料；个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）；文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等）；空白稿纸、不常使用的文具等。4.3 坐椅：人员离开时椅子调正；离开半小时以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物。4.4 文件：将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况分为每日必用、常用和不常用三种，不常用的文件要尽快处置。4.5 电子文件：硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存。4.6 邮件：为了减轻服务器负担，提高响应速度，办公中已看邮件不要超过一定数量，及时删除垃圾邮件。5 清扫5.1 办公楼有专门的保洁人员，公共区域（如通道、楼梯、厕所）不需清扫，清扫的对象主要是个人办公区域：电脑、电话、桌面、桌洞。清扫基准如下：个人区域：每天花2分钟清扫，桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落；电脑、电话每周清扫一次。桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件。超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订归档。无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；无用的手稿与工作无关的文件；每月清扫一次。5.2 员工不得在公共通道、楼梯、走廊、墙面等地方随意张贴通知、海报、广告等标识，不准乱画、乱刻破坏墙壁。5.3 员工个人垃圾需及时处理，放到指定垃圾桶内。禁止向窗外抛扔杂物。雨具不得带入办公区域，统一放置在雨具架上。6 清洁6.1 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。6.2 时刻保持6S意识和自身形象，维护公司荣誉。7 素养7.1 员工言行举止要文明，待人接物态度热情和蔼，做到有礼有节，有的放矢。7.2 员工进出公司必须按公司着装规定穿著，佩戴有效之员工证，否则不予入内。7.3 员工接听电话时，一般情况下应保证在电话铃响三次内接听电话。若因为工作原因或其他原因不能及时接听，接起电话后首先要说：“对不起，让您久等了！”。拿起话筒后，首先要问好，然后自报家门。严禁以“喂”字开头。与对方通话时要谦恭友好，尤其是在业务电话咨询或有求于己的时候，更要表现得不卑不亢、热情亲切。通话终止的时候，不要忘记向对方说声“再见”。如通话因故暂时中断，要等候对方再拨进来。对于重要的客人，要主动拨回去。接到误拨进来的电话，需要耐心、简短地向对方说明。如有可能，还要给对方提供必要的帮助，或者为其代转电话，不可生气动怒，甚至出口伤人。7.4 在办公区域不可喧哗，手机调成震动或静音模式，不得影响他人工作，尤其是在会议召开时或谈话会客时。无特殊情况不得在办公区域内大声叫人。7.5 工作时间无特殊情况，一般人员不得接、打私人电话或会见非公干人员。接打私人电话不得超过3分钟。如遇特殊情况，会见非公干人员不可超过30分钟，且必须在会客区会客。7.6 员工在乘坐公司电梯时，如遇电梯内有宾客、访客，应礼让宾客、访客先行，搭乘下一班电梯。7.7 未经允许不得使用他人电脑，不得擅自拷贝他人电脑资料和公司资料。严禁将公司内部资料带出。7.8 工作时间内不得使用公司电脑或个人手机上网聊天、购物或任何形式的娱乐活动。7.9 禁止在办公区域和厕所内吸烟，如有需要，请到指定地点。不准在卫生间内乱抛扔杂物，茶叶倒入个人垃圾桶内。如厕后需及时冲洗，保持厕所内干净整洁。7.10 保持厕所卫生，不浪费厕所内的卫生纸及其他清洁用品。不准在如厕间隔壁及隔断内任意涂写，破坏公司财物。洗手后不得随意甩手，保持镜面、地面干净，每次使用如厕间完毕务必放水冲洗，手纸勿忘放入筐。节约用水，洗手完毕随手关闭水龙头。不可在洗手间内看报、抽烟、聊天。不可将公用物品带出洗手间。7.11 在职期间，需绝对服从主管领导指挥、调动与分配、坚守岗位，无工作需要不得串部门闲聊，按时按质完成工作任务，不准上班聊天、打闹、开玩笑、发呆、跷二郎腿、打瞌睡等。7.12 全体员工应自觉爱护办公区域一草一木，不得采摘和毁坏。7.13 如有员工当众骂脏话、背后骂人、动手打架或造谣诽谤对他人进行人身攻击者，一经发现立即予以辞退。8 安全8.1 重视全员安全教育，办公室不得存放易燃、易爆物品，员工必须时刻具备意识观念，谨记安全第一，防范于未然。8.2 任何员工不得在逃生通道内堆放物品，必须保持逃生通道顺畅。8.3 办公室内消防设施和灭火设备需每月及时检查，替换过期或损坏的设施设备。8.4 最后一位离开办公室的员工应自觉检查所有电器设备（电灯、电脑、空调、饮水机、打印机、复印机等）是否已关