宜用会计账务专业版操作手册.doc

第一章 概述感谢您选择我们的优质软件产品。简单实用的就是最好的！我们的产品在设计上以“简单实用的就是最好的！”为最根本理念，务求为客户省下昂贵的系统培训和学习成本和宝贵的时间，也大大降低系统的维护费用和时间。我们要求我们的产品能一用就通，能以最快的速度为企业实施信息化的管理。同时，我们以用户需求为先进行产品开发，为客户提供最简单最实用的管理工具，和市面大多数的管理软件不同，我们只提倡我们的软件是“工具”，它并不包含“高级”的，“先进”的管理思想，您不需要为了适应我们的软件产品而更改或者重新设计业务流程，也就是说：让我们的软件适应您，而不是您适应我们的软件。我们只是为您打造最好的工具，我们并不能为您提供先进思想。我们相信只有您和您的思想才能为您单位带来腾飞的希望。我们认为只有不断的创新和不懈的努力才是我们产品成长和发展的根本，我们的软件产品在设计上更多的体现了我们的创新精神，围绕着“简单实用的就是最好的！”这个中心，我们推出的每个产品模块都有我们公司独有的创新技术。正因为我们的创新和努力，多年来赢得了用户的良好的口碑，“简单实用的就是最好的！”更是深入人心。我们不断的改进我们的产品，添加更多的功能，而且我们承诺用户在新版本升级的时候不需要交付任何的额外费用，保证用户可以更多的享有我们产品的更多更好更方便的功能。我们以行政事业单位、中小型企业为主要的服务对象，切实认真研究了一些会计工作的实际运作，并诚恳听取了广大使用者的意见，力求每个功能和设置都做到最简单最易用，使得最终使用者能够真正利用我们这个软件工具来提高办公效率，提供更准确的核算报表。我们在技术上采用了开放性的设计，为了适应不同类型的行政事业单位及企业的实际运作的差别，我们的设计采用了高可重用性、高灵活性、高组合性、高扩展性的全新设计方式，外加对特殊行业的特殊支持模块，使得我们的产品能够从容面对各行业的复杂应用，为我们系统向更高层次更复杂的应用提供了坚实的基础。全新的开放设计还为二次开发以及为和其他软件系统的链接使用提供了无缝的技术接口。我们再一次感谢您选择了我们的优质软件产品。我们非常抱歉需要您花费时间阅读这个操作说明，我们会继续努力为您提供最简单最实用的软件产品。简单实用的就是最好的！第二章软件的安装和配置1. 软件的获得 A.通过在我们的官方网站或者授权下载网站下载 B.向我公司或者我们的代理商索取试用版 C.由我公司或者由我公司授权发行的光盘 D.其他经过我公司授权发行的媒体2.安装前检查 在安装软件前，请您先检查您的计算机的配置和安装的软件是否符合我们软件产品最低要求您必须安装了中文Windows 98以上版本（Win98/Me/2000/XP/2003等）的操作系统。最少需要100M的硬盘空间。我们的软件也可以安装在U盘(优盘)或者移动硬盘上，推荐使用支持USB2.0以上的设备。虽然我们的软件可以安装在U盘(优盘)中使用，但是因为U盘(优盘)本身最多只能读写100万次，如果软件直接在U盘(优盘)中运行会导致U盘(优盘)频繁读写，读写的次数很快会超过100万次，从而导致U盘(优盘)部分损坏，U盘(优盘)的结果直接使得数据丢失，所以，我们并不推荐您长时间的让软件在U盘(优盘)直接运行。移动硬盘则没有这种限制。我们建议您安装Office2000以上版本或者Wps2007等办公软件，强烈推荐安装电子表格EXCEL软件。当然，Office 软件并非必须的，我们的软件并不依赖Office来工作，只是我们的大多数的用户认为Office软件和我们的软件兼容性非常好，利用Office可以使得我们的软件的一些操作更为简便，也增强了我们软件的一些功能。安装软件之前请您注意先检查您的计算机没有病毒侵害，如果您的计算机上有病毒，即使其他的软件能运行，我们的软件也很可能不能正常运行。在安装软件之前，请您最好退出其他正在运行的程序。如果有杀毒软件，请停止这些杀毒软件的实时监控或者实时保护功能。如果您安装了一些数据库软件，请您务必先停止并退出它们，再安装我们的软件系统。3. 安装过程从我们公司网站下载后安装。安装程序是一个单一的文件，它的图标如图示：直接双击它就可以安装了。建议您下载的时候先保存到硬盘，再打开安装。 从光盘安装把我们的光盘放入您的计算机的光盘驱动器(CDROM或者DVDROM)，稍等几秒，我们的光盘会自动播放一个“欢迎使用”的安装画面，您按提示安装主程序就可以了。如果您的计算机没有自动出现我们的安装画面，说明您的计算机关闭了自动播放功能，您可以在“我的电脑”打开浏览光盘，找到光盘内一个叫AutoRun的文件，双击它就可以运行光盘的安装向导。（可能有两个，其中一个不能是运行的）安装的时候，您可以改变安装程序的目录，默认是在C:Program Files宜用会计账务专业版内。强烈建议安装在D:宜用会计账务专业版下。请您按照提示完成软件的安装。安装的过程中，安装程序可能会重新启动计算机，请您耐心等候直到软件安装完成。软件安装完毕后会在您的计算机“桌面”创建一个快捷图标，直接双击这个图标就可以运行我们的产品。您也可以在计算机左下角的【开始】菜单的程序组里面找到我们程序的快捷方式4. 安装注意事项A. 安装过程中，请不要运行其他程序，并且按提示进行安装。B. 如果安装程序提示错误，如果错误信息中有忽略或者跳过按钮，请您直接按这些按钮继续，一般不会影响程序的运行。C. 如果程序重复出现错误，无法继续进行安装或者提示的错误您无法理解和解决，请您和我们技术支持部门联系。D. 如果无法解决安装的问题，您可能需要重新安装Windows，在全新安装的Windows下可以重新安装我们的软件产品。E. 您的计算机如果太多的其他的软件可能导致计算机系统的混乱，可能导致我们软件无法安装或者运行。F. 病毒或者一些防病毒杀病毒的软件可能对一些系统文件进行保护而导致我们的安装程序无法升级您的系统文件而导致安装失败，请您在安装的时候先停止实时保护和监控，再退出这些软件。G. 很多软件在Windows的右下角有小图标在运行，如果安装失败，请您先停止再退出这些软件再试试（如SQL Server等）5. 安装后可能出现的问题的处理 软件在第一次运行的时候，可能需要再一次启动您的计算机。请您重新启动。(Win98系统会有这种情况，原因是因为我们的程序升级了您的系统) 如果安装后，第一次运行的时候，提示3706等错误，程序无法继续运行（详细信息提示：数据驱动程序没有安装）的解决方法：请运行 修复宜用会计账务专业版 ，请按照说明上的提示一步步安装一些支持文件后重启计算机。如果安装了支持文件还是无法运行我们的软件系统，我们只好建议您格式化后重新安装您的Windows再安装我们的软件系统。6. 加密锁加密锁和使用单位是一一对应的，只有对应的加密锁才能使用本软件。我们为您提供了加密锁，并设置了单位相关信息，当您现在使用的计算机的硬件不发生变化的时候（计算机没有损坏、不更换硬件配置），我们软件的产品码也是不会发生变化的。请您注意：一经用加密锁打开过的帐套，数据会被加密锁加密，这样以后每次使用就必须插入加密锁才能打开这个帐套。请妥善保管您的加密锁。加密锁丢失或损坏是不能补发的。加密锁是我们向加密锁厂商定购的电子产品，自正式购买软件之日起一年内有质量问题，您可以把加密锁寄回我公司，我公司会为您免费更换新加密锁。一年后损坏，我们包修，我们承诺修理费用最多不超过RMB820元(含我们回寄给您的单向快递费用)，如果实在无法修复，我公司可以为您更换一个新加密锁。8. 加密锁的安装方法在我们的软件包装盒里面取出加密锁，打开加密锁的帽盖，但是请先不要插入到电脑里面。 安装 宜用会计账务专业版 插入加密锁(特别注意：请最好使用一根USB延长线，而不是直接把加密锁插入到电脑机箱的后面，实际中，很多机箱存在漏电的情况，很容易导致加密锁局部损坏。)。计算机提示找到新硬件，并按提示操作完成驱动程序的安装。第三章系统基本架构我们以凭证为坚实基础的扩展的结构第四章首次运行软件和创建第一个帐套在“桌面”或者“开始”程序菜单点击我们的系统图标，运行软件。建立第一个账套账务系统参数设置 单位名称：可用单位名称来为账套命名，以简洁直观为好。 数据库位置：指定账套存放路径和数据库名称。 启用年份：输入开始建账年份启用月份：输入开始建账月份会计制度：指本单位具体执行的会计制度（系统内置新旧会计制度43套）以便系统根据会计制度来生成相应的科目及科目编码规则。单位性质：选择本单位的行业性质您可以双击要打开的账套或者选中要打开的账套，点击打开账套按钮，就可以进入该账套进行数据操作了。点击账套管理后，会列出更多的功能第五章打开帐套和帐套管理这个是账套管理功能，您可以备份、增加、删除、冻结账套新建帐套后，系统会出现帐套管理窗口双击您要处理的帐套，选择用户名和输入密码就可以进入帐套了。我们系统自己设置了一个最高权限的用户Admin，这个用户具有所有的操作权限，初始密码为1，您需要自己为这个用户设置密码。其他的操作员您可以进入系统后按照您自己的需要进行添加，并且可以为每个操作员定义他们的权限。（请参考操作员管理章节）提示您一下，在这个窗口可以备份数据，还可以封结帐套，账套封结后，就不能对该账套的数据进行修改、增加，以防止操作员误修改了往年的帐套数据。另外，请您慎用帐套管理中的封账、删除选中的账套（同时删除数据）功能，数据一经删除，除非您有删除前的数据备份，否则是无法恢复的。删除的时候会提示您输入超级管理员的密码，以防误操作。第六章 帐套的总体设置说明和建账原则一、总体设置说明我们先看一下，本系统的结构：这种设计对比传统的财务软件的设计拥有以下特点：1、巨大的灵活性，和现在的国内会计的事务操作更为贴近。2、操作简单，结构更清晰易懂，无需繁杂的操作步骤。3、数据录入更为方便。4、碰到问题容易找到问题的所在，有助于快捷的解决问题。5、同步实时运算，一经更改，所有改变将马上在帐簿和报表中反映。从上面的结构图中我们看到，对于我们的会计帐务处理，数据只来自凭证和初始化数据，也就是说，只要您的初始化数据和凭证正确，帐簿和报表都是全自动整理生成的，而且因为报表和帐簿是动态的，您的任何修改都会立即反映，无需复杂的登帐、结帐过程。我们还可以看到，我们对初始化数据和凭证输入是对等关系，不需要您必须先做好数据的初始化才能输入凭证，您完全可以先输入凭证，再慢慢调整和输入初始化的数据，这种设计为您赢得了时间，也给您最大的方便，也为全动态的帐簿和报表提供了可能。在程序的设计中，全动态的帐簿和报表的意思是说：实际上，我们软件是“没有”帐簿和报表存在的，帐簿都是在您每次需要查询的时候动态的重新登帐生成的帐簿显示给您，报表都是在您每次查询的时候直接在凭证和初始化数据统计生成显示给您。报表并不像手工做帐或者其他财务软件那样从帐上取数，它是直接从凭证动态汇总而得。这种简单的设计方式让计算机完成了大量的工作，简单的数据流向使得的碰到问题的时候很容易找出错误所在：不是凭证有问题就是初始化数据有问题。加快解决问题的速度。这种简单的设计还最大限度的方便您对帐务进行调整，以便让您做出更准确更合理，更符合各方面需要的会计帐务。当然，您也可以把软件设置为严格管理的模式，在严格的管理模式下，所有的改动将变得不再容易（或者不再允许改动），错误的输入将不能直接修改，需要采用冲销的方式进行，或者通过层层授权的方式进行。默认的情况下，我们的软件设置是宽松的模式。您可以根据自己企业的实际需要来进行设置。无可置疑的是：严格的模式将使得便利性降低。二、建账原则在正式为一个单位使用本系统建帐前，请先了解以下原则：1、当建帐单位的往来单位众多（设置二级科目核算不方便），请不要设置往来核算科目（比如：应收帐款、应付帐款、其他应收款、其他应付款等）的下级科目。而是修改科目属性，把这些往来科目定义为往来核算属性。这样，系统可以支持10万个往来单位都没有问题。2、您还应该了解，在本系统中，出纳签字和日记账与会计科目中的现金和银行存款科目的二级科目共享数据（此科目要设置为现金类或银行类）。比如必须在会计科目的银行存款科目设立了“XXX商业银行”这个帐户，并且在凭证录入中录入了银行科目相关信息，日记账才可以使用。所以建议您：3如果您是会计出纳集于一身，只要您做会计凭证的时候，分录做细一点就可以了。如果会计凭证分录做的细，出纳就可以“偷懒”，只要从会计系统导入数据就可以了。当然这不是我们建议的，而且容易造成分工责任不明的问题。除非您是代理记帐或者是会计和出纳分开本来就不明确的情况。很多用户有一个误区：以为出纳系统可以生成自动凭证，也就是以为出纳人员在出纳系统输入了现金银行数据，会计就可以不用做凭证了。这是不对的，理由很简单：出纳人员是不会知道也不会管会计分录是怎么做的（对应科目是什么），比如，出纳付出了100元车费，出纳根本不知道这个支出应该是劳务费？还是招待费？还是？。所以，出纳系统自动生成凭证是不太可能的。可能看到这里，还有一些用户坚持认为，出纳可以做会计凭证！好的，没有问题！您开放给您的出纳人员一个凭证输入的权限，让出纳直接输入会计凭证（不是出纳凭证）就可以了，出纳系统这边的数据就可以不输入了。4如果您的计算机知识不太好或者是一个会计软件的初学者，以上的说明您可能不太理解，没有关系，可以对以上说明及原则不加理会，统统把它忘掉，进入我们的帐套，您喜欢怎么做，您认为怎么做方便就怎么做！第七章 建 账一、科目设置在建立新套账的时候，系统已经按国家财政部的要求为您提供了统一规定的、标准的科目代码及科目名称。您可根据自己的需要再进行修改或增加。科目的设置的内容比较多，请您一定要仔细设置，注意每一个选项的涵义。科目是系统严格控制的基础资料，一经确定，不能随意修改，尤其是在关闭初始化以后，系统对科目的修改和增删控制的更加严格。系统可以允许您设置最长为15级的科目，建议您合理的为您的科目进行分类，一般科目在4级以内的时候，操作人员感觉比较便利，太多的级数容易让人产生混乱。操作方法：进入科目设置时，系统显示的是一个表格状的浏览界面，在这个表格中不能直接修改科目的任何项目。如果您要增加、修改或是删除科目，请移动鼠标在屏幕左上角的按钮上移动或者在表格内点击鼠标右键，然后按照对应的功能执行相应的操作。 把光标移到表格中相应的科目上，然后按下回车键就可以修改这个科目；按下INSERT键就可以增加科目；在增加科目时，可以按下Ctrl+C键拷贝表格上光标所在的当前科目；按下DEL键可以删除科目(如果系统允许删除的话)。系统还提供将某一个科目的完整树结构复制到另一个科目中。 如果您想查找科目，按下Ctrl+F然后用键盘输入，输入的过程中，系统就会进行自动查找。如果找到了表格中的光标就会停在您查找的科目上，如果没有找到系统会没有反应。 科目表可以分级显示。您可以通过鼠标右键选择显示内的相关功能来查看，不同级别的科目表，同时打印时也将按照您选择的科目级别进行。在进入科目一览表的时候，系统按照最明细级列示科目表。设置内容： 科目设置有以下基本内容及选项，请注意每一项的具体涵义：科目代码 输入科目代码时必须严格按照系统建账时定义的各级编码长度来输入。必须先建立总账科目，才能设置下一级的明细科目。 科目代码不允许重复；科目代码只允许位数字，除此以外都是非法字符，空格和制表键也都不允许。 科目删除时，必须从最下级开始删除。科目有发生额或余额不允许删除（如果账套还没有起用则例外）。非明细科目下跳到另一个非明细科目下。如果一个已经有余额的科目本来没有下级科目，现在需要增加明细科目，那么在增加时系统会自动把它的上级科目余额带到下级来。科目名称科目名称不能超过255个汉字。科目名称可以随时修改，不受别的限制，只要不为空就可以。科目简称顾名思义，是对该科目的简单称谓，有助于凭证录入速度的提高。（此项功能可以通过“更新简称”自动完成）科目类别和科目性质科目类别是根据您选择的该行业的会计基本要素而对科目进行的一个分类。最常见的分为资产类、负债类、损益类、成本类和所有者权益类等五类。科目性质是在科目类别的基础上对科目的属性做进一步的约束和细化。科目性质分为普通类、现金类、银行类、固定资产类、等五大类。其中现金类科目、银行类科目都是必须指定的。如果没有指定银行类科目那么就不能产生银行日记账；科目类别和科目性质选项不用直接输入，只要在科目类别的下拉框中进行选择就可以了。科目类别和下面将要提到的科目性质都是针对一级科目而言的。只有一级科目才能设置科目类别和科目性质，如果您正在输入的科目非一级科目，那么您就会发现科目类别和科目性质这两个下拉框是灰色的、不可编辑的。如果一级科目的科目类别或是科目性质变了，那么他们的下级科目也将自动随之变化。账簿形式：每一个科目都可以指定独立的账簿形式，账簿形式分为三栏账，多账账、数量三栏账。总账是每一个科目都有的。账簿形式在三栏账和多栏账之间可以随时切换更改，同时也允许从三栏账或是多栏账改成数量三栏账，指定为数量账时，必须勾先核算数量。余额方向每一个科目都有自已的余额方向。明细科目的余额方向默认与一级科目的余额方向保持一致，可以进行修改。包括：借方余额、贷方余额。是否未级判断科目是否有下一级明细科目。如果该科目有下级科目，对应行的是否未级会显示一个对号。（此项功能可以通过“科目检查”自动完成。）辅助核算：核算项目是宜用会计账务专业版V6的一个重要内容，指定核算项目系统就可以进行辅助核算。核算项目分为客户、部门、单位、功能分类科目四种，每一个科目可以指定最多两个核算项目。（客户、部门、单位与功能分类科目）如果科目已经指定了核算项目，并且已有了余额或发生额(如果还没有余额或发生额则不必遵从下面两条规定)，这时如果修改科目请注意：如果启用账套，那么系统将不允许您撤销这个核算项目，也不允许修改其他能影响到科目余额或发生额的项目。如果还没有启用账套，那么系统将会自动删除这个科目的按辅助核算项目的科目余额，保留综合余额。如果科目没有指定核算项目并且已有余额或发生额(如果还没有余额或发生额，就不必遵从以下两条规定)，现在想指定核算项目，那么也请注意以下两点：如果没有启用账套，那么系统将会自动删除已有的录入的科目余额，保留综合余额。如果已经启用账套，那么系统不允许您指定这个科目有核算项目。数量单位账簿形式为数量账时，需指定数量单位。提示：您可以删除一些您不需要的科目，这样可以加快以后程序处理数据的速度，当然，在以后您需要用到这些科目的时候可以自行添加。更详细的操作说明，请看屏幕录像 （科目设置.exe及科目设置（高级）.exe）二、期初数管理这部分工作也是建账的核心之一。由于会计电算化的特性，您手工账的资料可能需要经过一定的调整才能并入系统，这中间可能有一些科目要合并，而另一些科目可能要分解，所以请您核对清楚手工账资料，确定要作哪些调整以及究竟怎样调整。 进入期初数管理，屏幕上的内容可能不尽相同，分成以下两种情况： 如果您已经启用了账套，那么您进入期初数管理时，借方累计、贷方累计、年初数不能录入内容。如果您没有启用账套，那么您看到的将是录入科目期初数的输入窗口，在这里您可以录入各个科目的年初余额。如果您是年初起用系统的（即账套的启用月份是1月，那么在录入科目期初数时，只有年初数一栏可以录入；如果您不是年初起用的，那么在录入科目期初数时，您可以在除了年初数一栏以外，还可以在借方累计和贷方累计两栏输入数据。当该科目有下级科目或该科目有辅助核算项目时，对应的输入栏内不能录入数据。只能在该科目的下级科目或辅助核算项目内录入相应的金额，总账科目金额自动汇总。当科目为未级，并且有辅助核算，在对应的辅助核算栏内，按空格键、回车或者鼠标双击，就可以录入辅助核算的期初数。当期初数录入完成后，点击试算平衡，只有经试算平衡后的账套，才可以启用。当账套已启用，并且第12期（年度未了）已结账，该账套就不能反启用。只有系统管理员才能反启用账套。更多相关操作，查看屏幕录像：期初数管理.exe三、辅助核算管理辅助核算项目指客户、部门、单位及功能分类科目。设置辅助核算的意义一方面在于减少科目的数量，加快系统运行的速度；另一方面为了把一部分科目的总账和明细账分到辅助核算中去，用部门总账或客户总账等来代替，这样更有利于整个财务核算的职责与功能划分。更多详细操作，请看屏幕录像 辅助核算管理.exe四、年初数核对此功能主要是为了会计人员核对上一年的年未数与本年的年初数是否一致。当上一年数据不存在时，只能显示本年的年初数，核对情况栏内只显示。 如果上一年数据存在，会显示当前行的科目在上一年的设置信息及核对金额是否相符。五、结算方式此功能是为了设置银行中的结算方式，功能主要有增加、删除、修改等，其操作与辅助核算管理基本相同六、摘要管理此功能主要是为了凭证录入方便而设置的摘要字典，功能主要有增加、修改、删除等，其中：从账套中引入摘要指的是 依据凭证管理选项，每月摘要重复次数大于3次以后，自动增加到摘要库中的补充功能。更新摘要使用频率，计算摘要库中的摘要在凭证中的使用次数。提示：在凭证录入过程中，显示摘要字典时，可以将使用频率最高的排在最前面，以方便凭证录入。第八章 凭 证1、凭证输入凭证编号：系统生成凭证输入是会计核算系统的核心，所以输入好凭证是关键。我们为凭证输入提供了很多便利操作，我们重点会讲解凭证这部分。下拉按钮,表示你可以选择,或者有更多的功能在这个下拉按钮里直接输入摘要内容（或者输入摘要简称），也可以按F3或右键菜单查字典工具栏请您先理解凭证的布局，完整的凭证可以看作下图：直接输入科目代码（或者输入科目简称），也可以按F3或右键菜单查字典摘要可以只输入第一行分录的摘要，其他行的分录会自动按照上一行的分录进行自动填充（选择自动复制上一行摘要），在输入科目的时候可以输入科目名称的第一个拼音字母(不区分大小写),比如输入可以输入“XJ”就会自动的变成“101 现金” ，如果输入 “BGF”就会出现“50400130201 事业支出-基本支出-商品和服务支出-办公费”，如果输入 “JBZC”（基本支出）,就会出现“科目字典窗口”等等。当您设置辅助核算属性，在输入凭证的时候，系统会自动弹出对应的窗口让您选择和输入核算条件。注：所选择的科目必须是最低一级明细科目，否则不能保存该张凭证。建议：在凭证录入过程中，我们强烈建议您使用键盘操作，以加快凭证录入速度。自动调平功能也可以在借方(或者贷方)金额的单元格里面输入等于号(=)，系统会自动填入这一行的金额，这样整张凭证的借贷金额就自动平衡了。凭证录入中常用的快捷键调用F2 保存当前凭证并填写新凭证F3 查字典 （在字典中，可以增加、修改、删除摘要或科目）Ctrl+J 借贷方金额互换（要选中互换金额的行） Esc 关闭凭证录入窗口 在金额栏内，自动调平当前凭证 回车 输入焦点后移在摘要和科目字典中，用上下光标键选择摘要或科目，回车选定并返回到凭证录入窗口特别提示：在凭证的表格区域按下鼠标的右键可以弹出一个功能菜单,您可以利用这个弹出菜单进行删除行/插入行等操作。我们还设计了凭证模板功能，在我们的日常帐务中，有很多凭证的分录是相似的，或者，几乎每个月都可能会录入分录类似的凭证，如提现金的凭证。我们可以把这些常用的凭证另存为模板，以后在需要使用的时候，把它调入，我们只要作小量的更改（如：只是改个金额）就可以完成一张新凭证的输入，这种方式可以大大提高凭证输入的效率。保存为凭证模板的时候您需要输入一个合适模板名称，以便在下次需要使用的时候容易找到这个模板。如提现金的模板您可以起一个文件名为：提现金。凭证模板的功能操作和对应在“保存”按钮中位置请看下图。和凭证模板类似，您也可以把凭证另存为一个凭证文件，在需要的时候在把它导入回来。例如：某张凭证我们想暂时删掉它，我们可以先把它另存为凭证文件，以后在需要这帐凭证的时候再导入。又或者利用凭证文件可以把一个帐套的凭证导入到另外一个帐套。和凭证模板类似，您也可以在凭证录入的过程中，点击鼠标右键，选择快速录入中的复制凭证，可以将指定会计期间的某一号凭证复制为当前凭证。当您录入一个科目的时候，您留意凭证的底部，会显示这个科目的即时余额供您参考。当凭证录入的项目到最后一行时，按回车软件会自动增加凭证行数。更多凭证操作，请看屏幕录像 凭证.exe指定透明度快速切换凭证号显示凭证移动窗口切换会计期间2、凭证修改如果要修改一张未审核（或签字）的凭证，只需单击凭证中所需要修改的地方，重新录入新的内容即可。注意：当月已结账或当前凭证已审核（签字），该凭证不能修改3、凭证审核与签字操作与凭证修改基本相同，当系统设定不允许制单与审核为同一人时，自己不能审核自己填制的凭证。只有自己才能取消自己已审核或签字的凭证。凭证签字只显示有银行类、现金类科目发生额的凭证。（如果在科目设置中，不指定银行类科目或现金类科目，则不能使用凭证签字功能）只有当前用户的岗位信息设置为出纳时，才可以使用出纳签字功能。凭证审核或签字可以成批审核或取消4、凭证按月打印选择默认打印机设置要打印凭证的会计期间设置凭证的打印方式，如果为针式打印机，建议设置为套打设置凭证打印参数设置打印机属性如下图所示指定凭证打印的范围预览当前凭证的打印效果强烈推荐凭证打印参数设置值：请按下图进行设置A、基本设置图字体：小三或四号，输入：记 账 凭 证（每个字中间有两到三个空格）字体：根据系统中的字体和您的喜好设置。字号 小二号 粗体。B、标题与页脚C、凭证列宽只有在基本设置里 勾选按指定的列宽打印，该设置才能起作用。建议：不使用按指定的列宽打印5、凭证汇总表（凭证分册）宜用会计账务专业版V6.0可以按凭证分册对凭证进行汇总，因此凭证分册实际上也就是凭证汇总表。说明：总账的登记依据是凭证汇总表 如果本月不进行分册，在结账时，系统自动分册（只为一册）。当本月未结账时，您可以根据需要再重新分册，每一分册的起始凭证号和终止凭证号可以由您自己定义。 凭证分册屏幕左侧是所有的凭证分册记录，右侧是当前分册的凭证汇总表。用鼠标单击每一分册记录时，屏幕右侧就显示出相应的凭证汇总表，凭证分册的格式可以通过相应的功能按钮切换。切换会计期间切换分册号指定汇总的科目级次凭证分好册以后，以后还可以再进行调整，只要修改起始凭证号就可以。保存要分册的凭证起止号如果要重新进行分册，点击清除分册当前分册的凭证汇总表已分册的凭证册号6、凭证引入引出把某一账套指定会计期间的凭证用专用格式引出，便于保存或用于其他账套进行凭证引入。凭证引出：首先选择要引出凭证的会计期间（全年或指定期间），其次是选中要引出的凭证，点击引出后，输入要引出的文件名。凭证引入：首先选择要引入的凭证文件，其次要选中要引入的凭证，再次选择引入的会计期间。（如果选择会计期间是全年，则按要引入凭证的会计期间引入，如果指定其他会计期间，则按指定的会计期间引入）注意：引入中，如果引入的会计期间存在相同的凭证编号，则新引入的凭证编号自动增加。7、凭证工具箱可以自动更改凭证编号，使得凭证号连续利用凭证工具箱的功能可以：检查断号，自动理顺凭证编号，插入凭证等。凭证工具箱还可以删除指定的凭证，请你慎用这些功能。不建议你使用批量更改功能，因为对计算机不太熟练的用户容易出问题。检查凭证：因为系统断电、人为的非法操作等原因，可能会导致系统中有错误的凭证存在。检查凭证的对话框中列出了所有可能的凭证错误，您可以选择检查哪些项目。如果系统发现某些凭证存在错误，那么系统会在检查结束后列出有错误的凭证清单。对于这些存在错误的凭证您可以按下纠正错误按钮来纠正这些错误。例如科目号不存在、存在空凭证、凭证号错误等等。凭证号维护：首先要指定维护凭证的会计期间及凭证号，再选中要执行的相应功能，点击修改、插入、删除等相关按钮进行凭证号的维护。凭证批量操作：建议：1、对账套数据不熟悉的用户，最好不要使用该功能。输入要替换后的内容选择或输入具体要替换的内容选择要替换凭证中的项目，如摘要、科目编码等 2、批量操作前，备份数据库第九章 账 薄仿真手工账簿，智能化的显示输出，自动调整栏目宽度，支持彩色打印。系统集成所有账表功能，总账、明细账、多栏账、数量账、辅助账以及余额表一体化输出。 支持穿透式查询凭证，直接从账簿中查阅所有相关凭证。账薄目录双击可以看看账套账薄分类立即显账功能，同时严格区分记账与未记账凭证（明细分类账）结账与结账（总分类账），其中未记账凭证或未结账月份在账簿中以绿色字体显示，而记账凭证以黑色字体显示。（如下图）总账：1、名词解释 总账是对核算单位的全部经济业务，按照规定的总账科目进行分类登记的账簿。它可以全面地、总括地反映经济活动情况，并为填制会计报表提供资料。明细账是分类登记核算单位某一种资产、资金、费用或收入的详细变动情况的一种账簿，它可以提供各类经济业务的详细资料，对于加强核算单位经营管理提供详细的信息资料。现金日记账是按照现金收付业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登录的账薄。 银行日记账是按照银行收付业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登录的账薄。2、操作说明A、明细账与总账 进入账簿以后，首先看到就是分类账簿总目录。这里列出的是所有科目的代码及每一个科目的账簿种类。双击选中的科目，就可以查看相应科目的账簿。每一个科目默认有总账和明细账两种显示方式(三栏式)，如果想指定其他的账簿显示形式，可以回到建立账簿中的科目设置处，修改相应科目的账簿形式然后重新回到账簿目录中，您就会发现相应科目的目录下已经增加了您所指定的账簿形式。 选择账薄查阅期间的方法：按功能键期间，或点击账页右上角所示会计期间，选择账薄查阅期间的窗口就会出现。如果此科目设有辅助核算，那么在账页的左上角会出现辅助核算字样的下拉框。同样，选中辅助核算下拉框的项目，这样您就可以查看辅助核算明细账或总账了。在明细账中，在相应的明细账分录上用鼠标双击或按功能键相关凭证就可以看到对应那一笔分录的凭证。穿透式查询的凭证也可以打印。 在明细分类账中,将蓝光条点在相应的明细账分录上,指向功能键对方科目可查看与此科目同一凭证的对方科目,单击此键可进入对方科目的总分类账或明细分类账.B、辅助核算账 进入账簿以后，用户看到的是分类账簿总目录。在这里用鼠标点击屏幕左上端功能键“辅助核算账”，这里列出的是所有辅助核算科目的账簿目录，包括客户、部门、单位、分类科目。简单地说，在建立账簿处指定为辅助核算项目的科目都在这里集中显示，方便用户查询使用。用鼠标双击，就可以查看相应辅助核算科目的账簿。C、账薄的打印及设置打印选中的账薄，在账薄目录中，选中要打印的科目，点击鼠标右键，选择打印打印选中的账薄，出现如下窗口：点击打印，即可打印选中的账薄。特别提示：在打印选中的账薄前，请设置账薄的查阅期间及账薄打印设置。特别注意：系统不打印无余额及发生额的账薄特别推荐：如果打印全年账薄，请到 账薄目录（批打印）模块内打印。（打印全年账薄时，如果第12期不结账，则有余额的账薄不打印结转下年字样）账薄打印设置：推荐设置为默认值，字体设置与凭证打印设置一致。3、科目余额表科目余额表在本系统中中具有十分独特和灵活的作用，它可以视为明细科目来进行管理。为了提高对科目余额表的利用程度，以科目余额表为依据，全面反映所涉及科目的每一个会计期间的期初与期末余额以及当月发生额。余额表的内容与格式可以选择。 系统默认的格式是显示年初数、期期余额、当期发生额、当期累计发生额，按下鼠标右键在“显示格式”中可以取消经常不使用的项目。 系统默认的显示内容是本位币的余额，同样可以按下鼠标右键选择查看数量余额或是其他其他辅助核算余额。 总账余额表只显示有余额的科目。这里也可以查看单个科目的余额及发生额情况，在相应的科目上点鼠标右键，选择转下级就可以了。 查看下级科目的余额：把蓝色光标移到相应的科目上，然后按下转下级按钮就可以查看这个科目所有明细科目的余额(如果这个科目有下级科目的话)，然后通过转上级又可以切换回去。 查看辅助核算余额表：科目余额表工具栏上，用鼠标点击辅助按钮，系统会弹出一个选择辅助核算项目的下拉式菜单。通过选择核算项目可以查看相应的辅助核算项目余额表。 查询余额表可以任意选择会计期间。注意事项： 注意：如果发现余额表或账簿的金额可能有疑问，请到账务处理中重新登账。4、设置账薄的查阅期间系统默认为当期，您可以指定为全年或起止期间。5、账薄目录（批打印）此功能也是本软件特色功能之一，主要是生成账薄目录及全年账薄连续打印。如下图：操作步骤：第一步：设置账薄查阅期间第二步：设置账页打印格式（如果已设置，可以调过第二步）第三步：计算页号第四步：选择编辑 删除无发生额及余额 的科目第五步：选择编辑 全选第六步：选择账页打印 打印第七步：可以根据需要打印账页目录注意：在连续打印之前，最好先进行账薄预览。 如果总的账页数太多，您可以选择账薄类型和账薄形式。更多操作，请看账薄操作录像 账薄.exe第十章 账务处理一、登账登账就是对凭证进行记账的过程。如果不及时登账，凭证虽然可以在账簿上反映出来，但是因为没有登记余额及发生额，所以余额库实际上并没有反映您所做的凭证，所以登账工作一定要及时进行。登账可以选择会计期间进行，如果您对账簿上某个月的余额或发生金额有疑问，可以把选择会计期间重新登账。登账这个过程可以反复进行多次。登账可以选择一个截止日期，不必登记每个月的全部凭证。可以选择只登到某一个日期为止，这样您在实际的操作过程中就有相当的灵活性。二、结账结账标志着一个会计期间的工作结束，进行结账时，系统将本期的月末余额结转成下一个月的期初余额。如果您已在下一个会计期间的做了凭证，那么结账后，您还需要重新登账。结账之前必须对本期所有凭证进行审核，系统会显示本期所有未经审核的凭证。如果有未经审核的凭证系统将不允许结账。如果您希望结账后进入下一个会计期间，请选中月份自动加1这个选项。已经结账的会计期间不允许录入、修改凭证。三、万能转账万能转账主要是用来设置常用的转账凭证及执行转账功能万能转账：每到月底，单位都要做一些固定科目的转账凭证，如把费用等损益类科目结平等等，这些基本上都是一种重复劳动。使用万能转账可以定制一些固定格式、固定科目的转账凭证格式，让系统自动替您制作转账凭证。大黄蜂的万能转账可以实现一对多、多对一甚至多对多的转账关系，也就是可以灵活制作多借多贷的转账凭证；可以转总账科目；可以分分核算项目转账；可以有多个转入科目，转入金额可以自动分配。进入万能转账可以看到已有的转账凭证的列表，您可以通过功能按钮进行增加、修改、删除转账凭证等等