时间管理四象限法则课件

时间管理之四象限原理 你是否有时间管理不良的征兆 看看以下这些问题 你是否同时在进行几件事 但似乎无法全部完成 你是否因为顾虑其它的事情 而无法集中精力来做目前的事 如果学习被中断 你是否特别生气 你是否每天回家的时候都是筋疲力尽 又觉得好像没做什么事情 你是否觉得老是没有什么时间做运动或者是休闲 甚至是只是随便玩玩都没有时间 对于以上的这些问题 只要有两个回答是 是 的话那你的时间管理就有问题了 我们经常遇到这样的问题 1 电话又响了 有急事的 请示的 投诉的 朋友聊天的等等都是不得不接的电话 可是 手头上正在写一个计划 一个上午了 还没写几个字 2 最近老师分配了好多事情需要做 我都不知道怎么办 这个也说马上要交 那个也说马上要交 我又不是三头六臂 3 整天就像消防车 哪里有火情就往哪里赶 可是天天忙救火 就没有时间静下来想想 火灾 从哪里来 四象限 法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论 把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分 分为四个 象限 一 既紧急又重要 如客户投诉 即将到期的任务 财务危机等 二 重要但不紧急 如建立人际关系 人员培训 制订防范措施等 三 紧急但不重要 如电话铃声 不速之客 部门会议等 四 既不紧急也不重要 如上网 闲谈 邮件 写博客等 重要性 紧迫程度 二 重要但不紧急 一 重要而且紧急 四 不重要且不紧急 三 不重要但紧急 重要性 紧迫程度 二 重要但不紧急1 准备工作 编制计划 维持关系 2 去拜访VIP客户 3 计划给员工进行培训 4 回访客户 一 重要而且紧急1 紧急状况 迫切问题 限期完成 2 一会儿要参加重要会议 3 与客户沟通要做合同 4 准备事项 四 不重要且不紧急1 处理一般性文件 2 看电视消磨时光 3 归档本周所有文件 三 不重要但紧急1 造成干扰的紧急事件 2 打若干个沟通的电话 3 帮助客户解决一个难题 第一象限 没什么好说的 立即去做 我们工作中的主要压力来自于第一象限 其实第一象限80 的事务来自于第二象限 重要但不紧急 没有被处理好的事情 也就是说这个压力和危机是自己给自己的 所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的事情才能使你的压力减缓 很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足 而变成迫在眉睫 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于 重要但不紧急 第二象限的事情转变过来的 这也是传统思维状态下的管理者的通常状况 就是 忙 第二象限 有计划去做 不能因为不紧急就不去解决它 我们应该第一时间将任务进行分解 然后一个一个解决 并制定时间表 在规定的时间内完成就不会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去 荒废这个领域将使第一象限日益扩大 使我们陷入更大的压力 在危机中疲于应付 反之 多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力 缩小第一象限的范围 做好事先的规划 准备与预防措施 很多急事将无从产生 这个领域的事情不会对我们造成催促力量 所以必须主动去做 这是发挥个人领导力的领域 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志 建议管理者要把80 的精力投入到该象限的工作 以使第一象限的 急 事无限变少 不再瞎 忙 第三象限 尽量别做 当你疲惫的时候 可以通过一些不重要的而且不紧急的事情来调整戏台和身体 但是不要在这个象限中投入过多的尽力 否则就是浪费生命了 但我们往往在忙得焦头烂额 不得不到第四象限去疗养一番再出发 这部分范围倒不见得都是休闲活动 因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的 然而像阅读令人上瘾的无聊小说 毫无内容的电视节目 办公室聊天等 这样的休息不但不是为了走更长的路 反而是对身心的毁损 刚开始时也许有滋有味 到后来你就会发现其实是很空虚的 第四象限 交给他人去做 第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头 最好的方法是放权交给别人去做 或者通过委婉的拒绝以减少此类事务的发生 表面看似第一象限 因为迫切的呼声会让我们产生 这件事很重要 的错觉 实际上就算重要也是对别人而言 我们花很多时间在这个里面打转 自以为是在第一象限 其实不过是在满足别人的期望与标准 重要性 紧迫程度 二 重要但不紧急65 80 一 重要而且紧急20 25 四 不重要且不紧急 1 三 不重要而且紧急15 成功的时间分配管理 案例 时间管理分身有术 计划事情的先后小李是班级的学习委员又是校学生会的干部还是文学社的骨干 平时总是需要面对许多的学习与工作任务 那是一个周二的早晨 小李刚走进校门 便碰到几个邻班的好朋友 他们对小李说 今天吃完中饭12 15 我们一起去图书馆看体育杂志啊 听说新的一期又到了 可踏进班级之后又看到教室黑板上写着 今天中午12 20 13 10学校进行 英语百词竞赛 他这才想起自己是班里推荐的10位参赛选手之一 这时门外突然一个学生会的干部找上来说 小李 团委温老师让你今天中午12 30召集大一年级全体学习委员开会 商量明天演讲比赛的事情 他也要来参加的 刚坐到位子上 文学社的社长跑进来来对他说 今天中午12 35我们文学社成员碰个头 商量一下周六外出采访的事 你可有主要采访写作任务啊 社长刚走 老师走进教室 对同学们说 今天中午我们12 25集中 讲一下上节课的作业 错的很多 只有小李等几个同学做的不错 小李一听 顿时觉得 今天怎么这么多事情都凑到一起了啊 于是 案例分析 如果你是小李 那天中午你选择去做那件事情 为什么 有什么办法可以把这五件事情中的内容都安排好 信息提炼 今天中午要做的事情1 12 15看体育杂志2 12 20学校英语百词竞赛 班级10位推荐选手之一 3 12 25作业讲评 自己做的不错 4 12 30召集学习委员开会 关于明天演讲比赛 5 12 35文学社商量周六采访的事情 由主要内容 方法 1 我必须要做的 且不能耽误的事情 重要紧急的事情2 可以让别人帮主做的 但不能耽误的事情 紧急的事情3 我必须要做 但有充足时间的事情 重要的事件4 可做可不做的事情 不重要不紧急的事件5 重复 价值不大的事情 可以放弃的事件 争分夺秒 重视事件的目标 1 2 3 4 5 参加学校英语百词竞赛12 20 13 10 寻找协助开会的人并告知其会议内容与要求 明天演讲比赛 与文学社社长商量另定讨论时间 周六外出 向老师请假 告诉好朋友下周一中午再一起去看体育杂志 总结 用计划 超越 时间 我们的原则是 首先考虑做好重要紧急的事情 其次安排好紧急的事情 自己做好重要的事情 放弃重复 价值不大的事情 最后考虑不重要 不紧急的事情 争分夺秒 重视事件的目标 作业案例 某人一周的事务清单 临时参加各部门协调会 解决客人投诉 编写下个月部门员工排班 归档大堂副理本周所有文件 去拜访VIP客人 计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训 陪朋友买手机 向上次联系的客户询问产品使用情况 搜集反馈资料 核查下午客人信用额度报表 发传真取消客人预授权 打若干个沟通的电话 核查当日所有挂账账单及其消费小单是否准备齐全 保安员报告有两客人在停车场打架斗殴 去当当网购买最近很火的一本书 杜拉拉升职记 帮助一名新同事解决系统