专案管理-PM PPT课件

1 專案管理 追求資源效率的 極大化 廖國明1999 9 11ver 1 01999 9 13ver 1 11999 10 24ver 1 2 Time Cost Performance 策略 經營 技術 製造 行銷 Technology 管理 Resources PM 2 專案管理 內容零 前言壹 專案管理的成因貳 專案管理的內涵參 專案管理肆 專案的組織管理伍 專案的支援管理陸 專案管理注意事項柒 結語 3 專案管理 前言 專案管理是什麼 專案管理要管的又是什麼 什麼時候須要採用專案管理 專案是否一定比正常組織有效 如何做好專案管理 等等一連串的問號 是否您也困擾過呢 成也蕭何 敗也蕭何 專案並非萬靈丹 無往不利 目的說 結果論 確定方向再配合有效的管理 才能隨心所欲 隨著目的之不同 專案呈現的面貌是多樣化的 如國家有 提昇國家競爭力小組 國家發展會議 企業有 組織再造 投資專案 建設公司有 房屋促銷專案 百貨公司有 週年慶專案 等等 林林總總 大大小小 各有其特色 但深入探討後 可以發現到 管理的原理原則卻都大同小異 因此可知專案之管理 著重於原理原則的管理 此一關卡打通 任督二脈暢行無阻 則專案管理也就如囊中取物 把玩之間盡其在我 4 專案管理 二十一世紀企業經營的課題 唯一不變的真理 變 企業面臨的兩難 創新 與 內控 建構競爭三要素 Information Technology Innovation 123 內控 創新 變 5 專案管理 新五四運動 四大變革 流程變革 同步工程 標竿學習 智商變革 四大中心 以人之品質為中心 以知識基礎為中心 以產業分工為中心 以顧客權益為中心 四大覺醒 權力下放 利潤分享 終身學習 做對的事 四大短命時代 短命組織 短命組合 短命產品 短命市場 四大趨勢 全球大企業的整合 全球經濟的不確定 區域與集團之競爭 組織解體論之發展 6 專案管理 567 五項修煉 自我超越 心智模式 共同願景 團隊學習 學習性組織 管理六要素之再設計 方針 目標 業務基準 管理基準 評價基準 效果基準 7S的再出發 Structure System Strategy Staff Style Skill Sharevalue 7 專案管理 追求資源效率的 極大化 8 專案管理 壹 專案管理的歷史與成因一 專案管理之發展成因 一 科層式組織管理僵化 二 PLC TLC大幅縮短 三 生產導向 行銷導向 四 市場變化快速二 專案管理之適合對象如右圖所示 越是複雜 且動態的領域 專案管理的需求度越高 同樣專案管理的價值地位也越高 任務類型 複雜 單純 動態 靜態 經營環境 專案管理之需求度 價值 高 低 專案管理 三 常見專案的種類 一 土木工程 建築工程 石化 礦業 開發專案 二 公共工程專案 三 新產品開發專案 四 管理性專案 五 研究發展專案 學術性專案 六 政府專案 週年慶專案 10 專案管理 貳 專案管理的內涵一 專案管理的定義特定的期間內 針對特定的任務與目標 以別於正常組織的運作 採取隨機編組 以有效的發揮資源 人 物 金及時間 期待達成任務需求 品質 時間 預算 的活動 二 專案管理與產品經理的稱謂PM ProgramManagementPM ProjectManagementPM ProductManagement 11 專案管理 三 何謂專案管理運用 規劃 時程 執行及控制等活動 於專案活動中 進行各功能部門的垂直及水平之串聯整合 有效運用有限資源 達成專案之任務與目標 係運用團隊合作來達成企業之特定任務之管理模式 主要含蓋下列四個層面 一 戰術層面 二 管理層面 三 技術層面 四 經理層面 財務 12 專案管理 四 專案管理的任務 一 追求有限資源效率極大化 二 達成專案 Q C D 目標 三 彌補正常組織彈性的不足 四 快速變化環境的應變之道 五 突破組織運作複雜化的困境 13 專案管理 五 專案管理的特性 專案管理 明確的目標及規範 特定期間 新穎性 不確定性 跨領域 資源耗用大 目標的矛盾性 有限資源 14 專案管理 六 專案管理的重要性 一 整合化 系統化的發展趨勢 二 商品生命週期大幅縮短 三 需求變化呈現多樣化及個性化 四 CrossFunctionalTeam之需求 五 組織效率化之競爭環境 六 顧客滿意度之經營趨勢七 專案管理之再定義 一 專案管理是目標導向的活動 二 專案管理是以Q C D為目標 三 專案管理是以4M2S為手段 四 專案管理是TeamWork 4M2S Man Material Machine Method Space System 15 專案管理 八 專案管理的內涵 一 組織 專案組織型態 矩陣式 專案式 功能式 二 規劃 提案 人 物 金與事業性的計劃 三 控制 依據規劃案 如何於規劃時程內完成規劃之內容 所採取的專案推進活動 1 控制的對象 人物金及計劃之活動狀況2 控制的方式 會議 報告及審查會等3 控制的工具 常用的有甘特圖 要徑分析法 CPM 及計劃評核術 PERT 及網路分析法 四 技術 新穎性 延伸性 市場性 領導性等 五 人力資源 工作分配 績效考核 激勵等 六 資訊管理 管理資訊與開發支援環境 七 組織文化 共同價值觀之建立 16 專案管理 概念形成 專案研究 專案評估 專案選擇 定義目標 計劃 計劃 3H 時程展開 控制 執行 連結 預算 調整 分析 專案終結 調整 專案展開 專案評估 7W 參 專案管理一 專案管理展開 專案執行 進度管理 作業分析 課題評估 Kickoff 17 專案管理 1 確定目標 確定目標 專案規劃 專案控制 專案終結 2 作業分析3 工時分析4 網路規劃5 日程計劃6 負荷評估7 預算編列8 課題評估 9 進度管理 10 終結報告 二 專案管理的十大步驟 18 專案管理 一 確定專案目標1 設定目標 1 專案定義 2 定義專案範圍 3 製作專案規格 4 決定專案變數 5 製作事業計劃 6 製作專案管理表2 確定專案成果 Output 19 專案管理 3 確定專案目標流程 掌握真正的需求 決定成果指標 決定優先順序 製作規格書 決定專案管理規程 決定變更管理程序 製作專案檔案 20 專案管理 4 確定專案目標的SMART原則 S Specific具體的M Measurable可衡量A Action行動派R Realistic現實的T Time明確的 21 專案管理 三 專案規劃 一 專案規劃1 規劃的意義 WhatisPlan 2 規劃的目的 WhyNeedPlan 3 規劃的結構 Which 4 規劃的內容 7W3H 5 規劃的工具 WhatforPlan 6 專案企劃人員的企劃能力7 專案規劃的注意原則8 規劃之IPO Input Process Output 22 專案管理 1 規劃的意義規劃為管理之五大功能之一 且居首位 如果說管理源於規劃也不為過 殊不論組織 人事 領導 控制皆從規劃而來 規劃是運用系統分析與系統整合的概念 加以組織發展而來 其特點為 1 建立一個組織與個人之共同目標 2 規劃必須時時考慮到不確定性狀況 3 規劃為智慧與經驗之結晶 4 規劃係在處理未來的事情 5 規劃必須生活化 常存在且屬持續性的 23 專案管理 2 規劃的目的 1 消除不確定性2 作為管理工具3 資源有效配置4 建立共同目標 資源配置 建立網路 提案書 分析QCD 24 專案管理 3 專案規劃的結構專案規劃 隨不同性質之專案有不同之結構 但以專案之規劃而言 則不外乎由以下之各要素所組成 1 成本與預算 2 技術規劃 3 時程規劃 主系統與子系統 4 人力資源規劃與運作方法 5 管理程序 專案管理規程 6 品質保証 7 組織規劃 25 專案管理 4 規劃的內容前面提到 規劃透過分析QCD 資源配置 建立網路及提案書之四大途徑 以達成不確定性的消除 管理之依據 資源之有效配置及建立共同目標等四大目的 因此規劃的內容也就是確認如何滿足上述目的事項 其必須涵蓋7W3H 亦即所謂的規劃的7W3H 1 7W Why What When Who Whom Which where 2 3H HowMuch Cost HowMany Benefit Howtodoit 26 專案管理 Why 理由基本綱領任務 期望背景 環境需求 技術 What 目標主題基本機能性能QCD課題 When 時間時機期間時程期限預測 Where 環境市場通路區域 Who 行銷流通製造負責主體 Whom 消費者使用者對象買方接受者 Which 替代案附屬案次佳案 HowMuch 價格 成本投入 產出綜效 成果達成度效益附加效益 HowMany 負面效益問題點業務量工程量工時數據 統計 Howto 具體實施案詳細計劃案現實案規格戰略戰術 7W3H架構與內容 27 專案管理 3 專案規劃的內容總而言之 規劃最主要之目的在於決定做什麼 由誰做 何時做及如何做 以釐定相關職責 主要內容有以下九點 目標 在規劃期間內欲達成之任務指標 計劃 為達成目標所採取的施策手段 時程 目標達成所需要的時限 起始與終了 預算 達成目標所需要花費的成本 預測 專案期間內可能發生的狀況 組織 為達成目標所採取的運作模式 政策 作為決策與專案成員之行動指導 程序 執行政策的詳細手段 標準 定義出適當且可被接受的績效標準 28 專案管理 4 專案規劃的工具 1 預算規劃 成本與費用 預算編列表 財務分析表 成本分析表 預算動支計劃表 感度分析表 2 時程規劃 甘特圖 CPM PERT 里程碑 MileStone WBS WorkBreakdownStructure 負荷要因圖 29 專案管理 5 專案規劃企劃人員必備能力 企劃能力 組織能力 創造能力 情報能力 洞察能力 結構能力 表現能力 說服能力 30 專案管理 6 專案規劃的注意原則 1 專案規劃過程 應集合各相關部門之人員 以避免 你規劃 我執行 時造成的配合不佳情形 2 設定目標後才開始規劃 以避免短視症發生 3 為專案經理人設立目標 4 保持彈性 充份運用溝通及快速回應 5 儘量要求高層主管之加入 6 注意費用支出計劃 7 對規劃內容詳加檢討 以降低過份樂觀所帶來之風險 8 多方面參考規劃的資訊來源 9 大處著眼 不要變成救火隊長 31 專案管理 二 作業分析1 WBS WorkBreakdownStructure運用系統圖的原理 將專案的必要作業 依層級分析 將專案業務細分化 再針對個別業務 評估業務量 及製作實施計劃的方法 原則上WBS的工作項目完了 即代表專案完成 亦即WBS中未列出的項目 就不屬於專案活動的項目 32 專案管理 2 作業分析 WBS 圖 Project 第一層 第二層 第三層 33 專案管理 3 作業分析整理 34 專案管理 4 業務規格書 FunctionalSpecification 專案名稱 專案經理 製作日期 業務編號 業務內容 負責人員 業務說明 業務產出 績效判斷基準 前提條件 35 專案管理 三 工作分配 Jobassignment 1 專長評估 林一周二張三李四王五吳六 設計師 電氣技術士 網路工程師 總務 總務 36 專案管理 2 業務分配 No 業務內容 PIC 林一 周二 張三 李四 王五 吳六 A1 變更辦公隔間 王五 B1 配管線 李四 B2 照明與設備 李四 C1 通信網路 張三 C2 數據網路 周二 C3 電腦裝置 林一 D1 設計 王五 D2 議價 王五 D3 發包 王五 D4 隔間 王五 D5 辦公桌椅定位 吳六 P S S S S P S P P S P S P S S P P P P P S S S S S S P PrimeS Support S 37 專案管理 四 工時分析1 工時評估模型 I 變數1 變數2 變數5 變數4 變數3 基準業務量 歷史實績值 預估業務量 38 專案管理 2 專案工時評估模型 II 預估業務量 資源投入對工時有所影響 變動時間 固定時間 變數6 Yes No 39 專案管理 3 業務分配與工時評估 No 業務內容 PIC 林一 周二 張三 李四 王五 吳六 A1 變更辦公隔間 王五 B1 配管線 李四 B2 照明與設備 李四 C1 通信網路 張三 C2 數據網路 周二 C3 電腦裝置 林一 D1 設計 王五 D2 議價 王五 D3 發包 王五 D4 隔間 王五 D5 辦公桌椅定位 吳六 P S S S S P S P P S P S P S S P P P P P S S S S S S P PrimeS Support單位 週 工時評估 4 5 1 5 1 0 1 0 1 5 6 0 2 0 0 6 0 3 1 5 1 5 需求工時 4 5 2 0 0 8 0 8 1 2 7 5 2 5 0 6 0 3 2 0 1 5 2 5 0 5 0 5 0 5 0 5 1 0 0 5 0 5 0 5 S 0 5 0 5 1 0 0 5 3 0 1 5 1 5 1 5 0 5 0 5 0 1 0 2 0 1 1 0 0 5 0 5 0 5 0 5 21 4 23 7 40 專案管理 五 網路規劃1 網路建構 專案開始 A1變更隔間 B1配管線 C1通信網路 C2數據網路 B2照明與設備 D2議價 D1設計 D3發包 D4隔間 C3裝置電腦 專案結束 D5辦公桌椅 4 5 2 0 2 5 0 6 0 3 2 0 1 5 0 8 0 8 1 2 7 5 41 專案管理 2 CriticalPath分析 1 專案總共需要多少時間 2 每個業務的開始與終結 3 是否仍有調整餘地的業務 4 整個專案中哪個作業最易產生遲延 5 確保專案時程的最佳方法 42 專案管理 六 專案時程管理1 專案時程管理之重點 1 目的導向 以 Why 來引導 2 手段管理 以 What How 來定義手段 3 負荷管理 能力不等於人力 4 設定中間目標與查核點 5 工具運用 甘特圖 PERT CPM 43 專案管理 2 影響專案時程的要素 1 需求定義不清楚 2 人力負荷掌握度不足 3 重點指向管理 4 自主管理能力不足 5 缺乏中間目標及查檢 6 界面管理不足 7 管理工具未能有效運用 8 未做好事前管理 44 專案管理 業務項目 101112123456789 一 提出規格二 計劃圖完成三 模具圖完成四 模具發單五 試作組立 3 專案時程管理例 I 目的管理法 適用於專案總時程 45 專案管理 業務項目 101112123456789 一 提出規格 規格討論 規格確認二 計劃圖完成 技術討論 前機種問題整理 架構確立 界面確認三 模具圖完成 廠商技術確認 製造條件確認四 模具發單 設計審查 生產準備確認五 試作組立 4 專案時程管理例 II 手段管理法 適用於各節點之管理 46 專案管理 5 製作專案日程表 甘特圖 業務項目 時程 週 A1B1B2C1C2C3D1D2D3D4D5 47 專案管理 6 甘特圖的製作要點 1 製作一矩陣圖 橫軸表時間 縱軸表業務項目 2 時間軸依實際需要以日 週 月 年表示之 3 依規劃的網路圖將各業務項目填入縱軸 4 依網路結構製作時間表 5 計劃線通常以虛線表示之 實線表示實績線 6 每項工作前後以三角標誌表示起始與終結 7 各項業務間以箭號實線 連結標示關聯 8 甘特圖的製作有銜接工作 同步開始 同時結束三種類型 48 專案管理 7 甘特圖的特點 1 將專案的全部業務活動列出 一覽無遺 2 可以清楚 簡單的看出各業務的工時及總工時 3 任何業務的起始與終結 可以一目了然 4 可以簡單的看出業務間的空檔 提出改善方案 5 進度管理上 可以簡單掌握CriticalPath 6 計劃與實績對比 可以掌握專案的進度 7 可以簡單的看出專案任何時點的進度與差異 49 專案管理 8 專案時程規劃與管理上的重點 1 採取減法法則制定專案時程 2 配合Milestone與Criticalpath管理專案 3 消除各業務間的銜接空檔 4 運用同步工程 縮短閒置時間 5 Q C D的取捨 必須謹慎為之 6 時程遲延時的處理必須以要因追究為首要 7 時程遲延時非以順延處理之 應思考挽救方案 50 專案管理 七 專案的預算編列1 專案的預算科目 1 人事費用 2 設備費用 3 材料費用 4 管理費用 5 外包費用 6 顧問費用 7 預備金 51 3 專案預算管理 1 專案預算實施原則 效率化原則 質量管理原則 彈性管理原則 2 專案預算管理週期 月度別管理 階段別管理 3 專案預算管理工具 專案預算管理報告表 專案報告表 專案管理 52 專案管理 八 專案風險評估1 抽出可能引起專案失敗的要因 1 時間 時程遲延 Criticalpath的業務 同步先行作業的後續活動 Float少的業務項目 工時評估樂觀的項目 對外部依存度高的作業 預計外的業務項目 53 專案管理 2 資源 人 物 金a 人 只有一個人負責的業務 很多人負責的業務 必須要特殊技巧的業務 技術能力不足 生病或新人輪替b 物 設備的品質問題 材料的品質問題 設備的稼動率 c 金 預算不確定 預算優先順序變更 人事費用高漲 54 專案管理 3 專案規模 品質 顧客要求變更 專案行程遲延引起預算不足 發生品質不良現象 55 專案管理 2 研究及評估風險要因 發生頻率 影響度 高 低 小 大 適當判斷 不於理會 預防對策發生時對策 發生時對策 56 專案管理 3 決定關鍵時刻及預防對策 1 預防對策 事先防範措施 2 發生時點對策 風險發生時減低受害的對策 3 關鍵時刻 觸動風險發生對策的板機 57 專案管理 4 風險評估案例 風險要因1 供應商對交期理解不足2 供應商以其他顧客為優先考量 關鍵時刻1 供應商遲延2 供應商未來電照會3 供應商取消定期聯繫會議 預防對策1 將要求明確地以書面提出召開定期會議以掌握狀況2 再度交涉交貨條件 發生時對策1 尋找替代供應商2 檢討出貨的替代方案3 以交貨遲延會影響專案完成思考對策 58 專案管理 明確專案目標 業務分析 工作分配 工時評估 網路建構 計劃圖 網路表甘特圖 負荷表 Criticalpath 資源負荷表 風險評估 專案計劃變更 承認 九 計劃整理1 專案整理 59 專案管理 2 Projectfile的內容 專案說明書 規格書 工時評估表 日程表 甘特圖 工作負荷表 預算 風險評估與對策 TAP Reportingplan StatusReport 專案變更管理手冊 專案變更需求單 專案重要事項 60 專案管理 肆 專案的組織管理一 專案的組織規劃 一 專案組織的意義1 有特定目的2 臨時編組3 組成份子來自不同功能部門 二 專案組織之限制條件1 必須有特定目的2 其任務為非常態性且不熟悉者3 活動之各個環節多且複雜4 風險度高 61 專案管理 二 專案之組織管理 一 專案之組織管理1 管理重點 1 激勵 2 考核 3 紀律 4 協調 5 衝突管理2 管理原則 1 職能負責原則 2 組織效率化原則 3 協調溝通原則 利用非正式化組織 4 組織運作彈性原則 Vision 價值觀 Strategy 62 三 專案之人力資源管理專案之人力資源管理主要管理重心有四 其分別為溝通 領導 激勵以及衝突管理 1 溝通 專案主管之溝通對象有事業部主管 專案顧客 直線主管及專案成員等四個主要個體 而溝通之主要目的在於 1 尋求專案成員一致的共同目標 共同價值觀 2 求取有限資源的最佳配置 3 透過專案推進 以事前管理手法 確保專案績效 4 協調因組織任務差異所產生的衝突 問題共有 專案管理 63 5 建立良好溝通的技巧a 真情流露b 展示出確認的態度舉止c 說話過程中 不要隨意中斷對方d 節制說話的內容e 適時提出問題f 互相信賴g 開放胸襟h 多了解I 誠實對待 專案管理 64 2 領導 讓別人動的藝術 1 沒有尚方寶劍的巡府 2 資訊的傳遞者3 激勵 管 事 理 人 1 專案經理人之自我激勵 2 專案成員之激勵 專案管理 65 4 衝突管理衝突的成因a 資源有限b 價值差異c 方法不同d 工作性質e 個別差異f 人格特質g 性別因素h 溝通障礙i 領導風格與組織氣氛j 競爭與壓力 專案管理 66 四 專案之人力資源規劃1 專案之人數 專案組成人數從幾個人到幾百個人不等2 專案組織之用人考量 專業能力 人材來源 組織結構 專案管理 67 3 專案經理人的選用 唯才是用4 專案經理人的ABC管理 1 A Authority 有責無權Ability 人格特質與能力 2 B Baseline Boundariesa 專案成員b 專案時程與Milestonec Mission Targetd 相關部門或組織e Domainf 限制條件g Systemconversionh Issues 專案管理 68 3 C Control A 三大任務 a 已完成的業務b 尚未完成的業務c 如何讓未完成業務依計劃完成B 善用方法與工具C 控制要項a 不讓成員閒置b 減少勞役不均現象c 用最佳人選打最難打的仗d 讓成員懂得自主管理e 善用檢討及問題解決方法 專案管理 69 五 專案經理人之必備條件1 專案經理的人格特質 1 技能面 人際溝通 企業管理 規劃能力 時間管理 問題解決 分析整理 決策能力 推銷能力 創新領導 整合能力 判斷能力 2 個性面 誠懇正直 機警敏捷 彈性適應 具企圖心 興趣廣泛 穩重熱心 3 其它面 通才 組織訓練 學習性 專案管理 70 2 專案經理人必備能力 1 管理能力 2 決策能力 3 溝通能力 4 人際關係能力 5 領導統御與團隊運作管理 6 組織現象分析能力 7 與專案相關的專業技術能力3 專案經理人應有