档案管理制度.doc

集团文件档案管理制度一、目的为加强文件档案管理，规范集团文件档案的收集、归档程序和方法，确保集团档案的完整性、准确性和系统性。提供符合集团需求和保证管理体系有效运行的证据。二、 适用范围适用于集团及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、 术语和定义 （一）档案：指集团过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。（二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、 职责（一）法务部1、负责集团档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导其它部门档案管理；2、建立健全集团档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管集团的档案和其他资料；4、负责集团档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保集团档案的安全；5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员1、负责在工作变动时，做好或协助文件资料移交工作，并及时通知法务部；2、向法务部移交合同或文件资料原件或复印件；3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、储存、保管、利用、归档；4、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；5、各部门档案主管人员负责部门档案的管理，各部门负责人负责对部门档案管理监督检查；6、各部门在签约合同时，应至少留存一份原件交于档案管理部门备案。五、 工作程序（一）档案资料的收集1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录（附件1）。2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制文件档案移交目录（附件5），归档移交时间为每月30日前向档案部移交。3、档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见档案分类编号表（附件6）（二）档案资料的日常管理1、电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。2、文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录（见附件1），以便检索利用。3、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。（3） 档案级别分类1、档案保密信息的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。（1）绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害，主要包括：公司的发展规划、经营战略、客户信息资料及相关内容、交易系统信息数据、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书、未开标的投标文件、未公开的重大投资决策、尚未确定的公司重要人事调整及安排等，以及按档案法规定属于绝密级别的各种档案；（2）机密是重要的公司秘密，泄露会使公司利益遭受到严重的损害，如、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等，以及按档案法规定属于机密级别的各种档案；（3）秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受损害，如公司人事档案、合同、协议、薪金制度，人力资源对管理人员的考评材料等，以及按档案法规定属于秘密级别的各种档案。2、定级方法由文件生成部门负责人确定文件的密级程度、保密期限和起止日期，并在文件的右上角标明。属公司秘密事项但不能标明密级的，由涉密部门负责人口头通知接触范围内的人员，进行授权。保密期限届满，自行解密或经批准，提前解密。属于公司秘密的载体（如图纸、资料、录音、录象、软盘、光盘、硬盘等），应当依据本制度第六条、第七条的规定进行相应标注。保密期限届满，自行解密或经批准，提前解密。（四）档案查阅规则1、查阅档案要履行查阅手续，填写档案查/借阅审批表（附件2）及档案查/借阅表（附件3），查阅档案只限在办公室内查阅（及档案管理人的视线范围内）；2、阅档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、 摘抄、翻印、复印、摄影。（五）档案借阅1、借阅档案要履行借阅手续，填写档案查/借阅审批单（附件2）及档案查/借阅表（附件3）。2、档案外借一般只借复印件，特殊情况下需借原件者须经总裁批准，借阅的档案交还时，必须当面清点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；3、借阅档案使用完毕后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；4、借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。 5、档案性质为“绝密”，在档案借阅中最终审批权为董事长，档案性质为“机密”“秘密”，在档案借阅中最终审批权为董事长。（六）档案销毁1、对已失去利用价值的档案，销毁时，必须填写申请销毁报告，编制销毁目录，报总裁批准，批准后方可销毁。2、执行销毁任务时，必须由法务部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。（七）档案管理细则1、档案资料的归档范围集团对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；集团收到的公文，如政府职能部门发来的与本集团有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；本集团与其他单位来往的文书及权益文书等；集团领导的批示、指示等；重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；反映集团主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；集团的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；本集团与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；本集团干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本集团员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；本集团发布的各类广告、宣传材料；本集团的历史沿革、大事记及反映本集团重要活动的剪报、照片、录音、录像等；外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；财务档案资料；各种实物档案；15 其他具有利用和保存价值的文件资料。2、档案资料的归档要求归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。1 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存 档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总裁批准后妥善保存，法务部以影印本归档。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。3、档案资料的归档时间即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a) 集团规定的密级文件；b) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c) 合同、协议书等正本及过程资料；d) 集团干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e) 其他认为需要即时归档的资料。定期归档a) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案管理部门；4、档案交接部门内档案交接部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写档案移交清单（附件4）及档案移交目录（附件5），由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，并且由部门负责人指定专人见证。5、档案移交集团的流程（1）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；（2）法务部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；（3）档案完整、齐全且符合集团要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；6、档案保管档案编号a) 档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。b) 档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表（附件6），将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。c) 档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。d) 档案分类及编号的增补、修订等由法务部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。e) 建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。六、相关记录1、文件（合同）管理记录目录 2、档案查/借阅审批表3、档案查/借阅表4、档案移交清单表 5、文件档案移交目录6、档案分类编号表7、档案管理流程七、监督与检查集团总裁办负责对制度的实施和印章的管理实施监督与检查。八、附则（一）本制度由集团法务部制定并负责解释，经总裁办讨论通过后生效。（二）本制度自颁布之日起实施。附件1 文件（合同）管理记录目录记录编号: 日期：序号文件（合同）编号标 题报送部门报送人原件接收人备 注附件2 档案查/借阅审批表 借阅档案名称：申请日期：借阅 现场查阅 表号：申请部门借阅人借出事由档案性质 绝密 机密 秘密档案内容借出时限 年 月 日至 月 日止部门经理审批申请人所在部门负责人 签字： 年 月 日法务部负责人 签字： 年 月 日总裁办 签字： 年 月 日 说明：表号由档案管理员编写，档案内容详细填写。附件3 档案查/借阅表 借阅档案名称：申请日期：借阅 现场查阅 表号：申请部门借阅人借出事由档案性质 绝密 机密 秘密档案内容借出时限 年 月 日至 月 日止部门经理审批申请人所在部门负责人法务部负责人总经理办理档案号借出人：档案内容页 数共 页 保管人：页码详列 结果归还时间归还人：内容核对页码核对保管人：完好性说明：表号由档案管理员编写。归还时档案管理员应仔细核对。附件4档案移交清单表记录编号: 日期：移交性质 离职 调岗 归档 其他： 档案所属年度 档案类别保管期限数量/份数/页数长期中期短期 合 计 移交说明 移交人：接收意见 接收人： 移交人（部门） 经办人： 移交日期： 年 月 日接收人（部门） 经办人： 接收日期： 年 月 日 见证人： 日期： 年 月 日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。附件5 文件档案移交目录记录编号: 日期：序号文件（合同）编号标 题 名 称页数原/复备 注移交单位 移交人 日期收件单位收件人日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。附件6 档案分类编号表部门类别行政XZ财务CW采购CG企划QH品牌PP外发公文WFXZWFCWWFCGWFQHWFPPWF收到公文SDXZSDCWSDCGSDQHSDPPSD会